信息工作的程序和方法介绍

（二）信息工作的程序和方法

1.信息工作的程序

信息传播的基本形式是由“信源”发出信息，而信息的内容由“载体”（声、光、电波、文字、图像等）通过“信道”传递至“信宿”（信息的归宿，即接收处）。秘书则既是信宿，又是信源，是信息的集散地和传播者。

信息工作程序主要有收集、整理、加工、提供、传播、储存及管理等。

信息收集就是把各种有用的信息进行相对的集中，为信息的加工奠定基础。收集的内容就是上面所讲的历史信息、上级信息、内部信息、公众信息、社会信息。收集的方法有:收存、复印、记录、录音、网络、购买、交换等。

信息加工是指按一定顺序和方法，对已经获取的信息进行综合处理的过程。第一步是科学分类，使杂乱无章的原始信息系统化、条理化；第二步是进行筛选，就是鉴别信息的真伪、价值，保留真实有效的信息；第三步是进行加工，将信息编写成书面资料，以便于提供与利用。

信息的传递就是将加工后的信息输送给信息的接受者和使用者的过程。信息传递的流向主要有:上行、下行、平行。无论何种流向，传递信息都要到迅速、准确和安全。

信息的反馈就是将信息传输给接收对象，接收者所产生的反响。将这些反响加以集中、分析，反过来影响下一次信息输出。反馈包括感受、分析、决断三个彼此联系的过程。通过反馈，以使各种信息能做到“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”。

信息的储存就是将具有保存价值的信息运用一定的方式方法储存和保管起来，以留作备用的过程。信息储存的方式主要有:大事记、剪报、卡片摘录、文件归档、音像录制、微缩技术、计算机存储等。信息储存要注意安全和系统。

信息的检索是指从信息库中找出所需要的信息的过程。信息检索的主要工具是:目录、文摘、索引和信息资料指南。

2.信息工作的方法

收集的方法包括收存、复印、记录、录音、录像、电脑、购买、交换等。

整理的方法包括分类、筛选等。

加工的方法包括充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析等。

提供的方法包括适事、适时、适度等。

传递的方法包括迅速、准确、保密等。

储存的方法包括原件储存、目录和索引储存、软件储存等。储存的要求是必须有专用的柜、橱或保险箱，科学地存放排列。

检索的方法包括手工检索和计算机检索等。