政府内部电子化公务处理系统结构

9.2　政府内部电子化公务处理系统结构

9.2.1系统结构及核心技术

(1)系统结构

政府内部电子化公务处理系统是以知识管理为核心，集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统，它是办公自动化系统的高级阶段，必须依托办公自动化提供的多功能公务处理平台才能实现。

由于政府信息的特殊性，政府内部电子化公务处理系统应定位为内网应用，因此应该在与因特网物理隔离的内网环境下开发使用。

通常政府内部电子化公务处理系统包括行政事务管理、人才管理、信息管理等内容，模块结构如图9-1所示。

图9-1　政府内部电子化公务处理系统模块结构

①行政事务管理

行政事务管理模块包括公文管理、会议管理、日常工作安排、流程监控等。其中，公文管理是政府内部电子化公务处理系统的核心，公文管理涵盖了公文流转的全过程，从公文的拟稿、审核、会签、领导批示、修改，到公文的发送、接收、传阅等一系列过程均可在网上实现，并可随时在网上调阅以前的公文。另外，政府机关日常工作十分庞杂，除文书工作、会务工作之外还包括调查研究工作、信息加工工作、信访接待工作、财产管理工作等多个方面，利用电子政务技术管理这些日常工作，能够提高政府机关的管理水平，减少人员编制，提高工作效率。

②人才管理

人才管理模块包括招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬管理等。招聘选拔模块的具体功能为制定招聘计划、发布招聘信息、网上报名、自动预筛选、面试管理、录用管理，可以节约招聘选拔费用，提高招聘选拔工作效率。培训系统电子政务功能包括辅助制定政府培训开发计划、提供网上远程培训等，可以降低培训费用，增加培训的计划性和灵活性。将绩效管理与电子政务业务管理系统一体化设计，可以实现对绩效的动态监控，并记录绩效目标和计划的调整过程。

③信息管理

政府电子化公务处理系统的信息管理范围广泛，包括公共信息、个人信息、办公事务信息等。政府活动过程中形成大量的文件信息，经归档后形成档案保存，对这些档案有效的管理可以为以后的工作查考提供方便，包括档案信息收集与保存、整理、鉴定、检索、利用等功能。系统可以对信息进行加工、综合，进行深度挖掘后为用户提供各种信息服务。另外还可以进行法规管理，包括立法管理、法律法规管理、业务档案管理等。

(2)系统核心技术

①VPN技术

网上政府的远程访问系统包括通过公用电话网和通过通信主干网络构成的内部虚拟专用网络(VPN)两部分。虚拟专网本质上是将多媒体通信网用做“公用数据网”，通过公共的多媒体通信网加密传输专用数据流量。虚拟专网能够连接各机构的所有办公室、远程工作人员、移动员工，甚至全国范围的政务群体。虚拟专网减少了设备需求及网络维护责任，能够节省大量的开支。在VPN中，PPP数据包流是由一个LAN上的路由器发出，通过共享IP网络上的隧道进行传输，再到达另一个LAN上的路由器。VPN具有低成本、扩展性好、网络兼容性好、容易管理等优点。

②PKI技术

PKI即公钥基础设施，是一个用非对称密码算法原理和技术来实现并提供安全服务的、具有通用性的安全基础设施。在电子政务的建设中，PKI实际上是提供了一整套的、遵循标准的密钥管理基础平台。用户可以利用PKI平台进行安全通信，因为PKI能够为所有网络应用透明地提供采用加密和数字签名等密码服务所必需的密钥和证书管理。

③OCR软件集成

汉字识别OCR(光学字符识别)是为了使汉字信息高速输入计算机，以解决低速的信息输入与高速信息处理之间的矛盾，从而提高整个计算机系统的效率。这种根据汉字人工编码录入汉字文本的方法，从根本上改变了人们对计算机汉字人工编码录入的概念。使人们从繁重的键盘录入汉字的劳动中解脱出来。只要用扫描仪将整页文本图像输入到计算机，就能通过OCR软件自动产生汉字文本文件，速度比人工输入快很多倍。在电子化公务处理系统中，将中文OCR产品与后台数据库无缝集成，实现对文字的自动扫描与识别。

④数据通道与接口

用以实现应用系统与应用系统之间、模块与模块之间可定义的数据交换。数据通道是外置的，独立于应用系统或模块，若数据交换是在不同应用平台之间进行的，则需利用接口程序来实现。

⑤共享授权

电子化公务处理系统的目标和功能之一就是提高多种信息共享方式、具有强大的共享能力。信息共享的实现机制是授权，因为政务信息有一定的机密性，有严格的访问权限的设置，用户只用通过认可才能登录、访问信息系统，利用信息处理行政事务。授权分为使用级授权和方案级授权两种，只有信息拥有者给予授权，其他人才能共享其信息，是保证信息安全的重要措施。

⑥自动提醒和逾期处理

政府公务处理系统具有事务处理、日程安排等功能，采用电话、短信、邮件及提示窗口等方式，提醒用户有文件需要办理，对接近和超过办理期限尚未办理的文件，给予不断的定时提醒，并在逾期后，作出相应处理，如记入日志或发送邮件汇报给领导。

另外，通过流程配置可以任意地配置和定义流程，定义其使用授权、流向和各环节控制方法，并根据工作中的需要随时调整流程。系统还要具有修改痕迹保留功能，及时记录每个用户的每一次修改，保证公文在整个流转过程中的真实性与透明度。

