政务信息管理系统的功能与构建

11.3　政务信息管理系统的功能与构建

11.3.1政务信息管理系统的功能

政务信息管理系统是将各种政务信息数据进行收集，分类、整理、汇总从而成为可供人们使用的信息，并需要根据信息的发展变化不断进行更新。

政务信息系统是信息系统的一种。所谓信息系统是指由计算机硬件、网络设备、计算机软件、信息资源、信息用户和相关的规章制度组成的以处理信息流为目的的人机一体化系统。作为信息系统的一种，政务信息系统具有以下基本功能:

(1)输入功能

它即是对政务信息数据的采集与输入。一般情况下，信息系统的输入内容包括信息资源的采集、控制指令的输入、信息检索条件的输入等。信息资源的采集是将信息资源进行收集，初步整理后输入信息系统，它是用户进入信息系统的渠道。控制指令的输入是信息系统在需要用户干预的时候，由用户发出的控制命令，它通常需要根据输出的反馈进行决策。政务信息的采集与一般系统有所不同，由于政务信息数据类型复杂，政府部门对信息数据要求的多样性、电子政务系统所处理数据量的日益增长及政府部门对数据的更高管理要求，决定了政务信息系统数据来源不是简单的某一个部门或某一个地区的信息数据，而是一个多源的、全方位的、集成的信息来源，能够反映社会全面的信息情况。

由于政务信息数据来源复杂，因此在收集信息时应该按照一定的标准进行，从而能够合理地利用有限的人力物力和财力，使收集到的信息能够发挥最大的作用。因此在政务信息数据采集时应按照以下原则:

①专业性。政务信息大多来源于国家专业统计和信息机构，并提供专业科研机构和专家人士的权威分析，是专业人士和管理决策者优选的基础信息来源。

②前瞻性。荟萃政府要员、著名专家学者、权威机构等的重要研究成果和预测分析，把握各行各业动态，透视经济热点。

③及时性。敏锐追踪热点，实时报道要闻动态，快速更新数据信息，是社会各界了解政府发展动态的窗口。

④实用性。专业的数据分类、强大的在线检索功能和集中制定的数据文库及使用指南，为网上用户提供方便的服务和友好的平台。

(2)存储功能

信息系统的存储功能是与输入功能紧密联系在一起的。存储功能是指系统存储各种信息资料和数据的能力。当原始数据和资料输入信息系统后，首先要将其存储起来，以便多次利用，并在多个处理环节和过程中实现数据资料的共享。数据经过加工整理后，更需要将其存储在适当的内外存储器上，以便在用户需要时提供利用。政务信息系统由于是面向全社会公众的，信息量十分庞大，更应注重系统的存储功能，防止因为“信息爆炸”带来的检索、输出的困难，造成系统的服务效率降低。这就要求在信息采集阶段，注重信息质量，保证有用的、合理的信息资料得到收集存储。

(3)处理功能

大量的政务信息在得到收集与存储后，必须得到及时的加工处理。处理是信息系统内部的生产过程。为了减少不必要的重复劳动，提高工作效率，信息系统一般是将分散的处理业务集中统一进行。政务信息系统是一种人机一体化系统，系统工作时，任何计算机各自发挥自身的优势，快捷、方便、灵活、准确地处理信息。随着人工智能和专家系统的发展应用，一些功能很强的数据处理软件也将在政务信息系统中得到运用，加快系统的处理效率。在政务系统中对信息的处理就是要对信息进行结构化和规范化的处理，使其形成一个有章可循的数据库。

①数据的结构化

主要通过两种途径来实现:一是数据挖掘，以XML为基础的新一代WWW环境中是直接面对Web数据的，不仅可以很好地兼容原有的Web应用，而且可以更好地实现Web中的信息共享与交换。XML可看做是一种半结构化的数据模型，可以很容易地将XML的文档描述与关系数据库中的属性意义对应起来，实施精确查询与模型抽取。二是数据结构化分析。使用节结构化的方法进行分析，建立数据之间的结构联系，加强数据之间的结构性。

②数据的规范化

政务信息资源提供了一个整合政府部门内部各业务系统数据，实现政府部门之间和政府与公众之间的数据交换和业务处理平台。从而保证各级政府按照标准统一、体系完善、内容充实、流程规范等原则，建立起一批统一的“大而全，大而精”的政府电子信息数据库群，实现电子信息资源库管理、查询与共享。因此，政务信息系统要对信息进行规范化的处理，对数据进行统一标准。主要有:数据处理分析、数据标准化、词语规范化等。

