公共关系常用文书

五、公共关系常用文书

在公共关系实务中，常用文书工作是日常事务之一。公共关系范围内的常用文书与秘书工作的一般文书有所区别，秘书工作是向高层领导者提供辅助性服务的，它涉及的一般文书是与组织日常运动有关的文字联络、通讯、指令等公文性质的文字材料，而公共关系常用文书的应用范围主要局限于礼仪应酬和宣传鼓动方面，所以相对而言，它的面较窄，专业要求则更高。在公共关系的日常沟通协调工作中，一份格式规范、用词得体的文案，体现的同样是一个组织的文化和形象。在许多情况下，一份书面文案往往比某些公共关系从业人员的言行更直接地影响着社会公众对某一组织的判断。公共关系常用文书的应用主要在如下几个方面。

1.柬帖。在组织的日常交往中，当需要举办或参加某些礼仪性的活动如纪念、喜庆、奠基仪式等社交活动时，往往需要通过专门的特定形式的通知去告知主办者或受邀请者，这就是柬帖。柬帖的文字要求是简单清晰，但又必须在简要的文字中表达出组织的色彩较浓的感情和意向。它的一般形式包括以下内容。

标题。用大字或烫金字书写的“请柬”两字，可写在第一行中，也可占用一页，当作封面。

内容。另起一行(或一项)，顶格上写明受帖者的单位全称或个人姓名，如个人，则应写上其职称、职衔。第二行空二格写正文，写清事由，以及时间、地点。再空一行顶格写上“敬请参加”等专门用语。

落款。写明发帖者的单位或个人的名称，个人亦要标明职位，最后写上年、月、日。

柬帖应注意如下事项。

(1)措词务必做到典雅、得体，语气应婉转，带有协商、祈望、请求口吻，要表现主人的热情与诚意，切忌怠慢、随便。

(2)样式设计要美观大方，表现出欢庆气氛和热烈的情绪，所以色彩及美饰要选择得当。尤其是自己制作的，更应把握总体格调。

(3)务必清晰、准确，绝对避免差错，尤其是受帖者是个人，在写职衔时应事先核实，以免发生误会。

例:

请柬

×××校长:

今年欣逢我校建校××周年。兹定于×月×日于我校大礼堂举行校庆典礼，届时敬请光临指导

××大学××周年校庆筹委会

×年×月×日

2.函牍。这是一种当事人双方就某类事务进行联系的书信。在公共关系实务中，常用的有慰问信、感谢信、表扬信、祝贺信等。函牍的写法不一，没有规定的格式，但通常要包括以下几个方面:

标题。也就是函牍的性质名称，如“慰问信”、“感谢信”等。通常写在第一行正中，用醒目的大字书写。

正文。这是函牍中的最主要内容，一般包括称谓、正文、结束语三部分。在正文中，由于它是函牍主体，所以一定要有事实，有分析地讲清事情，其要求有:一是层次清晰，逻辑关系严密;二是言简意赅，重点突出。

署名和日期。

函牍和公文不同之处就在于它是在情感沟通的基础上来传递信息的，所以在言辞中要以诚恳的态度说话，避免消极语汇的出现，文笔要轻松自如，情真意切，并尽可能融进和蔼气氛。如果能达到见函能如闻其声、如睹其容的效果，那就说明成功了。掌握大量的、丰富的词汇，是写好函牍的一个技术关键。

3.海报。这是一种用于公开张贴公告，适用于开放性质的“事件”，也就是公众知道的人数越多越好。海报的内容一般要求集中，只需表达“事件”的主要点，其余的不必细述，文字洗练简洁，篇幅简短。从传意的要求看，它只需要讲出5个W(参见新闻稿撰写)即可，但为了起到鼓动、召唤作用，它又要像新闻稿中的导语写作一样，极其讲究它的第一眼印象的冲击力、吸引力。

例一:

海报

两龙抢珠——第一届中国围棋棋圣战决赛

常昊——马晓春

对局精解

主讲人:著名棋评家××××月×日晚7:00于本校小礼堂

××大学学生会

×月×日

例二:

海报

您想成为一名“公关先生”、“公关小姐”吗?

