政务信息管理的理论基础的分析介绍

3.3　政务信息管理的理论基础

政务信息管理的综合性、系统性等特点，使得政务信息管理的理论基础也必然是信息科学、系统科学、管理科学、传播科学等多学科理论的集成。

3.3.1　信息科学与系统科学的主要理论

信息科学就是认识信息和利用信息的科学。它是以信息为对象，以信息的运动规律和应用方法为主要研究内容，以计算机技术为主要研究工具，以扩展人类的信息功能(特别是智力功能)为主要研究目标的新型学科，是政务信息管理最直接和最主要的理论基础学科。

信息科学源于香农的信息论而形成于信息论、系统论和控制论。人们通常称其为“老三论”。到了20世纪70年代，系统理论得到了进一步发展，出现了耗散结构理论、协同论、突变论(俗称“新三论”)，用以解决系统由一种结构向另一种结构演变的问题，该问题“老三论”无法作出正确的解释。

(1)老三论

信息论是信息科学的前导。它是运用数据统计方法研究信息的度量、传递和变换规律的一门科学。主要研究通信地址控制系统中普遍存在的信息传递的共同规律以及研究最佳地解决信息的获取、度量、变换、存储、传递等问题的基础理论。信息论一般又分为狭义信息论(香农信息论)、一般信息论(通信理论)和广义信息论。狭义信息论主要研究信息的测度、信道容量和编码等问题。一般信息论主要研究信息传输的一般理论，包括信号和噪声理论、信号过滤和检测、调制与信息处理等问题。广义信息论，即信息科学，其研究范围涉及通信科学、心理学、语言学、语义学、遗传工程、决策科学等与信息相关的一切领域。

系统论是以一般系统为研究对象的理论。系统论的主要创始者是贝特郎菲(L.Y.Bert-alanffy)。系统具有三个组成部分：输入、加工和输出。广义系统概念还包括反馈和控制两个部分。要素→结构→系统→功能→环境，则构成了五位一体的关系。所谓结构，是系统的诸要素相互联系、相互作用的内在组织形式或内部秩序；与此相对，关于系统与环境相互联系、相互作用的外在活动形式或外部秩序，称之为系统的功能。显然，系统的结构是要素的秩序，系统的功能是过程的秩序。而信息是系统秩序的保证。可以说，要素与要素之间、要素与系统之间、系统与环境之间都是通过信息相互联系和相互作用的。而任何一个系统是为了完成某一特定目标而构造的。它从环境中得到某些物质或信息(输入过程)，同时，它又给环境以某些物质或信息(输出过程)。系统的目标就是在这种不断进行输入、输出的流动中实现和体现的。

1948年，在香农发表《信息论》的同时，维纳正式出版了《控制论》一书，标志着控制论这一学科正式诞生。所谓控制是指施控主体对受控客体的一种能动行为。控制论是研究生物系统和非生物系统内部通信、控制和调整的一门科学。一般认为控制论是研究不同系统之间共同控制规律的科学，或者说控制论是研究系统控制规律的科学。控制论经历了古典控制论、现代控制论和大系统理论三个发展阶段。古典控制论是指由维纳等创立的控制论，主要依据自动调节原理、采用频域法来解决线性定常(常系数)系统问题，这种控制论仅适用于单输入单输出的线性定常系统的分析和设计。现代控制论形成于20世纪60年代，主要应用时域方法。现代控制理论已经衍生出许多分支学科，主要包括最优(极值)控制理论、非线性和时空控制系统理论、自适应自学习自组织系统、生物控制论、社会控制论、模糊控制论等。大系统理论以规模庞大、结构复杂、层次众多、关系错综、具有随机性和动态性的大系统或者大系统的自动化为研究对象。

总之，信息论、系统论和控制论的结合构成了相对完整的信息理论体系，以其庞大的技术群，逐步形成了现代信息科学的基础。其中，电子技术、通信技术和计算机技术也为信息资源管理的形成和发展提供了技术支持。