9.2.2系统构成要素

根据政府工作的实际需要和分工不同，政府内部电子化公务处理系统主要由公共信息、办公事务、个人信息三个系统组成。^[2]

(1)公共信息系统

政府公共信息是指关系公众日常工作、生活的开放性的各种服务信息，包括政策法规、便民信息、政务公开信息等。公共信息系统主要提供综合信息、常用信息、交流信息等服务功能。公共信息系统具有全面和及时两个特点，全面指尽可能全面地涵盖各类信息来源，及时指尽可能快捷地反映国家的方针政策，支持交互处理。

公共信息系统还可以提供人员外出管理功能，对人员外出情况进行查询和管理。当我们给外出人员发信息时，可以自动根据该人员的出差信息查询其目前情况，如果该人员已出差，系统会提供其返回日期，并询问用户是否继续发送，用户可以根据文件或信息的缓急程度决定是否另选一位接收人，以保证文件审批或会议召开等工作的实效性。

(2)办公事务系统

办公事务系统提供政府内部办公流程的实现和公文的管理，主要有会议管理、文档管理、活动安排等。

①会议管理

会议管理一般经过以下过程:提出会议动议、会议筹备、会议出席、会议主持，在此过程中要进行会议记录和会议纪要。会议管理系统主要用于制定会议安排和改善会议通知、记录会议纪要等。会议安排人员可以查询会议召开期间是否和与会人员的日程安排冲突并将冲突的事由列表，方便组织者确定会议时间;会议召开后，对反馈信息进行实时跟踪，动态掌握会议安排。此外，还能建立会议议题库、会议议题归档库，对会议达成的共识和文件进行有效管理和提供利用。

②公文管理

公文是用于公务活动的一种应用文书，是国家用来颁布法律、法规、规章，传达政策法令，请示和答复问题，汇报情况，联系工作，制订计划及记载政务活动的重要工具。一般来讲，公文处理要经过拟制、审核、核对、签发、收发、存档、拟办、批办、承办、统计等步骤，公文管理系统可以对公文处理全过程进行有效管理。

③文档管理

政务活动中形成海量的公务文件，对于有保存价值的文件进行收集、整理、归档保管、提供利用，实现对文档的自动化、规范化管理。文档管理系统收录了上级单位下发的多种文件及本单位发布的文件，对于有关单位的相关政策、制度的制定具有指导意义。

④人事档案管理

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案是进行人事考核、任免的依据，对其进行科学有效的管理有重要的现实意义。人事档案管理系统进行人事管理工作中人事信息的编辑、处理和归档，根据不同标准进行分类，建立相应的索引，可以解决人事档案管理繁杂、查询不便等问题。

⑤领导日程安排

日程安排一般按周进行，该系统提供直观的日历格式视图，可以显示领导日程安排，提供针对某个领导活动的查询功能，方便用户查询，可以根据领导时间安排各部门的工作，选择适合的时间进行工作汇报、请示和审批工作。其主要目的是辅助安排领导的活动日程表，并通过网络供本单位内部人员查询，进行工作的合理安排。

⑥督办查办

其主要目的是利用计算机网络辅助进行办公事务的督查和建议提案督查的登记、信息反馈、查询、统计工作;实现督办查办流程的实时监控，通过计算机网络及时发送督办查办的有关交办单、答复等文件，及时反馈交办单位办理意见，供领导和有关工作人员查询、统计，提供督办查办的效率。

(3)个人信息系统

个人信息是政府办公系统信息的重要组成部分，工作人员通过个人信息的查询利用，可以进行信息交流和共享。政府公务处理系统个人信息系统可以提供与工作人员相关的各种服务模块，为个人办公提供方便，节约工作时间，提高办公效率。

①电子名片

电子名片实际上就是通信录，详细记录了通信地址、邮件地址、联系电话等基本信息，是办公过程中进行信息交流的基本工具，具有查询方便、容量大等优点。利用电子名片，根据日程安排自动提醒相关人员要进行的各项活动，可以自动总结并输出单位和某人在任意时段的活动大事记，还可以为发文系统提供群发功能，提高活动通知的效率，降低通信费用。

②电子邮件

电子邮件是电子化公务处理系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发布、浏览信息，并根据内容分类存档。电子邮件系统是政府内部电子化公务处理系统面向领导和工作人员的窗口，工作人员上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的邮件数据库中。领导传办的事项集中在邮件数据库中，领导只需查看、处理邮件数据库中的文件，领导批示、审批工作都可完成，极大方便了领导办公。同时工作人员通过查看邮件数据库，办理领导交办的事项，并将结果通过邮件反馈给领导。借助电子邮件系统可以实现各类信息在单位各部门及个人之间进行快速、高效、安全的传递。

③日程安排

个人信息系统可以保存用户的工作日程和安排，并记录工作进行和完成的全过程。系统可以设置提醒功能，根据日程安排提示待办事项，避免造成工作遗漏。此外，用户可以通过工作日志，向领导汇报工作进程和现状，领导可以就此提出指导意见。通过日程安排可以查询工作事项详细办理状况，便于进行工作总结。

公共信息、办公事务、个人信息系统并不是完全相互独立的三个子系统，因为政府工作的关联性，三个子系统之间相互联系、相互作用。