政务信息管理的概念与特点

2.1　政务信息管理的概念与特点

2.1.1　政务信息管理的概念

(1)政务信息管理的定义

作为信息管理的子集，政务信息管理的定义必然受制于信息管理的定义。对于信息管理的定义目前比较统一的表述可归纳为两种⁽¹⁾：一种认为信息管理就是对信息本身的管理，即采用各种技术方法和手段(如分类、主题、代码、计算机处理等)对信息进行组织、控制、存储、检索和规划等，并将其引向预定的目标；另一种认为信息管理不单单是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的组织和控制，以实现信息及有关资源的合理配置，从而有效满足社会的信息需求。就是说，信息管理是管理的一种，它要求既要对信息进行管理，也要对信息活动进行管理，信息和信息活动都是信息管理的客体。

由此，可以定义政务信息管理是对政务信息进行的采集、加工、存储、传播和利用，对政务信息活动各要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的组织和控制，以实现政务信息及有关资源的合理配置，从而有效地满足政务信息需求的社会活动的全过程。简要地说，政务信息管理就是对政务信息和政务信息活动的管理。

(2)政务信息管理的类型

从不同的角度可以划分不同的政务信息管理类别。根据政务信息管理的主体不同，可以划分为个体政务信息管理和社会群体政务信息管理；根据管理层次的大小，可以划分为宏观政务信息管理、中观政务信息管理和微观政务信息管理；根据管理手段的不同，可以划分为手工政务信息管理、计算机政务信息管理；根据政务信息载体的不同，可以划分为实物政务信息管理、人脑政务信息管理、文献政务信息管理和网络政务信息管理等。

(3)政务信息管理的几个认识误区

在政务信息管理的实际工作中，对政务信息管理往往存在着一些认识上的误区。主要表现为：

●误区一：政务信息管理就是对政府机关的计算机系统、办公自动化系统的管理。

政府机关的计算机系统、办公自动化系统是一种运用计算机、办公自动化设备对信息进行管理的“人—机系统”。它一般由信息源、信息接收器、管理者、信息处理机组成。其功能是收集、存储、处理和传播信息，为政务管理者的决策和政务管理活动服务。这种系统的特点是可以大大提高处理重复出现的例行问题的效率，可以及时提供该系统功能范围内可以提供的总体信息。但是，系统的程序一旦设计好后，功能的目标和处理信息的范围就固定了，出现例外问题、出现系统程序没有包括的问题时，系统就无法处理了。可见对政府机关的计算机系统、办公自动化系统的管理只是政务信息管理的一部分，而不是全部。

●误区二：政务文献信息的管理可以照搬档案馆、图书馆的管理模式。

政务文献信息主要是指在政务管理工作中形成的各类档案和相关图书报刊资料。对这些威信文献信息的管理，虽然管理的客体与档案馆、图书馆相似，但是由于其服务的对象和使用目的的不同，就不能照搬档案馆、图书馆的管理模式。

●误区三：政务信息管理就是对行政机关中信息部门的管理。

●误区四：政务信息管理就是行政管理中的信息资源管理。

持这类看法者认为，信息管理经历了传统文献管理、现代技术管理、当代资源管理等三个时期，而现今我们已经进入第三个时期，所以信息管理就是信息资源管理，那么政务信息管理也就是政务管理中的信息资源管理。其实，这种看法是不妥当的。因为信息管理虽然是经历了上述三个时期，但是这三个时期并不是前后更替的，而是同时并存的。在现实的信息管理工作中，我们几乎到处都可以看到这三种管理是同时存在的。将信息作为资源进行管理确实标志着信息管理进入了信息资源管理时期，而传统管理、技术管理与其同时并存。所以，信息资源管理仅是信息管理的一部分，政务管理中的信息资源管理仅仅是政务信息管理的一部分。

2.1.2　政务信息管理的特点

由于政务机构的立体性，职能的多头性，部门之间的侧重点各不相同，造成了政务信息的多样性，政务信息管理也呈现出如下特性：

(1)管理目标的多样性

政务信息管理的目标可归结为：

●为政府决策提供支持；

●传播政治、军事、科技、经济和文化思想，实现政务管理目的；

●树立政府形象，提升其社会影响力；

●实现办公自动化和电子政务，提高行政效率。

(2)管理模式的灵活性

政务信息繁杂多样、量大面广，而产生和管理政务信息的部门多如牛毛。正是由于这些，政务信息管理模式常常因部门不同而异，体现出灵活性的特点。这一特点要求我们实施政务信息管理时，要因地制宜，具体问题具体分析，不能将一个部门的成功管理模式完全照搬到另一个部门来。

(3)管理手段的多维性

在政务信息管理领域，通常使用行政手段、法律手段、技术手段，当然也不乏人文和经济手段等。由于行政手段直接出自于政府部门，具有直接、迅速、有效、灵活的特点，因而使用最为频繁。当然，随着法制的健全，法律手段也成为一种重要手段。另外，随着政务信息信息化的推进，技术手段变得越来越重要，新的信息技术成果常常首先在政务信息管理领域得到应用。