(2)新三论

耗散结构理论是物理化学家普利高津创立的一种关于非平衡系统的组织理论，它本质上是研究系统演化的理论。该理论认为，一个远离平衡态的开放系统，不断地与环境交换物质和能量，一旦系统的某个参量达到一定的阈值，通过涨落，系统就可以产生转变，由原来混沌无序的混乱状态转变为一种在时间、空间或功能上的有序状态。他把这种在远离平衡情况下所形成的新的有序结构命名为“耗散结构”。一个系统由混沌向有序转化形成耗散结构，至少需要4个条件：①必须是开放系统；②必须远离平衡态；③系统内部各个要素之间存在着非线性的相互作用；④涨落导致有序。

协同论是物理学家哈肯创立的一门研究系统自组织理论的新学科，形成于20世纪70年代初。它着重探求系统的有序结构是如何通过自组织方式而形成的。该理论与耗散结构理论所追求的目标是一致的，即都是试图找到一个能对系统结构的自发形成起支配作用的原理。因此，两者都是关于系统演化的理论。相对于耗散结构理论，协同学是一种发展，有更广泛的适用性。哈肯在研究中发现有序结构的出现不一定要远离平衡。哈肯强调了系统内部要素之间协同动作的重要性，从而把内因引入到系统演变中来。他认识到熵概念的局限性，提出了序参量的概念。序参量是系统通过各要素的协同作用而形成，同时它又支配着各个子系统的行为。因此，序参量是系统从无序到有序变化发展的主导因素，它决定着系统的自组织行为。当系统处于混乱的状态时，其序参量为零：当系统开始出现有序时，序参量为非零值，并且随着外界条件的改善和系统有序程度的提高而逐渐增大，当接近临界点时，序参量急剧增大，最终在临界区域突变到最大值，导致系统不稳定而发生突变。序参量的突变意味着宏观新结构出现。

突变论是研究不连续现象的一个新兴数学分支。它是在系统结构稳定性理论、拓扑学和奇点理论的基础上发展起来的。突变论的问世，不但为耗散结构理论、协同学找到了方法论基础，而且它的基础，稳定性和结构稳定性已成为系统建设必须遵循的原则。突变论认为，系统的相变，即由一种稳定态演化到另一种不同质的稳定态，可以通过非连续的突变，也可以通过连续的渐变来实现，相变的方式依赖于相变条件。如果相变的中间过渡态是不稳定态，相变过程就是突变；如果中间过渡态是稳定态，相变过程就是渐变。原则上可以通过控制条件的变化控制系统的相变方式。

3.3.2　管理科学的主要理论

政务信息管理源于管理领域，就必然地汲取管理科学的理论和方法。对管理科学，通常又分广义管理科学和狭义管理科学。广义管理科学是指有关管理的科学，包括所有的管理理论，如科学管理理论、管理科学理论、系统管理理论、人际关系学等。狭义管理学是指西方管理学中的数量学派(运筹学)。作为影响组织管理效果和效率的重要因素之一的信息管理，如何更加合理地管理和应用信息资源，已成为管理学科研究的新领域。管理理论一般可分为古典管理理论、行为科学理论和现代管理理论。

(1)古典管理理论

科学管理理论诞生于泰勒(E.W.Taylor)于1911年出版的《科学管理原理》，他提出了科学管理的中心问题是提高劳动生产率，并论述了一系列的科学管理的规则、原则；1916年，法约尔(H.Fayol)发表了《工业管理和一般管理》，提出秒度管理组织与管理过程职能划分理论，特别是著名的管理五项基本职能，即计划、组织、指挥、协调和控制；19世纪末20世纪初，韦伯(Max Weber)在《社会和经济理论》提出和建立了官僚模型(Bureaucratization Model)的组织理论。他认为理性—法律的权力是行政组织的基础；必须建立一种高度结构化的、正式的、非人格化的“理想的行政组织体系”。厄威克(L.F.Urwick)在系统地提出了一切组织的十条原则、古利克(L.Gulick)概括提出了管理的七项职能(包括计划、组织、人事、指挥、协调、报告和预算等，简称“POSDCRB”)。