(4)输出功能

各种各样的信息系统，都是旨在满足各类用户对信息的不同需求而建立的。政务信息系统时也是如此。因此系统的各种功能都是为了保证最终实现最佳的输出功能。信息经过处理后，输出的内容包括经过信息系统加工处理后的资料信息、信息系统运行过程状态的反馈信息，以及需要人工干预时的信息。资料信息是信息系统产生的最终产品;状态的反馈信息是为了方便地监控、管理、维护信息系统而产生的一种实时信息;提示信息是用于信息系统在需要人为进行干预的时候，提供给用户进行决策的临时信息。后两者的输出都是为了保证最终产品的形成。信息系统的输入功能、传输功能、处理功能、存储功能都是根据输出功能来确定并不断进行调整的。

(5)控制功能

为了保持信息系统的输入、存储、处理、输出等环节均匀连续地进行，系统必须具有进行管理和控制的功能。信息系统的控制功能体现在两个方面:其一是对工程系统的各种信息处理设备，如计算机、通信网、人员等进行控制和管理;其二是对整个信息加工、处理、输入、输出等环节通过各种程序进行控制和管理。信息系统的控制功能是多变量、多因素、复杂的动态过程。为了实现有效的控制，必须时刻掌握系统预期要达到的状态和实际状态，不断使实际状态与预期状态保持一致，从而使整个系统运行最佳化^[6]。

11.3.2政务信息管理系统的架构

从某种角度来讲，政务管理过程是政务信息的收集、加工、处理和反馈过程。因此，政务信息系统建设对于提高行政效能，促进政务管理的科学化和现代化具有重要意义。下面我们将通过深圳市政务管理系统的建设探讨政务信息系统的建设。

深圳市通过近二十年的实践，逐步建立了比较先进完善的政务管理信息系统，并在行政管理的运作中发挥着越来越重要的作用。其政务信息的建设主要包括以下几部分组成^[7]。

(1)行政信息采集系统

行政信息采集系统包括各行政职能部门、各行政区的信息采集子系统，具体包括市政府33个局(办)以及多家企业及海关、银行等统计部门的信息收集。行政信息采集系统将各统计单位的社会经济统计信息以联网的形式及时准确地收集到统计信息局，并将信息储存在主机系统中供信息统计系统进行加工处理。

(2)专业职能调控系统

专业职能调控系统包括各行政职能局(办)的行政信息系统和各行政区行政信息系统。这些系统都包括有从企业、基层单位、社会各行业采集信息的信息采集子系统，也有综合调控信息系统、市领导决策支持系统等的信息交换系统。通过全面建设政府各职能部门管理信息系统，实现办公自动化、无纸化，提高政府部门的管理水平和工作效率。专业职能调控系统与其他信息系统，如社会公共信息服务系统、公民信息管理系统、金徽信息系统、教育信息服务网络系统相衔接，形成一个覆盖全市各行各业的大信息、大网络。

(3)综合调控信息系统

综合调控信息系统是整个大系统承上启下的关键环节。它主要包括:

①统计信息系统

统计信息系统是综合调控系统的基础，由基本统计系统和国民经济其他部门的统计系统组成。基本统计系统包括市局各类指标库、统计报表、各类统计分析报告、指标体系分析报告等。统计信息系统负责行政信息的收集和整理，完成统计工作的各个流程，包括根据各类经济指标生成各类报告和以各种数据形式上报统计信息等，以满足行政决策支持系统对信息的要求。经过统计信息系统处理的初级产品再以直观、形象的表现形式上报至主要行政领导，提供决策信息。

②社会经济预测系统

该系统以深圳市政府及各行政职能部门为主要用户，借助于各种经济分析手段和现代计算机及通信技术，真实、准确、及时地对社会经济运行动态、发展趋势、政策效应等进行预测、检测、模拟和分析研究，并以高效快捷的信息服务方式支持市政府实施有效的社会经济调控。这一系统通过社会经济预测分析信息来引导经济活动主体优化资源配置，调控社会有序运行和良性发展，从而减少政府运行和社会经济发展中的不确定性。

③企业与产品信息系统

这一系统的目标是向政府部门、国内外企业提供市内企业的基本运行数据(包括企业资讯、企业财务数据、企业通信联系、地理位置、经营范围等信息)和企业生产活动相关的信息及服务。该系统以深圳市统计信息局为核心，横向连接政府各职能部门，纵向连接国家信息中心，建立起以数据库、信息产品等为基础的服务体系。

