记者招待会

记者招待会_公共关系

第一节　记者招待会

记者招待会是为了集中发布信息而举行的传播活动，它是指以某一社会组织的名义邀请记者参加的会议。现实生活中，常常有人把新闻发布会称作为记者招待会，其实这两者是有区别的。

首先，记者招待会与新闻发布会的内容有所不同：新闻发布会一般是侧重于发布新闻；而记者招待会则不同，它不一定是有新闻要发布，更多的是侧重与记者的沟通。

其次，记者招待会与新闻发布会的形式也有所不同：新闻发布会往往是例行的，而记者招待会一般是专题性的；新闻发布会侧重于发布新闻，记者招待会则以“答记者问”为主要特色，具有双向沟通的特点；新闻发布会还可以书面形式发布，而记者招待会则必须与记者有口头交流；新闻发布会可以有一般层次的公关人员施行，而记者招待会则需要有较高层次的官员出席。

一、记者招待会的特点

召开记者招待会能有效地向媒体发布组织的重要进展和信息，但同时必须事先进行周密的计划。记者们通常都希望独家报道，但如果你有要事相告，那么记者招待会是最好的选择。

（一）权威性强

社会组织以记者招待会的形式发布组织信息，所公布的信息真实、可信度高，容易使社会组织和新闻界之间达到相互理解和沟通的良好效果。其形式比较正规、隆重，而且规格比较高，有极强的权威性。

（二）针对性强

记者招待会上，社会组织与记者之间的答问是活动的主要形式。在活动中，记者可以就自己感兴趣的方面和角度进行提问，问题针对性较强。同时，在提问中，记者们还可以相互启发，能更深入地挖掘信息。

（三）较高的价值性

任何一个社会组织在其发展过程中，都会遇到各种各样的问题。比如，组织拟定的重大发展规划或新决策即将付诸实施之时，新发明、新产品试制成功之日，突然事件的发生；尤其是遇到消费公众的投诉或误解，甚至受到媒介的公开批评，组织形象受到影响时，为了挽回影响，并且争取舆论的支持；等等都会召开记者招待会。因此，记者招待会具有较高的新闻价值。

（四）难度大，要求高

召开记者招待会需要大笔的支出，不仅成本高，而且占用组织者和与会记者的时间较长，对组织发言人和主持人的要求也较高，因此举办新闻发布会与其他专题活动相比，难度较大。所以，在讲究经济效益的今天，如果没有重大新闻的话，召开记者招待会最好一年一次。

（五）利于情感交流

在记者招待会上，主持者与记者面对面地交流，可就一些问题达成共识，既便于组织与新闻记者的相互沟通，也有利于情感的交流。

二、记者招待会的程序

要想成功地召开好记者招待会，必须认真地按照记者招待会的程序进行精心准备。以给“无冕之王”——记者们留下美好的印象，对组织产生好感，甚至倾心，招待会的策划和组织显得格外重要。这就需要公共关系专业人员在会前进行精心策划和周密安排，做好充分的准备。记者招待会的具体操作程序有以下几方面。

（一）记者招待会的筹备

1﹒精心策划会议主题

在召开记者招待会前，先问自己这样一个问题：这一信息如果直接用新闻稿来发布是不是也可以？如果回答是肯定的，那么就应该取消记者招待会。如果确属需要召开的记者招待会，则要精心策划会议主题。可作为记者招待会主题的一般有以下几类：

（1）组织的重大决策、新技术和新产品问世、庆典等重大活动。

（2）组织面向社会的文化活动、经济交流、社会公益事业活动。

（3）市场行情、消费趋势、价格波动等社会公众广泛关注的问题。

2﹒选择和把握好会议时间和地点

记者招待会的时间选择合适，会收到事半功倍的效果；反之，则会影响会议效果。时间的选择一定要适合记者，以免记者不能来参加。要尽量避开节假日和有重大活动的日子（特殊情况除外，如国庆记者招待会）。一般情况下，周末举行记者招待会是不太适宜的，就具体时间而言，一天之内最好安排在上午10点和下午3点左右，会议时间控制在一小时左右为宜。

会议地点的选择则首先要考虑交通方便。其次，记者招待会地点的选择还应考虑能否给记者创造各种方便采访的条件，如录像、拍摄的辅助灯光，照明设备、视听设备、幻灯或电影的播放设备，适合记者使用的桌椅、电话机、传真机等。再次，会议要环境优雅，大小适中，各项服务水准较高。总之，要符合交通便利、设施齐全、环境良好等原则。

