A Citizens Guide on Using the Freedom of Information Act and the Privacy Act of 1974 to Request Government Records: Second Report
Contents
一．前言
二．介绍
三．建议
四．如何使用本指南
五．适用哪一部法律
六．《信息自由法》
A．《信息自由法》的适用范畴
B.在《信息自由法》下什么档案可以申请公开
C．依《信息自由法》申请信息公开
D．申请费以及其免除
E．对于政府机关回复的要求
F．根据《信息自由法》可能会被拒绝的原因
1.例外1：机密文件
2.例外2：内部人事规章
3.例外3：根据其他法律免于公开的信息
4.例外4：商业机密
5.例外5：政府内部沟通
6.例外6：个人隐私
7.例外7：法律的执行
8.例外8：金融机构
9.例外9：地质学信息
G．《信息自由法》的豁免
H．行政复议程序
I.提出司法复议
七.1974年《隐私权法》
A．1974年《隐私权法》的范围
B．《计算机匹配和隐私保护法》
C.确定档案
D.依《隐私权法》申请
E.费用
F．政府机关回复的要求
G．《隐私权法》拒绝信息公开的原因
1.一般例外
2.特殊例外
3.医疗纪录
4.诉讼档案
H．对于拒绝获取信息申请的行政上诉程序
I．《隐私权法》下修改档案
J．上诉及政府回应
K．司法诉讼
附录
附录1.申请信与上诉信样本
A.《信息自由法》的申请信
B.《隐私权法》的使用申请信
D.隐私权法调档驳回申诉
E．隐私权法下修改档案的申请
F．隐私权法下拒绝档案修改的上诉
附录2.《信息自由法》的国会文献参考目录
附录3.国会有关《1974年隐私权法》出版物之书目
附录4.国会以外有关如何适用《信息自由法》和《隐私权法》之书目选
附件5.《信息自由法》中文翻译全文
附录6.《隐私权法》中文翻译（略）
一．前言
1997年，众议院的政府运作委员会 (the House Committee on Government Operations) 公布了第一个申请政府信息公开之《公民指南》。第一版《指南》文本被多次重印、广泛发行。政府印刷局(the Government Printing Office) 的政府出版物主管报告：从1977到1986年间，指南复印后，一共卖了近五万册。另外，众议院政府运作委员会、国会议员、国会研究服务部（the Congressional Research Service）、与其他联邦政府部门也散发了成千上万册《指南》。第一版《指南》成为有史以来最受广泛阅读的国会委员会的报告之一。
1987年，本委员会公布了《公民指南（修改版）》。修改版反映了1986年修订的《信息自由法》。通过政府印刷局的政府出版物主管的特别努力，新版的指南被广为宣传。1987版发行不久就成为政府印刷局最畅销的出版物。
在第一百届国会会议期间，国会对《1974年隐私权法》做了重大修改。 《1988年电脑检索匹配与隐私权法》（The Computer Matching and Privacy Protection Act of 1988）对《1974年隐私权法》进行了一些修改和增加了新的条款。这些修改没有改变公民要求联邦政府机关公开它们拥有信息的权力。由于1987年版的《指南》已过时，第三版在1989年公布。
在第101届国会会议期间，国会又根据《1988年电脑检索匹配与隐私权法》对《1974年隐私权法》进行进一步的修改。但是修改还是没有改变公民要求联邦政府机关公开它们拥有信息的权力。第四版的《指南》反映了至1990年底《信息自由法》和《1974年隐私权法》的修改。1993年更新的第五版《指南》还扩大了参考书目和做了一些编辑上的修订。
第六版的《指南》除了扩大了参考书目和做了一些编辑上的修订，还增加了政府改革与监督委员会（the Government Reform and Oversight Committee）的第一份报告。
在第104届国会闭会当天，参议院和众议院通过了《1996年电子信息自由法修正案》（the Electronic Freedom of Information Act Amendments）。1996年10月2日，总统签署了修正案，使之成为一项法律（Public Law 104－231）。第七版的《指南》于1997年出版。除了有关电子编目的条款以外，《1996年电子信息自由法修正案》的各项规定在1997年不同的时间段陆续生效。《1996年电子信息自由法修正案》修改了政府信息公开的一些个申请权，所以第八版《指南》也做了相应的修改。第九版和第十版在参考书目和编辑方面做了些增补。
二．介绍
“一个受欢迎的政府，如果没有公众所关心的信息和让公众获取信息的渠道，则是一场闹剧的开始或者是悲剧，或者既是闹剧又是悲剧。有知识的将永远统治无知的。一个人想要把握自己就是要用给予的信息和知识来武装自己”。 ——詹姆斯·麦德逊[1] （James Madison美国第四任总统）
《信息自由法》确立了一项原则即凡是美国政府行政机关拥有的信息都应被视为是可以被民众知情的。这项原则不是联邦政府公开信息的原则。在《1966年信息自由法》通过之前，证明个人有权检视政府档案的责任是在于公民个人的。过去没有法律法规来指导公众如何获取政府信息。也没有司法程序来救助那些被拒绝公开的个案。
《信息自由法》通过后，举证的责任就从个人转移到政府身上。现在希望获取政府信息的个人已不要举证为什么需要他想要的信息了。相反地，“需要知情”之标准已被“知情权”原则所取代。而政府如果不想公开，则要证明有保密的必要。
《信息自由法》已确定了什么档案可以公开，什么档案需要保密。这部法律还为被拒绝公开的申请人提供了行政和司法诉讼的救济程序。首先这部法律要求政府机构应尽量向公众公开信息。这部法律的立法史也反映了这部法律是一部公开的法律。这部法律推定要求被公开的信息都应该公开除非政府的有关部门可以根据法律的规定不公开的例外来证明有关的信息不能公开。法律规定的不公开申请一般来说是可被接受的，但是这种对信息的保护并不是强制性的。所以，决定一份文件或一套文件是否按《信息自由法》的不公开之例外规定进行保护时，政府部门只能不公开那些它们认为如果公开将会对《信息自由法》规定之例外中的当事人的利益造成损害。同时，如果公众要求公开全套文件，政府部门不能仅提供部门文件。与司法部2001年10月12日发布的指示有悖，原则上不应该以“合理的法律规定”(sound legal basis) 为由扣押信息。
《1974年隐私权法》是《信息自由法》的姐妹法。《隐私权法》规范联邦政府部门档案的保存和公开。这部法律允许大多数个人向联邦政府部门索阅有关他们个人的信息。这部法律要求联邦政府部门应保证个人信息档案的准确性、完整性、相关性、即时性。这部法律还要求联邦政府部门应向与档案有关的对象收集信息而且所收集的信息仅仅只能用于一个目的并不能用于其他目的。与《信息自由法》一样，《隐私权法》还为权力受到损害的个人提供民事诉讼补救。
《隐私权法》另外一个很重要的规定是要求每个联邦政府部门发布各自部门所收集到的个人信息目录及其内容简介，以防政府部门保留秘密档案。
《隐私权法》还联邦政府部门公开有关个人身份的信息。与《信息自由法》合作，《隐私权法》也允许绝大多数个人档案可以向档案本人披露。当披露个人信息会损害当事人利益时，这两部法律都禁止个人信息向他人披露。
虽然《信息自由法》和《隐私权法》都支持联邦政府部门公开它们的档案，但是这两部法律也承认有些政府信息需要保密是合法的。例如，政府部门可以不公开那些涉及国防、外交、刑事调查利益的保密信息。其他特别受保密的信息也可以不公开。
这两部法律的基本要求就是要联邦政府部门对政府信息公开的政策和实施负责。虽然这两部法律不认为检阅政府信息是公民的绝对权力，但是都赋予公民有权申请政府信息公开和有权收到政府部门对他们申请的回复。如果档案不能公开，申请人有权被告知不公开的理由。如果申请被拒，申请人还有权力向有关部门申诉，甚至到法院提起司法诉讼。
《信息自由法》和《隐私权法》所赋予的程序权力使得这两部法律富有价值和实用性。其结果是政府信息的公开不被主观和武断所操纵。
三．建议
本委员会建议这本《公民指南》应该以低价提供给任何想要从联邦政府部门获取信息的公民。政府印刷局以及其他受《信息自由法》和《隐私权法》规范的联邦政府部门应该不断和广泛地发行这份指南。
本委员会还建议联邦政府部门要用《公民指南》来培训那些负责实施《信息自由法》和《1994年隐私权法》的雇员。对于那些偶尔按这两部法律办事的政府雇员，也应以本《指南》为参考。
政府部门虽然按照本委员会的这些建议去行，但这并不豁免它们的责任去依照《1996年信息自由法修正案》和本着申请来公开相关的参考资料和本部门依申请公开的指南。各部门依申请公开的指南应包括本部门所有信息的目录与介绍，以及从本部门获取各类信息的程序。
各政府部门的信息公开指南一般仅是为公众简要解释《信息自由法》和如何依照该法来查阅政府档案每个政府部门都应该用简明的语言解释什么样的档案可以依《信息自由法》申请而公开、为什么有些档案不能公开、以及本部门是如何决定一份档案为什么公开或不公开。
各政府部门的信息公开指南还要解释如何依《信息公开发》申请本部门的政府信息公开，以及申请人要等多久申请才可以得到回答。指南还要解释申请人有权向法院起诉政府部门拒绝公开的决定。指南应为近来本部门被司法起诉要求信息公开的案情和法院判决作介绍。如果政府部门要求申请时要填写特别的表格，如加快信息公开时间，那么这些表格就要放到指南里。
政府部门的指南主要是来补充其他信息查询系统，如由《1995年减少公文法》（the Paperwork Reduction Act of 1995）要求而建立的“政府信息查询系统”（the Government Information Locator System）。所以，政府部门指南要提到相关的信息系统并解说申请者如何利用该信息系统而获得相关的信息。任何部门专门的信息查询系统应在本部门指南里说明。
所有政府部门的指南都要有电子版的并和它们的《信息自由法》的年度管理报告链接起来。当一个公民在检阅部门指南时，应该可以了解到如何获取该部门的年度报告；而所有潜在的申请信息公开人在检阅该部门的年度报告时，也应该能了解到该部门指南与如何获取该部门的年度报告。
四．如何使用本指南
本报告将会解释如何使用《信息自由法》和《1974年隐私权法》，并涵盖了自其颁布以来截止到1996年的所有的变动。包括1986年和1996年对1974年的《信息自由法》的主要修改以及1988年对《1974年隐私权法》的增补。
本报告旨在提供一个对《信息自由法》和《隐私权法》的基本介绍[2]。其并没有详尽的介绍两个法律的细节，也并不涵盖对于判例法的分析。本指南将会让一些并不熟悉法律的公众了解整个政府信息公开的过程以及如何提出申请。另外，本指南的附录中包括了完整的相关的法律。
读者需要明白《信息自由法》是一个会涉及到很多复杂的法律的领域。有成千上万的判例在解释《信息自由法》[3]。这些判例在理解政府信息公开的基本原则的过程中扮演着不可或缺的作用。虽然相比较而言，关于《隐私权法》的争议较少，但是涉及到该法律的判例和其他资源并不在少数。
但是，因为并不需要在这一领域的特别知识，所以广大公众不必担心提出申请所需要的困难。本指南将会提供给申请者就《信息自由法》和《隐私权法》书面申请所有需要所有相关内容。
五． 适用哪一部法律
《信息自由法》和《隐私权法》有关信息公开的一些规定有相互重合的部分，而且，两部法律有不同的程序和特例。所以，很多时候在某一法律下的特例在另一部法律下将会被要求公开。
为了最大化两部法律的功能，公民个人申请调查本人的信息可以援引这两部法律。公民个人申请调查的信息如果涉及到非本人的，只能援引《信息自由法》。
国会在立法时意图两部法律在提出申请时同时被予以考虑。大部分机构在处理公民个人申请时会自动最大化能够公开的信息。与此同时，申请人在提出申请时仍然应该顾全到所有应该保护的权利。如果申请人在申请公开联邦政府机构信息时不清楚该援引哪一部法律时应该同时引用《信息自由法》和《隐私权法》。
六．《信息自由法》
A．《信息自由法》的适用范畴
《信息自由法》适用于所有联邦政府行政机关的文件。行政机关包括内阁部门，军事部门，政府企业，政府控股企业，独立监管机构以及其他行政机构。
《信息自由法》不适用于选任的联邦政府官员，包括总统[4]，副总统，参议员，众议员[5]。《信息自由法》不适用于联邦法院系统。《信息自由法》也不适用于私有企业，不适用于和政府订有合同或者接受政府授予的个人[6]，私人机构，州或地方政府。
所有的州和其他地方政府也颁布了类似《信息自由法》的法律成为广大公众要求信息公开的援引依据。另外，对于联邦《信息自由法》没有涉及到的文件，会有其他的联邦法律或者州法律提供相应的援引依据[7]。
B．在《信息自由法》下什么档案可以申请公开
《信息自由法》要求所有政府机构在《联邦公告》（Federal Register）中公布各自的有关信息，因此，按照1993年颁布的国家印刷局电子信息渠道增强法律[8]，以下信息都能够在网络上检索到：（1）机构介绍和地址；（2）机构的组织运行形势；（3）表格的程序和描述；（4）要适用的实体规则和总的政策原则。该法律同时也要求以下信息接收公众的检索和拷贝：（1）判例的最终判决意见书；（2）没有在联邦公告中公布的该机关所采用的政策原则和相关解释；（3）可能会影响到公众的行政人员守则；（4）机关在依照《信息自由法》披露信息时决定应该或者将会进一步披露的信息；（5）应该或者将会进一步披露的信息的总的索引[9]。1996年《信息自由法》的修正案要求以上信息必须非应《信息自由法》正式申请就已经提供检索和拷贝，1996年11月之后的信息必须同时提供电子和纸质形式的拷贝[10]。
所有其他联邦政府机构的档案可以通过《信息自由法》申请公开。信息公开并不受该档案的保存形式所影响。信息公开申请可以针对打印文档，录音记录，地图，照片，电脑打印文件，电脑磁盘或者类似的记录。1996年的《信息自由法》重申了不论保存形式，联邦机关保存的各种形式的档案都在本法律的范畴之中。尽管在不同场合下，《信息自由法》会使用除“档案”之外的概念，比如“信息”“事项”，但是1996年修正案所作出的对于“档案”的定义的涵盖范围是不受影响的。
当然，不是所有应《信息自由法》披露要求的信息都是必须要公开的。接下来的章节“《信息自由法》拒绝披露的原因”所涉及到的信息将作为例外免于公开。
应该指出的是，信息公开申请可以要求档案而不限于信息。这意味着该机关只需要调查已经存在的档案或者应《信息自由法》要求的文件。任何机关不需要为了配合信息公开申请而制作新的档案。任何机关不需要收集其没有的信息，也不需要应申请人的要求做相关的检索或者数据分析[11]。
信息公开申请必须就既存档案提出。该申请必须仔细书写以便获取所需要了解的信息。有时，该机关会帮助申请者标明包含所申请信息的文件。其他情况下，该申请者需要自己提出包含所申请公开的信息的文件或者一系列文件。
对与《信息自由法》下的信息公开的第二点限制在于，法律要求每一个申请必须合理的描述要申请公开的档案。这要求信息公开申请要具体到能够让该机关的相关工作人员在一个合理的时间内锁定到该档案。
信息公开申请必须尽可能的具体。如果要求某一特定的文件，该文件必须被明确指出，包括时间和标题。与此同时，并非所有的信息公开申请都需要如此具体。如果申请人不清楚具体所要要求的文件，其必须明确并且清楚的描述以涵盖所有需要的信息。
例如，某申请人希望获取囊括他家附近所有的囤积有毒废物的地点。在向联邦环境保护局所提交的申请中要求提供所有的有毒废物可能会包括所需信息之外的很多档案。该申请费会很昂贵，同时，该申请也可能会因为太过模糊而被拒绝。
申请公开某一特定地址三英里之内的所有有毒废物地点会具体很多。但是，联邦环境保护局的既存档案中很可能不会有以这种形式保存的档案。所以，该申请可能会由于没有包括该信息的既存档案而被拒绝。
该申请最好可以要求一份在他所居住的城市，郡或者州有毒废物囤积地点的名单。这样一来既存档案很可能就包括这些信息。同时，申请人最好在申请中向该机关明确表述所需要的信息。这些附加解释很可能会帮助该机关查找到符合需求的档案。
很多申请人会在申请中附上自己的电话号码。这是因为通过机关职员和申请人的对话，一些关于申请范围的问题能够更快的得到解决。这是解决在处理依照《信息自由法》提出的信息公开申请中可能会出现的问题的一个非常有效办法。
信息公开申请尽可能的精确对与每一个人都会有好处。对与申请人来讲，他的信息公开申请将会被处理的更快更便宜。同样，对与该机关来讲，他们的处理工作也会进展的更加顺利。
C．依《信息自由法》申请信息公开
在依据《信息自由法》提出信息公开申请的第一步是指明拥有该档案的机关。信息公开申请必须直接寄给具体的联邦机关。没有处理信息公开申请的中央政府机关。
通常，申请人事先会知道哪一个机关有该档案。如果没有的话，申请人可以查询诸如联邦政府守则一样的政府目录[12]。该守则中包括完整的联邦机关，对于各个联邦机关的功能的介绍，以及各个联邦机关的地址。不确定那个一个联邦机关有所需的信息的申请人可以援引《信息自由法》对于多个联邦机关提出信息公开申请。
各个机关要求依照《信息自由法》提出的信息公开申请必须以书面形式提出。该书面申请可以简短。并且不需要通过律师提交申请。本指南的附录1包括一个信息公开申请范本。
信息公开申请必须寄给该机关的《信息自由法》官员或者该机关的负责人。装有信息公开申请的信封必须在信封的左下角标明“《信息自由法》信息公开申请”[13]。
《信息自由法》信息公开申请信是由三个基本部分组成的。首先，该申请信必须注明该申请是根据《信息自由法》所提出的。其次，该申请信必须尽可能具体的明确要披露的档案。再次，申请者的姓名和地址必须包括在该申请信中。
根据1986年的《信息自由法》修正案，申请费可能会因申请者的身份和目的而异。所以，申请者必须提供附加信息以便该机关决定恰当的申请费。申请费会因申请者是商业用途，新闻媒体代表，教育和非盈利性科研组织和个人而异。下一章节将会就申请费的构成作进一步解释。
《信息自由法》信息公开申请信中通常会包括一些选择性部分。首先是申请者的电话号码，能够允许该机关的工作人员在需要的时候和申请者取得联系。
第二是申请者愿意缴纳的申请费的上限。通常申请者都会提出如果申请费超出一定的限制，要求得到机关的通知。这样以来，申请者在申请费过高时可以修改或者撤销申请。同时，通过在一开始的申请中提出愿意缴纳的申请费，申请者可以避免额外的通信和延迟。
第三是申请费的减免。1986年的《信息自由法》修正案修改了申请费免除的要求。因为涉及到公众利益的非商业目的的信息的公开将会对于公众了解机关的运行起到很好的促进作用，该申请费必须予以减免。关于申请费的减免决定和需要缴纳申请费的金额是两个独立的决定。
