21世纪的今天，信息已被公认为比物质和能量更为重要的劳动资料，更是众多组织在现代网络经济环境中进行运作的基础。下面我们将从信息的维度、信息的流动方式及信息处理的任务这三个方面来介绍组织中的信息及其处理。
8.2.1电子政务的信息类型及维度
(1)电子政务信息类型
不同的工作需要不同的信息，因此，组织内部不同的人所需要的信息类型也是各不相同的。信息可能是内部的或外部的、客观的或主观的，也可能是几者兼而有之。
内部信息主要描述组织中特定业务的内容;外部信息描述组织周围的环境;客观信息定量描述已被人们所知的事物;而主观信息则试图描述当前还不为人所知的事物。任何政府部门每天都要处理各类内部、外部、主观和客观的信息。当然，各类内部、外部、主观和客观的信息还可以按照涉及的业务类型不同、社会背景和经济环境等的不同进行不同的分类。
(2)电子政务信息维度
同时，对各种不同类型信息必须对其价值进行判断，以确定哪些信息对于管理和业务等是有用的，或者各种不同的工作或不同的业务应用对信息的需求。然而，信息是无形的，信息的价值是很难测量的。在实际应用中，我们可以按照信息的维度(时间、内容和形式)来确定人们对信息的需要，即按照何时需要信息(时间)、需要什么样的信息(内容)以及以何种方式获得信息(形式)来定义信息。
信息的时间维度涉及信息是“何时”的(When)，信息的时间特征包括两个方面:及时性和新颖性，即在人们需要时及时获得最新的信息。及时性的含义是当人们需要信息时而拥有信息，当人们不能在需要时获得正确的信息，那么就几乎不可能做出正确的决策;新颖性则意味着拥有最近或最新的信息，在当今快节奏发展的信息社会环境中，昨日的信息往往已是过时的，且对知识工作者而言是无用的信息。
信息的内容通常被认为是信息中最重要的方面，它涉及信息“是什么”(What)。它的特征包括:准确性、相关性和完整性。信息的准确性特征说明你接收的信息已经过正确处理的;信息的相关性和完整性特征是相辅相成的，也就是说，你应该只接收与你的工作相关的信息(相关性)，而且，你应该接收全部你所需要的信息(完整性)。在很多实际应用中，基于信息技术的环境往往带来信息量的剧增，它很容易使我们忽略信息的相关性，同时远远超出人们对信息的吸收能力，也可能提供的是人们根本不需要的信息。而完整的信息就是指接收的信息是完成一项任务或作出一项决策所需要的全部信息。
信息的形式则是涉及信息是“什么样的”(How)。它主要包括详尽性和呈现性这两个主要特征。信息的详尽性特征涉及接收的信息其概括或详尽的程度，详尽性问题也叫做信息细化，细化的信息将以非常详尽的程度记载信息;反之，粗化的信息只是对信息的高度概括。信息的呈现性特征涉及接受信息的形式(也许是图形、报表，甚至可能是影像形式)，在当今，信息的呈现方式能使人们赢得或失去许多机会。当然，信息的呈现性还包括用于提供信息的技术，例如，你可能接收的是打印方式的信息，也可能将带有或不带动态、影像、动画或声音等形式的信息显现在屏幕上，甚至可能是直接体验的方式。
从某种意义上讲，对信息类型及其维度的理解和运用是电子政务系统建立的前提和基础，反过来，电子政务系统的目标就是:在人们需要信息的时候(时间维度)，以人们希望得到的形式(形式维度)获得正确的信息(内容维度)。当然，不同层次的工作人员所需和处理的信息有不同类型和不同维度。例如，高层的决策者更关注那些粗略的信息，而操作层的工作人员则更关注细化的信息。
8.2.2电子政务的信息流动方式
从构成层次来看，一个组织看作是由一个四层的三角形构成，如图8-4所示。最顶层是战略管理层，它负责对组织整体的指挥和领导;第二层是战术管理层，它按照战略管理制定的目标和战略进行具体策略的制定;第三层是运作管理层，这一层的任务是对日常运作的管理和指导，以及对目标和战略的实施;最后一层则是由非管理人员组成的操作层，他们是一些实际从事日常活动的员工。
图8-4 电子政务应用软件逻辑结构模型
由于共享信息和分布式计算的性质，组织中的信息向三个方向流动，即向上、向下和水平方向流动。
