“城市记忆”档案文献资源整合的意义

第五章　“城市记忆”档案文献资源整合的意义

“城市记忆”档案文献资源作为“城市记忆”独特的载体，在岁月的流逝中传承、传递和演绎着城市所特有的灵魂和形象，成为一个城市不可泯灭的象征，体现了城市的一种文化、一种特质、一种底蕴。整合“城市记忆”档案文献资源，对于“城市记忆”的构建和完善具有重要意义。

一、“城市记忆”档案文献资源分散管理的弊端

“城市记忆”档案文献资源由各级各类档案馆和博物馆、图书馆、纪念馆等其他文化机构以及民间团体、个人等分散保存，保存单位分属不同的主管部门，条块分割，各自为政，多头管理，从而导致各种弊病，造成“城市记忆”档案文献流失损坏。

（一）影响“城市记忆”档案文献内容的完整性

“城市记忆”档案文献资源分散管理，会“肢解”某些档案内容，影响“城市记忆”档案文献内容的完整性。例如，文化巨匠巴金长期生活在上海，他的个人档案是上海“城市记忆”档案文献资源中不可或缺的一部分。但据了解，巴金档案文献的保存比较分散，分别保存在上海、北京和成都等城市的有关文化机构，新时期代表作《随想录》的有关手稿，巴金分别捐给了中国现代文学馆、国家图书馆、上海图书馆和上海市档案馆。

（二）引发“城市记忆”档案文献管理权限的矛盾

“城市记忆”档案文献资源条块分割、多头管理，容易引发档案管理权限的矛盾。例如，在城建档案管理上就是如此。《档案法》、《档案行政处罚程序暂行规定》均明确规定县级以上档案行政管理部门为执法主体；而在《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《土地管理档案工作暂行规定》、《水利档案工作规定》中却规定业务主管部门为该档案行政执法主体。这就产生了在一个行政区域内的一种行政行为有两个行政执法主体，显然它与在一个行政区域内的一种行政行为只能是一个行政机构和执法主体相冲突。又如同属城建档案管理的行政规章，由国家档案局发布的《城市建设档案归属与流向暂行办法》与建设部制订的《城市建设档案管理规定》存在诸多矛盾与冲突之处。《城市建设档案归属与流向暂行办法》规定，“城市建设档案的报送与接收由档案行政管理部门进行监督、协调”，对违法行为“由县级以上档案行政部门依照《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》给予处罚”。而《城市建设档案管理规定》则规定城市建设档案由建设行政主管部门管理，对违法行为由建设行政主管部门给予行政处分。这样在实际工作中引发了对“城市记忆”档案文献资源中的重要组成部分城市建设档案管理的矛盾。

（三）导致“城市记忆”档案文献管理水平的参差不齐

通过对一些不同地区、不同行业部门的调研，发现由于各文化机构对“城市记忆”档案文献资源的内涵及外延理解不同，容易造成档案资源流失、废弃和损毁。档案馆和博物馆、图书馆等其他文化机构对档案的管理理念、标准、模式有差异，业务标准体系建设也不尽相同。例如，博物馆等文化机构是从文物价值的角度来判断“城市记忆”档案文献的价值的，相应的也是以文物管理的模式来管理“城市记忆”档案文献的。而档案馆则是从原始记录性这一“城市记忆”档案文献的本质属性上来判断其价值的，并有相应科学的管理模式。另外，还由于各管理主体在机构人员、经济实力、信息技术应用等方面的差异很大，使得“城市记忆”档案文献的管理状况颇为不同，存储技术更新有快有慢，数据迁移成本有高有低。而一些民间团体和个人由于资金等条件的制约，保管条件很差，珍贵的“城市记忆”档案文献面临损毁的威胁。