第四是如果申请者要求披露的信息以特定的形式被提供，其对于要求披露的材料的提供形式。例如，某个机关通过电子格式保存信息，该申请要求其提供电子格式的还是书面形式的呢？1996年的《信息自由法》修正案要求机关通过提供给申请者该信息的保存形式来帮助申请者。如果机关能够迅速回复申请，该申请可以只要求电子格式的信息。同时还能明确给申请者不同形式的申请费用和所花时间。
第五是通过表现“特殊需求”而要求该机关加快回应。1996年的《信息自由法》要求各个机关公布规则允许申请者通过表现“特殊需求”而要求其加快回应。《信息自由法》下的“特殊需求”一般分为两类情形。第一类是如果在特定截至日期前如果不能获得需要披露的信息，某个人的生命和财产安全将会受到即将发生的威胁。第二类是申请人位居“主要业务是向公众传布信息”或者“有紧急需求通知公众关于该机关的活动”。机关可以依照其具体规章制度决定是否符合“特殊需求”。
立法者意图对于“特殊需求”一类的申请进行限制。对于个人生命和财产的威胁必须是即将发生的。合理的人必须能够预见到拖延该信息的公开将会带来该威胁。申请人“主要业务是向公众传布信息”不包括偶尔向公众传播信息的个人。“主要业务”虽然不要求是该申请人的唯一业务，但必须是其主要业务。偶尔向公众传播信息的申请者并不能满足这一要求。
“紧急需求通知”要求在美国公众面前存在的一种紧急情况，合理的人能够预见到拖延该信息公开需求将会危害到某一公认的显著的利益。公众的知情权，虽然非常重要，其本身并不能满足这一标准。
申请者必须保留一份申请信和相关通信直至该信息公开申请被最终解决。
D．申请费以及其免除
信息公开申请人必须承担部分或者全部处理他的申请的费用。根据1986年的修正案，有以下三种类型的费用需要缴纳。1986年修正案使得确定具体使用的费用更加复杂。但是其仍然保留了对于小型、非盈利性信息公开申请的申请费的减免。
第一， 申请费包括复制文件的费用。所有的政府机关都会有固定的复制文件的收费标准。申请者通常需要缴纳处理电脑磁带，照片和其他非标准化文件所产生的实际费用。
第二， 申请费还包括检索文件的费用。这包括花费在寻找同申请相关信息的时间。1996年的修正案定义“检索”为“手动或者通过自动模式检索”、“与申请相关的机关档案”。根据《信息自由法》，政府机关不需要创造本不存在的档案。从电脑数据库中查找数据同直接获取书面文件相比会需要编程或某些程序已获得所需信息。根据“检索”的定义，查阅电脑档案并不算创造档案。否则将不可能获取完全由电子形式保存的档案，因为在检索档案的过程中不可能没有对于信息的操作处理。申请者可以通过尽可能明确所需要公开的文件而降低申请费用。
第三， 申请费可能包括审查档案所产生的费用。审查是指检查文件是否其某些部分属于免予披露的信息。在1986年修正案生效前，并没有对于审查费用的要求。审查费用只能对于商业用途的披露适用。审查费用只能包括一开始的对于文件的复查。任何机关不能对于在处理申请时所产生的解决法律或者政策问题所产生动的费用进行收取。
针对不同的申请者，有不同的申请费。《信息自由法》有三类申请者。第一类包括新闻媒体代表和教育性非盈利性科研机构。本类申请者如果其申请公开的信息不是用作商业用途的，将只被收取合理的文件复印费用。新闻媒体代表为了新闻的搜集和传播而提出的信息公开申请属于非商业性用途。
第二类申请者包括用于商业用途的信息公开。虽然法律中并没有对与商业用途作出定义，但是通常其包括各种盈利活动。商业用途的信息公开通常会被收取合理的文件复印，检索和审查费用。
第三类申请者包括所有不属于前两类的申请者。具体来讲，通常包括信息公开供个人使用的个人，社会公益组织，和其他非营利组织。对与第三类申请者收取的费用限于文件的复印和检索费用，不包括审查费用。1986年修正案并没有更改对此类申请者的申请费。
第一类和第三类申请者中，小型的信息公开申请是免费的。其包括非商业用途之外的所有申请。文件检索的前两个小时和前一百页文件将不收取任何费用。非商业用途的申请者如果信息公开申请仅限于少量的并且易于查找的文件的，将不需要缴纳任何费用。
除此之外，法律还规定如果收取申请费本身的花费会超过申请费本身，任何机关不允许收取该申请费。此限制适用于所有的信息公开申请，包括商业用途的信息公开申请。因此，如果《信息自由法》允许的收取费用数额较小的，不能够收取该申请费。
每一个机关根据自己的实际花销来确定文件复制，检索和审查费用。这些数额将会在《信息自由法》中列明。每个机关也都可以设定其自己的最低费用标准。
1986年的《信息自由法》还修改了对于申请费减免的相关规定。根据目前的规定，如果该信息公开是为了公众利益，其能够极大的促进公众对于政府机关工作运行的了解，同时不是主要用于申请者的商业用途的，申请费必须减免。
与此同时，1986年的修正案也带来了申请费减免的一些问题。申请费用的决定和费用减免的决定是两个独立而且不同的决定。例如，申请者如果能够证明其是新闻工作者，其将会只被收取文件复印费。但是，仅仅是新闻工作者并不能帮助其自动减免该申请费。其必须证明他的申请同时满足申请费减免的标准。
同时，只有在将申请者归类决定该使用的申请费之后，申请费的减免的问题才会出现。要求申请费减免的申请者应该在最初的信息公开申请中提出申请。但是，申请费减免的申请也可以在随后提出。申请者必须描述该信息公开如何会对与公众了解政府机关的运行产生促进。附录中的申请信范例包括一些申请费减免常用的表达方式。
任何信息公开申请者都可以要求费用减免。某些申请者相较而言会更容易符合减免标准。只被收取文件复印费用的新闻工作者申请者同时还可以因为其带来的公共利益而申请费用减免。新闻媒体代表，学者或者公益组织相较于用于商业用途的信息公开申请而言更容易符合费用减免的标准。
符合减免条件的申请者可能会有很多。其关键点在于同促进公众了解政府机关工作运行的联系。另外一个重要的因素在于申请者向广大公众传播信息的能力。仅仅因为经济条件差是不能够申请费用减免的。
E．对于政府机关回复的要求
根据1996年的《信息自由法》修正案，所有的政府机关必须在收到信息公开申请后的20天（不包括周末和法定假日）之内作出决定是否应申请公开该信息[14]。真正的披露的文件应该随后提供给申请者。如果信息公开申请被全部或者部分拒绝，该机关必须通知申请者其申请被拒绝。该机关同时必须告知该申请者他向机关主管或者指定人员提出上诉。
《信息自由法》允许机关在特殊情况下延长回复的时间10天。这些特殊情况包括：需要从较远的地方调取档案，审查大量的档案，咨询其他机关。该机关需要及时通知申请者关于回复期限的延长[15]。
法律所规定的对于申请的回复期限并不是总是要符合的。很多时候，某个机关会在某个时间里收到超出预计的大量的信息公开申请，无法在截止日期前予以答复。一些机关的《信息自由法》办公室人手并不充裕。国会不允许任何机关的答复晚于截止日期。但是，一个实际问题是申请者没有救济途径。法院不愿意仅仅因为机关错过了截止日期而对于当事人给予司法救济。
对于申请者最好的建议就是要耐心。法律规定如果申请者在截止日期前没有收到相应机关的回复，可以视为他的申请被拒绝。这一情况允许申请者提出行政复议或者在联邦法院进行起诉。行政复议或者在联邦法院的起诉并不必然引起加速信息公开申请的处理过程。
每一个机关按照收到申请的先后顺序进行处理。有些机关会加速处理一些紧急的申请。任何有紧急需求档案的申请者应该咨询《信息自由法》机关人员如何申请加速处理其申请。
1996年的《信息自由法》修正案对于回复的需求作出了一些改变。一直以来各个机关对于申请都是按照“先到，先出”的原则。然而，只按照这一原则将会引起很多小型的信息公开申请被拖延。之前收到的非常复杂的信息公开申请可能延误其他申请，造成该机关的未处理申请大量囤积。1996年的修正案授权给各个机关颁布自己的规则在机关中建立多个申请处理渠道的系统，并且明确各个机关必须对于各个申请渠道进行尽职调查。根据新的规定，机关可以提供给申请者限制其申请范畴以便符合快速处理渠道要求的机会。
1996年修正案同时还将机关处理信息的回复时间从10天延长到20天（不包括周末和法定假日）。另外，修正案提供了一个处理面临因为大量的工作而无法在规定期限内予以答复的解决机制，比如在“特殊情况”下予以延长10天。针对这样的申请，1996年的修正案要求机关如果不能在截止日期前回复申请必须通知申请者，并且提供给申请者限制申请范围以便该机关能够在截止日期前回复的机会，或者允许申请者同该机关协商出一个合理的截止日期。如果申请者拒绝合理的限制其申请范围或者同该机关达成一个新的期限的共识，同时提起司法审查的，该申请者的拒绝将会在决定是否存在延长处理申请时间的“特殊情况”的重要因素。
《信息自由法》明确指出，在“特殊情况”下，法院可以延长机关处理信息公开申请的法定期限，但是并没有具体说明那些情况属于“特殊情况”。1996年修正案明确，可以预见的日常工作堆积不属于本法律所指的特殊情况，其并不成为该机关忽视时间限制的理由。法院在决定时，都存在“特殊情况”需要考虑到该机关为了减少有待处理的申请积压所做出的努力。为了证明“特殊情况”的存在，该机关可以通过举证申请公开的文件的数量，该机关同时在处理的其他申请的数量和复杂程度，花费在公共利益上的资源以及法院或者行政机关所处理的申请数量。法院同时还要考虑申请者在诉诸司法救济之前，是否拒绝合理的限制申请公开信息的范围或者是否愿意同机关协商一个合理期限。
F．根据《信息自由法》可能会被拒绝的原因
机关可以依据《信息自由法》所列举的九个例外的原因拒绝披露其所有的档案。这些例外旨在保护国家的国防安全和外交政策、公民的个人隐私、企业的私有利益、政府职能和其他的重要利益。如果某文件不属于“机关档案”，申请公开该文件的申请可能会被拒绝，比如机关工作人员的个人笔记。但是，大部分机关所保存的档案都属于《信息自由法》中“机关档案”的范畴之中。
机关可以拒绝公开属于例外的信息，但是并不是所有的信息都要求如此。例如，某机关可以公开属于例外的机关内部备忘录，因为该内部备忘录的公开不会带来任何不良后果。但是，任何机关不能公开属于商业机密的例外信息。
某一文件包含属于例外而免于披露的信息，并不意味着整个文件都免于披露。相反，《信息自由法》明确规定，针对可以合理拆分的文件，在提供给信息公开申请者之前必须删除掉属于例外而免于披露的信息。这一要求非常的重要，因为其防止了某一机关仅仅因为某一文件的某一行或者某一页包含例外而免于披露的信息，而拒绝公开整个文件。
电子格式文件的拆分（删除整个文件中属于例外而免于公开的信息）所带来的便捷使得机关拒绝公开某些文字或者若干页的文件不可能实现。1996年的《信息自由法》修正案要求机关在技术上可行的前提下，必须在公开的文件中标明删除的部分，除非该标明会损害到例外而免于公开所要保护的利益。
1.例外1：机密文件
根据《信息自由法》，第一类例外而免于披露的文件为机密文件。为了保护国防利益和外交政策，有的信息将会被分成机密。
机密的标准是由总统而不是《信息自由法》或者其他法律所决定的。《信息自由法》规定根据总统行政命令被合理定为机密的文件可以拒绝被予以披露。
申请者可以根据《信息自由法》申请公开机密文件。该机关可以审查该文件是否仍然需要保护。针对安全对机密文件分级的行政命令建立起一套特殊的信息公开申请机制[16]。撤销保密的文件可以依据《信息自由法》的申请而进行披露。但是被撤销保密的文件仍然可能因为《信息自由法》其他的例外而免于披露。
2.例外2： 内部人事规章
根据《信息自由法》，第二类例外包括仅仅关系到机关的内部人事规章的问题。按照法院的解读，一共有两种符合例外2的文件。
第一种是一些琐碎的人事规章，并且没有涉及到公众利益。比如，针对机关工作人员午餐时间的规定。
第二种是机关的行政手册如果公开可能会导致利用法律和机关规章的欺诈行为。属于第二种的文件通常是用来规范机关内部行为而不是公共行为的。
3.例外3： 根据其他法律免于公开的信息
第三类例外而免于公开的信息是根据其他法律限制公开的信息。这一类信息必须是法律明确规定免于公开并且不属于机关能够自由裁量的范围的。除非，法律明确规定了拒绝公开的细则或者具体可以拒绝公开的信息。
符合这一类的法律的典型例子是，《个人所得税法典》（Internal Revenue Code）禁止向公众公开纳税人的保税表和相关信息[17]。另一个例子是规定人口普查作为机密信息的法律[18]。某一特定法律是否属于第三类例外可能会是一个比较困难的法律问题。
4.例外4： 商业机密
第四类免于向公众公开的信息是商业机密。商业机密是指具有经济价值的计划、方案、工序或者设备。这属于信息中较窄的一种分类。食品行业中的食谱就是一种典型的商业机密。
第二种需要保护的信息是从个人获取的有特许的或者保密的商业或者财务信息。法院判定如果政府进行公开可能会损害提供信息者的竞争地位，该信息属于免于向公众公开的信息。关于公司市场规划，利润和成本的细节信息也属于商业机密。如果公开该信息会影响到政府之后获取类似信息的能力，该信息也属于例外而免于向公众公开。
只有从个人而不是政府机关所获取的信息属于第四类免于向公众公开的信息。个人包括个人，合伙或者公司。机关自己的信息通常不属于第四类信息。
尽管《信息自由法》中并没有明确规定，许多机关会通知向其提交商业信息者其提交的信息可能会被予以公开[19]。该提供信息者将随即有机会证明给该机关其提供的信息属于免于公开的信息。提供信息者可以依据《信息自由法》提起诉讼要求停止对于信息的公开。此类诉讼被称为“反向”《信息自由法》诉讼，因为《信息自由法》被用来阻止信息公开。“反向”《信息自由法》诉讼可以在信息提供者和政府机关对于信息是否免于公开存在争议时提出。
5.例外5：政府内部沟通
《信息自由法》的第五类免于公开的信息适用于政府内部文件。例如从政府部门间就某个尚未做出的联合决定的通信。又如机关雇员提交给其主管的关于处理机关业务的备忘录。
第五类免于公开的信息是为了确保机关内部的政策决定的协商解决机制。通过免于公开来保证和促进机关内部官员对于政策问题的坦率的讨论。这一类例外同时也保护机关所作出决定免于在最后采用前公开。
机关第五类例外所保护的利益得到公众认可，但是这类信息是《信息自由法》中最难以理解和适用的一类信息。例如，该例外保护作出政策决定的过程，但是并不保护政策作出决定中的一些纯粹的事实信息。事实信息必须公开，除非其涉及到需要保护的机关决定相关信息。
对于政策决定作出过程的保护仅限于作出决定期间。因此，第五类免于公开的例外区分开决定作出前需要保护的文件和决定做出后不予以保护的文件。一旦政策被采用了，公众将会更加需要了解决定的依据。
该例外同时包括适用于涉及到政府的诉讼特权。例如，政府部门的律师准备的文件将会和诉讼中的律师为客户所准备的文件一样在民事诉讼中免于公开。
6.例外6： 个人隐私
第六类例外包括人事，医疗和其他类似的如果公开将会明确造成对公民隐私权的侵害的文件。这一例外通过政府部门拒绝公开个人信息而保护公民的权利。只有公民个人的隐私权受到法律保护。公司和其他法人没有在此类例外的隐私权。
本类例外要求机关在个人隐私权和公众知情权之间做出平衡。因为只有明确造成对公民隐私权的侵害才能引起拒绝公开，似乎有向公开的倾斜。但是，第六类例外使得没有征得个人同意前更难以获取关于该个人的信息。
1974年《隐私权法》同样也有对于公民个人信息的公开的规定。《信息自由法》和《隐私权法》之间有重叠，但是没有冲突。公民申请公开关于其自己的信息的可以依照两部法律部中的任何一部。这将使得信息公开最大化。根据《隐私权法》将被拒绝公开的档案并不必然在《信息自由法》中免于公开。
7.例外7： 法律的执行
第七类例外允许机关拒绝公开法律的执行的档案，以便保证法律的执行不受干扰。这一例外在1986年修正案中作出了细微的修改，但是仍然包括了六种例外。
例外7（A）允许机关拒绝公开合理预见到将会干扰法律执行的档案。这里例外保护现行法律的执行免于在完成前被予以公开。
例外7（B）允许机关拒绝公开将会剥夺公民获得公平审判权利的档案。这一例外很少适用。
例外7（C）明确公民个人对于法律执行文件享有隐私权。如果公开该信息将合理预见到将会造成对公民隐私权的侵害，该信息将免于公开。例外7（C）和例外6的标准有细微的区别。例外7（C）保护未经批准的侵犯公民隐私权利而例外6保护明确的未经批准的侵害。另外，例外7（C）允许拒绝公开“合理预见到”将会侵犯公民隐私权的信息。而依照例外6，只有“将会”侵犯到隐私权的信息才会免于公开、
例外7（D）保护提供秘密信息者的身份。合理预见到将会泄露提供秘密信息者得身份的信息将会免于公开。秘密信息包括州、地方政府、外国机关或者私有机构所获得的秘密信息。另外，该例外包括刑事犯罪调查中执法机关所获取的以及合法尽心的国家安全信息调查的秘密信息。
例外7（E）保护公开将会泄露执法部门调查或者起诉所采用的技术和程序或者指导方针，或者预计将会造成法律欺诈的信息。
例外7（F）保护公开合理预见将会造成对个人的生命和身体伤害的法律执行信息。
8.例外8： 金融机构
第八类例外保护包括由银行监管机关，比如联邦储蓄保险公司、美联储和其他机关，提供或者提供给其的包括或者相关审计，经营和状况报告的信息免于公开。
9.例外9： 地质学信息
第九类例外包括关于油井的地质学和地球物理学信息、数据和地图。此类例外很少适用。
G．《信息自由法》的豁免
1986年《信息自由法》修正案授予机关受限制的权利在没有确认被申请公开的档案之前回复申请者。通常，即使该申请信息属于免于公开的信息，正当的申请者必须收到关于该申请信息是否存在的答复。
有些时候，告知申请档案的存在会产生和公开该档案相类似的效果。为了避免这一问题，1996年的修正案确立了三种“档案豁免”。
该豁免允许机关将特定的档案把某些特定的档案当作不属于《信息自由法》范围的档案进行处理。机关可以不予以确认三种特殊档案的存在。如果这些档案被申请予以公开，机关可以回复没有该档案。但是，这些豁免并没有扩大机关拒绝向公众公开的权限。豁免仅仅适用于免于公开的信息。
第一种是可以合理预见到其公开将会对正在进行中的执法活动造成干扰的信息（例外7（A））。适用本豁免之前需要满足三种特别要求。首先，涉及到的必须是刑事犯罪调查。其次，执法对象不知道正在进行的针对其的调查。最后，公开该档案的存在，虽然区别于公开档案的内容，但是将会合理预计到干扰执法活动。
当以上条件都满足时，该机关可以回复该申请者其申请公开的信息不属于《信息自由法》的管辖范围。也就是说，该机关不需要公开其正在进行的调查。
第二种豁免适用于刑事执法部门所保留的在检举人名下的检举人的档案。除非该检举人的信息已经被官方确认，该机关可以不回复该档案是否存在。该豁免能够帮助机关保护提供秘密信息的检举人。关于检举人的信息在《信息自由法》下通常都会被免于公开。