(1)信息向上流动
或者说向上流动的信息，描述了基于日常事务的组织当前状态，例如，当一项业务发生时，信息发源于组织的最基层，然后信息通过不同的管理向上流动。当信息向上流动时，会变得更加简明。信息系统在信息向上流动时，扮演着十分重要的角色，信息收集是信息系统日常工作的一部分，它将信息向上传送给负责监督并对问题和机遇做出相应对策的决策者们。
(2)信息向下流动
向下流动的信息包括源于最高层的战略、目标和指令，这些信息向较低的层次流动，使得管理层能明确决策者的意图，并进行目标和功能的分解，再传送到承担各自功能的操作层，最终在整个组织中实施。信息向下流动的过程是信息的细化和具体化过程，在这个过程中，高层的信息概念不断地分解并转化成各种可完成的操作。
(3)水平流动的信息
它是在职能业务单位或工作小组之间的水平流动。这个流动过程可能是组织流程间的不同阶段的体现，也可能是信息的不同视角的信息加工、过滤和处理过程，也是职能业务单位或工作小组之间进行沟通的手段。
除了发生在组织的内部的上述信息流动外，组织与其他组织之间及组织与服务对象之间同样存在着各种信息流动，而且这种流动是双向的。组织之间的信息流动是根据信息共享契约在不同层次间进行水平方向的信息交换;而组织与服务对象之间的信息流动则是一个信息采集、处理、加工和使用的过程。
8.2.3电子政务的信息处理功能
信息时代最重要的是组织将信息技术用于支持信息处理任务之中。概括起来，组织中的信息处理任务主要包括五类，即对信息进行捕获、传播、创建、保存和通信。
(1)捕获信息
它是指在信息的发源地获取信息。捕获信息的关键是在信息发源地获取信息，当今，组织必须努力在发源地获取信息，而不是在信息发源地对该信息进行重新输入，传播信息与捕获信息截然相反，也就是说，传播信息是指将信息以最有用的形式提供给需要它的人。传播信息的关键是以最有用的形式提供信息，也就是说，你可能希望以图形方式、纸张印刷的数字化方式，也可能是以声音的方式获取信息。传播信息的处理任务与信息的形式维度密切相关。
(2)创建信息
它是最容易理解的信息处理任务。它是为获取新的信息而对信息进行处理。例如，我们要确定信用卡余额就包含了创建信息的活动，也就是说，信用卡余额的利息是通过确定信用卡中每日的平均余额，并乘以相应的月利率而得来的。创建信息通常采用两种方式，即事务处理和分析处理。所谓事务处理就是对发生在组织内部的事务进行处理，如用计算机处理员工的工资，计算某个企业应该付的税款等，这些都是通过事务处理创建信息的例子。另一方面，分析处理是为支持决策工作进行的信息创建活动，如运用回归分析考察经济环境对税收收入的影响程度就是通过分析处理来创建信息的。从我们本身和技术的观点来看，事务处理和分析处理是截然不同的。如果运用事务处理技术的话，技术本身就能够应付所有的信息处理。对于分析处理来说，许多信息的处理还要依赖于决策者，或者说，分析处理只能提供可能发生的事情，而最终具体采取什么行动仍取决于决策者本人。
(3)保存信息
就是将信息存储起来以供今后使用或共享。当今，信息的保存或保持对各类组织都是至关重要的，信息时代保存信息供以后使用是极有价值的活动。
(4)信息通信
它是将信息传递给别人或传到另一地点。信息通信是通过调制调解器、数字信号、卫星和微波等电子通信技术实现的。当今，塑造现代新颖组织的压力使信息通信的任务对所有组织而言都成为一种必然。
对于信息系统的建设，了解组织中信息处理任务的性质是非常重要的，这有助于确定选择哪种信息技术系统是最好的。在本章下面的几节将讨论当今常用的七种信息系统，这些系统中有些是支持通过事务处理来创建信息的，有些是支持通过分析处理来创建信息的，还有一些主要是支持组织与人之间进行通信的。当然，在实际应用中，必须先确定信息处理的任务，然后才能确定需要什么技术来支持。
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