④政府法规信息系统

该系统的功能建立面向社会的政府政策法规信息服务体系。该系统能及时向全社会提供包括法律、行政法规、司法解释、地方性法规和地方政府规章、国务院部门规章以及我国政府批准参加的国际公约、国际条约等较完备的政策法规信息服务，能为深圳市政府及有关部门的法规备案和依法行政工作提供电子自动服务。

(4)行政决策支持系统

行政决策支持系统是整个行政信息系统的中枢环节。它由以下几个功能各异的子系统构成:

①中央控制室系统

中央控制室系统负责整个行政信息系统的运行控制和管理，是整个系统的中枢环节，它连接各个子系统，协调系统的资源分配，监控各子系统硬件和软件的运行。同时，中央控制室系统又是全市社会经济信息的总汇地，实时监控社会经济的运行，并根据主要领导的指示发出各种指令。根据规划，中央控制将最终发展成多点会议电视的控制中心、全市社会经济运作的监控中心、无纸办公系统的指挥中心，担任政府与企业等社会组织及上下级行政部门之间联系的桥梁。

②会议电视系统

会议电视系统的建立旨在实现政府工作会议网络化，提高会议的效率，集成办公系统环境，是政府领导获取信息的有效途径和决策的重要工具。在政府的系统需求中，建设中的会议电视系统与传统的会议电视有所不同。它不但完成普通会议电视所具备的面对面交谈的功能，而且能做到数据传输，共享屏幕，即在多媒体电视系统的显示屏幕上能看到交谈对方的视频图像和相互交谈。它还可以根据领导的指令和中央控制中心发出调度命令，同时处理多个终端所发出的图像和数据。

③会议秘书系统

为了对会议电视系统进行有效的管理和进行多点会议，行政信息系统设计了一套辅助的电视会务管理系统——会议秘书系统。该系统可根据行政领导的要求，安排会议的议题并向有关人员发出会议通知，进行自动呼叫。在开会期间进行录音和录像，并辅助秘书自动生成会议文件，包括会议纪要，并发布会议的有关文件的决议，供有关会议人员随时查阅。秘书系统其他的功能还有:声控会议电视呼叫、摄像探头控制、会议纪要的整理、会议纪要的下达、通知下达、电子邮件、批示电话记录等。

④决策支持系统

决策支持系统负责向主要领导提供决策的信息数据、方案及建议，以经济分析方法、数字模型计算和顶层分析为主的研究手段，采用定性与定量相结合的研究方法，以专家的经验模型，对统计信息进行加工处理，从而提供智能化、系统化的高级信息，包括决策方案、指标预测、景气描述和政策模拟等。

⑤决策执行系统

这一系统是决策智能化系统的主要反馈系统，负责系统的主体输出，通过网络系统及办公自动化系统对各职能部门和主要的基层单位发送政府决策指令和各类文件如会议纪要、统计月报等。决策执行系统也将通过网络系统与办公自动化系统最终将达到整个市政府的无纸化办公。

⑥数据库、方法库、模型库和知识库

这些“库”都是为行政首长决策服务的。数据库主要包括交通、能源、科技、人力资源、国际经济与政治、政策法规、政府财政等方面的数据库。模型库包括:投入—产出模型、计量经济学模型、经济控制论模型、运筹学模型、系统学模型等。方法库包括运筹规划方法、预测与决策方法等先进的管理方法。知识库主要包括进行行政管理、行政决策的一些社会、政治、经济、文化方面的知识，用以消除行政管理过程中的不确定性。

以上就是深圳市政务信息管理系统的基本架构，深圳地处我国东南沿海，经济发达，与国际交流较深，其政务管理系统的建设，在全国也具有先进的水平，对于其他地方的政务管理信息建设具有重要的借鉴指导意义。同时对于全国性的政务管理系统的来讲也是重要的组成部分。

【注释】

[1]周晓英，王英玮主编.政务信息管理［M］.北京:中国人民大学出版社，2004.

[2]杨路明，等编著.电子政务［M］.北京:电子工业出版社，2007.

[3]颜海.政务信息管理［M］.武汉:武汉大学出版社，2009.

[4]马费成，等著.信息管理学基础［M］.武汉:武汉大学出版社，2006.

[5]杨路明，等编著.电子政务［M］.北京:电子工业出版社，2007.

[6]马费成，等著.信息管理学基础［M］.武汉:武汉大学出版社，2006.

[7]汪永成.构建行政管理的“千里眼”和“顺风耳”［J］.管理信息系统，1998(10).