第三种豁免仅仅适用于联邦调查局所保留的涉及到国外信息、反间谍情报或者国际恐怖主义档案。联邦调查局可以将此类档案作为不受《信息自由法》管辖的档案处理。
豁免并不适用于所有的机密文件，仅仅适用于机密档案，并且其存在时已定为机密的档案。因为档案在判定是否豁免前就已经定为机密，机关没有实际上的拒绝公开档案的权利。
在制定这些豁免的时候，立法者表述该立法旨在要求机关通知信息公开申请者这些豁免的存在。存有异议的申请者可以提出司法审查。
H．行政复议程序
当《信息自由法》信息公开申请被拒绝的时候，该机关必须通知申请者拒绝申请的原因以及其有权利向机关领导申请复议。申请者可以就拒绝公开某一文件或者拒绝豁免申请费用而提出复议。申请者还可以就申请费用的数额提出异议。申请者可以就各种不利的决定提出复议，包括因为申请者对于申请公开的档案描述不清楚而被拒绝的决定。申请者同样也可以就该机关没有进行充分的检索而提出复议。
如果申请者的信息公开申请有部分被批准另一部分被拒绝，其可以就被拒绝的部分提出复议。如果机关同意公开部分而不是所有的文件，复议并不会影响被同意公开的那一部分文件。
对机关领导提出的行政复议属于简单的行政复议。律师可能会很有帮助，但是并不是必须的。任何可以写信的个人都可以提出行政复议。对机关领导提出的行政复议通常会导致一些被拒绝公开的档案被公开。申请者如果对于机关的初始决定存有异议应该提出复议。行政复议不收取任何费用。
行政复议可以通过给机关领导写申请信完成。该申请信必须明确就哪一个《信息自由法》信息公开申请提出复议。装有行政复议的信封必须在左下角注明“《信息自由法》信息公开申请复议”[20]。
很多机关会给收取到的信息公开申请编号。在复议申请信中，申请者需要列明自己的姓名和地址以及该分配的编号。实践中申请者会附上原始的机关决定的复印件，但是这并不是强制要求。如果申请者可以附上其电话号码将会更有帮助。
复议申请通常包括申请者要求公开该信息的理由。申请者可以附上所有相关的事实和理由。然而，复议申请中也可以不包括要求公开该信息的理由。 表明对机关的处理决定提出复议即可。附录1包括一个复议申请信的范例。
《信息自由法》并没有明确针对行政机关拒绝信息公开而提出复议的期限。但是，及时提出复议是正确的做法。有些机关会对复议明确规定期限。如果申请者复议申请由于提出太晚而被机关拒绝，其可以重新提出信息公开申请然后重新开始这一程序。
机关必须对于复议申请在20天（不包括周六、周日和法定节假日）之内做出决定。该机关可以延长做出复议决定的期限10天。如果过了该期限，申请者可以当作其复议申请被拒绝，随即提出司法复议。然而，除非紧急需要该档案，这不是最好的策略。法院并不会仅仅因为机关没有遵守《信息自由法》而同情复议申请的。
I.提出司法复议
如果行政复议被否决，申请者有权利向法院提出复议。《信息自由法》的司法审查可以在申请者所在的基层联邦法院提出。申请者也可以在其申请公开的纪录所在的基层联邦法院或者哥伦比亚特区的联邦法院提出司法复议。举证责任在于政府机关这一边，这对于申请者来讲是一个很大的优势。
申请者的司法复议的结果不尽相同。很多情况下，如果申请者提出司法复议，该机关不会出庭反对复议申请而是公开该信息。但是这并不是必然，如果申请者提出司法复议，该机关将会公开该信息的说法没有任何法律保证。
大部分申请者会在提出司法复议时求助于律师。申请者如果在司法复议中胜诉，可能会被判给诉讼过程中的律师费和其它相关费用。有些申请者可以自行完成司法复议。因为本指南并非诉讼指南，并不涉及司法复议的细节。考虑提出司法复议的申请者可以查找《信息自由法》中司法审查部分的规定[21]。
七. 1974年《隐私权法》
A． 1974年《隐私权法》的范围
1974年《隐私权法》提供了针对联邦机关滥用档案而侵犯隐私权的保护机制。总的来讲，本法允许公民了解联邦政府如何搜集、保存、使用和传播信息。本法同时还提供了公民个人了解个人信息，并对不准确和不完整的信息提出修改的渠道。
《隐私权法》适用于联邦政府行政机关所保存的个人信息。行政机关包括内阁部门，军队部门，国有企业，国有控股企业，独立监管机关和其它行政部门所建立的机关。《信息自由法》中所管辖的机关同样受《隐私权法》保护。通常，《隐私权法》并不适用于州、地方政府或者私有企业或者组织所保存的个人信息[22]。
《隐私权法》只保护美国公民以及合法取得永久居住权利的外国人。所以没有取得永久居住权利的外国人不能寻求《隐私权法》的保护。但是其可以通过《信息自由法》要求公开关于其自己的信息。
通常，《隐私权法》只适用于保存在某个档案系统的信息。“档案系统”是《隐私权法》所特有的一个概念并且需要进一步解释。
《隐私权法》将“档案”定义为机关所保存的关于公民个人的大部分信息。于公民的身份信息包括但是并不限教育背景、财政状况、医疗档案、刑事犯罪档案或者职业历史。“档案系统”是指能够通过姓名、社会保障号码或者分配给该公民的符号检索到其档案的系统。
有些个人信息是不保存在“档案系统”中的。虽然其检索途径可能适用于《信息自由法》，这些信息并不适用《隐私权法》。大部分政府文件中的个人信息都适用《隐私权法》。
《隐私权法》同时建立了对于联邦机关的总的档案管理要求。总的来讲，对于公民个人最相关的有五个要求。
第一， 每个机关必须建立允许公民个人查阅和复制关于其自己的信息的机制。公民个人可以寻求修正不准确、不相关、不及时或者不完整的信息。调查和更正档案是《隐私权法》中最重要的规定。本指南将详细描述公民个人如何行使这些权利。
第二， 每个机关必须发布通知公众所有的档案系统。该通知应该包括一个完整的对于人事信息档案保存政策，实践和系统的描述。这一要求避免了机关保留秘密档案系统。
第三， 每个机关必须尽可能保留正确的、相关的、及时的和完整的公民个人档案。除非法律明确规定或者通过公民个人或者相关的法律执行活动予以授权，机关不能保存公民个人如何行使其宪法第一修正案所赋予的权力的档案。
第四， 本法对于个人信息如何适用和披露作出了规定。本法规定用于某一用途而收集的信息未经许可不能用于其它用途。同时，本法还规定每个机关保存披露个人信息的档案。
第五， 本法为个人寻求法律保障其权力而提供相应的救济。另外，联邦工作人员违反本法律的，将可能受到刑事处罚。
B．《计算机匹配和隐私保护法》
1988年《计算机匹配和隐私保护法》通过增加对于电脑匹配的规定对于《隐私权法》作出修改。计算机匹配过程中的档案也会收到其他公开的要求。
计算机匹配是指为了决定是否符合联邦福利计划而通过计算机比较个人信息。如果《隐私权法》中的档案会在电脑匹配中使用，该电脑匹配项目必须符合《计算机匹配和隐私保护法》的规定。和联邦《隐私权法》档案相匹配的州或者地方政府的档案也将受到本法的限制。
总的来讲，涉及到联邦档案的匹配项目必须在信息提供者和接受者之间达成匹配协定。该匹配协定描述匹配的目的和程序已经如何保护匹配的信息。该协定将接受数据整合委员会的审批。所有涉及到信息匹配的机关必须建立数据整合委员会。
本法并没有对于公民个人寻求更正档案提供特殊的权力保护。《隐私权法》适用于对于联邦档案的匹配，而并不适用于州或者地方政府机关。有可能该权力会受州或者地方法律法规保护。机关在对于个人采取不利的行动之前必须通知该个人。公民个人必须有权力对该判定提出异议。通知和提出异议的权利适用于联邦政府或者州和地方政府的信息匹配行为。Public Law 101-508 Section 7201在正当程序通知要求之外增加了 时限的要求。
本法同时要求所有涉及到计算机信息匹配的联邦或者非联邦机关在对与公民采取不利行动之前要独立核实信息。这一要求旨在保护公民个人的权利免受专制的或者不公正的侵害。独立核实信息包括独立调查和确认信息。Public Law 101-508 同样修改了必要情况下的独立核实的要求。
1988年《计算机匹配和隐私保护法》原计划于1989年7月生效。Public Law 101-56 延迟了其对与大部分匹配项目的生效期限直至1990年1月1日。
C.确定档案
并没有针对个人的联邦政府档案目录。需要调查关于自己的信息档案的公民个人必须首先明确该档案隶属于哪一机关。通常，这并不困难。例如联邦政府的雇员知道雇主机关或者人事管理机关会保留其人事资料。
类似的，获得退伍军人福利的个人通常可以在退伍军人事务处理部门或国防部找到档案。 税务档案将由国内税收局保留，社会保障档案将由社保部门保留，护照档案将由国务院保留，等等。
对那些不确定需要哪些部门档案的人，可以寻求多个信息来源。第一，个人可以问一下可能保留档案的机关。 如果那个机关没有该档案，它将会告知申请者正确的机关。
第二，一个政府目录比如美国政府守则包括完整的联邦机关名单、机关功能的描述、机关办公室的地址[23]。 每个机关必须设立一个相关机关通常会保留相关档案。
第三，联邦信息中心可以帮助告知政府机关它们的功能和档案。那些由联邦勤务总署设立的中心，是关于联邦政府信息的票据交换所。 全国各地都有联邦信息中心。
第四，每两年，联邦公报的办公室公开出版发行一个所有机关的通知档案。那些通知包括每一个部门自己设立的档案系统完整的描述。汇编是对于联邦部门人事信息最完整参考[24]。 在汇编中出现的信息也在联邦公报中出现[25]。
《隐私权法》汇编很难查找和使用。其没有一个完整的索引。 它在一些联邦出借图书馆和联邦公报的网站查找到。 虽然汇编是最好的一个详细的信息来源，提出《隐私权法》要求之前不必先查阅汇编。 告知有档案的部门就已经足够。部门会使用申请者提供的信息，决定哪一个档案系统有被要求的文件。
通过《隐私权法》申请信息公开的个人能够帮助机关确定其申请信息的种类。 庞大的机关有成千上百种不同的档案系统。如果申请者是该机关的雇员，该机关福利项目的受益人或者和该机关有特殊关系的，其申请将会被处理得更迅速。
D.依《隐私权法》申请
依《隐私权法》申请的最快捷的方式就是明确档案的具体系统。该申请可以提交至系统管理员。这么做的人少之又少。相反的，很多人把他们的申请提交至拥有档案的最高机关或者该机关的《隐私权法》或《信息自由法》管理员。装有书面申请的信封应在其左下角标明“《隐私权法》或《信息自由法》申请”[26]。
依《隐私权法》档案申请有三个要件。第一，申请者必须说明申请是根据《隐私权法》提出的。 第二，申请者的信应该包括其的名字，地址，和签名。 第三，要求者应该明确的描述其申请的档案。附录 1 有一个《隐私权法》申请的范例。
申请查找关于自己的纪录的个人通常可以根据《隐私权法》和《信息自由法》提出申请。 详见这本指南的开头对适用哪一个法律的论述。
申请者者可以通过明确档案系统的种类来描述档案，描述其跟该机关的关系，或者要求所有的关于他的档案。要求越不具体，部门的处理会越慢。
申请者最好明确其申请纪录的种类。比如，查找自己的军队服役档案的个人应该明确其参军和服役地大致日期。 这样，国防部会知道用哪一些档案系统最可能有所申请的信息。申请公开档案的个人可以要求搜查外地办事处。如果没有特殊要求，部门不能搜查外地办事处的档案。
机关通常需要申请者在披露档案之前提供身份证明。各机关可能会有特殊的要求。有的机关接受签名，有的需要公正的签名或者申请者以负刑事责任进行担保。对于当面调取档案的申请者，标准化的个人身份证明足以。如果被申请的档案非常敏感，对于身份证明的要求会更加严格。
各个机关会通知申请者特殊身份证明要求。需要迅速获取档案的个人应该首先查阅机关规则或者咨询机关的《隐私权法》或《信息自由法》官员 如何提供充分的身份证明。
依照《隐私权法》申请公开信息的申请者可以带一个朋友或者亲属前来机关办公室。这种情况下，该机关可能会要求申请者签署一份书面声明授权同其在另一个人在场的时候讨论。
明知并且故意以虚假身份申请《隐私权法》信息公开的，属于刑事犯罪。通过《隐私权法》申请只能通过档案的主题来提出，并不能申请公开关于某个人的纪录。作为例外，父母双亲或者合法监护人可以代替未成年人或者不完整行为能力人提出信息公开申请。
E.费用
《隐私权法》规定只能收取复制档案的费用，不能收取检索档案以及审查该档案是否属于例外过程中产生的费用。这是和《信息自由法》的主要区别。根据《信息自由法》，有时将会对档案检索或者审查档案收取费用[27]。因此，申请者如果同时依据这两个法律提出信息公开申请，适用最低收费标准。
很多机关不会对复制《隐私权法》文件收取复印费，特别当文件很小的时候。如果申请费成为申请负担，申请者应该在申请信中解释，该机关可能会依据《隐私权法》豁免其申请费。
F．政府机关回复的要求
不同于《信息自由法》，《隐私权法》并没有限制政府机关回复申请者申请的期限。通常，机关会在10天之内通知申请者，并且在30天之内提供给其申请的档案。
很多机关处理《信息自由法》和《隐私权》法的人事是相同的。当有大量工作积压的时候，对于申请的回复会处理的较慢。事实上，申请者需要耐心，因为其并没有其他有效的办法。
机关通常会根据其收到申请的先后顺序处理申请。有些机关会加速处理紧急申请。申请者如果紧急需要该档案，应该咨询该机关的《信息自由法》或《隐私权法》如何申请加速处理申请。
G．《隐私权法》拒绝信息公开的原因
根据《隐私权法》，并不是所有的关于个人的档案都必须公开。很多信息会为了保护国家安全或者法律执行而被政府机关拒绝披露。
《隐私权法》的例外同《信息自由法》的例外不同。根据《信息自由法》，包含免予披露信息的文件将不会被予以公开。相反地，《隐私权法》例外仅仅适用于档案系统而不是单独的档案。在机关适用例外前，其必须声明该档案系统将会有免予公开的档案。
未经审查系统通知或者机关规章，很难判断某一档案是否适用《隐私权法》的例外而免于被披露。但是，所有符合要求的档案系统都属于例外而免于被披露。
因为大部分档案系统不属于例外，例外同大部分申请并不相关。同样，除有特殊原因外，机关也很少适用《隐私权法》的例外。因此，很多可以拒绝公开的信息最终会因申请而被披露。
因为《隐私权法》的例外很复杂同时也很少被适用，大部分申请者不需要考虑这部法律。关于这些例外的讨论是为了对于该法律的细节进行说明或者当机关拒绝披露该信息时有所指引。如果需要了解更多关于《隐私权法》例外，该申请者可以查阅该法律的相关章节。完整的《隐私权法》可以在本指南的附录中查找到[28]。
同《信息自由法》的另一个区别在于，《信息自由法》是一部公开法，符合其规定的例外的信息免于被公开。《隐私权法》对于公民个人纪录增加了很多独立的要求。一些档案系统免于公开的要求，但是没有一个系统免于所有的《隐私权法》要求。
比如，没有档案系统免于其公布的对于该系统描述的要求。所有的档案系统不能根据该机关之外的限制而免于公开。所有的档案系统都必须根据要求保管公开报告。所有的档案系统不能免于保护第一宪法修正案权利的要求。所有的档案系统必须确保其对外公开的信息的准确性、完整性、及时性和相关性。所有的机关必须对于档案系统进行正确的管理和监控。最后，《隐私权法》的刑事犯罪处罚的规定适用于每一个档案系统。
1.一般例外
《隐私权法》共有两类一般例外。第一类适用于所有中央情报局所保留的纪录。第二类适用于其主要功能涉及到刑法执行的机关的某些指定档案。刑法的执行机关的以下档案属于《隐私权法》的例外而免于被披露：（A）涉及到个人罪犯其身份信息、逮捕记录、对其的刑事处罚、判决，拘禁、释放、假释的信息；（B）关联到某个确定的个人的刑事调查记录；（C）关于某个处于被逮捕和被释放之间的个人的报告。
符合一般例外的档案系统可能会根据《信息自由法》而免于公开。查询途径和更正的规定是本法最重要的规定。公民个人无权依据《信息自由法》申请复制或者更正属于一般例外的档案。
在实践中，这些例外并不像看上去那么宽泛。大部分保存免于公开信息的机关会接受并且处理信息公开申请。这些申请会根据不同情况进行不同的处理。机关经常会公开一些不需要保护的信息。很多机关对于信息更正申请有类似的处理趋势。
申请者仍然可以向中央情报局或者执法部门提出信息公开申请。即使《隐私权法》的例外适用，档案的某些部分仍然根据《信息自由法》而公开。这也是公民个人在提交申请时应该同时援引两部法律的重要原因。
2.特殊例外
根据《隐私权法》规定，一共有七类适用于档案系统的例外。特殊例外相较于一般例外的数量要少很多。但是，属于特殊例外的档案很可能根据信息渠道和更正规定而免于公开。因为信息渠道和更正规定并不总是会适用，申请者依然可以提出信息公开申请。另外，《信息自由法》可以用来查找《隐私权法》规定免于公开的信息。
第一类特殊例外适用于包含为了保护国家防御和外交政策的机密信息的档案系统。机密信息依据《信息自由法》同样需要免于公开的信息通常根据两部法律都会属于例外情形而免于公开。
第二类特殊例外适用于包含法律执行的一般例外所不包括的为了执行法律而汇编的审查材料。如果拒绝公开该信息会侵害到联邦法律或者州法律赋予公民的合法权利、豁免或者福利，该特殊法律执行的例外应该受到限制。在这种情况下，除非公开该信息会违反秘密信息提供者和政府达成的不公开其身份的约定，该信息必须被予以公开。如果这些信息来于保密信息源，而且获取于《隐私权法》生效之前（1975年9月27日），默示的保密承诺就足以取得保护信息来源的许可[29]。
第三类特殊例外，适用于特工组织给美国总统和其他个人提供保护的档案系统。
第四类特殊例外，适用于法律规定的单纯用于数据统计的档案系统。
第五类特殊例外，适用于决定公民受联邦政府所雇佣、军事服务、联邦合同使用资格，以及能否获取这些保密信息的调查材料。但是，只有在当公开这些信息会揭露在保密承诺下提供信息的秘密信息源，该例外才可适用。
第六类特殊例外，适用于保存测试资料的信息纪录。但该例外仅限用于确定个人是否适用指派或进一步使用联邦服务的测试资料，而且公开该信息会有碍该测试的客观性或公平性。此例外有效地防止了雇用测试中使用的问题的泄密。
第七类特殊例外，适用于确定潜在军职晋升可能性的评估材料。只有当公开该材料将泄露在保密承诺下提供信息的秘密信息源身份时，该例外才可适用。
3.医疗纪录
保存于联邦政府医疗纪录，例如退伍军人医院的纪录，不适用《隐私权法》的例外条款。但《隐私权法》规定了一项特殊程序使得至少部分医疗档案受到类似例外条款的保护。
如果联邦政府认为有必要，它可以拒绝个人获取医疗档案的申请，其中也包括心理档案。政府通常会审查被申请的档案。如果政府认为不应该直接披露，它可以将信息公开给申请人选择的医师或其他人。
4.诉讼档案
《隐私权法》获取信息条款包含对于民事诉讼档案的一般限制条款。该法没有规定政府机构应披露在合理进行的民事诉讼或其他民事程序中生成的任何信息。此限制可像一项例外一样使用，但没有规定在使用此限制之前必须先行适用关于信息档案的法律例外。
H．对于拒绝获取信息申请的行政上诉程序
与《信息自由法》不同，《隐私权法》没有对于拒绝获取信息申请的行政上诉程序的条款。但是，许多政府机构允许拒绝获取信息申请者对《隐私权法》进行非司法上诉。《隐私权法》通常允许此类上诉，即使法律没有受理上诉的规定。这是因为许多申请者在进行申请时同时引用《信息自由法》和《隐私权法》条款。《信息自由法》特别规定了行政上诉，以及要求政府在《信息自由法》条款下受理此上诉。
