政府内部电子化公务处理系统概述

9.1　政府内部电子化公务处理系统概述

9.1.1政府内部电子化公务处理系统含义与类型

(1)政府内部电子化公务处理系统的含义

政府内部电子化公务处理系统，是指运用现代信息技术与网络技术，将政府办公活动转移到网络上完成，实现政府网上办公的信息处理系统。政府部门内部的公务处理活动，主要通过各种电子化公务处理系统实现，这些公务处理系统内容很多，包括办公自动化系统、人力资源管理系统、多媒体检索系统、视频会议系统、财务管理系统、物资管理系统以及其他相关的办公事务处理系统。电子化公务处理系统可以有效管理政府内部各种信息资源，辅助政府机关工作人员处理各种公务，实现政府办公信息化、自动化，提高政府管理水平和管理效率。

一个完整的政府机关电子化公务处理系统，其基本内容包括信息的生成与输入、信息的审核与识别、信息的加工与处理、信息的存储与检索、信息的复制、信息的传输与交流以及信息的安全与保密管理等在内的全部内容;在功能特性上，还必须具备网络通信功能，强大的文档处理能力，多种共享方式和强大的共享能力，并且必须有利于优化政府流程，确立有效的安全保障，同时应当能与其他业务应用系统实现有效集成。

(2)政府机关内部电子化处理系统的类型

根据具体管理功能和管理水平的不同，政府机关内部电子化处理系统可分为事务型、管理型和辅助决策型三种类型。

①事务型

事务型公务处理系统主要是辅助机关工作人员完成日常常规性工作，辅助完成工作量大但工作难度不高的组织管理活动，如公文管理、会议管理、日常事务处理等。它的应用范围一般是一个机关或机关内部的若干部门，以分散式管理为主。该类型的系统处理的事务，一般都具有内容重复简单、工作量大等特点，可以减轻人工处理的压力，具有较高的工作效率。这类系统产生的信息资源往往成为政府机关的核心信息源，是其他更高程公务处理系统的基础，为政务活动的有序开展奠定坚实的基础。

②管理型

管理型公务处理系统建立在事务型公务处理系统基础上，由各种比较完善的信息数据库和具有通信功能的多极网络组成并通过对大量的数据进行综合管理。它的应用范围更为广泛，在系统管理方面有较强的能力，以集中式管理为主。不仅能集中处理机关日常活动所需的数据信息，而且能对大量的信息进行综合管理，满足机关内部、政府系统内部对信息的共享需求，提高政府机关管理水平和决策能力。

③辅助决策型

辅助决策型公务处理系统是最高层次的公务处理系统，代表电子化办公处理系统的发展方向。具有方案比较和辅助决策功能，常常利用预先设计的决策模型辅助人们做出判断和决策。辅助决策型公务处理系统综合了事务型和管理型公务处理系统的功能，并具有专家系统和人工智能所组成的决策功能和发展预测、结构分析等功能。对政府知识管理的实现及知识性政府的建立有重要的推动作用，有利于提高政府的行政管理水平和管理技能。

对政府机关来讲，上述三种类型公务处理系统都是政府机关内部电子化公务处理系统必不可少的组成部分。根据管理水平的不同，在建设过程中一般遵循循序渐进的原则，首先进行事务型公务处理系统建设，在数据处理能力、数据管理能力不断提高的情况下，逐步增加信息管理和辅助决策的功能。目前，我国已建立并实际运作的电子化公务处理系统大部分仍处于管理型阶段。

根据我国政府机关电子化公务处理系统的实际应用情况下，依据系统应用和发挥作用的领域不同，可以分为通用系统、专用系统两种类型。

①通用电子化公务处理系统

它是指可以广泛存在和作用于所有政府机关，用于对所有公务活动提供普遍性支持的系统。这类系统用途广泛，通用性强，是所有政府机关需要普遍建立的，它可以为几乎所有性质的公务活动提供基本支持。

②专用电子化公务处理系统

它是指用于对专门政府机关或对政府机关的专门公务活动提供专门性支持的系统。这类系统可以存在和作用于专门的政府机关，也可以存在和作用于一般政府机关的专门公务活动领域。

9.1.2政府内部电子化公务处理系统目标与功能^[1]

(1)系统目标

政府办公系统处于行政决策和执行的中枢位置，其工作的实效、质量直接关系着政府运转的效率，关系着政府的形象。政府内部电子化公务处理系统的目标是利用先进的网络技术和信息技术，提供先进的信息处理手段，打破时间和空间限制，实现政务信息交换与共享，提高政府办公质量和效率，实现政府公务管理网络化、自动化。具体来讲，包括:

