公共关系人员日常接待的礼仪

公共关系人员日常接待的礼仪_现代公共关系概论

第四节　公共关系人员日常接待的礼仪

公共关系的日常接待最常用的礼仪有迎送接待、会客和会谈、会场的布置、宴请的礼仪等。

一、迎送和接待

公共关系中的迎送和接待是经常的，迎送和接待中必要的礼仪是不可或缺的。

(一)弄清客人到达时间

迎接，首先要了解客人到达的准确时间，如果是飞机，要问清飞机航班号;如果是火车，要问清火车车次;如果是自己开车来要问清走哪条路，到达的大概时间，同时不断询问路况，做到心中有数。

(二)提前订好宾馆

要提前给客人定好宾馆。最好到宾馆房间查看一下，看看是否适合客人居住。宾馆的房间不要靠马路，不要靠酒吧、卡拉歌厅等热闹的地方，免得影响客人休息。客房要窗明几净，床褥要干净，房间整齐舒适，给客人舒服的感觉。

(三)提前到机场或车站接客

要提前到机场或火车站接客，可以事先打着牌子，牌子上写清客人的姓名，让客人在远距离就能看到牌子。接到客人后，先寒暄几句，安排客人乘车。一般直接把客人送到宾馆，让客人先休息，并及时通报给客人行程及安排。

(四)送客的安排

客人该走的时候。要及时提醒客人。要安排车送站，要知道客人乘坐几点的飞机或者车次，提前把客人送到机场或车站。同时对客人告别，祝福客人一路平安。如果客人是从宴会或会议室直接去机场或车站，则一定要提前提醒客人，给路上留下足够的时间。

二、会客和会谈

(一)会谈场地安排

1.安排好场地

要根据会谈或会见的内容安排合适的场地。场地不宜过大，也不宜过小。过大显得空荡，不利于人们专心谈话，过小给人促狭的感觉，影响人们的互动。场合最好幽静，温馨，灯光合适，温度适宜，坐椅舒服，舒适的环境适宜双方静心交流，提高工作效率，没有过多的外界干扰。

2.排好座位

如果客人人数超过四人以上，就要给客人排好座位，最好写上姓名。最尊贵的客人坐中间。按照国内的规矩，是左高右低，则第二位尊客坐第一尊客的左边，第三位尊客坐右边，其余依次类推。如果是国外的客人，则是右高左低，第二位尊客坐在第一位尊客的右边，第三位尊客坐左边，其余依次类推。

3.备好用品

座位上要摆好茶水和几张白纸，记录用笔，请客人自便。有条件的地方，可以摆放一些水果。但不要摆香烟。

4.有人专等

会议开始前的十几分钟，就要有人提前到场，最后一次查看会议布置，检查一下会场情况，并在楼下或会议室外等候客人。客人到来，要引导入座，倒好茶水，并陪客人寒暄，直到会议开始。

5.守候会议

如果是会议，等到会议开始时，工作人员要及时把门关好，做到保守会议秘密，不让声音外传，也不会让会议室的声音影响外面。同时，要有人在会议室外面守候，并随时观察会议室内的情况。

守候会议要注意一个细节，那就是会议不结束，守候人员不得离场，即使到了下班时间也不能离开，不能一到下班时间，守候人员不管会议是否结束，马上走人，那是很不懂事的行为。

6.巡视会场

会议结束后，工作人员还要最后巡视一下会场，看看有没有东西落下，有没有东西损坏。并尽量把东西归置好。最后关灯、锁门走人。

(二)会场布置

如果是大型会议，要安排好主席台的位置。主席台要布置得适宜。客人和陪同的领导插花来坐，第一位尊客排坐在中间，由单位主要领导陪同，其余依次类推。要检查麦克风和音响的使用情况，提前做好电脑、投影仪、银幕、插座、插销的连线，并亲自操作一下。

会场要提前做好幕布，张挂好，会场的布置要适合会议的内容。如果是庆功会，就可以布置的热烈一些，如果是节日会议就可以喜庆一些，如果是工作会议就要庄重一些，如果是检讨会议，就要严肃一些。会议进行中，会场旁边，要有专人守候，以防主席台人员有事情。