当《隐私权法》信息获取申请被驳回时，政府机构通常会告知申请者其所有的上诉权。如果政府未将上诉权明示于驳回书上，申请者应向有关官员或者《信息自由法》官员询问。除非该政府机构另有程序，不然直接向政府机构负责人的上诉可以被该机构受理。
当《隐私权法》信息获取申请被驳回时，政府机构向申请人解释驳回的理由。该解释必须注明档案系统名称，以及说明何类例外适用于该档案。上诉可以基于档案不适用例外条款，包括：例外条款不能合理地适用于档案，或者例外条款适用于档案，但披露也不会损害法律保护的重要利益。
对该法律的上诉状包含三个要素。第一，上诉状必须注明是基于1974年《隐私权法》的上诉。如果申请信息获取时，申请人引用了《信息自由法》，那么上诉状也须注明该上诉基于《信息自由法》。其重要性在于《信息自由法》明文规定了上诉权。
第二，《隐私权法》上诉状必须注明具体驳回事项以及申请公开的档案。上诉状也必须解释驳回事由是不合理或不必要的原因。
第三，上诉状必须包含申请人的姓名与地址。为更有效申请，申请人可在上诉上提供电话号码。
上诉状示例见附录1
I．《隐私权法》下修改档案
该法在规定核查档案权之外还规定了一项重要权利。该法规定个人可以要求更正不正确、不关联、未更新或者不完全的档案。该权利令个人有权更正错误，也防止错误信息在政府机构中扩散，还防止错误信息对个人造成损害。
该修改权仅限于受《隐私权法》管辖的档案。另外，个人只得更正与自己有关联的档案之中的错误。FOIA规定下披露的档案不得以此修改权修改，除非该档案也受《隐私权法》管辖。无关档案或者关联到他人的档案不在此修改权范围之内，除非列于法律文档上的档案署名人要求修改。
修改申请必须为书面。虽然政府法规有详细的程序解释，但是这不代表该程序不复杂。修改申请信函一般递交给负责《隐私权法》或者《信息自由法》的政府官员，或者提交给负责载有错误信息的档案所属官方档案机构。申请信封必须左下角注明“隐私权法-修改申请”。
修改申请有五个基本要素。
第一，申请信必须标明该修改申请是基于1974年《隐私权法》。
第二，申请必须指明具体信息档案，以及具体要求修改的信息。申请中可以附带目标信息档案复印件。
第三，申请必须载明档案不正确，不关联，未更新或者不完整的原因。申请可包含用于证明上述事项的证据。
第四，如果是新信息或额外信息替换错误信息，申请必须说明具体信息内容。申请必须包含用于证明新信息或额外信息有效性的证据。如果需要删除错误信息，而不是补充或更正，申请者必须在申请上说明清楚该要求。
第五，申请必须包含申请人的姓名和地址。为更有效申请，申请人可在上诉上提供电话号码。
依据《隐私权法》的修改申请信示例见附录1。
J．上诉及政府回应
政府机构收到依据《隐私权法》的修改申请之后，必须在10日内（不包括周六，周日，及法定假日），告知相对人其收到申请。政府机构必须及时对申请做出裁决。
政府机构可自行申请修改。在这种情况下，政府必须告知曾经接受过该项档案披露的相对人该项更正。
如果政府机构拒绝修改，那么它必须要向申请人说明：（1）它拒绝修改的决定；（2）拒绝修改的原因；（3）对拒绝修改申请复议的程序。政府机构必须提供负责复议机构的名称和地址。
政府机构必须在30日内（不包括周六，周日，及法定假日），决定是否支持对拒绝申请修改的上诉，除非政府机构有理由要求延期。如果上诉被支持，那么档案就会被更正。
如果上诉被驳回，政府机构必须告知申请人其申请司法审查的权利。另外，若上诉被驳回申请人有权将在该政府文档中加入一直以来对申请修改的信息的异议。
异议被提交后，当政府机构披露争议信息时，政府机构必须标明该信息，并且提供该异议的复印件。政府机构也可附加其一直以来拒绝修改原因。政府机构必须向任何曾经接受过该项档案披露的相对人递交异议复印件。
K．司法诉讼
当政府机构拒绝档案获取申请或者档案修改申请时，相对人可依据《隐私权法》要求民事救济。如果政府机构未能维护档案的准确性、关联性时效性和完整性，个人可以起诉政府机构。因为这些都是对政府做出决定，尤其对个人不利的决定，公平性的必要保证。如果政府机构未能遵守隐私权法，而且对个人造成任何不利，个人也可起诉政府机构。
《隐私权法》保护有关联邦政府机构保存的个人档案的各种权利。最重要的权利包括档案审查权和档案修改权。其他权利也在该法律中被提及，还有一些权利存在于该法律条款中。大多数权利可以成为诉讼标的。
个人起诉政府机构，可在其居住地或档案所在地的联邦地区法院，或者哥伦比亚特区提起诉讼。诉讼时效为2年，从可以提起诉讼时起算。
大多个人起诉案件需要律师的协助。提起诉讼并实质地获胜的个人，可获得合理的律师费及合理的诉讼费赔偿。一些申请人可以不需要律师协助，自行起诉。因为本文不是诉讼指导，所以就不介绍有关司法上诉程序的具体事项。任何人想要依据《隐私权法》提起诉讼，可以先从该法律的民事救济章节开始阅读。
附录
附录 1. 申请信与上诉信样本
A.《信息自由法》的申请信
机关总管（或者《信息自由法》官员）
机关姓名
机关地址
城市，州，邮政编码
关于：信息自由法的申请
尊敬的______：
本函是基于《信息自由法》的申请。
本人申请提供下列文件的副本（或者包含下列信息的文本）：（尽可能确切的指明文件与信息）。
为了帮助决定本人的状态，以达到决定费用的适用性之目的，您应当知道本人是（插入适当的申请者和申请目的的描述）。
【申请者描述样本】：
与________报纸（杂志，电视台等）合作的新闻媒体的代表，且本申请作为新闻收集而非商业用途而制作。
与教育或者非商业性的科学机构合作，且本申请为了学术或者科学目的而非商业用途而制作。
个人为了个人用途、非商业用途而搜寻信息。
与私人公司合作并为了公司业务用途而搜寻信息。
【可选】本人愿意为本申请支付最高为____美元的费用。若您预计到费用会超过该上限，请先行通知本人。
【可选】本人申请撤销本申请所产生的所有费用。向本人披露所申请的信息属于公共利益范畴，因为该信息可能会对公众了解有关政府运作或行为有显著贡献，且它并不主要属于本人的商业利益范围。【加入具体的细节，包括申请者将如何为了公益散播所申请的信息。】
【可选】本人申请所搜寻的信息以电子格式提供，本人想通过个人电脑硬盘（或者CD光盘）收取信息。
【可选】本人要求本人的申请得到加急处理，因为________。【加入关于 “紧迫的需要”的具体细节，比如作为一些“主要涉足于传播信息”的人，以及有关 “告知公众有关实际的或者声称的联邦政府行为的急迫性”的具体内容。】
【可选】本人还附上了电话号码，若有必要，可以通过该号码于________时间段联系本人，商讨申请的情况。
感谢对本申请的考虑。
此致，
姓名
地址
城市，州，邮政编码
电话号码
【可选】
A. 信息自由法的上诉信
机关总管或者上诉受理官员
机关名称
机关地址
城市，州，邮政编码
关于：信息自由法的上诉
尊敬的______：
本函是基于信息自由法的上诉。
__年__月__日（日期），本人基于《信息自由法》申请相关文件。 该申请的受理代码如下：________。__年__月??__日（日期），本人收到一封由______（官员姓名）签署的信件，对本人的申请做出了回复。对该申请的拒绝处理，本人提出上诉。
【可选】本人在信封中附了该回复信件。
【可选】根据《信息自由法》，未被准许申请的文件必须披露，因为（提供你希望代理总管或者上诉受理官员在裁判你上诉的时候考虑的细节）。
【可选】针对拒绝本人撤销费用申请的决定，提出上诉。本人认为有权撤销费用。向本人披露所申请的信息属于公共利益范畴，因为该信息可能会对公众了解有关政府运作或行为有显著贡献，且它并不主要属于本人的商业利益范围。【加入具体的细节】
【可选】针对要求本人支付审查费用的决定，提出上诉。本人并非为了商业用途搜寻文件。【提供具体细节】
【可选】针对要求本人为该申请支付检索和/或审核费用的决定，提出上诉。本人系搜寻作为新闻收集的部分而非商业用途信息的新闻媒体代表。
【可选】针对要求本人为该申请支付检索和/或审核费用的决定，提出上诉。本人系为了学术目的搜寻信息的教育机构代表。
【可选】针对要求本人接受纸质或者硬皮书格式的搜寻信息的决定，提出上诉。本人所申请的信息由代理人以电子的形式、格式保存于个人电脑的硬盘中（或者CD光盘中）。
【可选】本人还附上了电话号码，若有必要，可以通过该号码于________时间段联系本人，商讨本上诉的情况。
感谢对本上诉的考虑。
此致，
姓名
地址
城市，州，邮政编码
电话号码
【可选】
B. 《隐私权法》的使用申请信
隐私权法或信息自由法官员
机关名称
机关地址
城市，州，邮政编码
关于：《隐私权法》和《信息自由法》的使用申请
尊敬的______：
此函是基于《1974隐私权法》和《信息自由法》的申请。
本人申请一份贵代理人保存的有关本人档案（或者明确指明档案）的副本。
【可选】为了便于您锁定本人的档案，本人已与贵代理有如下联系：（提及工作申请，雇佣期间，贷款或者所申请的代理项目等等）。
【可选】本人愿意为本申请支付最高为____美元的费用。若您预计到费用会超过该上限，请先行通知本人。
【可选】信封中有核实本人身份的（佐证签字或者其他指明身份的文件）。
【可选】本人还附上了电话号码，若有必要，可以通过该号码于________时间段联系本人，商讨本申请的情况。
感谢对本申请的考虑。
此致，
姓名
地址
城市，州，邮政编码
电话号码
【可选】
D. 隐私权法调档驳回申诉
机构负责人 或者 上诉受理官员
机构名称
机构地址
城市，州，邮编
关于《隐私权法》和《信息自由法》调档申请驳回的上诉
尊敬的______：
兹对于基于隐私权法和信息自由法驳回本人调档申请的上诉。
日期……，根据1974年的隐私权法本人申请调取档案XXX。调档申请受理确认号如下：____日期______，本人获得了某某官员签署的调档申请回复信。对于该拒绝调档申请的决定，本人在此提出上诉。
调档申请回复信复印件随此文件附上。
我有权调取我所申请的档案，具体缘由如下：（请提供会让受理官员偏向于你的有利信息 或者翻译为 请提供对于受理官员做出有利上诉判决具有考量性的各种资料信息）
此上诉同时基于《信息自由法》。请提供任何基于《信息自由法》的补充资料。
如因审理需要，请在______之间通过以下的电话号码联系本人。
感谢受理此上诉。
此致，
姓名
地址
城市，州，邮编
电话号码
E．隐私权法下修改档案的申请
受理基于《隐私权法》以及《信息自由法》的申诉的官员机构名称
机构地址
城市，州，邮编
关于隐私权法下修改档案的申请
尊敬的______：
本人根据隐私权法申请修改在你处保管的本人的档案资料。
本人确认以下信息资料有误：（描述有误的信息，尽量详细）。
此信息不准确/不相关/时间有误/不完整，具体缘由如下（请提供会让受理官员偏向于你的有利信息）
附上证明该信息有误的文件复印件。
如因审理需要，请在____________之间通过以下的电话号码联系本人。
本人申请删除该信息/将该信息修改为：。
此致，
姓名
城市，州，邮编
电话号码
F．隐私权法下拒绝档案修改的上诉
受理基于隐私权法以及信息自由法申诉的官员
机构名称
机构地址
城市，州，邮编
关于隐私权法下拒绝档案修改的上诉
尊敬的______：
此关于拒绝本人档案修改的上诉基于隐私权法。
日期______，我申请修改本人的档案信息，申请受理确认号为：______日期______，某某官员告知申请被驳回。在此，本人对于以上驳回决定提起上诉。
该驳回决定有误，具体缘由如下（请提供会让受理官员偏向于你的有利信息）
附上额外的证据证明该档案有误，因而本人的修改申请是正当的。
如因审理需要，请在____________之间通过以下的电话号码联系本人。
感谢对此上诉的受理。
此致，
姓名
地址
城市，州，邮编
电话
附录2. 《信息自由法》的国会文献参考目录
国会听证会、报告、文件和出版物
（依照出版日期先后排序）
注意：大多数出版物已经绝版。所有的国会出版物可以在全国的所有的联邦寄存图书馆查找到。
1964
Senate Committee on the Judiciary. Clarifying and Protecting the Right of the Public to Information and for Other Purposes. S. Rept. 1219, 88th Congress, 2d Session. 1964.
Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information. Hearings, 98th Congress, 1st Session. 1964.
1965
House Committee on Government Operations. Federal Public Records Law. Hearings, 89th Congress, 2d Session. 1965.
Senate Committee on the Judiciary. Administrative Procedure Act. Hearings, 89th Congress, 1st Session. 1965.
Senate Committee on the Judiciary. Clarifying and Protecting the Right of the Public to Information, and for Other Purposes. S. Rept. 813, 89th Congress, 1st Session. 1965.
1966
House Committee on Government Operations. Clarifying and Protecting the Right of the Public to Information. H. Rept. 1497, 89th Congress, 2d Session. 1966.
1967
House Committee on the Judiciary. Codification of Public Law 89-487. H. Rept. 125, 90th Congress, 1st Session. 1967.
Senate Committee on the Judiciary. Amending Section 552 of Title 5,
United States Code. S. Rept. 248, 90th Congress, 1st Session. 1967.
1968
House Committee on Government Operations. Freedom of Information
Act (Compilation and Analysis of Departmental Regulations Implementing
5 U.S.C. 552). Committee print, 90th Congress, 2d Session. 1968.
Senate Committee on the Judiciary. The Freedom of Information Act
(Ten Months Review). Committee print, 90th Congress, 2d Session. 1968.
1972
House Committee on Government Operations. Administration of the Freedom of Information Act. H. Rept. 92-1419, 92nd Congress, 2d Session. 1972.
House Committee on Government Operations. Sale or Distribution of Mailing Lists By Federal Agencies. Hearings, 92nd Congress, 2d Session.
1972.
House Committee on Government Operations. U.S. Government Information Policies and Practices--Administration and Operation of the Freedom of Information Act. (Parts 4-6). Hearings, 92nd Congress, 2d Session. 1972.
House Committee on Government Operations. U.S. Government Information Policies and Practices--Security Classification Problems Involving Subsection (b)(1) of the Freedom of Information Act. (Part 7). Hearings, 92nd Congress, 2d Session. 1972.
1973
House Committee on Government Operations. Availability of Information to Congress. Hearings, 93rd Congress, 1st Session. 1973.
House Committee on Government Operations. Executive Classification of Information--Security Classification Problems Involving Exemption (b)(1) of the Freedom of Information Act (5 U.S.C. 552). H. Rept. 93-221, 93rd Congress, 1st Session. 1973.
House Committee on Government Operations. The Freedom of Information Act. Hearings, 93rd Congress, 1st Session. 1973.
Senate Committee on Government Operations and Committee on the Judiciary. Executive Privilege, Secrecy in Government, Freedom of Information. Hearings, 93rd Congress, 1st Session. 1973.
