政务信息管理过程分析介绍

2.3　政务信息管理过程

政务信息管理过程是指面向政务信息用户，并以满足政务信息用户需求为目的而产生的一系列相关、有序的政务信息活动的集合。它包括了政务信息需求分析、政务信息采集、加工、存储、传播、利用和评估等环节。更进一步地，政务信息管理的高级形式表现为政务知识管理，它包括在政务信息管理基础上所进行的政务知识的挖掘、表示、存储和利用等。

图2-1　政务信息管理过程

由图2-1分析，我们将政务信息管理过程分成三部分：政务信息需求分析、政务信息业务管理环节及政务知识管理。

2.3.1　政务信息需求分析

从“过程”的观点来看，组织或个人的实际业务过程触发信息的需求。或者更广义地说，组织或个人的社会活动引发信息的需求。

从人类社会活动讲，信息用户的信息需求可以分为两类：一类是人类社会活动的职业信息需求(完成某项工作、开展某项业务等)；另一类是人类社会活动中的生活信息需求。例如，组织机构形式的信息用户的信息需求，是为了实现组织机构的目标而产生的一系列组织活动，在完成组织的各项活动过程中所有信息需求即构成了组织机构的信息需求。显然它属于人类社会活动中职业信息需求。

组织机构的信息需求通常可分为：

(1)组织集体信息需求

主要是由组织的使命和活动的目的所决定的，相对比较集中、单一的信息需求。

(2)组织个体信息需求

主要是由组织活动中的个人活动特征所决定的，相对突出个性化、多样化的信息需求。

在信息需求分析时，要更为注重分析需求的共性，也就是说，信息需求分析是以组织的信息需求分析为主。而且，在信息需求分析时，一方面要注重探究信息需求背后的决定因素，以提供更具针对性的信息服务；另一方面，还需动态地分析信息需求，关注外边活动变化对组织信息需求的影响。

所谓政务信息需求是指在政务活动中，对目标活动所涉及和所利用的信息集合的期望。而政务信息需求分析则是通过对目标活动的问题和环境的理解，使政务信息需求明确化、完全化、精确化的过程。因此，政务信息需求分析过程就可以分为：问题分析、需求描述和需求配置等三个环节。

①问题分析是指对目标活动的问题及其环境的理解、分析和综合；

②需求描述是指对需求信息的完整描述。其步骤包括：

●确定备选信息；

●从现有信息库中搜索目标信息；

●判断，选择。

③需求配置是指政务信息的合理、优化分配布置，并使其在效率、效益上获得最优。

2.3.2　政务信息业务管理环节

(1)政务信息采集

所谓信息采集是指为更好地掌握和使用信息而对其进行的吸收和汇集的活动，是信息得以充分开发利用的基础。所谓政务信息采集是指根据政务信息用户的需求，寻找、选择、提取相关信息并加以聚合和集中的过程，即在“需求驱动”下，根据利用的目的和要求，将蕴含、分布在不同时空域的各种信息采掘和积聚起来。

(2)政务信息组织

政务信息组织包含政务信息加工和存储。

所谓政务信息加工是指对所采集的政务信息进行筛选和判别、分类和排序、分析和研究、著录和标引、编目和组织而形成二次政务信息的活动。

所谓政务信息存储是指将经过加工处理后的政务信息，以各种形式、采取不同手段和媒介、按照一定的规定记录在相应的信息载体上，并按照一定的特征和内容性质将其组织成系统化的检索体系。

(3)政务信息检索

信息检索是对信息的查找和调取的过程。它和存储是事物的两个方面：存储是为了检索，而检索则依赖于存储。政务信息检索，是指为满足政务信息需求而进行的信息查询、调取的行为过程。

(4)政务信息传播

信息传播是指将采集、组织的信息，借助一定手段提供给用户，以满足其信息需求的过程，是信息提供者传递信息和使用者接受信息的行为。因此，政务信息传播就是指把政务信息从一方传到另一方的过程。

有信息传播，就有信息反馈。政务信息传播的反馈在政务活动中具有十分重大的意义，特别是在科学决策中，连续的反馈有助于深化领导层的认识及完善决策，使得在决策过程中出现的矛盾和问题得到及时解决，纠正实施过程中出现的偏差，总结经验教训，分析得失，为新的科学决策奠定基础。

(5)政务信息利用

政务信息利用，实质上是政务信息的消费与供给过程。一方面是指政务信息用户使用政务信息的过程；另一方面是指政务信息管理部门，根据政务信息用户需求，通过各种方式和手段，提供相关政务信息，满足其政务信息需求的过程。事实上，只有通过政务信息利用，才能实现政务信息的价值，才能实现政务信息的增值和效用。

(6)政务信息反馈与评估

政务信息反馈与评估是指将利用政务信息之后的结果(反馈信息)与利用该信息之前对结果的预测相比较，以期获得该信息利用效果的结论，并借以指导下一次信息利用的过程。

2.3.3　政务知识管理

政务信息的高级形式是政务知识，也是政务信息未来发展方向。从这个意义上讲，政务知识管理也将成为未来政府组织的主要管理活动之一。

政务知识管理过程包括政务知识的表示、政务知识的挖掘、政务知识的存储和政务知识的利用。

政务知识表示，是指对网络环境下所面临的分布、异构的知识资源，给出一个一种全局性、共享的统一表示形式。政务知识挖掘是从大量的政务数据、信息中挖掘知识的过程。政务知识存储是指将挖掘到的政务知识，基于统一的知识表示，并运用恰当的模式进行存储。政务知识管理的目的是可以实现政府与政府之间、政府各部门之间、政府与其服务对象之间(如企业、公众等)的知识资源的共享和利用。