21世纪的世界是讲究“快节奏、高效率”的时代。电话是现代主要的交际工具之一。现代人对于许多事务的处理，绝大多数是靠电话予以完成的。因为，电话具有传递迅速、使用方便、失真度小、效率高等优点。但是，如缺乏打电话的常识与素养，不懂打电话、接电话的礼节，就不能通过电话高效率处理有关事务，就不能依赖电话通讯达成愉快的应诺与协议。日本铃木键二先生说过这么一段话很有道理:“不管在公司还是在家庭里，凭这个人在电话里的讲话方式，就可以基本上判断出其教养的水准。如果说文如其人，那么，不妨说话如其人。”
(1)讲究礼貌 打电话也要讲究礼貌。拿起听筒，首先要互问:“您好”，再互通姓名，然后提出话题。一般由打电话者先自报姓名(或单位)，说明找谁接电话。如:“您好，我是青年报社的刘伟，请问贵校团委书记在吗?请她听电话。”通话完毕，也要互说“再见”或“谢谢”。通常是由拨电话的一方先挂机。如果与长辈通电话，无论谁先拨电话，都应由长辈先挂机。“女士优先”的礼节，这里同样也适用。听对方说话时，应不时地应声，以表示信息反馈，对人尊重。
(2)选好时间 打电话的时间除了紧急的要事以外，一般在以下时间不适宜打电话，否则是一种很不礼貌的行为:①三餐吃饭的时间;②早晨7点以前;③晚上10点以后;④午休时间。电话中交谈所持续时间，一般不超过5分钟。
(3)语言清晰简洁①清晰:不仅指发音清楚，吐字清晰，也指表达准确，语言通俗，让对方容易明白。凡是谈到人名、地名、数字、时间等重要概念与关键句子最好重复一遍，尤其是重要的通知，还可以让对方再复述一遍，证实无误，可结束通话。说话时，唇不要离话筒过远或过近。②简洁:是指语言简明扼要。在办公室或公用电话亭通话，尤应要言不烦。
(4)语调轻柔舒缓①轻柔:指说话的声音轻柔悦耳，不生硬，音量适中，亲切感人;大着嗓门，翁声翁气，震耳欲聋，听者的烦躁情绪油然而生，怎能平心静气地进行交流?②舒缓:指语气温和，语调舒缓。这样，有利于引起通话双方的情感互悦，进行愉快的交流。一位军事话务员深有体会地说:“语调过高，语气过重，会使用户感到尖刻、严厉、生硬、冷淡;语气太轻，语调太低，会使用户感到无精打采、少气无力、心不在焉;语调过长又显得不负责任、草率应付、没有诚意。一般说话语气适中，语调稍高些，尾音稍拖一点才会使用户感到亲切自然。”另外，语气语调要充满笑意，要融进温暖和友谊。
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