电子公文与电子公文标准内容的介绍

8.2.3　电子公文标准

电子公文是行政活动中的重要载体，是指基于XML(eXtensible Markup Language，可扩展标记语言)电子文档格式的设计和各种纸面文件格式的设计。电子公文依靠网络技术和信息技术进行高效的自动化处理，是政府机关处理公务和行政管理的重要工具，也是适应政府机构改革、建立高效率政府运行机制、加快经济社会发展的迫切需要。

1.电子公文的主要内容

按照电子公文处理的过程，电子公文可以划分为两类。

(1)收文处理的公文和材料。一般有文件、电报、信函、内部刊物、资料等文字材料。收文可分为阅件、办件二种。阅件处理包括签收、登记、分发、存档过程;办件处理包括办件的签收、登记、分发、拟办、领导批示、办理、催办、存档过程。

(2)发文处理的公文。一般是指办公系统实现单位内部发文的审批、签发过程的自动化，提高公文流转效率，是实现各级政府部门、企事业单位无纸化、自动化办公的重要环节。发文包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、排版、用印、打印、发送、统计、查询、归档等环节。具备发文权限的人可以进行发文拟稿，在拟稿的过程中具备修改功能。在发文过程中还有公文监督和控制，即每个公文在办理过程中，都有一个指定的监控人员负责整个公文的办理流程，并可以随时对公文进行监控。

电子公文代表了政府的权力的运行状况，具备公权力的权威性，这就要求在规定场合规范使用电子公文。一般而言，电子公文的应用场合有两种类型。

(1)用于在同构或异构的信息系统之间进行结构化政务信息的交换和共享。电子政务中会涉及政府部门与部门之间(如税务与工商之间)、政府部门内部(如中央政府机构和各地方政府机构之间)以及政府部门与企业、公众之间在应用系统层直接进行连接、实时的信息交换。因此，信息交换的技术模式大致可以分为中央信息交换、平级信息交换、分层中央信息交换三种。无论采取何种交换模式，都要避免因参与信息交换部门的增减而改变其他部门的原有系统。这样，就会涉及要在不同的应用平台间、不同软件开发系统间进行信息交换，由于XML非常适于在Internet上使用，因此它为在分布式和异构系统间的信息交换提供了独立于平台、语言和应用软件的工具。

基于XML的电子文档格式设计，可以让用户按照统一的流程，并一致性地使用XML语法设计符合规范化要求的电子文档格式，这样能够让在各种同构或异构信息系统之间进行数据交换和共享的双方或多方(应用到应用、应用到人和人到应用等)对所交换的数据进行无歧义地理解和处理。电子政务文档格式设计方法为电子文档的设计者、信息系统开发人员、进行信息交换的各方在设计电子文档格式时提供了可供遵循的指南和方法，也可供其他电子政务信息化建设者和信息系统开发人员参考。

(2)政务工作中对纸面文档格式进行规范，以便提高政府形象、树立政府权威，更好地服务于社会。电子政务建设是从传统行政方式逐渐过渡而来的，因此在相当长的时间内，政府办公方式还会是半传统半电子相结合的工作方式，要同时采用纸面文档和电子文档。同时，某些纸面文档也是对应的电子文档的设计基础，因此纸面文档格式的设计、标准的制定对于政府的各项工作具有非常重要的意义。纸面文档格式设计可供遵循的标准主要有两个:政府公文格式设计可遵循GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》，其他纸面文档格式设计则遵循GB/T17298-1998《单证标准编制规则》。

2.电子公文标准的主要内容

电子公文标准是对电子政务中传输的各种电子公文构成的技术规定，包括以下几个方面的内容:

(1)电子公文界定

目前在国务院办公厅正式颁发的《电子公文传输管理办法》中给出的电子公文的定义为:电子公文是指国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。该《办法》因为首次明确规定了电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力而显得十分重要。而在《基于XML的电子公文格式规范》标准第一部分《总则》中，从技术的角度将电子公文定义为“以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文”。

(2)电子公文管理制度标准

同纸质公文一样，电子公文也需要依靠严格的管理制度才能保证其有效性。纸质公文管理有一套标准化的制度，多年来行之有效，电子公文也需要建立标准化的管理制度。目前关于电子公文的管理制度有《电子公文传输管理办法》、《电子公文归档管理暂行办法》等，就电子公文的生成、发送、接收、归档作了具体规定。电子公文的管理制度都尽量沿用纸质公文的管理制度，这样既能借鉴纸质公文管理的成功经验，也容易被有关人员掌握使用，而且无须对现行各项管理制度作大幅度修订。这也是为什么需要用数字纸张技术来构建电子公文的原因所在，因为利用数字纸张技术可以使电子文件具备与纸质文件基本相同的特性，从而能够基本沿袭原有的关于纸质文件的管理。

(3)电子公文元数据标准

电子公文元数据，也就是通常所说的公文要素，如文号、发文单位等，甚至连正文文字也可视为元数据。电子公文因安全加密的原因难以在不具备相同安全机制的信息系统之间交换，但元数据却具有相当高的可交换性，而且检索查询也仅需要元数据即可。因此通常的做法是不同信息系统之间只互相交换公文元数据，利用这些元数据对公文进行管理，一旦需要浏览、打印公文时再通过相应接口调用相应程序进行。可见，公文的元数据标准化具有十分重要的意义。

(4)电子公文显现、打印标准

电子公文是一定要给人看的，打印则可以还原成纸质公文。这两个操作是电子公文的主要使用方式，也是处理电子公文的各信息系统需要经常进行的操作。对于有法定效力的电子公文，根据国家有关安全保密部门的要求，是不能公开其存储格式的。对这些电子公文的显现、打印操作，可以进行调用接口的标准化工作，使不同的信息系统都能通过统一的调用接口完成电子公文的显现、打印操作;对其他电子公文，既可同样使用上述标准化的调用接口，也可采用《基于XML的电子公文格式规范》中规定的电子公文的显现格式。