（四）引起“城市记忆”档案文献资源建设和管理的重复投入

“城市记忆”档案文献资源多头管理，往往会导致重复建档，造成人力财力浪费。如对城市一个标志性建筑建设过程的建档，它的拔地而起和建设运作过程，建设单位会对其有一个全程档案的积累和收集，当地市和所在区国家综合档案馆会有专人对其定期全程拍摄记录，而市城建档案馆也会动用大量人力和财力对其进行全程拍摄建档，各自建档，各自保管，造成建档成本的成倍增加。同样，对城市街区风貌抢救性拍摄建档也如此。由于缺乏资源整合意识，各自为战，重复投入。例如，上海对苏州河沿岸风貌的抢救性拍摄建档，上海市档案馆和有关区档案馆以及市城建档案馆、音像资料馆等都曾不同程度地投入了人力、物力和资金，开展了抢救性拍摄建档，但形成的档案资源却没有进行整合，各自都有，可能都不完整系统。

（五）造成“城市记忆”档案文献利用机制的不协调

“城市记忆”档案文献资源因多头管理，再加上一些部门开发目的不同或受利益驱使，缺乏沟通机制，导致彼此之间对“城市记忆”档案文献资源开发缺乏信任与合作基础，不能共享档案信息，无法形成整体开发效应。这种冲突的结果，加剧“城市记忆”档案文献资源的分散和混乱，谁都有法可依有章可循，谁也管不了谁；另一方面导致各行其是，使“城市记忆”档案文献资源重复建设或处于漫无边际的“分而不用”、“用而不全”的被动状态，造成大量人力、物力和财力浪费。跨系统共享档案资源水平低，不能形成档案利用整体效应等诸多问题，给利用者设置了障碍、造成了困难，由此阻碍了“城市记忆”档案文献资源的有效利用。

（六）不利于“城市记忆”的立体展现

城市一个重要事件的发生，其辐射和影响必然是立体的，多角度、多层次的。城市各方面、各阶层对某一个城市事件的反应都会形成“城市记忆”档案文献资源。如果不加以整合，就不能达到立体的，多角度、多层次地反映城市历史真实面貌的效果。再如，城市重要事件的记录和反映有各种载体，可以是文字、照片、录音、录像、电影、多媒体等，一个事件各种载体的档案分散保管在不同的机构和地方，又难以整合运用的话，不利于“城市记忆”形象、立体地展现。

综上所述，“城市记忆”档案文献资源多头管理弊端很多，必须改变现状，对其进行有效整合，加以统一的宏观管理，有效解决“城市记忆”档案文献资源保存、管理和社会对该档案资源获取要求之间的现实矛盾。

二、“城市记忆”档案文献资源整合的作用

“城市记忆”档案文献资源整合，是在特定的区域范围内，科学合理配置和有效利用“城市记忆”档案文献资源，使之达到优化配置状态，产生整体聚合能动效应的行为过程。其最主要的优越性表现在可采用现代信息技术，将“城市记忆”档案文献资源进行数字化加工和整合，通过网络最大限度地为社会公众享用。这种整合可以开辟一个不受地域、时空限制的崭新的共享档案信息资源的渠道。实施“城市记忆”档案文献资源整合和社会共享，是贯彻科学发展观的有力措施，对于保护“城市记忆”档案文献，继承和弘扬城市优秀文化，实施城市可持续发展战略，都将产生很大的作用。

（一）有利于发挥“城市记忆”档案文献资源的整体效益

“城市记忆”档案文献资源整合就是要通过组织制度安排和管理运作协调来增强发挥“城市记忆”档案文献资源整体效益。通过组织和协调，把彼此分离的职能，把既存在共同的目标又拥有独立行业效益的合作单位整合成一个为大众服务的系统，获得1＋1大于2的效果。