1974
House Committee on Government Operations. Amending Section 552 of
Title 5, United States Code, Known as the Freedom of Information Act.
H. Rept. 93-876, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
House Committee on Government Operations. Amending the Freedom of Information Act to Require that Information Be Made Available to Congress. H. Rept. 93-990, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
House Committee on Government Operations. Security Classification Reform. Hearings, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
House of Representatives. Message from the President of the United
States. Vetoing H.R. 12471, Amend Freedom of Information Act. H. Doc.
93-383. 93rd Congress, 2d Session. 1974.
House/Senate Committee of Conference. Freedom of Information Act
Amendments. H. Rept. 93-1380 or S. Rept. 93-1200, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on the Judiciary. Amending the Freedom of Information Act. S. Rept. 93-854, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Act Source Book: Legislative Materials, Cases, Articles. S. Doc. 93-82, 93rd Congress. 2d Session. 1974.
1975
House Committee on Government Operations and Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Act and Amendments of 1974 (Public Law 93-502). Source Book: Legislative History, Texts, and Other Documents. Joint committee print, 94th Congress, 1st Session. 1975.
1977
House Committee on Government Operations. Business Record Exemption of the Freedom of Information Act. Hearings, 95th Congress, 1st Session. 1977.
Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Act. Hearings, 95th Congress, 1st Session. 1977.
1978
House Committee on Government Operations. FBI Compliance with the Freedom of Information Act. Hearing, 95th Congress, 2d Session. 1978.
House Committee on Government Operations. Freedom of Information Act Requests for Business Data and Reverse-FOIA Lawsuits. H. Rept. 95-1382, 95th Congress, 2d Session. 1978.
Senate Committee on the Judiciary. The Erosion of Law Enforcement Intelligence and Its Impact on the Public Security. Committee print,95th Congress, 2d Session. 1978.
Senate Committee on the Judiciary. The Erosion of Law Enforcement
Intelligence and Its Impact on the Public Security. Hearings, 95th Congress, 1st and 2d Sessions. 1977-1978.
1979
House Committee on Government Operations. Security Classification
Exemption to the Freedom of Information Act. Hearing, 95th Congress, 1st Session. 1979.
1980
House Permanent Select Committee on Intelligence. Impact of the
Freedom of Information Act and the Privacy Act on Intelligence Activities. Hearing, 96th Congress, 1st Session. 1980.
Senate Committee on Governmental Affairs. Oversight of the Administration of the Federal Freedom of Information Act. Hearings, 96th Congress, 2d Session. 1980.
Senate Committee on the Judiciary. Agency Implementation of the 1974 Amendments to the Freedom of Information Act. Committee print, 95th Congress, 2d Session. 1980.
1981
House Committee on Government Operations. Freedom of Information Act Oversight. Hearings, 97th Congress, 1st Session. 1981.
House Committee on Government Operations. The Freedom of Information Act: Central Intelligence Agency Exemptions. Hearings, 96th Congress, 2d Session. 1981.
House Committee on Government Operations. The Freedom of Information Act: Federal Law Enforcement Implementation. Hearing, 96th Congress, 1st Session. 1981.
1982
Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Act. Hearings, 97th Congress, 1st Session. 1982.
Senate Committee on the Judiciary. The Freedom of Information Reform Act. S. Rept. 97-690, 97th Congress, 2d Session. 1982.
1983
&am, p;am, p;nb, sp; Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Reform Act. S. Rept. 98-221, 98th Congress, 1st Session. 1983.
1984
Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Reform Act. Hearings, 98th Congress, 1st Session. 1984.
1985
House Committee on Government Operations. The Freedom of Information Reform Act. Hearings, 98th Congress, 2d Session. 1985.
, , , ,
Senate Committee on the Judiciary. Amendments to the Freedom of
Information Act. Hearing, 98th Congress, 2d Session. 1985.
1986
House Committee on Government Operations. Freedom of Information
Act Amendments of 1986. Hearing, 99th Congress, 2d Session. 1986.
House Committee on Government Operations. Freedom of Information Act Amendments of 1986. H. Rept. 99-832, 99th Congress, 2d Session. 1986.
1988
House Committee on Government Operations. FOIA: Alternate Dispute Resolution Proposals. Hearings, 100th Congress, 1st Session. 1988.
1989
Senate Committee on the Judiciary. The Freedom of Information Act. Hearing, 100th Congress, 2d Session. 1989.
1990
House Committee on Government Operations. Federal Information Dissemination Policies and Practices. Hearings, 101st Congress, 1st Session. 1990.
House Committee on Government Operations. Paperwork Reduction and Federal Information Resources Management Act of 1990. H. Rept. 101-927, 101st Congress, 2d Session. 1990.
1991
House Committee on Government Operations, Creative Ways of Using and Disseminating Federal Information. Hearings, 102d Congress, 1st and 2d Sessions. 1991, 1992.
1992
House Committee on Government Operations. Assassination Materials
Disclosure Act of 1992. H. Rept. 102-624 Part 1, 102d Congress, 2d Session. 1992.
House Committee on the Judiciary. Assassination Materials Disclosure Act of 1992. Hearing, 102d Congress, 2d Session. 1992.
House Committee on the Judiciary. Assassination Materials Disclosure Act of 1992. H. Rept. 102-624 Part 2, 102d Congress, 2d Session. 1992.
Senate Committee on Governmental Affairs. The Assassination Materials Disclosure Act of 1992. Hearing, 102d Congress, 2d Session.
1992.
Senate Committee on Governmental Affairs. Assassination Materials Disclosure Act of 1992. S. Rept. 102-328, 102d Congress, 2d Session. 1992.
1993
House Committee on Government Operations. Assassination Materials
Disclosure Act of 1992. Hearings, 103d Congress, 2d Session. 1993.
Senate Committee on the Judiciary. The Electronic Freedom of Information Improvement Act. Hearing, 103d Congress, 2d Session. 1993.
1994
House Committee on Government Operations. The Effectiveness of Public Law 102-526, The President John F. Kennedy Assassination Records Collection Act of 1992. Hearing, 103d Congress, 1st Session. 1994.
Senate Committee on the Judiciary. Electronic Freedom of Information Improvement Act of 1994. S. Rept. 103-365, 103d Congress, 2d Session. 1994.
1996
Senate Committee on the Judiciary. Electronic Freedom of Information Improvement Act of 1995. S. Rept. 104-272, 104th Congress, 2d Session. 1996.
House Committee on Government Reform and Oversight. Electronic Freedom of Information Amendments of 1996. H. Rept. 104-795, 104th Congress, 2d Session. 1996.
1998
House Committee on Government Reform and Oversight. Implementation of the Electronic Freedom of Information Act Amendments of 1996: Is Access to Government Information Improving? Hearing, 105th Congress, 2d Session. 1998.
1999
House Committee on Government Reform. H.R. 88, Regarding Research Data Available Under the Freedom of Information Act. Hearing, 106th Congress, 1st Session. 1999.
2000
House Committee on Government Reform. Agency Response to the Electronic Freedom of Information Act. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
2005
Senate Committee on the Judiciary. Openness in Government and Freedom of Information: Examining the OPEN Government Act of 2005. Hearing, 109th Congress, 1st Session. 2005.
House Committee on Government Reform. Information Policy in the 21st Century--A Review of FOIA. Hearing, 109th Congress, 1st Session. 2005.
附录3. 国会有关《1974年隐私权法》出版物之书目
（Appendix 3. Bibliography of Congressional Publications on the Privacy Act of 1974）
国会听证记录、报告、文件、印刷品（CONGRESSIONAL HEARINGS, REPORTS, DOCUMENTS, AND PRINTS）
按出版先后次序排列(LISTED CHRONOLOGICALLY BY PUBLICATION DATE)
注意：大多数出版物已经绝版。所有的国会出版物可以在全国的所有的联邦寄存图书馆查找到。
1972
House Committee on Government Operations. Records Maintained By Government Agencies. Hearings, 92nd Congress, 2d Session. 1972.
1974
House Committee on Government Operations. Access to Records. Hearings, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
House Committee on Government Operations. Federal Information Systems and Plans--Federal Use and Development of Advanced Information Technology. Hearings, 93rd Congress, 1st and 2d Sessions. 1973-1974.
House Committee on Government Operations. Privacy Act of 1974. H. Rept. 93-1416, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on Government Operations. Protecting Individual Privacy in Federal Gathering, Use and Disclosure of Information. S. Rept. 93-1183, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on Government Operations. Materials Pertaining to S. 3418 and Protecting Individual Privacy in Federal Gathering, Use and Disclosure of Information. Committee print, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on Government Operations and Committee on the Judiciary. Privacy: The Collection, Use, and Computerization of Personal Data. Joint hearings, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on the Judiciary. Federal Data Banks and Constitutional Rights. [Summary.] Committee print, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on the Judiciary. Federal Data Banks and Constitutional Rights. Committee print, 93rd Congress, 2d Session. 1974. 6 v.
1975
House Committee on Government Operations. Central Intelligence Agency Exemption in the Privacy Act of 1974. Hearings, 94th Congress, 1st Session. 1975.
House Committee on Government Operations. Implementation of the Privacy Act of 1974: Data Banks. Hearing, 94th Congress, 1st Session. 1975.
1976
House Committee on Government Operations. Notification to Victims of Improper Intelligence Agency Activities. Hearings, 94th Congress, 2d Session. 1976.
Senate Committee on Government Operations and House Committee on
Government Operations. Legislative History of the Privacy Act of 1974, S. 3418 (Public Law 93-579): Source Book on Privacy. Joint committee print, 94th Congress, 2d Session. 1976.
1977
Senate Committee on Governmental Affairs and House Committee on Government Operations. Final Report of the Privacy Protection Study
Commission. Joint hearing, 95th Congress, 1st Session. 1977.
1978
House Committee on Government Operations. Privacy and Confidentiality Report and Final Recommendations of the Commission on Federal Paperwork. Hearing, 95th Congress, 1st Session. 1978.
House Committee on Government Operations. Right to Privacy Proposals of the Privacy Protection Study Commission. Hearings, 95th Congress, 2d Session. 1978.
1980
House Committee on Government Operations. Federal Privacy of Medical Information Act. H. Rept 96-832 Part 1, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Government Operations. Privacy of Medical Records. Hearings, 96th Congress, 1st Session. 1980.
House Committee on Government Operations. Public Reaction to Privacy Issues. Hearing, 96th Congress, 1st Session. 1980.
House Committee on Interstate and Foreign Commerce. Federal Privacy of Medical Information Act. H. Rept 96-832 Part 2, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Ways and Means. Description and Brief Analysis of H.R. 5935, Federal Privacy of Medical Information Act. Committee print, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Ways and Means. Federal Privacy of Medical Information Act. Hearing, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Ways and Means. Federal Privacy of Medical Information Act, H.R. 5935. Committee print, 96th Congress, 2d Session. 1980.
1981
House Committee on Government Operations. Confidentiality of Insurance Records. Hearings, 96th Congress, 1st and 2d Sessions. 1981.
House Committee on Government Operations. Debt Collection Act of 1981. Hearing, 97th Congress, 1st Session. 1981.
House Committee on Government Operations. Privacy Act Amendments. H. Rept. 97-147 Part 1, 97th Congress, 1st Session. 1981.
1983
House Committee on Government Operations. Oversight of the Privacy Act of 1974. Hearings, 98th Congress, 1st Session. 1983.
House Committee on Government Operations. Who Cares About Privacy?
Oversight of the Privacy Act of 1974 by the Office of Management and Budget and by the Congress. H. Rept. 98-455, 98th Congress, 1st Session. 1983.
Senate Committee on Governmental Affairs. Oversight of Computer Matching to Detect Fraud and Mismanagement in Government Programs. Hearings, 97th Congress, 2d Session. 1983.
1984
House Committee on Government Operations. Privacy and 1984: Public
Opinions on Privacy Issues. Hearing, 98th Congress, 1st Session. 1984.
Senate Committee on Governmental Affairs. Computer Matching: Taxpayer Records. Hearing, 98th Congress, 2d Session. 1984.
1986
Senate Committee on Governmental Affairs. Computer Matching and Privacy Protection Act of 1986. Hearing, 99th Congress, 2d Session. 1986.
1987
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Act of 1987. Hearing, 100th Congress, 1st Session. 1987.
1988
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Act of 1988. H. Rept. 100-802, 100th Congress, 2d Session. 1988.
1990
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Amendments of 1990. Hearing, 101st Congress, 2d Session. 1990.
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Amendments of 1990. H. Rept. 101-768, 101st Congress, 2d Session. 1990.
House Committee on Government Operations. Data Protection, Computers, and Changing Information Practices. Hearing, 101st Congress, 2d Session. 1990.
1991
House Committee on Government Operations. Domestic and International Data Protection Issues. Hearing, 102d Congress, 1st Session. 1991.
1992
House Committee on Government Operations. Designing Genetic Information Policy: The Need for an Independent Policy Review of the Ethical, Legal, and Social Implications of the Human Genome Project. H. Rept. 102-478, 102d Congress, 2d Session. 1992.
2000
House Committee on Government Reform. H.R. 4049, To Establish the Commission for the Comprehensive Study of Privacy Protection. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
House Committee on Government Reform. H.R. 220, The Freedom and Privacy Restoration Act. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
House Committee on Government Reform. The Privacy Act and the Presidency. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
附录4. 国会以外有关如何适用《信息自由法》和《隐私权法》之书目选
（Appendix 4. Select Bibliography of Non-Congressional Materials on Using the Freedom of Information Act and Privacy Act of 1974）
注：以下资料每隔一段时间可能被更新或出版新的版本，所以以下书目是在本《指南》更新时已有的最新版。这些资料有的是发表在万维网上，有的资料要向出版社购买，如果是司法部的出版物，可以向政府印刷局的政府出版物主管购买。
Burt A. Braverman, Frances J. Chetwynd, and Harry A. Hammitt, Getting and Protecting Competitive Business Information: A Business Guide to Using the Freedom of Information Act (Management Concepts, Inc., 1997).
Harry A. Hammitt, ed, Litigation Under the Federal Open Government Laws 2004 (Electronic Privacy Information Center, 2004).
National Security Archive, “How to Make a FOIA Request,”available at http://www.gwu.edu/nsarchiv/nsa/foia/howtofoia.html.
James T. O'Reilly, Federal Information Disclosure, 3d edition, 2 vols. (West Group, 2000 with pocket updates).
Public Citizen, Freedom of Information Clearinghouse,``Introduction to the Freedom of Information Act'' and other resources, available at http://www.citizen.org/litigation/free--info/.
Reporters Committee for Freedom of the Press, How to Use the Federal FOI Act (9th ed., June 2004); purchase and other information available at http://www.rcfp.org/foi.html.
U.S. Department of Justice, ``Department of Justice Freedom of Information Act Reference Guide'' (April 2005 edition), available at
http://www.usdoj.gov/04foia/referenceguidemay99.htm.
U.S. Department of Justice, Office of Information and Privacy, Freedom of Information Case List (May 2002 edition), available at http://www.usdoj.gov/04foia/cl-tofc.html.
U.S. Department of Justice, Office of Information and Privacy, Freedom of Information Act Guide and Privacy Act Overview (May 2004 edition), Guide available at http://www.usdoj.gov/oip/foi-act.htm and Overview, available at http://www.usdoj.gov/04foia/04--7--1.html.
