3.2 政务信息管理的基本原理
系统科学的理论思维作为20世纪自然科学最重要的科学研究成果，已经成为时代科学思想发展的重要标志。从某种意义上讲，系统科学本身是带有方法论性质的学科，它提供了一整套系统方法、方法论原则以及各种应用技术，其形成的系统科学原理为政务信息管理打下了坚实的理论基础。
(1)整体性原理
在系统论中，整体性是系统各要素作为一个有机统一体所表现出来的基本特性。如系统的目标和功能都是以系统的整体属性表现出来的。这种系统的整体特性和功能，不等于各个要素的特性和功能的简单加和，而有着自身特有的发展规律。
整体性是系统最鲜明、最基本的特性之一。系统之所以成为系统，首先就在于它的整体性。依据这一原理所确立的方法论原则，就要求系统研究首先从整体性出发来把握系统的特征。
系统的整体性非常强调系统的有机联系性和辩证统一性。整体性集中反映出系统的整体功能大于各个要素功能的简单加和。也就是说，系统的功能是所有组成要素综合作用的整体效应。
(2)层次性原理
系统的层次性原理是指由于组成系统诸要素的差异包括结构方式上的差异，从而使系统组织在地位与作用、结构和功能上表现出等级秩序，形成了具有值的差异的层次性。系统之所以具有整体性，就是因为组成它的各个要素是按一定的次序和方式构成的，而不是杂乱无章的堆积。
系统结构的层次性表明，层次不同，系统的结构、属性、功能也不同。一般说来，层次越高，其结构、属性越复杂，功能越完善。所以，有的系统处于支配地位，有的系统处于从属地位。就大系统和小系统的关系来看，大系统支配小系统，小系统服从大系统。
另外，低层系统的要素之间具有较大的结合强度，而高层次系统的要素之间的结合强度则要小一些。随着层次的升高，结合强度会越来越小，这正如同客观世界最一般物质层次所表现的那样。要素之间结合强度大的系统，具有更大的确定性。反之，要素之间结合强度较小的系统，则具有较大的灵活性。系统的确定性和灵活性，作为系统适应外界的一种能力的表现，它们相互联系、相互制约。
系统的层次性还具有多样性。人们可以按照质量、时空尺度、组织化程度、运动状态来划分系统层次，也可以从历史的角度来划分系统层次。一般而言，采取何种形式的划分，总是和实践的要求联系在一起的。
从发展的眼光看，系统的层次性即是系统发展的连续性和阶段性的统一。正确地把握和运用系统的层次性原理，把它转化为认识方法，具有重要的现实意义。
(3)开放性原理
系统的开放性原理指的是，系统具有不断地与外界环境进行物资、能量和信息交换的性质和功能。系统向环境开放是系统得以向上发展的前提，也是系统得以稳定存在的条件。一个系统只有开放，才具有生命力。
在系统理论中，开放是系统自组织演化的前提条件之一。对于一个自组织系统，都有一个开放程度的问题。系统对于环境，既不能是完全封闭的，也不能是完全开放的。有条件、有选择、有过滤地向环境开放，既能使系统保持一定的自主性，也能使系统具有应付环境变化的灵活性，以利于自身的发展。
开放并非仅仅是一个空间的问题，而且也是一个时间的概念。系统随时间不断发展变化的特征，也是“活”的系统在开放的过程中所表现出来的动态特性。
在当今社会，任何一个系统都不可能把自己完全封闭起来，否则它将无法生存。但如果不加选择地对外开放，那么这样的系统最终会被其他的系统取而代之，自己也就消亡了。正是从这个意义上讲，掌握系统的开放性原理，对于政务信息管理中正确处理开放与保密的关系具有十分重要的现实意义。
(4)目的性原理
系统的目的性原理指的是，组织系统在与环境的相互作用中，在一定范围内其发展变化不受或少受条件变化或途径经历的影响，坚持表现出某种趋向预先确定的状态的特性。
目的性是组织系统发展变化时表现出来的一个鲜明的特点。
目的性是一个古老的长期引起争论的概念。亚里士多德很早就提出了事物存在和变化的四因说：质料因、形式因、动力因和目的因。其中，质料因是指事物由什么构成；形式因是指事物具有什么样的形式；动力因是指什么力量推动事物的变化；目的因是指事物的形成是为了什么。自然界万事万物的发展变化都是有目的的，而且都受目的性的支配。没有目的的系统是不存在的。
系统的目的性，在系统的发展变化之中表现出来，因此就必定是与系统的开放性密切相关的。系统在与环境的相互联系、相互作用中趋向于更稳定的状态。