首先，“城市记忆”档案文献资源整合的核心是聚集量广质高的“城市记忆”档案文献资源，使之能被社会共享。“城市记忆”档案文献资源整合要将不同区域、不同机构形成、存储和管理的“城市记忆”档案文献资源，通过一定的手段，特别是信息化手段，使之连接成为一个结构有序化、管理一体化、配置合理化的整体，从而强化“城市记忆”档案文献资源的可获知性和可获取性，使社会公众与组织公平地拥有对“城市记忆”档案文献资源的获取权利与获取条件。因此，从一定意义上说，“城市记忆”档案文献资源整合是为了更好地实现档案资源的共享，资源共享是“城市记忆”档案文献资源整合的基本出发点和根本归宿。尤其是在电子网络环境下，档案信息资源的采集和共享已成为事物的一体两面，彼此密不可分，它可以在兼顾档案信息资源现有配置与管理状况的条件下，一方面通过整合存量资源和调控增量资源，把已系统采集积累的“城市记忆”档案文献资源，从本部门、本单位的束缚中释放出来为全社会所共享，把分散在各部门乃至个人手中的档案信息资源有机组织起来，更有效地为同行和社会所利用；另一方面又通过网络建立统一的信息交换与共享平台，对分散异构的“城市记忆”档案信息资源系统进行优化组合与无缝链接，在此基础上强化资源的动态性、可控性、可获知性和可获取性以及与社会其他信息资源的融合集成性，从而实现“城市记忆”档案信息资源的充分“涌现”与流动、合理组织、优化配置和最大增值。

其次，整合“城市记忆”档案文献资源可以增强“城市记忆”的生动性和立体性。为了使文字记录更直观，人们发明了国际音标以记录语言语音，发明了五线谱以记录音乐，发明了舞谱以记录舞蹈动作，加上人类早就发展起来的绘画、速写的能力，图文并茂地真实地记录历史。掌握这些文与图的技能，对于人类记忆而言更为丰富。电子技术发展以后，记录文化与生活的手段又增加了录音、摄影、录像、电影、数码拍摄、网络等科技手段。这些科技性摄录是直接记录、直观记录、原样记录、形象记录、真实记录。这些手段，将历史的场景图像一览无遗地保存了下来。这些记录手段的科学性、重要性、必须性是不言而喻的。将这些记录手段与文字记录手段留下的各种载体的相关档案文献进行整合，可以增强“城市记忆”的生动性和立体性。对后人和他人而言，就可以实现“身临其境”的效果。在当今读图的时代，摄影、摄像、影视手段普遍运用之时，单一的文字记录手段显然有其局限性。文字记录虽可以抵达哲学的高度，可以深入到背景、因果，成为一种解释，可以表达被记录者的欲望、愿望、感情，可以跨越时空、整合时空，等等，但这些都不可能取代照片、音像和电视、网络的直观立体效应。美国“9·11”事件发生后，那恐怖的景象给美国人和世人以巨大的冲击，影响他们的生活发生深刻的变化。美国民俗中心于是实施了一个全国性的调查项目：全国各地50名民俗学者自愿参与，对普通市民进行调查，了解他们对“9·11”事件的反应，调查显示，在很长的一段时间内，当时情景的录像、录音在美国人民的心中深深地留下烙印。同样，中国四川汶川大地震的震情和举国上下抗震救灾的电视直播和实拍的画面，震撼了整个中国和世界。“敬礼娃娃”等经典照片更是感动了无数人。这种记录手段的直观性、形象性、真实性和震撼度都是文字记录不能比拟的。与相应的文字“匹配”，档案文献更具真实性、直观性和整体性。

（二）有利于“城市记忆”档案文献资源建设的统筹规划

“城市记忆”档案文献资源涉及到各级各类单位，覆盖面广，而且城市始终处于变动中，城市人们活动始终处于进行中，“城市记忆”在时间的流程中始终处于动态过程中，“城市记忆”档案文献资源的产生也始终处于动态过程中，因此，对“城市记忆”档案文献资源进行实体和信息的整合，特别是利用现有的网络和软硬件环境对信息加以整合，可在“城市记忆”档案文献资源建设上制定规划、实施方案、技术标准等问题上统一协调，并可组建“城市记忆”档案文献资源整合专家咨询委员会，进行科学论证，实现统一规划、统一标准、共建共享，从而避免重复建档和资源不完整，有利于“城市记忆”档案文献资源的总体建设。

整合“城市记忆”档案文献资源就是打破城市中区域、部门间的界限，形成一个完整的信息整合体系。各区域之间、部门之间打破门户之见，从纵向和横向两个方向上实现全面整合。横向整合可以实现区域或部门之间的横向连接，消除区域、部门之间的障碍，难点在于要协调好区域与区域、部门与部门之间的利益关系及相互之间的责任的确定。纵向整合是指资源的不同控制部门和管理层系统之间的整合，打破组织上下级之间的交流障碍。由于我国目前的管理体制和管理组织结构是一种金字塔形，上下级之间具有明显的等级关系，纵向整合的目的就是为了实现上下级系统之间的关系和谐和交流畅通，以便共同分享信息，对组织资源管理过程中的一些问题迅速作出决策。