3﹒确定邀请的媒体对象

一个成功的社会组织应该有自己鲜明的个性和特色，一个成功的记者招待会也应该有自己特有的可供选择的媒体对象和邀请范围。在选择媒体对象与会记者时，要考虑以下因素：

（1）记者招待会的规模。

（2）会议预算的费用。

（3）本次记者招待会将要影响的范围区域。

（4）对信息传播内容和速度的具体要求等。

4﹒人员安排

记者招待会对会议工作人员、主持人、主要发言人均有较高的要求。记者招待会能否成功举行，能否达到预期的效果，在很大程度上要取决于会议主持人和主要发言人。记者招待会的主要发言人原则上应安排社会组织的主要负责人，因为只有他们才能准确地、全面地回答有关本组织的方针、政策、经营、生产等重大问题。

如果记者招待会的目的是为了公布某项新成果、新技术、新产品，或是公布面临的重大突发事件，那么主要发言人除了领导人之外，还可安排分管这方面工作的部门负责人发言。

5﹒资料准备

由于记者招待会时间短，因此，要求社会组织事先准备好提供给记者的各种材料。例如，企业背景、会议要点、主要发言及报道提纲，有关证明材料的复印件，产品说明书及有关单位或公众的反映信件，以及能说明问题的数据、术语和有关的照片、图片、录音带、录像带等。

6﹒会务及其他准备工作

举办发布会的日期和地址选定后，要提前几天把请柬送到应邀者手中，以便记者妥善安排时间，会议召开前一两天应询问落实一下记者出席的情况；安排足够的工作人员和招待人员，避免出现冷落与会记者的不愉快事情发生；准备好音响及辅助材料，如电话、电传、电源及其设备，给记者提供方便；安排好会议记录者、摄影者、录像者，做好会议记录工作，以备宣传、纪念之用；适当准备一些小纪念品、礼品以加深友谊，必要时安排一些小型酒会、便餐或茶会，以密切彼此关系。

（二）记者招待会的过程

记者招待会的时间不一定很长，但具体的操作过程却非常重要，不可漫不经心，因此，精心准备，是开好记者招待会的重要环节。一般来说，记者招待会的过程有以下几个步骤。

1﹒接待签到

在接待站设签到处，最好安排组织的一位主要人物出面迎宾，一方面表示出主人的礼貌和会议的郑重，另一方面也可以通过问候沟通感情。

2﹒分发资料

在会议正式开始前，要将准备好的资料有礼貌地分发下去，以便记者对会议有一个粗略的了解；同时使其在主持人发布信息时，对会议主题有更进一步的认识和理解。

3﹒会议开始

由主持人简要说明召开会议的目的，所要发布的消息和有关情况的介绍、说明；然后发言人再就信息的内容作详细、生动的讲述。

4﹒答记者问

发言人答记者提问。当发布会接近尾声时，主持人应提醒记者“下一个问题是最后一个问题了”。

5﹒会议结束

会议结束时，组织的工作人员应站在门口，以笑脸相送，感谢对方的光临，从而为以后更好的合作打下良好的基础。

（三）记者招待会的后续工作

1．做好总结归档工作。总结内容一般包括：会议的组织人、主持人、发言人和记者的反映，接待服务工作的情况，尽快整理出会议记录，并及时整理归档。

2．搜集与会记者发表的稿件，对照签到簿，统计各新闻单位关于会议的发稿情况，综合评价会议是否达到预期目标，并作为今后邀请记者的依据。对已经发稿的记者，要电话致谢。

3．注意搜集社会公众对记者招待会的反映和评价。

4．准确对待不正确的或歪曲事实的报道，同时应及时采取措施或要求更正，必要时可采取法律行动。

三、记者招待会的注意事项

记者招待会除了要履行诚实、守信、直率和公正的原则外，还应该注意以下几方面。

（一）充分做好会前准备工作

一场成功的记者招待会需要有充分的会前准备工作，没有精心的会前准备，是难以想象有好效果的记者招待会的。为此，熟悉记者招待会的会前准备工作是必要的。

记者招待会会前准备工作的运作步骤如下。

1﹒以信函方式提前通知媒体

正常情况下，在给媒体发出邀请函时，应该简明扼要地说明记者招待会的主旨，涉及的事项、日期、时间和地点。邀请函最好在记者招待会召开前7～10天送达新闻编辑的办公桌上。邀请函的制作要精美，最好不要油印，以体现对对方的重视以及会议的重要性。邀请函发出后，不要随便改变会议地点或时间，以免产生不郑重之感。

