公文的主题、结构、类型、格式和规则

（一）公文的主题、结构、类型、格式和规则

1.公文的含义

公文是国家机构、社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制作的公务文书，习惯上也称之为文件。

从广义上理解，公文包括通用公文、专用公文和事务公文三大类。通用公文即行政公文，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（见附录）中规定十二类十三种；专用公文的范围很广，党务文件、军事文件、外交文件、司法文件、财经文件等；事务公文，即列入《国家行政机关公文处理办法》的文件种类系列，属各机关、单位、社会组织内部常用的处理日常事务的文件，如计划、总结、简报、调查报告、规章制度等。

从狭义上理解，公文指行政公文。

2.公文的主题

公文主题是指公文的写作目的和基本思想。

公文在充分占有材料的基础上要提炼出深刻、鲜明、正确的主题。

所有的公文都必须有主题；一事一文的特点决定着公文主题是集中、单一的；公文主题应当切合方针政策、领导意图、实际情况。公文主题一般是受命于领导和集体，产生于调查研究，提炼于作者、他人或集体的思维，形成于反复的探索过程。

3.公文的结构

公文的结构是指公文的构成要素及其组织构造。简单地说，就是谋篇布局。

公文的组成部分一般包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。

公文的组织环节包括层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。一般要求做到层次清晰、段落完整、过渡自然、前后照应、主次分明、详略得当、开门见山、结论明确。

4.公文的类型

从公文的行文关系看，公文可以划分为上行文、平行文、下行文。上行文是指下级机关、下级业务部门向自己所属的上级领导机关、上级业务主管部门发出的公文。上行文，比如，国务院各部、委，各省、自治区、直辖市人民政府给国务院所报送的工作报告和请示；各省、自治区、直辖市有关委、办、厅（局）向国务院有关部、委所报送的工作报告和请示。平行文是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种公文。平行文，比如，国务院的各个部、委、局之间，各个省人民政府之间，省军区和省人民政府之间，一般都适于使用“函”；下行文是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。下行文，比如，国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件，一般常用指示、决定、意见、通知、批复等；又比如，一些面向群众的公告、通告、通知。

从公文制发机关的性质看，公文可以分为法律、法规文件，行政文件和党的文件。法律、法规文件比如宪法、法律、行政法规、行政规章、以国家主席或国务院总理名义发布的命令。行政文件比如请示、报告、通知、意见。党的文件是指中国共产党的领导机关形成和使用的文件。

从公文内容的性质与作用看，公文包括指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。指挥性公文都是下行文，比如命令、指示、意见、决定、批复和政策性通知等。规范性公文比如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。报请性公文都是上行文，比如报告、请示等。知照性公文比如公报、公告、知照性通知、通报、函等。记录性公文比如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。

从公文的秘密程度和阅读范围看，公文可以划分为秘密文件、普通文件和公布文件。秘密文件是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制阅读范围的文件。国家秘密的密级包括绝密、机密、秘密三级。普通文件是指本单位人员都可以阅读但是不在社会上公布也不向国外传播的文件，比如本单位的决议、计划、总结或通报。公布文件是指向社会公众和国内外公开发布的文件，比如公告、通告、公报、法律、法令和中央领导人重要讲话。

从公文的来源看，公文可以划分为对外文件、收来文件和内部文件。对外文件由本单位拟制而向外单位发出；收来文件由外单位拟制而发送到本单位；内部文件的制发和使用都限于机关内部。

从公文的法定文种看，《国家行政机关公文处理办法》现行12类13种:命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。《中国共产党机关公文处理条例》现行14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

5.公文的格式

（1）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（2）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（3）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（5）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（6）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（7）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。

（8）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

6.公文的规则

公文的规则包括公文的行文关系、行文方向、行文方式、行文规则。

行文关系包括上级领导机关与下级机关之间的领导与被领导关系、上级业务主管部门与下级业务部门之间的业务指导关系、同一系统的同级机关之间的平行关系、不同系统的机关之间的不相隶属关系四种类型。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。中华人民共和国国务院，即中央人民政府，是最高国家权力机关的执行机关，是最高国家行政机关。地方各级人民政府是地方各级国家权力机关的执行机关，是地方各级国家行政机关。

行文方向包括上行、下行和平行三个方向。不同的行文方向要求不同的行文语气。上行文要用请求和尊重的语气，忌讲大道理而重在情况、建议、理由，以体现本机关请求和接受上级机关的领导。下行文要用比较严肃、庄重的语气，要具体、说理、肯定或明确，但不能盛气凌人，以体现本机关对下属机关的领导。平行文要用谦虚、客气的语气，以体现平行机关之间的互相协商与工作联系。

行文方式包括逐级、多级、平级、直达基层组织和群众四种。

行文规则包括行文效用、行文条件、行文注意事项等。