古典管理理论阶段的研究侧重于从管理职能、组织方式等方面研究效率问题，而忽略对人的心理因素。

(2)行为科学理论

行为科学的研究起源于梅奥(G.E.Mayo)为首的美国国家研究委员会与西方电气公司合作进行的霍桑试验(1924—1932年)，从而激发了人们对人类的行为研究，也促进了行为科学理论的发展。行为科学理论重视研究人的心理、行为(个体行为、团体行为和组织行为)等对高效率的实现组织目标(效果)的影响作用。具有代表性的理论包括马斯洛(A.H.Maslow)的需求层次理论、赫次伯格(E.Herzberg)的双因素理论、麦克利兰(D.C.Maclelland)的激励需求理论、麦格雷戈(D.M.McGregor)的X—Y理论、波特与劳勒(L.M.Porter＆E.E.Lawler)的波特。劳勒理论和费根堡姆(A.V.Feigenbaum)全面质量管理理论等。

(3)现代管理理论

现代管理理论是在传统组织理论和行为组织理论基础上，注重组织的系统性和开放性，认识到组织环境对组织结构和管理的影响，强调信息资源、信息技术以及知识对组织管理的重要性，将组织理论提高到一个新的高度。其中著名的现代管理理论有：

在1975年，安索夫(Ansoff)出版《战略规划到战略管理》，标志了现代战略管理理论体系的形成。战略管理是“企业高层管理者为保证企业的持续生存和发展，通过对企业外部环境与内部条件的分析，对企业全部经营活动所进行的根本性和长远性的规划与指导。”

企业文化理论提倡以人为本，强调职工既是管理对象、也是管理主体。企业文化的核心是企业价值观，即企业的最高目标和宗旨。随着信息资源管理的兴起，企业文化又融入了一个新的要素，信息文化，即信息和通信技术在组织中的应用程度以及组织内部各级管理者对其认识和掌握程度的总和。

企业再造理论是海默(M.Hammer)与钱皮(J.Champy)构架完成。《再造企业：管理革命的宣言书》阐述了提高企业运营状况和效率的企业业务过程重组(BPR，Business Process Reengineering)的概念。BPR的实施使企业重新获得竞争优势和生存活力。而BPR的实施必须基于现代信息技术和高素质人才。

20世纪90年代后期，知识经济成为主体经济形式。知识也被人们认识和重视，并从组织管理、组织设计等角度研究组织管理方式和手段，企业从传统意义上的企业管理、数据管理、信息管理发展到知识管理。企业的资源开发也从信息资源开发发展为知识资源的开发。人们认识到企业最大的资产是继资本、劳动力之后的“第三资产”——知识资源。彼得德鲁克在“Post-Capitalist Society(后资本主义社会)”所言：知识是当今唯一的有意义的资源。传统的“生产要素”土地(即自然资源)、劳动力和资本已变为次要的因素。只要有知识，就可以获得，而且很容易获得这些要素，知识是作为获得社会和经济效果的手段。知识管理强调组织和个人的知识挖掘和应用，以实现组织和个人的全面提升和增值。

3.3.3　传播科学的主要理论

传播科学是指对介质的存储、传输以及应用的一门科学，包括图书馆学、档案学、情报学、大众传播学等科学领域。

(1)图书馆学

图书馆学是以图书馆实体为研究对象的一门科学。图书馆学所涉及的基本概念主要是图书和图书馆。广义的图书概念是指以文字、图像、公式、声频、视频、代码等手段，将信息、知识记录或描述在一定物质载体上，并能起到存储和传播信息、知识的作用。而图书馆则是指对以信息、知识、科学为内容的图书文献进行采集、加工、整理、存储、选择、控制、转化并传递、提供给一定社会读者使用的信息系统。或者简言之，图书馆是图书文献的存储和传递中心。