记者招待会邀请函的范例：

〔时间〕

〔地址〕

假日愉快（Happy Holiday）

公司发布2000号计划——1993年2月16日，星期二

英国国内领先的旅游公司——愉快假日将于1994年扩充其规模30%。

很荣幸邀请您参加1993年2月16日星期二召开的记者招待会。在本次会议中愉快假日公司的执行主管约翰·史密斯（John Smith）将发布新计划的细节及探讨相关战略。

会议于中午12：30分至1点于伦敦柏克利广场（Berkeley Square）的玛丽华假日酒店（Holiday Inn Meryfar）举行。会后将举行会餐，并可与其他假日愉快公司的高层会晤，包括财务总监乔·布鲁格斯（JoeBloggs）及市场营销经理汤姆·布朗（TomBrown）。

如果你有任何疑问，不要犹豫，马上联系我或我的同事路易斯·怀特（Louise White），我们的联系电话是……

非常希望您能在16日参加我们的会议，期待您的光临。

您真诚的

（姓名）

（头衔）

（资料来源：吉姆·邓恩著，熊金才译：《完全公关技能》）

2﹒要提早或持续追踪记者出席与否

新闻记者他们常常会答应了出席记者招待会但最后又食言了。因此，最好的办法是与他们经常联系，或在会议召开的前两天，打电话给没有回复的邀请人，并编制好与会者名单，以便获得较为准确的出席人数。

3﹒做好会议签到接待的准备工作

记者招待会开始之前，对于每位来宾均应有专人引导，在来宾簿上签到；设计安排好宾客的座次，分清主次，避免来宾人数众多出席纷乱和不愉快，保证会场秩序井然。给记者发的资料上，应写上其姓名和传播机构的名称。

（二）做好会务工作

会务工作琐碎而又重要，它的工作质量如何，直接影响到记者招待会的成功与否。

会务工作的注意事项：

（1）与会工作（服务）人员应仪表端庄，精神饱满，统一工作制服。

（2）做好会场的服务工作，如卫生工作、休息时的安排、饮用水的供应和紧急情况的处置等。

（3）意外情况的处置。记者招待会上最糟糕的事，就是在会议召开前10分钟，全场30个座位上，只坐着一位令人讨厌的记者。当这种情况发生时，记住：赶快给公关部打电话，召集公司里所有可能到场的人员，不管男士、女士，人人拿着笔记本，穿着外套来会场充数，以挽救尴尬的局面。

（4）主持人应把握好会场气氛。主持人言谈既要庄重，又要有幽默感，注意活跃整个会议的气氛，引导记者踊跃提问，且要切实把握会议主题。当会议出现紧张气氛时，应及时缓和气氛，维持发布会的秩序，使发布会及时顺利地进行。同时，要掌握好会议时间，避免重复提问。

（5）发言人的演讲应简明扼要。对记者的提问，发言人应简明扼要地回答，不能答非所问、离题太远。所发布的消息应准确无误。

（三）正确对待记者

记者有“无冕之王”之称，对于组织来说，以何种态度对待记者，往往会影响到组织与媒体的关系。

正确对待记者的特别提醒：

（1）坦诚对待记者。主持人和发言人都应该坦诚对待记者，对不宜发表或透露的信息，要委婉地介绍或直言相告，或采用技术性手段转移话题，巧妙地予以回避，不要含含糊糊、吞吞吐吐，引起记者误解，不要轻率地说“无可奉告”，更不能反唇相讥、嘲弄对方。

（2）面对个别记者带有偏见性或挑衅性的提问，既不要随意打断，也不要以各种肢体语言表示自己的不满，而要保持冷静的态度，以理服人。即使对方提出一些尖刻的问题，也不能激动发怒，应表现出良好的涵养。对记者的提问要一视同仁，不能厚此薄彼。遇到发言人解释不清或不能确定的问题，可请专门人员回答或临时召集有关人员磋商。

（3）发言人和主持人一定要谨言慎行，千万不要自我吹嘘，掩盖不利事实。

（四）合理安排会场

记者招待会所用的会场的大小主要取决于与会的摄影记者。电视摄影记者比报刊摄影记者所占的空间要大。如果电视摄影机在会场后排，那么公司发言人应在会场前排就座；如只有报刊记者与会，发言人就可以坐在记者当中，当有人提问时就可以走到前排。越随便，离记者的空间距离越近，就越容易造出一种友好气氛。

合理安排会场的注意事项：

（1）房间大小要适中。举行记者招待会的房子空间过大、人员稀少，会给人的印象是记者招待会内容价值不大的印象，与其这样，还不如在一个小点儿的房间里为好；而满屋座无虚席，还有一些人站在过道里，给人的印象则是肯定有很重要的消息。

（2）座位安排要适当。不要让新闻发言人坐在镜子、窗户或其他反射光线的背景之前，以防影响镜头效果。