行政信息资源管理的原则和程序

四、行政信息资源管理的原则和程序

(一)行政信息资源管理的原则

行政信息资源管理是指政府为有效地利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源实施的计划、预算、组织、指挥、协调和控制的管理活动。行政信息资源的管理要遵循以下原则:

1.客观原则。客观是信息的生命所在，也是信息管理最起码的要求。只有建立在真实反映情况的信息基础上的行政活动，才会产生好的效果。行政信息对所涉及对象的活动、特征的反映必须客观准确，信息失真可能会给行政活动造成不可挽回的损失。信息客观可靠，一是要求反映行政管理活动的事实必须是准确的，包括时间、地点、进展、结果等都真实可靠，不能任意虚构，模棱两可。二是反映客观事实的数据、资料必须准确科学，表述清晰。三是经加工制作后的信息要准确反映事物的本来面貌，揭示出事物的本质特征，不能任意歪曲或以偏概全。

2.全面原则。在做到准确的同时，信息还必须尽可能地全面，个别信息虽真实准确，但整个信息的收集不系统、不全面，仍无法在错综复杂瞬息万变的环境中，为行政决策提供客观依据。为做到信息的全面，不仅收集的数据材料要齐全，使决策者尽可能地了解事物的现象、原因、发展趋势，而且信息的要素也要全面，有材料，有观点，有分析，有建议。没有经过处理的只是原始数据，不是有效的信息，不能为指导决策和行动提供帮助。

3.及时原则。信息贵在及时，这是由其时效性决定的。行政事务、对象和环境不断变化，对能反映其变化的信息，若收集或处理迟缓，一旦时过境迁，就可能失去效用，甚至贻误、危害工作。做到及时关键是要在信息的收集、加工、传递、反馈中树立时间观念和效率观念，注意苗头性和倾向性的信息，及时将其反映出来。

4.适用原则。信息是经过选择和加工的数据，行政信息必须是对外部环境特征和变化的有选择的反映，选择和加工的标准，就是以是否对行政决策和各项行政管理活动有指导作用，是否能够为解决行政管理中的问题提供依据和帮助，即是否对行政组织适用。如果毫无目的、不分轻重缓急地捕捉信息，不仅加重了信息收集与加工的负担，浪费了有限的人财物力资源，而且干扰了行政组织对有用信息的注意与处理。

5.高效原则。行政信息的收集和处理是需要成本的，社会越发展，信息成本越高，因此在行政信息管理中，要有成本意识，注意控制信息成本，提高信息管理的效率。为此，一要加强人员培训，提高机关人员的信息识别、收集、处理能力；二要使用现代信息处理技术手段，改变简单依靠人力进行信息处理、传递、存储的传统方式；三要制定规章制度，明确信息管理的责任及程序，将那些可预知性的信息纳入日常管理。当然，实现信息高效管理，不能超出需要与可能，盲目购置最新设备和增添人员。根据我国的现状，信息管理者既要努力增加新手段，又要因地制宜，优化现有手段与条件之间的组合，充分发挥其作用。

(二)行政信息管理的程序

行政信息管理是一个前后密切相连的过程，主要有以下几个环节:

1.信息收集。这是信息工作的第一步，也是一项基础性工作。要利用信息，必须先获得信息。信息收集的质量，直接影响到以后加工、传递的水平。信息收集的程序:一是确定需要。信息收集是有目的的信息选择过程，信息选择的关键是确立选择标准，明确自身的需要，对所需信息的性质、类型、范围、数量、质量有较为清晰的标准。二是制定信息收集计划。收集之前，要制定工作安排，明确收集步骤、途径、方法、时间等，做到心中有数。三是组织实施。计划确定后，应组织人力与技术手段付诸实施，并对收集到的信息作初步的分类整理，为以后的加工做好准备。收集信息，关键是要提高业务水平和政策水平，培养对环境感知的敏感性，围绕一定时期政府的中心工作，及时捕捉反映客观事物苗头性、倾向性的信息，为领导决策服务。

2.信息加工。信息加工是对收集到的大量原始信息进行筛选、分类、编辑、整理的过程。信息加工是信息管理的关键环节，通过各种渠道收集的信息还不能直接使用，不能为解决管理问题提供明确指导，必须做好信息加工工作，保证信息的适用。搞好信息加工，首先，要对信息进行筛选和鉴别，去粗取精，去伪存真，对大量初始性的消息、资料、数据进行整理，对其实质内容加以鉴别，以求真实地反映行政管理的活动、对象及其变化，使其内容具有针对性和适用性。其次，要对信息进行分类，使大量杂乱无章的信息根据不同标准和内在的联系，各归其类，各得其所，以便于信息加工、传递和交流。最后，对信息进行编辑和加工，通过对信息进行比较分析、综合归纳，发现隐藏在表象背后本质性的、规律性的内容，由此得出新的概念或结论，为管理实践服务。

3.信息传递。信息经过加工和编辑后，必须通过信息传递渠道传输出去，满足政府行政工作的需要，信息的价值才能得以实现。准确和及时是信息传递工作的基本要求，为此，一是要建立清晰明确的信息传递渠道，信息源到信息宿这一通道越清楚、越通畅、越简洁，信息传递的速度就越快，效率也就越高，应除去不必要的环节，明确传递每一层次和每一环节中的责任。二是要选择合适的传递方式，不同的信息选择不同的传递方式，如紧急信息、保密信息、上报信息等有不同的传递方式。三是要采取快捷的传递设备，提高传递效率。

4.信息反馈。反馈是信息工作的重要环节。行政信息的反馈是指控制系统(如上级机关)输出的信息，从信息宿(如下级机关)返送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。行政信息系统是上情下达、下情上达，各方面信息汇集的枢纽，应及时把反馈信息输送给上级机关，以监督检验信息传递和使用效果，并对信息失真失效等情况进行纠正。