①建立内部通信平台和信息发布平台

政府是拥有最广泛的信息源的机构，如果能充分利用这些信息资源，实现政府信息流通和信息共享，不仅能辅助管理者进行科学决策，而且能扩大政府服务范围，提高政府服务效率，扩大公众参与度。

建立电子化政府，推动政府信息化的通信网络的搭建与信息发布平台的建设，实现内部通信和信息发布平台以作为政府信息交换及资源共享的平台，保证信息在各部门之间顺畅流通，为领导决策提供科学依据，促进信息流通利用和平等共享，是政府机关内部事务处理系统建立的重要因素。

②实现跨部门协同工作和办公自动化

传统的电子办公系统限定了最终用户只有在办公室才能访问和利用信息，不能实现异步协作，工作人员外出时就无法享受信息技术的便捷，可能造成工作上的延误。政府机关内部电子化处理系统应该能实现文件、信息存储与查询的自动化，能满足远程办公、移动办公、协同办公的需要，工作人员可以通过远程拨号，根据需要随时登录到政府电子化公务处理系统，进行公文的传递、审批、处理等，改变传统手工办公方式，达到无纸化办公。

③实现核心公务处理工作流自动化

工作流自动化的目标就是协调组成工作流的四个基本元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。早期的电子办公系统只是在处理公文的传送方面起一些作用，但在核心公务处理工作流(如公文处理、事务管理等)上没有实现自动化，无法形成有效的约束机制。政府机关公务处理电子化就是用优化的电子流程代替人工流程，通过把需要处理的事项输入电脑，各部门按照既定的流程进行办理，规范各项公务处理活动，增强各部门之间的协作，大幅度提高工作人员的工作效能。另外，电子化公务处理系统还必须确保各种保障性工作的自动化。这些保障性工作对核心公务的处理起到基础、辅助的作用，涉及文档管理、会议组织、后勤服务、流程监控等各个方面，实现保障性工作的自动化可以节约各种资源和时间，降低管理成本，提高管理效率。

(2)系统功能

一个完整的电子化公务处理系统，不仅能对政府资源进行有效管理，实现信息传递与共享，而且可以对信息进行整合加工，辅助政府决策，优化政府管理流程。具体来讲，政府内部电子化公务处理系统应具备以下功能:

①具备网络通信能力

政府内部电子化公务处理系统的运作是在Internet上实现的，Internet是系统运作的平台。一个政府各个部门之间的联系、电子化公务处理系统中各个应用子系统之间的联系，都需要有网络环境提供的通信能力作为支持，如果没有网络支持，各部门、各系统之间就无法实现互联互通，电子化公务处理系统也就失去了存在的价值，它的其他功能也就无法实现。

根据政府工作开展的需要，目前大部分政府机关采用电子邮件系统作为电子化公务处理系统的统一入口。电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，满足电子化公务处理系统最基本的通信需求。换言之，电子邮件系统作为电子化公务处理系统的通信基础设施，主要提供两方面的功能:一是直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求，代表的是一种不规则的、随意性很大的通信需求，比如工作人员之间互相发送电子邮件，传送对方某种信息，或者是向工作人员临时发出一项通知等，所传递的信息内容和传递的时间往往是无规则的;二是为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求，两个应用系统之间按照某种条件传递符合某种规范的信息内容，往往是比较有规律性的。

在一个电子化公务处理系统中，针对不同的业务需求，通常包含了多个应用子系统，如收文、发文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等，电子邮件系统作为办公应用系统的统一门户，每一个用户通过关注自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，并且将处理结果发送出去。以电子邮件作为统一入口的设计思想可以提高系统用户的友好性和易用性，提高公务处理效率。

②具备强大的文档处理能力

政府活动产生大量的公务文档，这些文档具有数量大、来源广、形式多、内容复杂等特点，不仅包括文字、图形、音频、视频、表格等单一形式表达的文件，还包括各种表达形式集成的多媒体文件。公文处理系统的信息不仅包括政府机关内部产生的信息，还包括其他机关产生的与本机关有关的信息、公共信息等，这就要求公文处理系统具有强大的文档处理能力。