——“公共关系系列谈”

向您介绍公共关系基础知识，由本市著名公共关系专家、学者、中外合资企业公关人员主讲

本周每周一、三、五晚7:00于校学生俱乐部。

××大学公共关系协会

×年×月×日

4.标语口号。这是醒目地张贴或布置在公共场所，以向公众表示一种观点或一种强烈的价值诉求的文字传播形式。标语口号的格式十分简单，一是意思的文字表达，二是落款。一般不标明日期。

标语口号是所有的文字形式中最简要的一种，它通常只有一句话，但这短短的几个字里浓缩着极其明确的意思与感情色彩。因此，它往往能在公众心目中留下难以遗忘的印象。

可以写入标语口号内的意思有许多，但只有能引起公众注意的意思才能用上，这就要经严格地筛选，仔细斟酌。从某种意义上说，标语口号上所写出的意思必须带有迫使公众读后思考的韵味。只有这样，才符合标语口号的每个字必须最经济、最有效地发挥其效力的原则。

例一:

注意!前面有急转弯。

××地区交通管理处

例二:

为了子孙万代，请保护森林植被!

××县绿化办公室

5.致词和演说。在公共关系活动中，许多场合需要有关人员当场致词。由于这些活动一般由组织的公关部门或公共关系专业机构负责操办，因此尽管实际致词者不一定是公共关系专业人员，但撰写各种致词的任务却往往是他们的工作。一名合格的公共关系专业人员，应熟练地掌握各种致词的撰写技能。

叶茂康在《公共关系写作教程》一书中把公共关系从业人员经常撰写的致词分为欢迎词、欢送词、祝贺词和答谢词等。其中，欢迎词是活动主办方对应邀前来参加活动的领导、嘉宾、客人表示欢迎的一种礼仪性讲话;欢送词是活动主办方对即将离去的考察、参观、访问者表示欢送的一种礼仪性讲话;祝贺词是活动参与者对活动本身或活动主办方所取得的某一成就表示祝贺的礼仪性讲话;答谢词则是考察、参观、访问者在即将离别时对活动主办方表示感谢的一种礼仪性讲话。这四种致词中，前两种致词的致词者是主人，后两种致词的致词者为宾客。各种致词的撰写，一般均有相应的格式和规范要求。但需要提醒的是:在实际撰写时，公共关系从业人员切忌千篇一律，盲目套用，而必须根据不同场合、不同内容、不同对象和不同需要而有所侧重和变化。这就要求撰稿的公共关系从业人员对所服务的组织的有关情况、所举办活动的性质内容和所出席对象的层次、范围、特点有一基本把握，唯此才能在写作时应付自如。反之，则有可能闹出一些笑话来。

撰写各种演说稿，亦是公共关系从业人员日常要承担的工作之一。因为，在组织的日常沟通协调工作中，无论公共关系从业人员本人，还是其所服务的组织的负责人，都经常会遇到一些需要发表演说的场合。除特殊情况外，这一演说稿的起草工作，一般均由公共关系从业人员负责。

撰写演说稿，首先必须解决一个定位问题，要明确以下几点:这一演说要表现一个什么样的主题?这一演说面对的是什么样的场合、什么样的听众?这一演说打算控制(或活动限定)在多长时间之内?在所规定的条件下，要较好地凸现主题，打动听众，这一演说应采用什么样的结构方式和语言风格?为了增强说服力，这一演说需要引用哪些数据和材料?这五点，撰写者在动笔前必须非常明确，丝毫含糊不得。为此，撰写者应该精心做好案头工作，熟悉所服务的组织的基本情况，并对发表演说的场合、聆听演说的对象以及同台演说的其他人员情况等有一较为深入的把握。如果这篇演说稿是为所服务的某一组织的负责人士撰写的，则还需与这一负责人士进行沟通，了解他的想法、意图和语言风格，使所撰写的演说稿能够较好地表现出其应有的风采。

演说稿由标题、称呼、正文和结束语几个部分组成。演说稿的正文即主体部分，是整篇演说稿最核心的部分。一次演说，如果开场白颇为出彩，主体部分却内容平平、空洞无物，肯定令人大失所望，连那本身不错的开场白也有“故弄玄虚”之嫌。所以，这一部分的撰写，尤需撰写者精心推敲，不能有丝毫马虎。演说稿主体部分的撰写，根据内容需要和具体场合、听众的不同，可有各种方式，很难用固定的模式去硬套，但有三点要求则是必须注意的:

(1)突出演说主题，不在次要问题上多作解释和说明。

(2)逻辑严密，结构紧凑，围绕主题层层推进，具有较强的说服力。

(3)表述通俗流畅，力求口语化⁽⁴⁾。

【注释】

(1)《马克思恩格斯全集》第3卷，第525页。

(2)参见《新闻学概论》，安徽人民出版社1985年版。

(3)《新闻学简明词典》，浙江人民出版社1984年版，第84页。

(4)参见叶茂康《公共关系写作教程》，复旦大学出版社2003年版。