系统的目的性原理，不仅具有理论上的意义，也不仅仅是一种后验的解释，它具有重要的现实意义，具有实践上的指导意义。因为从目的性的角度来看，一个系统的发展过程，实际上就是瞄准系统的发展终态，使系统的现实状态与发展终态距离之差逐渐缩小为零，以实现系统的最终目的。由此可见，目的性原理在一定意义上体现了人的认识的能动性。也就是说，人的活动的目的性体现着人的认识的能动性，而人的认识的能动性则寓于人的活动的目的性之中。
(5)稳定性原理
系统的稳定性是指在开放的环境下，系统具有一定的自我稳定能力，能够在一定的范围内自我调节，从而在变化的环境中保持和恢复系统的有序状态，保持和恢复系统的结构和功能。
系统的稳定性是开放之中的稳定性，这就意味着系统的稳定性都是动态中的稳定性。系统的稳定不是在静止中实现的，而是在运动中实现的。“流水不腐，户枢不蠹。”事实上，任何开放系统的稳定性都是动态的稳定性。
系统的稳定性原理，关心的是系统整体的稳定性，不是指系统中个别要素、个别部分、个别层次的稳定性，因此，系统的稳定性与系统的整体性是相互联系的。
系统的稳定性，是系统在非平衡状态下保持自身的有序性这样一个特征。因此，对于系统的稳定性原理，应当在稳定与失稳的矛盾之中，在发展与稳定的对立统一之中来加以把握。
我们所处的世界，从整体上看发展变化有其绝对性，稳定只具有相对的意义。发展变化以稳定存在为基础，稳定存在以发展变化为前提。自然系统是这样，社会系统也是这样。任何一个系统，想要得到正常的发展，就必须处理好稳定与发展的关系。一味地为稳定而稳定，事业就无法发展；而不顾稳定，一味强调发展，最后只会制约和破坏发展。在稳定中求发展，在发展中保持稳定，这才是系统稳定性原理所追求的稳定性，也是系统稳定性原理给予我们的启示。
(6)相关性原理
相关性，亦称关联性，是指系统中要素与要素、要素与系统、系统与环境、结构与功能之间的相互依存和相互制约的关系。这也是系统的一个基本特征。
相关性原理认为，系统中各要素都不是孤立存在的，而是彼此之间互为存在的条件。系统整体的存在和发展是以要素的存在和发展为前提；系统的环境是系统存在和发展的基础；系统的功能是系统结构的外在表现。这种相关性，使系统存在着一种因果关系。
系统的结构是系统功能的基础，系统的功能依赖于系统的结构，二者之间存在着辩证统一的关系。一般来讲，结构具有空间和静态的特性，而功能具有时间和动态的特性。因此，两者是有区别的。
系统的结构对于系统的功能具有决定性的作用，而且系统的功能又可以反作用于系统的结构。尽管一定的系统结构就具有一定的功能，但功能的实际表现则是与具体的环境条件相关的，环境条件不同，系统可以表现出不同的功能，这就有了同样的结构可以表现出不同的功能，而不同的结构也可以表现出相同的功能。使得系统的结构与系统的功能之间的关系并非是一一对应的简单关系，而是错综复杂的非线性关系。
相关性原理要求我们在研究系统时，必须重视系统的全局性和平衡性，从联系和发展的角度出发，正确处理好系统内部的各种关系。
3.2.2 管理科学的基本原理
管理原理是对管理工作的实质内容进行科学分析和总结而形成的基本真理，它是管理现象的客观抽象，是对各项管理制度和管理方法的高度综合与概括，因而对一切管理活动具有普遍的指导意义。
(1)系统原理
任何社会组织都是由人、物、信息组成的系统，任何管理都是对系统的管理，没有系统，也就没有管理。系统原理不仅为认识管理的本质和方法提供了新的视角，而且它所提供的观点和方法广泛地渗透到人本原理、责任原理和效益原理之中，从某种程度上讲，系统原理在管理理论的有机体中起着统帅的作用。
系统原理的要点可以从系统论的基本原理中去把握。
(2)人本原理
世界上一切物质财富的创造，一切社会生产力的发展，一切社会经济系统的运行，都离不开人的服务、人的劳动与人的管理。人本原理就是以人为中心的管理思想。这是管理理论发展到20世纪末的主要特点。
人本原理的基本观点可以概括为：①职工是企业的主体；②职工参与是有效管理的关键；③使人性得到最完美的发展是现代管理的主要追求；④服务于人是现代管理的根本目的。
由此可见，尊重人、依靠人、发展人、为了人是人本原理的基本内容和特点。
(3)责任原理
管理是追求效率和效益的过程，在这个过程中，要发掘人的潜能，就必须在合理分工的基础上明确规定每个部门和个人必须完成的工作任务和必须承担的责任。
责任原理主要体现在三个方面：①明确分工；②合理分工之上的责任、权限和利益；③激励与约束。
(4)效益原理