电子化公务处理系统以文档数据库应用为核心，同时结合应用关系数据库来实现对数据信息的管理，具备有效处理海量信息的能力。传统的关系型数据库由于本身的局限性，存储效率低、流程控制和管理功能不足，而文档数据库不仅可以处理和管理各种非结构化数据，还可以提供全文检索、版本控制和文档链接等手段，可以实现文档及时有效的处理。

③具备多种共享方式和强大共享能力

信息共享是建立电子化公务处理系统的基础，信息交换和处理都建立在信息共享的基础之上，信息共享水平和能力直接关系到政府机关公务处理结果和效率。因此，要充分利用各种技术手段和管理手段，尽可能使系统具备多种共享方式，形成强大的共享能力。

政府电子化公务处理系统可以利用各种协同工作手段，包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具，提供在线及时共享。除此之外，还提供不同层面的信息共享方式，包括移动通信设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持等，使用户随时随地访问和登录公务处理系统，不受时间和空间的限制，获得系统公布的信息和待处理的信息。另外，知识管理与电子政务相结合建立知识型政府已经成为提高政府管理水平的重要举措，将知识管理引入政务管理流程中，利用知识管理原则与方法对政府知识流进行管理、开发、利用，有助于实现工作流的自动化。而电子化公务处理系统作为政府知识管理的平台，系统共享能力得到很大的提升。

④支持协同工作和移动办公

电子化公务处理系统不仅应注重信息的生成与输入、加工与处理、存储与检索，还要注重信息的传输与交流以及利用，这对电子化公务处理系统的设计及功能提出更高的要求。

在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见才能做出某种决策，而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是协同工作(工作流是其中一种相对有序的协同工作方式)。为了以最快捷的方式在政府各部门之间传递信息，同时通过网络的数据库快速地获取信息，政府电子化公务处理系统支持异步协作方式(如电子邮件、网络论坛等)和同步协作方式(如视频会议)，使工作人员随时随地参与到协作工作中，更及时地完成事务处理，提高工作效率。

电子化公务处理系统作为网络应用系统，还支持用户移动办公。移动办公就是提供办公人员在办公室以外的办公方式，人们可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时访问到电子化公务处理系统。为提高工作效率和减少费用，人们还可以选择“离线”工作方式，即将需要处理的信息先下载下来，将信息处理完毕后，再连通网络将处理结果通过网络发出，并再次下载新的待办事项。

⑤优化政府流程

在电子政务环境下的政务流程优化与再造是政府根据电子政务运作的内在机理，对传统的以行政职能为中心的行政流程进行优化与再造，转变成以公众服务需求和输入各种公共信息为起点，到政府创造出对公众有价值的“产品”或服务为重点的一系列借助网络进行的政务活动。

电子化公务处理系统可以突破业务流程对管理和决策水平的桎梏，对政府流程的优化作用表现在:一方面，系统绝不能绝对忠实于原有的组织结构和原有的政府流程，可以对原有组织结构和原有政府流程进行改造，根据需要将合理部分保留，不合理部分进行重新优化设计和革新，使之不断适应政府公务活动的发展变化。另一方面，它必须能够适应经过优化处理的新的政府流程，使新流程形成真正的优势，产生真正优化的结果。此外，系统还可以提供个性化服务，系统的使用者可以根据实际情况和个性化需求对政府流程进行调整和优化。

⑥完整的安全性控制功能

政务信息与其他信息相比有其特殊性，与国家政治、经济活动密切相关，许多信息关系国家安全和公共利益，不得向外界公开，因此，保证政务信息的安全可靠成为电子化公务处理系统的重要设计原则。

政府电子化公务处理系统与传统的公务处理系统不同，公文流转过程、事务处理过程都是在网络上进行，实行网上办公，其面临的安全威胁更多，对安全性能的要求也更高。

电子化公务处理系统的安全性主要包括系统安全、信息安全和网络安全三个方面，系统安全是指防止非法用户进入系统，避免因为自然因素或人为因素造成的系统运行不正常或崩溃等状况。信息安全是指通过采取各种技术措施防止因自然因素或人为因素造成的信息失真、丢失或更改等现象。网络安全是指保证网络正常运行，防止黑客等各种网络入侵行为，避免各种机密信息的丢失和防范网络犯罪。安全性的实现依赖于制定和执行严格的规章制度与管理规程，通过采取权限控制、身份识别、加密技术、电子签名、防火墙技术等技术措施构建应用层安全解决方案，防止自然因素和人为因素的影响，保证系统和网络的正常运行，保证信息的真实性、完整性、可靠性和可识别性。