附件5. 《信息自由法》中文翻译全文
《美国法典》第五编
第一章 - - 机构概要
第五节 - - 行政
第二小节 - - 行政程序
第552条 ：公共信息； 机构条款，意见，指令，档案以及诉讼。
（a）每个行政机构依照规定，需要提供以下公共信息：
（1）每个行政机构需要在联邦公报中分别阐述和发行相关指导---
（A）关于组织核心的说明和创建地点，员工（统一服务，成员），公众从何处何地获取信息，提交以及答复或者提供意见；
（B）关于部门如何运作的一般过程以及方法，其中包括可实行的正式和非正式的种类和条件；
（C）程序规则，框架说明是可提供的，以及所有内容，包括纸张，报告，调查。
（D）适用性的实质条款需要由法律明文规定，对于一般政策适用性的阐述和解释需要有相关机构发布；同时
（E）每个对于先前的解释，修正，废除。
对于某些需要在联邦登记处公布但还未公布的信息内容，任何人不得以任何方式要求利用此信息内容，也不得使任何人受该信息内容的负面影响，除非此人已及时得到确切的关于使用此信息内容之条件的通知。某些对于相关人士应予以获取的信息内容，在得到联邦登记处主任的批准后，应视为已在联邦登记处公布。
（2）每个机构发布的规则都可以提供给公共进行检查及复制---
（A）案件判决当中的最终意见，包括支持和反对的意见，以及命令；
（B）相关机构适用但并未发布在联邦公报的政策阐述和解释；
（C）对公共中个体有影响的行政员工指南以及员工说明；
（D）向（3）小节中任何个体发布的正式和非正式的档案，因为种类的问题，机构的决定成为了或者很有可能成为后来答复的内容；和
（E）小节（D）中档案的总目录；
除非这些资料正确的出版并且可以购买。对于在1996年11月1日之前产生的记录，在产生一年之后，每个机构应当提供这些资料，其中包括电脑电信，或电脑电信还有在该机构中建立，则用其它的电子手段。为了清楚避免对于隐私权的侵犯，当相关机构提供出版的意见，政策说明，解释，员工指南，说明，以及在小节（D）提到的档案，应当删除能够识别个体的信息。然而，在每个个案中，删除的正当理由都会有书面的完全解释，删除的程度也会在报告的一部分中阐述，除非该阐述会破坏小节（b）中所保护的利益。若实际可行，删除的程度会在删除档案中指出。每个机构应当保持并提供在1967年7月4日之后的公共机构发布的问题来并提供公共审查及复制。除非出版的索引和补充材料应经出版于联邦公报使得再次出版不实际，每个机构应当正确并及时出版和分发（出售或其它）。每个机构应当用电脑电信提供使索引链接到小节（E），该信息应当在1999年12月31日之前。只有在下列情况下，最终指令，意见，政策声明，解释以及员工指南和说明中会影响公共个体而作为先例用来引用---
（i）被编入索引并且可以提供公众使用或出版；或
（ii）一方被实际的及时的告知。
（3）（A）除按（a）分节第（1）、（2）款规定提供公众利用的档案及(a)分节第(3)款（E）分款规定的情况以外，每一机关在收到要求提供档案的申请时，必须对任何人迅速提供他所需要的档案，但公众的申请必须：（i）合理地说明所需要的档案；（ii）符合机关公布的法规中规定的时间、地点、费用（如果有的话）和应当遵守的程序。
（B）依据本款要求，为使公众获取信息，各机关应以任何申请人要求的形式或格式提供文件，如果该文件易于以该形式或格式复制的话。各机关应尽适当的努力维持文件的形式或格式的原样。
（C）在尽量不妨碍自动化信息系统运行的基础上，各机关应尽适当的努力去查找电子形式或格式的文件。
（D）本款中的“查找”一词是指用手工或自动的方法查找机关的材料，以发现申请人需要的材料。
（E）依据本款条款，隶属于情报机构的机关或机关中的个别部门【该定义见1947年国家安全法第3（4）节条款】，不对以下机构开放信息----
（i） 除州、地方、联邦、美国地区或及其属下的分部门以外的任何政府实体；
（ii）条款（i）所指的政府实体的代理机构。
（4）（A）（i）为执行本法律的规定，各机关应按照通知和收集公众评论程序颁布法规，具体规定适用于操作的处理信息申请的收费表，并设立放弃与减免收费的程序与准则。收费表的标准应符合行政管理与预算局局长按照通知和收集公众评论程序制定的指导方针，该方针必须规定一个统一的标准，以适用于一切机关的收费。
（ii）机关制定的法规中必须规定----
（I） 如果要求的文件是用于商业目的，文件的查找、复制和审查的收费应限于合理的标准价格；
（II）如果文件用于非商业目的，而是用于教育或非盈利的科学机构（其目的是用于学术或科学研究方面）或新闻媒体的代理机构，文件复制的收费应限于合理的标准价格；
（III）不属于（I）或（II）类要求，文件查找与复制的收费应限于合理的标准价格。
（iii）如果信息的公开有利于公众的利益，便于他们更能了解政府的活动与运行，而不仅仅只具有商业利益的话，机关应以不收取任何费用或低于第（ii）条收费标准的价格将文件提供给公众。
（iv）价目表应规定只收取查找、复制或审查的直接成本费用，审查成本费用应只包括依据本法律，机关确定该文件是否须开放的初检及依据本法律，机关收回豁免开放部分的文件的直接成本费用。审查费用不应包括解决依据本法律处理公众信息申请过程中引起的法律或政策问题的任何成本费用。依据本法律，任何机关不得在以下情况收取任何费用----
（I）如果按常规的方法收款或得到该款的手续，所花的费用等于甚至超过应收的金额，或者
（II）依本分款中款项（ii）中的（II）或（III）提出的信息申请，属于可在2小时以内完成查找或复制的信息在100页以内的。
（v）任何机关不得预先收取任何费用，除非申请人以前有过未及时付费档案，或收费超过250美元的。
（vi）本分款中的任何一条都不得替代某一法律对特殊类型文件规定的收费标准。
（vii）法院对申请人关于本法律规定的放弃收费所提起的任何诉讼，应重新审理，但法院对案件的审查不能超过机关的档案。
（B）原告起诉时，原告居住、商务所在地或机关文件所在地的美国地区法院或哥伦比亚特区法院有管辖权禁止机关封锁机关的档案，并可命令机关提供任何不正当地对原告封锁的机关档案。对这类案件，法院应重新审理，可以不公开地审查该机关档案的内容，以决定该档案或其中任何部分，是否确实属于本法律（b）分节中所规定的豁免范围，该机关是否应承担其行动的责任。除了对其它事宜给予足够重视之外，对于机关就依据(a)分节第（2）款（C）分款、（b）分节的技术可行性及(a)分节第（3）款（B）分款中提及的可复制性所作出的决定的证明书，法院也应该给予足够的重视。
（C）不论法律有任何其它规定，被告在收到原告根据本法律（a）分节提出的任何控诉后的30天内，必须作出答复或答辩，除非法院基于正当理由，另有其它指示时例外。
（D）【依公法98-620号予以撤消】
（E）根据本法律的规定提起的诉讼案件，如果原告已经实质上胜诉，法院可以判决美国负担合理的律师费用，和由案件产生的其它合理的诉讼费用。
（F）当法院命令对原告提交任何不适当地封锁的机关档案，并判决美国负担合理的律师费和其它诉讼费用时，如果法院另外又发出一个书面的裁定，指出封锁档案的情况产生，机关工作人员的封锁行为是否属于专横的或任性的行为时，特别律师必须迅速采取行动，以确定对拒绝提供文件负主要责任的官员或职员，是否需要采取纪律制裁，特别律师在调查和考虑提交的证据以后，必须向有关机关的行政当局提出自己的结论和建议，并将该结论和建议的副本送交应负责任的官员或职员或其代理人。行政当局应采取特别律师建议的矫正措施。
（G）如果发生不服从法院命令的情况，地区法院对负责任的职员可以科处藐视法庭罪，如果是穿制服的机关，则处罚其负责的成员。
（5）有一名以上工作人员的政府机关应保管好每次会议中每个成员的最后表决的档案，以备公众检查。
（6）（A）各机关，对于依据（a）分节第（1）、（2）或（3）款提出的任何文件申请，应----
（i）在收到任何这样申请后的20天内（星期六、日和法定节假日除外）确定是否同意满足这样的申请，并应立即通知申请人机关的决定、作出该决定的理由、以及申请人对该决定不服时，有权向机关首长申诉；
（ii）机关在接到这样的申诉后，必须在20天内（星期六、日与法定节假除外）作出决定，在申诉时，如果原来拒绝提供文件的决定得到全部或部分的维持，机关应告知申请人对该决定可依（a）分节第（4）款规定申请司法审查。
（B）（i）在本分款规定的特别情况下，分款（A）中的条款（i）、（ii）规定的时间期限可延长，通过书面通知文件申请人说明延期的理由及预定作出决定的日期（一般不得延长10个工作日，除非是遇到如本分款第（ii）条所提及的情况）。
（ii）就依据分款（A）下条款（i）的规定而做出的延长时间期限的书面通知，如果机关不能在条款（i）规定的时间期限内处理申请的话，机关应在该书面通知中，告知申请人并提供申请人一个机会，让其限定申请范围，以便机关可以在限定期限内完成处理工作，或提供申请人一个机会，使之可与机关商定安排一个处理申请（或修正后申请）的时间期限的机会。如果要求者不同意合理修正申请或协商安排时间期限，机关可将之作为决定其是否属于分款(C)所提及的“特殊情况”之一。
（iii）本分款所说的“特殊情况”，仅限于适当处理特殊的申请时合理的需要，即：
（I）处理该申请的机关需要从远离本机关的地方设施或其它的组织中，查找或收集所申请的文件；
（II）需要查找、收集与适当审查的是个人要求的不同类别的大批量文件；
（III）需要同决定该项申请有重大利益关系的其它机关进行尽可能快的协商或者机关内部两个或两个以上的组成单位之间有重大的管辖利益，需要尽可能快的协商。
（iv） 各机关可按照通知和收集公众评论程序颁布规章，规定如果机关认为这样的申请实际上是同一性质的申请，这种申请又符合本分款提及的特殊情况，且这些申请的文件又都是明显相关的话, 可对一个或多个申请人提出的申请进行汇集。多种不相关的文件申请不在汇集之列。
(C)(i) 依据本法律（a）分节第（1）（2）或（3）款条款，向任何机关申请文件的人，在机关不遵守本款规定的可实行的时间期限时，视为已经穷尽行政救济。如果机关能证明有特殊情况存在，且机关正在作出应有的努力以满足申请人的要求的话，法院可以保留管辖权，并允许机关延长时间以完成文件的审查，一旦机关决定提供所申请的文件要求，文件须马上提供给文件申请人。拒绝依据本法(a)分节提出信息申请的任何通知书上，都应指明各负责做出此决定的人员的姓名、职称或职务。
(ii) 本分款提到的“特殊情况”不包括由可预见的依据本法律公众对机关的文件申请量所引起的延误，除非机关能证明正积极地在减少积压的未解决的文件申请。
(iii) 如果文件申请人不接受机关合理地修正申请的范围或另外安排期限来处理申请（或修正过的申请）的建议，机关应将之作为本分款所考虑的一个“特殊情况”。
(D)(i) 各机关可按照通知和收集公众评论程序颁布规章，规定在考虑处理申请的工作量或时间量（或两者兼而有之）的情况下以多轨的方式去处理文件申请。
(ii) 依据本分款公布的条例，机关须提供给那些不适合以最快速度多轨处理的申请人一个机会，让其限定要求范围，以便机关能较快地处理申请。
(iii) 本分款的规定不应影响分款（C）中所规定的机关应作的努力。
(E)(i) 各机关应按照通知和收集公众评论程序颁布规章，规定对以下文件申请应加速处理----
(I) 由文件申请人证明这是一个紧迫性需求；
(II) 由机关确定的其他情况。
(ii) 除了(i) 条款的规定外，本分款颁布的规章还应保证----
(I) 机关应于10日内作出是否加速处理文件申请的决定，并在此期限内通知文件申请人；与
(II) 对申请人就机关作出的是否加速处理信息的决定而提出的行政诉讼做出迅速的补救。
(III) 只要可行，机关就应尽快处理本机关依据本分款的规定批准的可加速处理的文件申请，拒绝或未及时答复加速文件申请人的，将依据本法令（a）分节第（4）款条款受到司法审查，司法审查的判决应依据机关的文件而作出。
(iv) 一旦机关给加速处理文件申请人一个完整答复后，美国地区法院就不具备审查该机关拒绝加速办理文件申请的管辖权。
(v) 在本分款中，“紧迫性需求”是指----
(I) 若不加速处理文件申请的话，可能会危及个人的生命或人身安全；或
(II) 由主要从事向公众传播有关联邦政府活动的信息、紧急情况等工作的人员所作出的文件申请。
(vi) 申请加速文件处理的人员应以保证书作出证明，证明他的申请是真实与准确的。
(F) 在完全或部分拒绝文件申请时,机关应尽适当的努力，估算出拒绝文件申请的数量,并把这一估算告知文件申请人, 除非提供这一估算会损害(b)分节豁免保护的利益。
(b) 本法律不适用于下述文件：
（1）（A）为了国防或外交政策的利益，依据总统颁发的行政命令规定的标准，特别授权保密的文件；（B）依据这样的行政命令实际上已经划定为保密的文件；
（2）纯属机关内部人事规则和制度；
（3）法律（不包括本法律552b在内）明文规定豁免公开的文件，但该项法律必须：（A）规定文件对公众保密的方式如此严格，以致机关没有自由裁量权力；（B）对应予保密的文件规定特定的标准，或列举应予保密的文件的特定的种类；
（4）商业秘密和从个人处所得到的应保密的商业或金融信息；
（5）机关以外的当事人和机关进行诉讼时，在法律上不能利用的机关内部或机关之间的备忘录或函件；
（6）公开后，会明显侵犯个人隐私权的人事、医疗档案及类似档案；
（7）对于为执法目的而建的文件或信息，只在下述情况之下才可以不公开这类执法的档案或信息：（A）可以合理地预期会干扰执法程序；（B）会剥夺一个人的公正的审判或公平的裁决；（C）可以合理地预期会构成不正当地侵犯个人的隐私权；（D）可以合理地预期会暴露秘密的信息来源，包括州、地方政府、外国的机构或机关、或任何私人组织在秘密的基础上提供信息的情况在内；以及在刑事侦查中，刑事执法机关根据秘密来源编制的档案或信息，或者合法地执行国家安全情报调查的机构由秘密来源所提供的信息；（E）可能泄漏执法的调查或追诉技术和程序，或者在这项公开可以合理地预期会发生逃避法律情况时，泄漏执法的调查或追诉的行动纲领；（F）可以合理地预期会危害任何个人的生命或人身安全的文件或信息；
（8）负责管理或监督金融机构的机关所编制的或使用的检查、业务或情况的报告；
（9）关于油井的地质的和地球物理的信息和资料，包括地图在内。
在删去本分节豁免公布的部分后，任何文件的可以合理分割的部分，都应向公众开放，并应在公布的文件部分上作出删除标识，除非做出这样的标识会危害本分节豁免保护的利益，如果技术允许，删去信息的数量应于被删处标出。
(c)（1）当一个申请涉及到取得（b）分节第（7）款（A）分款的档案，而且：
(A) 调查或处理程序涉及到可能违反刑法，以及
(B) 有足够的理由相信：（i）调查或程序的对象不知道程序正在进行之中，（ii）暴露档案的存在有理由预料会干扰执法的程序。在这种情况存在的期间，而且只能在此期间，机关可以认为这些档案不适用本法律的规定。
（2）一个执行刑法的机关，用告密者的姓名或个人特征制作的告密档案，被第三者根据告密者的姓名或个人特征申请得到这项档案时，机关可以认为这些档案不适用本法律的规定，除非告密者的身份已经公开地被承认为告密者时例外。
（3）当被申请的文件涉及到联邦调查局保持的关于外国间谍、反间谍或国际恐怖主义，而且这类档案的存在已经按照本法律（b）分节第（1）款的规定划分为保密的文件时，在这项文件仍然属于保密事项期间，联邦调查局可以认为这些档案不适用本节的规定。
(d) 除本法律有特别的规定外，不得以本法为由拒绝或限制向公众提供档案，本法也不允许对国会拒绝提供信息。
(e)（1）各机关应于每年的二月一日或以前，向美国司法部部长递交前一年的财务年度报告，报告的内容应包括----
(A) 对依据本法律（a）分节向本机关提出的文件申请，该机关作出拒绝的次数及每次拒绝的理由；
(B)(i) 根据（a）分节第（6）款提出申诉的人共提出多少次申诉及申诉的结果如何，每次申诉中拒绝提供信息的理由；和
(ii) 依据（b）分节第（3）款的规定，机关拒绝提供信息所参照的法规名单，法院是否支持机关参照此类法规拒绝提供信息的决定的说明，并简要介绍机关拒绝提供的信息的范围；
(C) 自前一年9月30日起本机关信息申请未处理数及拖延未处理的平均天数；
(D) 机关收到的处理信息申请数及机关实际处理数；
(E) 机关处理不同类别信息申请的平均天数；
(F) 机关为处理信息申请而募集的经费总数；
(G) 机关内依据本法令处理信息申请的全职工作人员数及用于处理文件申请的经费总支出。
（2）各机关应通过计算机远程通讯手段或通过其他电子手段向公众公布该报告。
（3）美国司法部部长应使已通过电子手段公布的报告可在单层电子存取系统上获取，美国司法部长应于每年的四月一日前，通知众议院政府改革与监督委员会及国务院、参议院司法委员会的主席和高层官员，通知他们可通过电子设备获取此报告。
（4）美国司法部部长应在与行政管理与预算局局长协商的情况下，于1997年10月1日前对本分节要求的报告进展情况作汇报并对报告工作做好指导。如果司法部部长认为有必要，可对此报告提出补充要求。
（5）美国司法部部长应于每一日历年的四月一日或以前递交一份年度报告，该报告应包括上一日历年依据本法律公众所作信息申请案例数及豁免信息申请数，豁免信息案例的处理情况，根据（a）分节第(4)款（E）、（F）、（G）分款负担的支出和费用及罚款金额。此报告还应包括介绍司法部为鼓励机关遵守此法律而付出的努力。
(f) 本法律中某些名词的释义----
（1）正如本章第551（1）条中所定义的，“机关”是指任何行政部门，军事部门，政府公司、政府控股的公司，或政府行政部门所属的其它机构（包括总统行政办公室），或任何独立的管制机构；
（2）“文件”及其他在本法律中使用的与信息有关的名词，是指机关所保持的符合本法律要求的各种格式（包括电子格式）的任何信息。
(g) 在遵循本法律（b）分节的豁免规定下，各机关首长应为信息申请人准备及公布有关的参考资料、信息指南，包括----
（1）机关所有的主要信息系统索引；
（2）机关所有的主要信息文件定位系统介绍；
（3）依照本法律及美国法典第44篇第35章法律而制定的可从本机关获取的各种类型的公共信息指南。
附录6. 《隐私权法》中文翻译 （略）
1974年12月31日，美国参众两院通过了《隐私权法》（The Privacy Act），1979年，美国第96届国会修订《联邦行政程序法》时将其编入《美国法典》第五编“政府组织与雇员”，形成第552a条。
, sp; Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Reform Act. S. Rept. 98-221, 98th Congress, 1st Session. 1983.
1984
Senate Committee on the Judiciary. Freedom of Information Reform Act. Hearings, 98th Congress, 1st Session. 1984.
1985
House Committee on Government Operations. The Freedom of Information Reform Act. Hearings, 98th Congress, 2d Session. 1985.
Senate Committee on the Judiciary. Amendments to the Freedom of
Information Act. Hearing, 98th Congress, 2d Session. 1985.
1986
House Committee on Government Operations. Freedom of Information
Act Amendments of 1986. Hearing, 99th Congress, 2d Session. 1986.
House Committee on Government Operations. Freedom of Information Act Amendments of 1986. H. Rept. 99-832, 99th Congress, 2d Session. 1986.
1988
House Committee on Government Operations. FOIA: Alternate Dispute Resolution Proposals. Hearings, 100th Congress, 1st Session. 1988.
1989
Senate Committee on the Judiciary. The Freedom of Information Act. Hearing, 100th Congress, 2d Session. 1989.
1990
House Committee on Government Operations. Federal Information Dissemination Policies and Practices. Hearings, 101st Congress, 1st Session. 1990.
House Committee on Government Operations. Paperwork Reduction and Federal Information Resources Management Act of 1990. H. Rept. 101-927, 101st Congress, 2d Session. 1990.
1991
House Committee on Government Operations, Creative Ways of Using and Disseminating Federal Information. Hearings, 102d Congress, 1st and 2d Sessions. 1991, 1992.
1992
House Committee on Government Operations. Assassination Materials
Disclosure Act of 1992. H. Rept. 102-624 Part 1, 102d Congress, 2d Session. 1992.
House Committee on the Judiciary. Assassination Materials Disclosure Act of 1992. Hearing, 102d Congress, 2d Session. 1992.
House Committee on the Judiciary. Assassination Materials Disclosure Act of 1992. H. Rept. 102-624 Part 2, 102d Congress, 2d Session. 1992.
Senate Committee on Governmental Affairs. The Assassination Materials Disclosure Act of 1992. Hearing, 102d Congress, 2d Session.
1992.
Senate Committee on Governmental Affairs. Assassination Materials Disclosure Act of 1992. S. Rept. 102-328, 102d Congress, 2d Session. 1992.
1993
House Committee on Government Operations. Assassination Materials
Disclosure Act of 1992. Hearings, 103d Congress, 2d Session. 1993.
Senate Committee on the Judiciary. The Electronic Freedom of Information Improvement Act. Hearing, 103d Congress, 2d Session. 1993.
1994
House Committee on Government Operations. The Effectiveness of Public Law 102-526, The President John F. Kennedy Assassination Records Collection Act of 1992. Hearing, 103d Congress, 1st Session. 1994.
