电子政务实验之日程安排,实验3：日程安排

5.1　实验3：日程安排

日程安排是个人助理的一个非常重要的工具，包括工作计划、任务安排和工作提醒。日程安排与时间的关系密切，因此，日历是必不可少的工具。日程管理也主要是通过用日历记录日程安排的。通过日历可以查询与某一时间有关的所有日程信息，也可以随时添加新的信息。另外，日历还有“闹钟”的功能，能起到提醒的作用。

电子政务出现之前，领导的日程安排都由其秘书来管理，也只有“公事繁忙”的领导才能配备秘书。电子政务出现后，将秘书的工作精确化、电子化、网络化和自动化。有了日程安排管理系统，每个政府职员都可以拥有一个“秘书”，大大提高了办公效率。

5.1.1　实验目的

了解个人助理的全部内容；掌握日程安排的使用方法。

5.1.2　实验内容

(1)查询当天工作日程提醒。

(2)添加新事件。

(3)添加新任务。

5.1.3　实验步骤

5.1.3.1　登录电子政务内网办公系统

(1)登录电子政务网站

操作：打开网页浏览器，在地址栏中输入电子政务实验室的准确地址，进入电子政务实验室系统，参考图4-1。在相应位置输入管理员统一配发的用户名和密码，进入电子政务网站。

(2)登录电子政务内网办公系统

操作：在电子政务外网主页左上方的“政务办公”入口，使用CA中心配发的用户名和密码登录。如图4-6所示。即可进入电子政务内网的办公系统。参考图4-7。

5.1.3.2　进入“日程安排”界面，查看当天工作日程提醒

“个人助理”的界面分为两个部分，左边是树型的菜单，右边是具体内容的显示区域。单击左边树型的某一菜单，该分支中的具体条目就会展开，再单击分支中的某一具体条目，右边就会显示相应的内容。

操作：第一步，单击导航条中的“个人助理”，单击左边树型菜单中的“日程安排”，找到展开的分支中的“提醒”，单击，右边的屏幕中将出现当天工作日程的具体信息。参考图5-1。

图5-1　日程安排提醒界面

第二步，单击第一栏“事件”中的第一项“关于五月份工作计划的讨论”，查看具体内容。并可对该事件中的具体内容进行修改，修改后保存即可更新。参考图5-2。

图5-2　日程事件的详细内容界面

5.1.3.3　添加新事件

日程安排中可以添加的主要有“新事件”和“新任务”。“新事件”是指在某一天的某个具体时刻或某一段时间内要做的较小的事情，如会议、讨论、约会等；“新任务”是指在未来的某一段时间内要完成的较大的事情，比如工作计划、项目等。

“新事件”可以在“日历”的界面上直接添加。

操作：第一步，单击左边树型菜单中的“日历”，在右边区域的上半部分将出现日历，并标识出当天的日期；区域的下半部分将显示所有的日程事件安排。参考图5-3。

图5-3　日历界面

如果“事件”列表中的某一项取消了，可以单击这一项右边的“删除”，即可删除这一事件以及这一事件的提醒。

第二步，单击“日历界面”下方的“添加”，即可进入“事件添加”界面。参考图5-4。

图5-4　事件添加界面

第三步，在每个信息框中输入相应的信息。

在输入信息时，“开始日期”是已定的，默认为当天。如果“开始日期”不是当天，那么在进入“事件添加界面”之前，先在“日历界面”的日历中单击准确的日期，然后再单击“添加”。也可以在进入添加界面以后，单击“开始日期”右边的信息框，在电子年历中选定该事件的开始日期。“结束日期”的操作也一样。

“日期”后面的具体时间可以按照需要选择。如果选择“全天事件”，那么两个时间框就会自动消失。

事件的提醒功能也需要设定，如果不需要提醒，则不需选中；如需要，则选中“提醒”前的单选框，选中之后，后面的“提前时间”变为可选状态，你可根据需要选择提醒时间。

第四步，信息框中的内容全部填好后，单击“保存”即可将该事件添加到日历中。

5.1.3.4　添加新任务

操作：第一步，单击左边树型菜单中的“任务”，然后单击右边屏幕中的“添加”，进入“添加新任务”界面，参考图5-5。

第二步，在每个信息框中输入相应的信息。

“开始时间”和“完成时间”分别是指某项大的任务将要开始执行的时间和预计将要完成的时间，而“截止日期”是指制定这个任务必须完成的时间。通常，制定任务的“截止时间”要晚于执行任务的“开始时间”，早于“完成时间”。

图5-5　任务添加界面

“状态”有三个可选项：为“开始”、“进行中”、“已完成”，可根据实际情况选择。

第三步，信息框中的内容都填好后，单击“保存”即可将该任务添加到“任务管理”列表中。在“任务管理”列表中可以对每一个具体的任务进行“修改”或“删除”。

5.1.4　实验说明

在实际的电子政务系统中，由于登录的政府职员的身份和职位不同，会有不同的操作权限以及与身份、职位相对应的不同操作内容，但基本的操作步骤是相似的。

5.1.5　实验思考与实践

练习制作你自己一天的日程安排。