图书馆学可以进一步分为微观图书馆学、中观图书馆学和宏观图书馆学等三个层次。

微观图书馆学是研究经过抽象形成的科学概念的图书馆，其研究内容主要包括图书采访、图书分类、目录学、读者服务、文献检索、参考咨询等。

中观图书馆学研究是中观层次的图书馆网络系统，该系统是指一定数量的图书馆依据某种共同的标准相互联系而形成的图书馆统一体。

宏观图书馆学的研究是宏观层次的图书馆系统，该系统通常是针对一个国家的所有图书馆而言的，不仅包括各种类型的图书馆，而且包括图书馆事业的宏观调控与管理、图书馆学教育、图书馆社会学等。

(2)档案学

档案学是研究档案和档案事业发展规律的一门科学。所谓档案，为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录(《档案著录规则》国家标准)”。档案学也可以进一步细分为微观档案学、中观档案学和宏观档案学。

微观档案学是研究档案和档案管理过程，包档案的收集、整理、价值鉴定、保管、统计、检索、编纂和提供利用等。

中观档案学是研究档案系统(档案馆)及其组织，主要包括档案馆学和档案类型学。其中档案馆学主要研究档案馆及其发展规律、档案馆及其布局与资源共享、档案馆管理体制、档案馆网络建设等内容；档案类型学主要研究不同类型的档案及其组织体系，包括科技档案管理学、家庭档案学、会计档案学、人事档案学、诉讼档案学等内容。

宏观档案学研究国家档案事业的组织、管理和发展规律，主要包括国家档案管理体制、档案政策与法规、档案的开发与研究、档案现代化、档案教育学等内容。

(3)情报学

情报学主要是以情报为对象而形成的知识体系，主要包括科技情报学和社会情报学。其生成领域也主要在科技领域和图书馆学领域。它涉及的情报过程包括情报的产生、传播、采集、组织、存储、检索、解释和利用。其相关领域包括了数学、逻辑学、语言学、心理学、计算机科学、运筹学、图解艺术、通信、图书馆学、管理及其他一些领域。情报学可以进一步细分为微观情报学、中观情报学和宏观情报学等三个层次。

微观情报学主要研究情报过程，是关于情报的产生、传播、收集、组织、存储、检索、解释和利用等过程的理论。

中观情报学是研究情报系统，研究的重点包括计算机情报系统的分析、设计、实施和评价；情报系统资源的布局、开发、利用与管理；情报网络的建设与管理；国家情报系统的建设与管理。

宏观情报学的研究对象是国家情报事业，主要包括四方面的研究内容，即国家情报管理体制、国家情报政策与法规、情报产业与情报经济、情报教育。

(4)大众传播学

大众传播学又称传播学或者传学，它是研究人们运用符号进行社会信息交流的规律性和行为的科学。传播是大众传播学的核心概念。广义的传播是指人类社会、生物界乃至整个自然界的一切信息传输，如教育和行政管理中信息的传输、动物世界中色味声光的传递、电子技术中符号与图像的播送等。狭义的传播是指人和人(包括群体)之间借助于语言和非语言符号，直接或间接地传递信息、意见、情感等的过程。

传播学是围绕传播形式的知识体系，也可以进一步细分为微观大众传播学、中观大众传播学和宏观大众传播学等三个层次。

微观大众传播学的研究对象是传播和传播过程，主要包括传播现象、传播模式、传播者、传播内容、受传者、传播效果等内容。

中观大众传播学的研究对象是传播类型，主要包括舆论学、广告学、民意测验和公共关系等内容。其中，舆论学研究舆论的产生和形成过程、构成因素、类别与特性等内容；广告学研究广告的产生和发挥效用的基本规律；民意测验主要研究民意测验的起源与发展、特点与功能、主观态度的测量等内容；公共关系主要研究公共关系的性质、功能、模式、传播和公关人员的素质等内容。

宏观大众传播学从战略高度来研究传播活动与事业，主要包括传播与国家发展、传播与现代化、传播与国家信息新秩序、大众传播的社会作用与社会责任等内容。