Senate Committee on the Judiciary. Electronic Freedom of Information Improvement Act of 1994. S. Rept. 103-365, 103d Congress, 2d Session. 1994.
1996
Senate Committee on the Judiciary. Electronic Freedom of Information Improvement Act of 1995. S. Rept. 104-272, 104th Congress, 2d Session. 1996.
House Committee on Government Reform and Oversight. Electronic Freedom of Information Amendments of 1996. H. Rept. 104-795, 104th Congress, 2d Session. 1996.
1998
House Committee on Government Reform and Oversight. Implementation of the Electronic Freedom of Information Act Amendments of 1996: Is Access to Government Information Improving? Hearing, 105th Congress, 2d Session. 1998.
1999
House Committee on Government Reform. H.R. 88, Regarding Research Data Available Under the Freedom of Information Act. Hearing, 106th Congress, 1st Session. 1999.
2000
House Committee on Government Reform. Agency Response to the Electronic Freedom of Information Act. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
2005
Senate Committee on the Judiciary. Openness in Government and Freedom of Information: Examining the OPEN Government Act of 2005. Hearing, 109th Congress, 1st Session. 2005.
House Committee on Government Reform. Information Policy in the 21st Century--A Review of FOIA. Hearing, 109th Congress, 1st Session. 2005.
附录3. 国会有关《1974年隐私权法》出版物之书目
（Appendix 3. Bibliography of Congressional Publications on the Privacy Act of 1974）
国会听证记录、报告、文件、印刷品（CONGRESSIONAL HEARINGS, REPORTS, DOCUMENTS, AND PRINTS）
按出版先后次序排列(LISTED CHRONOLOGICALLY BY PUBLICATION DATE)
注意：大多数出版物已经绝版。所有的国会出版物可以在全国的所有的联邦寄存图书馆查找到。
1972
House Committee on Government Operations. Records Maintained By Government Agencies. Hearings, 92nd Congress, 2d Session. 1972.
1974
House Committee on Government Operations. Access to Records. Hearings, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
House Committee on Government Operations. Federal Information Systems and Plans--Federal Use and Development of Advanced Information Technology. Hearings, 93rd Congress, 1st and 2d Sessions. 1973-1974.
House Committee on Government Operations. Privacy Act of 1974. H. Rept. 93-1416, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on Government Operations. Protecting Individual Privacy in Federal Gathering, Use and Disclosure of Information. S. Rept. 93-1183, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on Government Operations. Materials Pertaining to S. 3418 and Protecting Individual Privacy in Federal Gathering, Use and Disclosure of Information. Committee print, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on Government Operations and Committee on the Judiciary. Privacy: The Collection, Use, and Computerization of Personal Data. Joint hearings, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on the Judiciary. Federal Data Banks and Constitutional Rights. Summary. Committee print, 93rd Congress, 2d Session. 1974.
Senate Committee on the Judiciary. Federal Data Banks and Constitutional Rights. Committee print, 93rd Congress, 2d Session. 1974. 6 v.
1975
House Committee on Government Operations. Central Intelligence Agency Exemption in the Privacy Act of 1974. Hearings, 94th Congress, 1st Session. 1975.
House Committee on Government Operations. Implementation of the Privacy Act of 1974: Data Banks. Hearing, 94th Congress, 1st Session. 1975.
1976
House Committee on Government Operations. Notification to Victims of Improper Intelligence Agency Activities. Hearings, 94th Congress, 2d Session. 1976.
Senate Committee on Government Operations and House Committee on
Government Operations. Legislative History of the Privacy Act of 1974, S. 3418 (Public Law 93-579): Source Book on Privacy. Joint committee print, 94th Congress, 2d Session. 1976.
1977
Senate Committee on Governmental Affairs and House Committee on Government Operations. Final Report of the Privacy Protection Study
Commission. Joint hearing, 95th Congress, 1st Session. 1977.
1978
House Committee on Government Operations. Privacy and Confidentiality Report and Final Recommendations of the Commission on Federal Paperwork. Hearing, 95th Congress, 1st Session. 1978.
House Committee on Government Operations. Right to Privacy Proposals of the Privacy Protection Study Commission. Hearings, 95th Congress, 2d Session. 1978.
1980
House Committee on Government Operations. Federal Privacy of Medical Information Act. H. Rept 96-832 Part 1, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Government Operations. Privacy of Medical Records. Hearings, 96th Congress, 1st Session. 1980.
House Committee on Government Operations. Public Reaction to Privacy Issues. Hearing, 96th Congress, 1st Session. 1980.
House Committee on Interstate and Foreign Commerce. Federal Privacy of Medical Information Act. H. Rept 96-832 Part 2, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Ways and Means. Description and Brief Analysis of H.R. 5935, Federal Privacy of Medical Information Act. Committee print, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Ways and Means. Federal Privacy of Medical Information Act. Hearing, 96th Congress, 2d Session. 1980.
House Committee on Ways and Means. Federal Privacy of Medical Information Act, H.R. 5935. Committee print, 96th Congress, 2d Session. 1980.
1981
House Committee on Government Operations. Confidentiality of Insurance Records. Hearings, 96th Congress, 1st and 2d Sessions. 1981.
House Committee on Government Operations. Debt Collection Act of 1981. Hearing, 97th Congress, 1st Session. 1981.
House Committee on Government Operations. Privacy Act Amendments. H. Rept. 97-147 Part 1, 97th Congress, 1st Session. 1981.
1983
House Committee on Government Operations. Oversight of the Privacy Act of 1974. Hearings, 98th Congress, 1st Session. 1983.
House Committee on Government Operations. Who Cares About Privacy?
Oversight of the Privacy Act of 1974 by the Office of Management and Budget and by the Congress. H. Rept. 98-455, 98th Congress, 1st Session. 1983.
Senate Committee on Governmental Affairs. Oversight of Computer Matching to Detect Fraud and Mismanagement in Government Programs. Hearings, 97th Congress, 2d Session. 1983.
1984
House Committee on Government Operations. Privacy and 1984: Public
Opinions on Privacy Issues. Hearing, 98th Congress, 1st Session. 1984.
Senate Committee on Governmental Affairs. Computer Matching: Taxpayer Records. Hearing, 98th Congress, 2d Session. 1984.
1986
Senate Committee on Governmental Affairs. Computer Matching and Privacy Protection Act of 1986. Hearing, 99th Congress, 2d Session. 1986.
1987
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Act of 1987. Hearing, 100th Congress, 1st Session. 1987.
1988
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Act of 1988. H. Rept. 100-802, 100th Congress, 2d Session. 1988.
1990
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Amendments of 1990. Hearing, 101st Congress, 2d Session. 1990.
House Committee on Government Operations. Computer Matching and Privacy Protection Amendments of 1990. H. Rept. 101-768, 101st Congress, 2d Session. 1990.
House Committee on Government Operations. Data Protection, Computers, and Changing Information Practices. Hearing, 101st Congress, 2d Session. 1990.
1991
House Committee on Government Operations. Domestic and International Data Protection Issues. Hearing, 102d Congress, 1st Session. 1991.
1992
House Committee on Government Operations. Designing Genetic Information Policy: The Need for an Independent Policy Review of the Ethical, Legal, and Social Implications of the Human Genome Project. H. Rept. 102-478, 102d Congress, 2d Session. 1992.
2000
House Committee on Government Reform. H.R. 4049, To Establish the Commission for the Comprehensive Study of Privacy Protection. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
House Committee on Government Reform. H.R. 220, The Freedom and Privacy Restoration Act. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
House Committee on Government Reform. The Privacy Act and the Presidency. Hearing, 106th Congress, 2d Session. 2000.
附录4. 国会以外有关如何适用《信息自由法》和《隐私权法》之书目选
（Appendix 4. Select Bibliography of Non-Congressional Materials on Using the Freedom of Information Act and Privacy Act of 1974）
注：以下资料每隔一段时间可能被更新或出版新的版本，所以以下书目是在本《指南》更新时已有的最新版。这些资料有的是发表在万维网上，有的资料要向出版社购买，如果是司法部的出版物，可以向政府印刷局的政府出版物主管购买。
Burt A. Braverman, Frances J. Chetwynd, and Harry A. Hammitt, Getting and Protecting Competitive Business Information: A Business Guide to Using the Freedom of Information Act (Management Concepts, Inc., 1997).
Harry A. Hammitt, ed, Litigation Under the Federal Open Government Laws 2004 (Electronic Privacy Information Center, 2004).
National Security Archive, “How to Make a FOIA Request,”available at http://www.gwu.edu/nsarchiv/nsa/foia/howtofoia.html.
James T. O'Reilly, Federal Information Disclosure, 3d edition, 2 vols. (West Group, 2000 with pocket updates).
Public Citizen, Freedom of Information Clearinghouse,``Introduction to the Freedom of Information Act'' and other resources, available at http://www.citizen.org/litigation/free--info/.
Reporters Committee for Freedom of the Press, How to Use the Federal FOI Act (9th ed., June 2004); purchase and other information available at http://www.rcfp.org/foi.html.
U.S. Department of Justice, ``Department of Justice Freedom of Information Act Reference Guide'' (April 2005 edition), available at
http://www.usdoj.gov/04foia/referenceguidemay99.htm.
U.S. Department of Justice, Office of Information and Privacy, Freedom of Information Case List (May 2002 edition), available at http://www.usdoj.gov/04foia/cl-tofc.html.
U.S. Department of Justice, Office of Information and Privacy, Freedom of Information Act Guide and Privacy Act Overview (May 2004 edition), Guide available at http://www.usdoj.gov/oip/foi-act.htm and Overview, available at http://www.usdoj.gov/04foia/04--7--1.html.
附件5. 《信息自由法》中文翻译全文
《美国法典》第五编
第一章 - - 机构概要
第五节 - - 行政
第二小节 - - 行政程序
第552条 ：公共信息； 机构条款，意见，指令，档案以及诉讼。
（a）每个行政机构依照规定，需要提供以下公共信息：
（1）每个行政机构需要在联邦公报中分别阐述和发行相关指导---
（A）关于组织核心的说明和创建地点，员工（统一服务，成员），公众从何处何地获取信息，提交以及答复或者提供意见；
（B）关于部门如何运作的一般过程以及方法，其中包括可实行的正式和非正式的种类和条件；
（C）程序规则，框架说明是可提供的，以及所有内容，包括纸张，报告，调查。
（D）适用性的实质条款需要由法律明文规定，对于一般政策适用性的阐述和解释需要有相关机构发布；同时
（E）每个对于先前的解释，修正，废除。
对于某些需要在联邦登记处公布但还未公布的信息内容，任何人不得以任何方式要求利用此信息内容，也不得使任何人受该信息内容的负面影响，除非此人已及时得到确切的关于使用此信息内容之条件的通知。某些对于相关人士应予以获取的信息内容，在得到联邦登记处主任的批准后，应视为已在联邦登记处公布。
（2）每个机构发布的规则都可以提供给公共进行检查及复制---
（A）案件判决当中的最终意见，包括支持和反对的意见，以及命令；
（B）相关机构适用但并未发布在联邦公报的政策阐述和解释；
（C）对公共中个体有影响的行政员工指南以及员工说明；
（D）向（3）小节中任何个体发布的正式和非正式的档案，因为种类的问题，机构的决定成为了或者很有可能成为后来答复的内容；和
（E）小节（D）中档案的总目录；
除非这些资料正确的出版并且可以购买。对于在1996年11月1日之前产生的记录，在产生一年之后，每个机构应当提供这些资料，其中包括电脑电信，或电脑电信还有在该机构中建立，则用其它的电子手段。为了清楚避免对于隐私权的侵犯，当相关机构提供出版的意见，政策说明，解释，员工指南，说明，以及在小节（D）提到的档案，应当删除能够识别个体的信息。然而，在每个个案中，删除的正当理由都会有书面的完全解释，删除的程度也会在报告的一部分中阐述，除非该阐述会破坏小节（b）中所保护的利益。若实际可行，删除的程度会在删除档案中指出。每个机构应当保持并提供在1967年7月4日之后的公共机构发布的问题来并提供公共审查及复制。除非出版的索引和补充材料应经出版于联邦公报使得再次出版不实际，每个机构应当正确并及时出版和分发（出售或其它）。每个机构应当用电脑电信提供使索引链接到小节（E），该信息应当在1999年12月31日之前。只有在下列情况下，最终指令，意见，政策声明，解释以及员工指南和说明中会影响公共个体而作为先例用来引用---
（i）被编入索引并且可以提供公众使用或出版；或
（ii）一方被实际的及时的告知。
（3）（A）除按（a）分节第（1）、（2）款规定提供公众利用的档案及(a)分节第(3)款（E）分款规定的情况以外，每一机关在收到要求提供档案的申请时，必须对任何人迅速提供他所需要的档案，但公众的申请必须：（i）合理地说明所需要的档案；（ii）符合机关公布的法规中规定的时间、地点、费用（如果有的话）和应当遵守的程序。
（B）依据本款要求，为使公众获取信息，各机关应以任何申请人要求的形式或格式提供文件，如果该文件易于以该形式或格式复制的话。各机关应尽适当的努力维持文件的形式或格式的原样。