“城市记忆”档案文献资源整合不只是对“城市记忆”档案文献的简单集中，而是一项复杂、细致的系统工程，通过自上而下规划和横向联系设计的方法来完成，从而在最初就尽可能避免资源的重复建立或资源的缺失，保证资源配置最优化、社会效益最大化和管理的最佳化。“城市记忆”档案文献资源整合工程浩大，为保证顺利实施，可在统一规划的前提下因地制宜，发挥各自的优势与特色，采取分步实施、积极稳妥、逐步推广的方针，集中力量对“城市记忆”档案文献资源状况、分布情况，保管设施等方面的总体情况进行调查研究，在此基础上，制定出科学的工作方案。同时，可把实施“城市记忆”档案文献资源整合与加强基层档案工作建设、促进档案事业发展紧密结合起来。实施“城市记忆”档案文献资源整合可依托现有的档案保管设施和网点，以各级国家综合档案馆为实施主体。因为它与基层档案设施网点建设、档案馆网络化、数字化建设紧密相关，互为促进。把“城市记忆”档案文献资源整合的实施纳入城市建设整体规划和档案事业发展规划之中，可在设备、人员、资金等方面统筹考虑，给予保障。各级档案馆可以加强“城市记忆”档案文献资源建设为契机，改善档案管理设施，提升档案资源开发的技术含量，加强档案专业技术人员的培养，从而又更好地促进“城市记忆”档案文献资源整合的实施。

（三）有利于保障“城市记忆”档案文献的完整准确

“城市记忆”档案文献资源整合是一个系统工程，在理论的指导和具体实践相结合下，使资源的整合工程做到最优。整合“城市记忆”档案文献资源，有利于保障资源的完整与准确。

资源整合的完整性并不是指所有档案文献实体集中存放在一处，单纯追求物理上的整体性，而是将分布在各处的档案信息资源通过有机关联，揭示资源对象间的内在关系，在逻辑上形成一个整体，整合后的资源系统能够涵盖原子系统的所有功能。资源整合的准确性主要体现在整合资源的合理性、科学性和规范化。一是资源内容选择的准确性，根据资源的服务对象合理的规划与组合，不盲目求多，造成重复，浪费人力财力；二是整合资源组织的准确性，建立各类资源间的多重关联，准确地组织它们，使有限的资源产生出最大的知识和信息量；三是整合后的系统准确性，包括数据处理过程的后台交互，也包括用户和检索系统的交互，交互的准确性主要体现在处理接口的无缝连接，处理过程简洁快速，检索界面的方便有效。通过整合，可将“城市记忆”档案文献各种多元信息根据需求及时、准确地收集到组织体系内，实现外部信息与内部信息的有机融合；通过整合，可使存在于组织内部各分散系统中的信息平滑地在组织内部流动与共享，消除组织内部信息孤岛问题；通过整合，可提高信息利用率。

“城市记忆”档案文献资源与城市其他资源一样，都是城市的重要资源，在以信息制胜的互联时代，“城市记忆”档案文献资源内容的完整准确则更显重要。随着“城市记忆”档案文献资源的种类越来越丰富，“城市记忆”档案文献信息越来越“海量”，数据库和信息资源检索系统越来越多，检索方式、检索手段各式各样，造成了相互关联程度低，大量的信息孤岛出现，同时用户的检索负担也日益加重。因此，需要有一种手段把这些信息集中、整序、关联起来，把检索系统集成起来，使用户准确知道到哪里可以找到所需要的信息，怎样去查找这些完整信息，如何筛选检索结果，这也是“城市记忆”档案文献资源整合的要义所在。因此，优化配置与整合“城市记忆”档案文献资源也成为城市信息资源管理的必要环节。除数据集中和档案集成之外，“城市记忆”档案文献资源整合更强调对资源的整体规划与管理，这不仅包括对资源架构的整体构建、人员的配置、业务流程的改造，还包括在此基础上的资源管理与利用，追求资源管理的高效、实效、针对性。