会议中间要布置人员专门倒茶水，每十分钟就要巡视一圈茶水。

三、宴请的礼仪

(一)弄请客人口味

每个客人都有自己的爱好。有些不能吃辣，有的不能吃酸，有的肠胃不好，有的忌口，还有的特喜欢吃辣，有的喜欢吃广州菜，有的喜欢吃湖南菜，有的喜欢吃东北菜。这些都要提前打听好。做到对症派饭。

(二)提前订桌

宴请要提前订好，以免订不到饭。要告诉酒店宴请大概几桌，宴请几点开始，人数多少，多少价钱，有几样菜，菜里包括有什么特色菜，酒和饮料定的哪些?都要有数。

(三)要排好主客的位置

宴请的主要客人要排在尊者的位置。尊位一般是对着正门的位置。每个房间都有个尊位。尊位要安排给主客。陪同的主要领导则坐在尊位的两边，插花坐好。背对门的位置是下位，下位是为陪客准备的。

(四)适当敬酒

敬酒要适当，要适时地敬酒。最好事先知道主要客人的酒量。如果客人能喝一点酒，就要适时地敬酒。敬酒要先从主要客人开始。地域不一样，敬酒的方式也不一样，一般是酒随客便，过几分钟碰一下杯，说一些敬酒词，只要客人喝满意就行。但要做到敬酒不强酒，不能硬劝，硬灌，更不能使用计策和一些劝酒词让客人猛喝酒，以至于让客人怕酒，那就不好了。有些地方，把敬酒当成好客，把让客人喝醉当成好客的表示，最后客人谈酒色变，这就把敬酒当成罚客了。

(五)宴请的时间

宴请的时间一般不宜过长。看客人的兴致和疲劳程度而定。一般1～1.5小时左右为宜。时间过长，喝酒就成了负担，时间过短，客人还没有尽兴。

(六)开车者不能喝酒

不论在什么情况下，不能让司机喝酒，也不能劝司机酒。可以给司机准备一些丰盛的菜或饮料，让司机自便。司机由于要开车，不能过度疲劳，司机坐了一会，吃饱了，就可以让其离开去休息。

四、签字仪式

在公务活动中，有时要举行签字仪式。签字仪式就是要把双方商量好的事情原则或协议以书面的形式固定下来，并举行一个仪式以示祝贺。

1.签字前的准备

签字仪式的桌子要够大，要铺好台布，显得庄严正规。台布颜色可以是墨绿色或蓝色，也可以是红色。桌子太小就显得小气。如果是两国之间，桌子上就要摆上两国的国旗，客人的国旗在右边，客人也坐在右边;主人的国旗摆在左边，主人也坐在左边。如果是国内，则左边是客人，右边是主人。桌子的后边要留有充分的余地，让参加签字仪式的领导和来宾站立。桌子的左右两边供人员走动，桌子的前边供记者拍照使用。

准备好签字笔、印章、文件夹，两份打印好的正本签字文件。

2.签字仪式

签字仪式开始时，主持人请双方签字人坐好，由服务人员拿出准备好的两份完全相同的协议文本。如果是不同语言文字的文本，要各准备两份，同时签上字，交换后继续签上字。签字后，一般会有一个简短的酒会，服务人员会端出斟好酒的酒杯，主客相互碰杯，庆祝签字成功。

3.签字仪式的时间

签字仪式的时间一般都很短，大约不到十分钟。

签字仪式很短，但签字仪式却是会谈双方必不可少的一个环节。是会谈成功的一个重要标志。

公共关系的礼仪比较繁琐，也比较具体，不可能一一列举。礼仪是技能，没有更多的理论，但需要实践，需要实际操作。礼仪要灵活应用，有时也不能过分囿于礼仪，比如老友相见就不能礼仪多多，那样反而生分了。

【注释】

[1]马志强.语言交际艺术［M］.北京:中国社会科学出版社，1999:55.