效益是管理的永恒主题。任何组织的管理都是为了获得和追求某种效益。效益的高低直接影响着组织的存在和发展。
效益是与效果和效率既相互联系、又相互区别的概念。效果是指由投入经过转换而产出的有用成果，但不一定都产生效益；效率是指单位时间内所取得的效果的数量，反映了劳动时间的利用状况，与效益有一定的联系。而效益是指有效产出与其投入之间的一种比例关系，可从社会和经济两个不同的角度去衡量。科学管理讲究的是经济效益和社会效益的有机结合。
管理学中的效益原理主要从两个方面去把握：①效益的追求；②效益的评价。
3.2.3 系统工程原理
系统工程方法论的基本特点可归纳如下：
(1)研究方法上的整体化
这种系统科学的思想集中表现在两个方面：
①把研究对象看做一个整体。人们把系统作为由若干子系统有机结合而成的一个整体来设计，对每个子系统的技术要求，都首先从实现整个系统技术协调的观点来考虑，对研制过程中子系统与子系统之间的矛盾或者子系统和系统整体之间的矛盾，都要从总体协调的需要来选择解决方案。同时，把系统作为它所从属的更大系统的组成部分来进行研究，对它的所有技术要求，都尽可能从实现这个更大系统技术协调的观点来考虑。这种实践体现了一种科学方法，它是组织管理“系统”的规划、研究、设计、制造、试验和使用的科学方法。
由于现代科学技术的快速发展和外部环境的复杂多变，采用直观的传统方法和单凭个人经验来组织和管理一个大规模复杂系统的时代已经过去了，为了保证系统的运行效率，需要运用现代信息系统和系统工程的方法来全盘考虑这个问题。
②把研究过程也看做一个整体。系统工程还要考虑把大系统的研制过程也作为一个整体来考虑，即分析整个过程是由哪些工作环节所组成的，而后进一步分析各个工作环节之间的信息以及信息的传递过程、反馈关系等，从而编制出系统研制全过程的模型，把全部过程严密地连接成一个整体，全面地考虑和改善整个工作过程，以便能实现整体最优化。
(2)技术应用上的综合化
系统工程致力于综合运用各种学科和技术领域内所获得的成果，主要表现在以下两个方面：
①现有的复杂大系统都是一个技术综合体。所谓技术的综合运用，并不是将各种技术进行简单的堆砌，而是从系统的总体目标出发，将各有关的技术协调配合，综合运用。系统工程师对于系统环境的分析，对于各项技术理解的深入程度和运用水平，研究设备的完善情况，组织管理的效能以及系统工程师本身的经验和创新能力等因素，决定了综合运用各项技术的能力和水平。常常可以看到，具有同样效能的工程系统，所采用的技术方案截然不同，所花费的代价相差也很大，这表明研究各种技术的综合应用是一门很重要的学问。
②努力创造新型的技术综合体。一个新型技术综合体的出现有时并不一定是某一基础理论的突破，而是综合运用各种技术的成果。例如，采用计算机进行控制和管理的管理信息系统是当代先进的技术综合体，但这里并没有什么重大基础理论的突破，只是综合应用了现代信息技术和管理科学的成果所获得的成就。
现在新的发展趋势是，一个复杂大系统往往不是单纯的技术系统，而是涉及许多社会、经济的因素，构成复杂的社会→技术系统，或社会→经济系统，促使自然科学、技术科学和社会科学日益紧密结合起来，这也是系统工程方法论在解决新问题中所表现出的重要特点。
(3)管理科学化
一个复杂的大工程往往有两个并行的过程，一个是工程技术过程，一个是管理控制过程，后一过程包括规划、组织、计划、控制、分析、比较、决策等多个环节，我们又称之为管理过程。
管理工作对促进科学技术的发展、提高工作效率、合理利用资源具有十分重要的意义，只有科学的管理，才能充分发挥技术的作用。因此，管理的科学化成为系统工程方法中极为重要的一个研究方面。英国著名科学家贝尔纳把科学的组织和管理称为“科学中的科学”。
管理工作涉及组织结构、管理体制、人员配备和工作效率的分析，工作环境的布局，程序步骤的组织，以及工作进程的计划、检查与控制等一系列问题的研究。管理信息系统(MIS)就是在信息化条件下管理科学化的一项值得注意的重大成就。
由于霍尔所总结的系统工程的逻辑步骤，实际上是吸取了运筹学的明确目标、选择效果衡量指标等方法而进一步完善的，因而为后来许多从事系统工程的人所遵循，而后提出的各种方法、步骤基本上大同小异。因此，我们也以逻辑维为主体，分三个方面介绍系统工程方法。
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