（四）有利于“城市记忆”档案文献资源的长期系统保存

“城市记忆”档案文献资源是城市文化的积淀，是城市文明形象的标志，凝聚了城市人世代相传的宝贵精神财富，并作为一种精神动力支撑着城市人不断构筑未来美好家园的信心和理念。然而，由于自然的因素和人为的因素，“城市记忆”档案文献资源的安全正受到越来越严重的威胁。“城市记忆”档案文献资源的珍贵性、脆弱性和不可再生性，决定了对这类档案文献资源必须通过整合，从完整性、系统性和可持续利用的高度，来统筹规划，加强管理和利用。通过对“城市记忆”档案文献资源的整合，有利于对“城市记忆”档案文献的调查了解，掌握档案文献保存和保护现状；同时也有利于协调“城市记忆”档案文献资源的保管，加强和改善“城市记忆”档案文献资源的保护与管理。

对“城市记忆”档案文献资源进行整合，首先是能高起点、高标准、高质量制定切实可行的“城市记忆”档案文献资源保护发展规划和详细的实施方案。实行保护管理目标责任制，落实到位，严格考核，通过对城市记忆档案文献资源的整合，可建立起权威、全面、科学的“城市记忆”档案文献资源管理、保护和开发利用的决策、评价机构，建立权威的“城市记忆”档案文献资源保护专家委员会，对“城市记忆”档案文献资源的保护、开发、利用，从规划到实施充分听取专家、学者的意见并置于社会、公众强有力监督之下，引导人们不仅致力于保护自己的城市家园，还要长期系统保存城市的文化财富——“城市记忆”档案文献资源。其次，可以广泛宣传，增强全民“城市记忆”档案文献资源的保护意识，形成关注“城市记忆”档案文献资源保护的社会氛围。科学的实施整合“城市记忆”档案文献资源的过程，就是宣传、动员关注和保护“城市记忆”档案文献资源的过程。对保护和管理作出贡献的单位及个人予以表彰奖励，对失职的给予处分，对违法的追究法律责任，充分调动各方面的积极性，提高政府部门、公共机构、社会团体和公众的保护意识和参与程度。

（五）有利于为提升城市应急管理水平服务

对一个城市来讲，如果应急管理所需要建设的硬件基础设施，比如：应急指挥中心、大屏幕、视频监控、800兆通信网和指挥车等都已建设完毕，是否就意味着这个城市的应急管理已经奏效呢？其实不尽然。其中有些应急管理问题还离不开“城市记忆”档案文献资源的整合。比如城市抗震救灾、防汛抗旱、生产事故等突发事件的应急处理，需要大量、系统和综合的档案文献作为依据和参考。但长期以来，应急救援机构的运作相对独立，应急系统的档案管理也可能处于分散管理、各自为战的状态。发生突发事件后，各机构相互间档案文献信息无法立即进行有机的整合利用，有可能会由此制约应急系统最大合力和作用的发挥。因此，通过对“城市记忆”档案文献资源整合，实现信息共享机制，将有效提升城市应急机制的能力。

推进城市应急管理，并不在于缺少资源和硬件基础设施，关键在于整合信息资源。在整合信息资源方面，业务比技术更加复杂。充分挖掘、合理高效地配置现有“城市记忆”档案文献资源，贯穿城市应急管理的全过程。以信息资源整合带动城市应急系统建设，是当前我国推进城市应急管理的现实选择。

科学开发利用“城市记忆”档案文献资源，不但能使应急管理系统更好地发挥作用，而且能使政府及公众的应急行为更加自觉和有针对性，从而产生巨大的协同效应。在现有体制机制下，城市的综合应急管理平台要能够与“城市记忆”档案文献资源共享系统联动起来。因为城市应急管理是跨部门的综合性项目，加强城市应急管理，客观上要求整合“城市记忆”档案文献资源，加强跨部门的信息共享与业务协同，这是当前推进城市应急管理的一项必要举措，同时也对“城市记忆”档案文献资源整合提出了更高的要求。