电子公文处理系统是电子政务内部办公系统最基本最重要的应用之一

5.2.1　公文处理系统

公文处理是指公文从创制、流转、存储到转换为档案或毁灭的完整生命周期中，依照特定方法和原则进行管理和完善，并实现其功效的行为过程。电子化的公文处理系统将这一系列环节全部实现电子化。公文处理是政府机关最复杂、最重要的办公内容之一，直接体现了政府机关的行政职能，电子公文处理系统也就成为电子政务内部办公系统中最基本、最重要的应用之一。

1.公文处理系统的构成

电子公文也称数字化公文，是运用计算机系统和现代信息管理技术制发的全数字化形式的公文。公文处理系统主要由以下要素构成:^[2]

第一，各类电子公文。既包括党政机关、企事业单位、群众团体等组织在办理公务中形成和使用的通用公文，比如命令、请示和报告等，也包含军事类、司法类、涉外类等专用公文;既有党政机关“红头文件”等法定公文，还有信息类、简报类、信函类、礼仪类和讲话类等非规范性公文。凡是纸质公文类型在电子公文处理系统中都能以电子化形式呈现。

第二，软件系统。公文传输、收文办理、发文办理系统和文档一体化管理系统构成完整体系，还包括系统控制、安全防范软件、电子版式及电子印章软件系统等。

第三，硬件系统。包括计算机、打印机、扫描仪、复印机等办公设备，并具备键盘、语音、手写、扫描输入和网上直接下载、复制、粘贴等功能。机关内部的OA网和外部的传输网络应当互联互通。

第四，制度规范。公文处理系统要求建立规范的收文、发文、传输和文档一体化等管理制度，并要针对电子公文的特点，制定相应的制作排版、电子用印、网络传输、加密控制、流程控制、权限控制和备份等技术规范。

2.公文处理系统的基本应用

(1)电子收文的应用。^[3]电子收文处理包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等环节。

收文登记:系统自动签收、登记各个来文单位报送的公文，并支持手工登记和对登记公文的修改;来文经登记后，系统自动给来文单位一个回执，以通知对方来文已经收到;系统支持登记人员删除登记信息和修正统计数据。同时，具备自动发送到拟办人员的功能，如拟办人员未签收，则系统支持撤回操作。

拟办:将拟办公文通过网络发送给相关负责人，拟办人员可在公文处理单的拟办意见、抄送、办理期限、备注等栏目操作，联系人、联系电话等栏目能自动填入相应内容，点击发送按钮时，该公文处理单能自动进入批办单位信箱。秘书部门领导可以对“拟办人员”提出的意见修改，并提请上一环节的领导对拟办意见进行审示，收到上级领导审示意见后，再分送办理。

批办:通过网络将公文发到有关批办负责人，批办负责人可以直接在计算机上签署意见，批办完成后，文件自动发送到承办部门或返回公文管理部门。

承办:通过网络将公文发给承办部门，如果涉及多个部门，则可以群发送。承办人收到待办文件后按要求进行办理，并在办理后写出办理意见。

催办:根据公文所处的处理步骤、办理速度和利用情况，由系统实现自动跟踪催办。

归档:将待归档的公文转至档案管理模块，整个收文流程结束。

(2)电子发文的应用。^[4]电子发文处理包括拟稿、核稿、签发、分发等环节。

拟稿:使用文字处理、表处理、图形处理等软件进行电子公文的撰写。而且系统应满足自动编号、转换版式文件、加盖电子印章、确定发放范围和打印份数以及公文自动加载到数据库发送等需求。能够个性化地选择每个文件的下发单位，能对下发公文进行催收，并与数据库中内容相关公文链接。

核稿:通过网络发给审核负责人，签署审核意见后，初稿返回拟稿人处修改。

签发:公文通过网络发送到签发负责人处，由其签署意见，然后发送给公文管理部门。

分发:公文管理部门发文人员点击分发按钮，系统根据预先确定的分发范围，自动分发到相关单位，并能自动记录下发时间、操作人员和接收单位签收的时间、操作人员等信息，自动显示各单位的签收情况，自动将分发的公文加载到数据库中，供查阅，并根据公文内容，自动生成归档信息，公文自动进入档案数据库。

(3)电子公文传输的应用。电子公文的传输主要是在机关内部依赖局域网实现电子公文从一个部门到另一个部门的发送与接收，在机关之间通过互联网实现电子公文从一个机关到另一个机关的发送与接收。在电子公文传输过程中，包括对公文进行压缩/解压缩、加密/解密、签名/验证等操作。

电子公文经过审批后，按照主送和抄送单位分发，分发时对电子公文进行压缩打包、加密、签名，然后通过网络传输。各单位接收电子公文后依次进行解密、验证签名、解压，这其中若某一步没有执行成功则通过传输网络返回传输失败信息，若全部成功则自动返回回执。发送方收到传输失败信息后检测失败原因并进行修正，而后重新传输发送。收到全部的回执意味着传输结束。^[5]

(4)电子公文归档的应用。电子公文经过办公平台各个系统的流转后，在文件办结完毕时，对所生成的电子文件，由各档案部门对电子文件进行价值鉴定，确定保管期限，点击归档自动导入档案管理系统的待归档文件数据库中。档案员将各档案形成部门移交的纸质文件进行分类、装订、装盒，并与系统自动归档的电子公文相衔接。为了方便用户对档案进行检索，用户可以利用待检索文件的年度和文号，直接点击数据目录树查找该文件;可以根据系统提供的数据检索常用项，直接获得相应的档案数据;可以任意组合查询条件，进行精确检索;还可以输入检索关键字，对档案数据进行全文检索。