（C）在尽量不妨碍自动化信息系统运行的基础上，各机关应尽适当的努力去查找电子形式或格式的文件。
（D）本款中的“查找”一词是指用手工或自动的方法查找机关的材料，以发现申请人需要的材料。
（E）依据本款条款，隶属于情报机构的机关或机关中的个别部门【该定义见1947年国家安全法第3（4）节条款】，不对以下机构开放信息----
（i） 除州、地方、联邦、美国地区或及其属下的分部门以外的任何政府实体；
（ii）条款（i）所指的政府实体的代理机构。
（4）（A）（i）为执行本法律的规定，各机关应按照通知和收集公众评论程序颁布法规，具体规定适用于操作的处理信息申请的收费表，并设立放弃与减免收费的程序与准则。收费表的标准应符合行政管理与预算局局长按照通知和收集公众评论程序制定的指导方针，该方针必须规定一个统一的标准，以适用于一切机关的收费。
（ii）机关制定的法规中必须规定----
（I） 如果要求的文件是用于商业目的，文件的查找、复制和审查的收费应限于合理的标准价格；
（II）如果文件用于非商业目的，而是用于教育或非盈利的科学机构（其目的是用于学术或科学研究方面）或新闻媒体的代理机构，文件复制的收费应限于合理的标准价格；
（III）不属于（I）或（II）类要求，文件查找与复制的收费应限于合理的标准价格。
（iii）如果信息的公开有利于公众的利益，便于他们更能了解政府的活动与运行，而不仅仅只具有商业利益的话，机关应以不收取任何费用或低于第（ii）条收费标准的价格将文件提供给公众。
（iv）价目表应规定只收取查找、复制或审查的直接成本费用，审查成本费用应只包括依据本法律，机关确定该文件是否须开放的初检及依据本法律，机关收回豁免开放部分的文件的直接成本费用。审查费用不应包括解决依据本法律处理公众信息申请过程中引起的法律或政策问题的任何成本费用。依据本法律，任何机关不得在以下情况收取任何费用----
（I）如果按常规的方法收款或得到该款的手续，所花的费用等于甚至超过应收的金额，或者
（II）依本分款中款项（ii）中的（II）或（III）提出的信息申请，属于可在2小时以内完成查找或复制的信息在100页以内的。
（v）任何机关不得预先收取任何费用，除非申请人以前有过未及时付费档案，或收费超过250美元的。
（vi）本分款中的任何一条都不得替代某一法律对特殊类型文件规定的收费标准。
（vii）法院对申请人关于本法律规定的放弃收费所提起的任何诉讼，应重新审理，但法院对案件的审查不能超过机关的档案。
（B）原告起诉时，原告居住、商务所在地或机关文件所在地的美国地区法院或哥伦比亚特区法院有管辖权禁止机关封锁机关的档案，并可命令机关提供任何不正当地对原告封锁的机关档案。对这类案件，法院应重新审理，可以不公开地审查该机关档案的内容，以决定该档案或其中任何部分，是否确实属于本法律（b）分节中所规定的豁免范围，该机关是否应承担其行动的责任。除了对其它事宜给予足够重视之外，对于机关就依据(a)分节第（2）款（C）分款、（b）分节的技术可行性及(a)分节第（3）款（B）分款中提及的可复制性所作出的决定的证明书，法院也应该给予足够的重视。
（C）不论法律有任何其它规定，被告在收到原告根据本法律（a）分节提出的任何控诉后的30天内，必须作出答复或答辩，除非法院基于正当理由，另有其它指示时例外。
（D）【依公法98-620号予以撤消】
（E）根据本法律的规定提起的诉讼案件，如果原告已经实质上胜诉，法院可以判决美国负担合理的律师费用，和由案件产生的其它合理的诉讼费用。
（F）当法院命令对原告提交任何不适当地封锁的机关档案，并判决美国负担合理的律师费和其它诉讼费用时，如果法院另外又发出一个书面的裁定，指出封锁档案的情况产生，机关工作人员的封锁行为是否属于专横的或任性的行为时，特别律师必须迅速采取行动，以确定对拒绝提供文件负主要责任的官员或职员，是否需要采取纪律制裁，特别律师在调查和考虑提交的证据以后，必须向有关机关的行政当局提出自己的结论和建议，并将该结论和建议的副本送交应负责任的官员或职员或其代理人。行政当局应采取特别律师建议的矫正措施。
（G）如果发生不服从法院命令的情况，地区法院对负责任的职员可以科处藐视法庭罪，如果是穿制服的机关，则处罚其负责的成员。
（5）有一名以上工作人员的政府机关应保管好每次会议中每个成员的最后表决的档案，以备公众检查。
（6）（A）各机关，对于依据（a）分节第（1）、（2）或（3）款提出的任何文件申请，应----
（i）在收到任何这样申请后的20天内（星期六、日和法定节假日除外）确定是否同意满足这样的申请，并应立即通知申请人机关的决定、作出该决定的理由、以及申请人对该决定不服时，有权向机关首长申诉；
（ii）机关在接到这样的申诉后，必须在20天内（星期六、日与法定节假除外）作出决定，在申诉时，如果原来拒绝提供文件的决定得到全部或部分的维持，机关应告知申请人对该决定可依（a）分节第（4）款规定申请司法审查。
（B）（i）在本分款规定的特别情况下，分款（A）中的条款（i）、（ii）规定的时间期限可延长，通过书面通知文件申请人说明延期的理由及预定作出决定的日期（一般不得延长10个工作日，除非是遇到如本分款第（ii）条所提及的情况）。
（ii）就依据分款（A）下条款（i）的规定而做出的延长时间期限的书面通知，如果机关不能在条款（i）规定的时间期限内处理申请的话，机关应在该书面通知中，告知申请人并提供申请人一个机会，让其限定申请范围，以便机关可以在限定期限内完成处理工作，或提供申请人一个机会，使之可与机关商定安排一个处理申请（或修正后申请）的时间期限的机会。如果要求者不同意合理修正申请或协商安排时间期限，机关可将之作为决定其是否属于分款(C)所提及的“特殊情况”之一。
（iii）本分款所说的“特殊情况”，仅限于适当处理特殊的申请时合理的需要，即：
（I）处理该申请的机关需要从远离本机关的地方设施或其它的组织中，查找或收集所申请的文件；
（II）需要查找、收集与适当审查的是个人要求的不同类别的大批量文件；
（III）需要同决定该项申请有重大利益关系的其它机关进行尽可能快的协商或者机关内部两个或两个以上的组成单位之间有重大的管辖利益，需要尽可能快的协商。
（iv） 各机关可按照通知和收集公众评论程序颁布规章，规定如果机关认为这样的申请实际上是同一性质的申请，这种申请又符合本分款提及的特殊情况，且这些申请的文件又都是明显相关的话, 可对一个或多个申请人提出的申请进行汇集。多种不相关的文件申请不在汇集之列。
(C)(i) 依据本法律（a）分节第（1）（2）或（3）款条款，向任何机关申请文件的人，在机关不遵守本款规定的可实行的时间期限时，视为已经穷尽行政救济。如果机关能证明有特殊情况存在，且机关正在作出应有的努力以满足申请人的要求的话，法院可以保留管辖权，并允许机关延长时间以完成文件的审查，一旦机关决定提供所申请的文件要求，文件须马上提供给文件申请人。拒绝依据本法(a)分节提出信息申请的任何通知书上，都应指明各负责做出此决定的人员的姓名、职称或职务。
(ii) 本分款提到的“特殊情况”不包括由可预见的依据本法律公众对机关的文件申请量所引起的延误，除非机关能证明正积极地在减少积压的未解决的文件申请。
(iii) 如果文件申请人不接受机关合理地修正申请的范围或另外安排期限来处理申请（或修正过的申请）的建议，机关应将之作为本分款所考虑的一个“特殊情况”。
(D)(i) 各机关可按照通知和收集公众评论程序颁布规章，规定在考虑处理申请的工作量或时间量（或两者兼而有之）的情况下以多轨的方式去处理文件申请。
(ii) 依据本分款公布的条例，机关须提供给那些不适合以最快速度多轨处理的申请人一个机会，让其限定要求范围，以便机关能较快地处理申请。
(iii) 本分款的规定不应影响分款（C）中所规定的机关应作的努力。
(E)(i) 各机, 关应按照通知和, 收集公众评论程序颁布规章，规定对以下文件申请应加速处理----
(I) 由文件申请人证明这是一个紧迫性需求；
(II) 由机关确定的其他情况。
(ii) 除了(i) 条款的规定外，本分款颁布的规章还应保证----
(I) 机关应于10日内作出是否加速处理文件申请的决定，并在此期限内通知文件申请人；与
(II) 对申请人就机关作出的是否加速处理信息的决定而提出的行政诉讼做出迅速的补救。
(III)只要可行，机关就应尽快处理本机关依据本分款的规定批准的可加速处理的文件申请，拒绝或未及时答复加速文件申请人的，将依据本法令（a）分节第（4）款条款受到司法审查，司法审查的判决应依据机关的文件而作出。
(iv) 一旦机关给加速处理文件申请人一个完整答复后，美国地区法院就不具备审查该机关拒绝加速办理文件申请的管辖权。
(v) 在本分款中，“紧迫性需求”是指----
(I) 若不加速处理文件申请的话，可能会危及个人的生命或人身安全；或
(II) 由主要从事向公众传播有关联, , 邦政, 府活, 动的信息、紧急情况等工作的人员所作出的文件申请。
(vi) 申请加速文件处理的人员应以保证书作出证明，证明他的申请是真实与准确的。
(F) 在完全或部分拒绝文件申请时,机关应尽适当的努力，估算出拒绝文件申请的数量,并把这一估算告知文件申请人, 除非提供这一估算会损害(b)分节豁免保护的利益。
(b) 本法律不适用于下述文件：
（1）（A）为了国防或外交政策的利益，依据总统颁发的行政命令规定的标准，特别授权保密的文件；（B）依据这样的行政命令实际上已经划定为保密的文件；
（2）纯属机关内部人事规则和制度；
（3）法律（不包括本法律552b在内）明文规定豁免公开的文件，但该项法律必须：（A）规定文件对公众保密的方式如此严格，以致机关没有自由裁量权力；（B）对应予保密的文件规定特定的标准，或列举应予保密的文件的特定的种类；
（4）商业秘密和从个人处所得到的应保密的商业或金融信息；
（5）机关以外的当事人和机关进行诉讼时，在法律上不能利用的机关内部或机关之间的备忘录或函件；
（6）公开后，会明显侵犯个人隐私权的人事、医疗档案及类似档案；
（7）对于为执法目的而建的文件或信息，只在下述情况之下才可以不公开这类执法的档案或信息：（A）可以合理地预期会干扰执法程序；（B）会剥夺一个人的公正的审判或公平的裁决；（C）可以合理地预期会构成不正当地侵犯个人的隐私权；（D）可以合理地预期会暴露秘密的信息来源，包括州、地方政府、外国的机构或机关、或任何私人组织在秘密的基础上提供信息的情况在内；以及在刑事侦查中，刑事执法机关根据秘密来源编制的档案或信息，或者合法地执行国家安全情报调查的机构由秘密来源所提供的信息；（E）可能泄漏执法的调查或追诉技术和程序，或者在这项公开可以合理地预期会发生逃避法律情况时，泄漏执法的调查或追诉的行动纲领；（F）可以合理地预期会危害任何个人的生命或人身安全的文件或信息；
（8）负责管理或监督金融机构的机关所编制的或使用的检查、业务或情况的报告；
（9）关于油井的地质的和地球物理的信息和资料，包括地图在内。
在删去本分节豁免公布的部分后，任何文件的可以合理分割的部分，都应向公众开放，并应在公布的文件部分上作出删除标识，除非做出这样的标识会危害本分节豁免保护的利益，如果技术允许，删去信息的数量应于被删处标出。
(c)（1）当一个申请涉及到取得（b）分节第（7）款（A）分款的档案，而且：
(A) 调查或处理程序涉及到可能违反刑法，以及
(B) 有足够的理由相信：（i）调查或程序的对象不知道程序正在进行之中，（ii）暴露档案的存在有理由预料会干扰执法的程序。在这种情况存在的期间，而且只能在此期间，机关可以认为这些档案不适用本法律的规定。
（2）一个执行刑法的机关，用告密者的姓名或个人特征制作的告密档案，被第三者根据告密者的姓名或个人特征申请得到这项档案时，机关可以认为这些档案不适用本法律的规定，除非告密者的身份已经公开地被承认为告密者时例外。
（3）当被申请的文件涉及到联邦调查局保持的关于外国间谍、反间谍或国际恐怖主义，而且这类档案的存在已经按照本法律（b）分节第（1）款的规定划分为保密的文件时，在这项文件仍然属于保密事项期间，联邦调查局可以认为这些档案不适用本节的规定。
(d) 除本法律有特别的规定外，不得以本法为由拒绝或限制向公众提供档案，本法也不允许对国会拒绝提供信息。
(e)（1）各机关应于每年的二月一日或以前，向美国司法部部长递交前一年的财务年度报告，报告的内容应包括----
(A) 对依据本法律（a）分节向本机关提出的文件申请，该机关作出拒绝的次数及每次拒绝的理由；
(B)(i) 根据（a）分节第（6）款提出申诉的人共提出多少次申诉及申诉的结果如何，每次申诉中拒绝提供信息的理由；和
(ii) 依据（b）分节第（3）款的规定，机关拒绝提供信息所参照的法规名单，法院是否支持机关参照此类法规拒绝提供信息的决定的说明，并简要介绍机关拒绝提供的信息的范围；
(C) 自前一年9月30日起本机关信息申请未处理数及拖延未处理的平均天数；
(D) 机关收到的处理信息申请数及机关实际处理数；
(E) 机关处理不同类别信息申请的平均天数；
(F) 机关为处理信息申请而募集的经费总数；
(G) 机关内依据本法令处理信息申请的全职工作人员数及用于处理文件申请的经费总支出。
（2）各机关应通过计算机远程通讯手段或通过其他电子手段向公众公布该报告。
（3）美国司法部部长应使已通过电子手段公布的报告可在单层电子存取系统上获取，美国司法部长应于每年的四月一日前，通知众议院政府改革与监督委员会及国务院、参议院司法委员会的主席和高层官员，通知他们可通过电子设备获取此报告。
（4）美国司法部部长应在与行政管理与预算局局长协商的情况下，于1997年10月1日前对本分节要求的报告进展情况作汇报并对报告工作做好指导。如果司法部部长认为有必要，可对此报告提出补充要求。
（5）美国司法部部长应于每一日历年的四月一日或以前递交一份年度报告，该报告应包括上一日历年依据本法律公众所作信息申请案例数及豁免信息申请数，豁免信息案例的处理情况，根据（a）分节第(4)款（E）、（F）、（G）分款负担的支出和费用及罚款金额。此报告还应包括介绍司法部为鼓励机关遵守此法律而付出的努力。
(f) 本法律中某些名词的释义----
（1）正如本章第551（1）条中所定义的，“机关”是指任何行政部门，军事部门，政府公司、政府控股的公司，或政府行政部门所属的其它机构（包括总统行政办公室），或任何独立的管制机构；
（2）“文件”及其他在本法律中使用的与信息有关的名词，是指机关所保持的符合本法律要求的各种格式（包括电子格式）的任何信息。
(g) 在遵循本法律（b）分节的豁免规定下，各机关首长应为信息申请人准备及公布有关的参考资料、信息指南，包括----
（1）机关所有的主要信息系统索引；
（2）机关所有的主要信息文件定位系统介绍；
（3）依照本法律及美国法典第44篇第35章法律而制定的可从本机关获取的各种类型的公共信息指南。
附录6. 《隐私权法》中文翻译 （略）
1974年12月31日，美国参众两院通过了《隐私权法》（The Privacy Act），1979年，美国第96届国会修订《联邦行政程序法》时将其编入《美国法典》第五编“政府组织与雇员”，形成第552a条。
罗伟，单位为美国华盛顿大学法学院。
【注释】
[1]Letter to W.T. Barry, Aug. 4, 1822, in G.P. Hunt, ed., IX The Writings of James Madison 103 (1910).
[2]本报告旨在帮助广大公众，涵盖了对于两部法律的完整的解释。为了使本报告能够提供给目标读者以简单并且实用的指南，委员会有意的避免了提及非常富有争议的一些问题。委员会在本报告中的一些中立性的描述并不代表委员会对于该法律的意见以及国会的立法意图。委员会同时在其他报告中表达了对于法律中某些问题的观点。例如：Security Classification Policy and Executive Order 12356, H. Rept. 97-731, 97th Cong. 2d sess. (1982); Who Cares About Privacy? Oversight of the Privacy Act of 1974 by the Office of Management and Budget and by the Congress, H. Rept. 98-455, 98th Cong., 1st sess. (1983); Electronic Collection and Dissemination of Information by Federal Agencies: A Policy Overview, H. Rept. 99-560, 99th Cong., 2d sess. (1986); Freedom of Information Act Amendments of 1986, H. Rept. 99-832, 99th Cong., 2d sess. (1986) (report to accompany H.R. 4862). The latter report is a legislative report for a bill reforming the business procedures of the FOIA. The bill did not become law. The 1986 amendments to the FOIA were made by the Freedom of Information Reform Act of 1986, Public Law 99-570. The Electronic Freedom of Information Act Amendments of 1996, H. Rept. 104-795, 104th Cong., 2d sess. (1996).
[3]例如：U.S. Department of Justice, Office of Information and Privacy, Freedom of Information Case List (published May 2002), http://www.usdoj.gov/04foia/cl-tofc.html and Freedom of Information Act Guide & Privacy Act Overview (published May 2004), http://usdoj.gov/04foia/04--7.html.
[4]1978年颁布的总统档案法律，并没有将前任总统的文件纳入《信息自由法》的管辖范围。1981年1月20日之后的总统文件将会在《信息自由法》的某些限制和延误的范畴之内。
[5]事实上，所有的国会官方档案都会对广大公众公开。国会档案，所有引入参议院和众议院的法案，所有的委员会报告（除包含机密信息的以外）都会出版并发布。大部分委员会召开的听证会档案也会出版并发布。大部分国会发布档案都可以在全国范围内的联邦出借图书馆查阅。国会的历史档案可以依照参议院和众议院的相关程序查阅。
另外，几乎所有的国会活动都是公开的。参议院和众议院的集会也都是对公众开放和在电视直播的。大部分委员会召开的听证会都是对于公众开放的，其中很多会电视直播。
[6]根据Public Law 105-277对于行政和管理预算局的相关修改，要求联邦发包机构确保所有发包信息必须依照《信息自由法》向公众予以公开。
[7]例如：《联邦公平信用法》（the Federal Fair Credit Reporting Act）, 15 U.S.C. Sec. 1681 et seq. (2005) (providing for access to files of credit bureaus), the Federal Family Educational Rights and Privacy Act of 1974, 20 U.S.C. Sec. 1232g (2005) (providing for access to records maintained by schools and colleges). Some States have enacted laws allowing individuals to have access to personnel records maintained by employers. See, e.g., Michigan Compiled Laws Annotated Sec. 423.501 (2005).
[8]国家印刷局检索网站：http://gpoaccess.gov/index.html.
[9]1996年的《信息自由法》修正案要求该索引能够通过电子信息渠道查到。考虑到不是所有的公众都拥有电脑或者靠近图书馆公共阅览室，传统的依照《信息自由法》提出申请的渠道将会依然保留。
[10]1996年的《信息自由法》于1996年2月生效。
[11]如果该档案保存在计算机中，该机关必须应信息公开申请去检索信息。该检索过程中可能会由于打印或者保存而产生新的档案。因为这是计算机保存信息公开的唯一途径，该机关必须提供这些数据。
[12]联邦政府守则由美国国家印刷局文件监管部门发售。事实上所有的公共图书馆都会有副本。电子版本的守则可以在联邦公告的网站上查找到：http://www.gpoaccess.gov/nara/index.html.各个机关的网站也会有相关的《信息公开法》的信息。
[13]所有的机关都在《信息自由法》规则中详细描述了申请的程序。例如，大的机关的各个分支机构会有自己的《信息自由法》规则。信息公开申请者在提交申请前先去联邦规则法典（图书馆和上一脚注中提到的联邦公告网站均可以查找到）中查找到该机关的规则将会起到事半功倍的效果。依据该机关的细则提出的申请将会更快速的得到回复。然而，本指南中所建议的简单程序满足就《信息自由法》提出信息公开申请的最低要求。
[14]1996年的《信息自由法》修正案的新的回复要求于1997年10月2日生效。
[15]花费多于20个工作日回复申请的机关并不是必须要通知申请者其回复期限得到延长。
[16]在本指南的编纂过程时，生效的根据安全分级的行政命令是Executive Order 12958 (60 Federal Register 19825-43 (Apr. 20, 1995)), which was promulgated on Apr. 17, 1995, as amended by Executive Order 13142 of Nov. 19, 1999 (64 Federal Register 66089-90 (Nov. 23, 1999)), and Executive Order 13292 of Mar. 25, 2003 (68 Federal Register 15315-34 (Mar. 28, 2003)). 这些行政命令的文本可以根据引文在联邦公报中检索到，电子格式的文本可以在联邦公报的网站上检索到。The rules for mandatory review for declassification are in section 3.5 of Executive Order 12598, as amended.
[17]26 U.S.C. Sec. 6103 (2005)
[18]13 U.S.C. Sec. 9 (2005)
[19]See Predisclosure Notification Procedures for Confidential Commercial Information, Executive Order 12600, (52 Federal Register 23781-83 (June 25, 1987)).
[20]机关的《信息自由法》规章会规定复议的详细程序和要求。大部分机关中，《信息自由法》复议的决定都被授权给其他机关领导。申请者如果有机会依照联邦法律汇编（可以在许多图书馆或者联邦法律公报网站上查找到）审查机关规定，将会能够加速处理复议申请。依照本指南所提出的简单程序足以提出正确的复议。
[21]涉及到《信息自由法》和《隐私权法》司法审查的更多的规定可以在2004年的《联邦政府公开法》（电子信息隐私中心）中查找到。
[22]《隐私权法》适用于不被任何机关保存的档案。该法的单元（m）规定，如果某机关通过合同寻求其他系统保存其档案，《隐私权法》适用于该机构。对于这些系统的描述会发表在联邦公报之上。大部分不在联邦机关保存的档案不受《隐私权法》管辖。
[23]《美国联邦政府守则》由美国政府印刷局的文件监管部门发售。基本上所有公共图书馆都会有备份。其电子版可以在联邦公报的网站上找到。
[24]每个系统通知包括该系统的名字、地点、其囊括的个人信息的种类、档案的种类，保存、调取和处理档案的政策和实践，系统管理人员的姓名和地址，申请调取档案的程序，申请更正或者修改档案的程序，系统信息的来源以及适用于此系统档案的免于披露的例外。
[25]各机关必须在联邦公报中公布其建立或者修改的每一个档案系统的描述。过去，各个机关必须在联邦公报中公布年度汇编，但是这一要求在1982年被取消，这致使很难再联邦公报中查找到完整的档案系统名单。有些机关会重复印制所有的系统通知。各机关的《信息自由法》或者《隐私权法》官员可以提供更多的关于该机关的出版物的信息。最新的《隐私权》相关法律汇编可以在联邦公报的网站上查找到。
[26]所有机关都会有相应的《隐私权法》条文详细规定申请程序。大型的机关可能会有很多组成部分，每一个都会有其自己的《隐私权法》规定。申请人可以提出申请前在联邦法典中查找到该机关的《隐私权法》规定。依据该机关的特殊规定的申请者的申请将会被处理的更加迅速。但是，本指南所建议的简单程序满足《隐私权法》申请的所有最低法定要求。
[27]根据《信息自由法》，申请者申请披露关于自己的纪录不能被收取审查费，只允许对其收取检索费和复制费。
[28]行政管理和预算局在1975年颁布了各个机关执行《隐私权法》的指导原则。这些指导原则是对于该法律的相关章节进行解释的非常有用的资料。该指导原则可以在以下链接中找到：40 Federal Register 28948-78 (July 9, 1975), available at www.whitehouse.gov/omb/inforeg/implementation--guidelines.pdf.
[29]默示的保密承诺和明示的保密承诺重复出现于《隐私权法》的特殊例外中。
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