【阅读材料】
政务信息系统简论
1.政务信息系统
1.1 从技术的角度定义政务信息系统
从技术上看，政务信息系统是一组由收集处理、存储和传播信息的部件组成的相互关联的整体，用以在党政机构工作中交流和控制信息并支持决策。一个政务信息系统通常包含与之相关的人、场地、党政机构内部事务和外部环境方面的信息。其中，信息在其被组织或加工成为有用的形式之前，只是一种对组织或物理环境中所发生事件的原始事实的描述。因此，政务信息管理系统的活动包括三个方面：①输入：捕获或收集来自党政机关内部或外部的原始数据；②处理将原始输入的数据转换成更具有意义的形式；③输出：将经过处理的信息进行纵向传递、横向交流或用于各级决策者的决策活动中。政务信息系统还需要反馈，它将有关的信息反馈给系统的组织者，以便帮助操作者评价或校正输入。
1.2 从管理的角度定义政务信息系统
全方位的社会“信息热”始于20世纪80年代，进入90年代，“信息热”转向“信息管理热”。这种转变基于这样的认识：如果没有信息的管理，我们将陷入信息的种种“陷阱”，甚至变得更加被动。从管理的角度定义政务信息系统，一方面是指对政务信息资源的管理，它意味着将一般管理、资源控制、计算机系统管理以及多种规划方法结合起来加以运用，可以认为，管理各种信息资源的集成化程度是衡量政务信息管理成熟程度的一个重要尺度。另一方面是指信息系统面向管理实践，从这个角度看，政务信息系统远远不止单纯的输入、处理、输出等这些机器操作，而是一种进行组织和管理的手段。它建立在信息技术之上，用以应对党政机关工作中所面临的种种挑战。
1.3 政务信息系统的结构
政务信息系统的目的，旨在选择并提供党政工作和决策所需的各种信息。因此，它必须在日常性地收集党政机关内部和外界的各种信息的基础上，满足各层次、各部门能随时将信息活用在指导工作、制定政策和作出决策的过程中。一个优良的信息系统是满足各种信息需求的必要保证。从功能上看，信息系统是由三个相关功能系统集成的一种复合系统，即：电脑系统、传输系统和管理系统。
1.3.1 电脑系统
由计算机硬件、软件和存储技术等组成。计算机硬件是用于信息系统中的输入、处理和输出活动的物理设备；计算机软件是一系列控制和协调信息系统中各硬件部件的详细的程序化指令；存储技术包括存储信息的物理介质以及在这些物理介质上控制信息组织的软件。
1.3.2 信息传输系统
从功能上讲，信息传输解决的是信息供应和需求之间的矛盾。对于党政系统的信息工作而言，首要的是保证各地上报最高决策层的信息的传递，同时还要提供各机构之间的信息交流和信息资源共享。从运动形式上讲，信息传递实际上是信息在空间和时间上的流动和转换。因此，信息传输的核心问题是网络化，计算机网络技术为实现政务信息系统的网络化提供了条件。从宏观上看，政务信息系统的网络传输系统有“全国网”和“局域网”之分；从微观上看，一个机构内部的信息传输也应该实现网络化。计算机网络的功能特点主要是共享性和分散性，既可以实现硬件共享、软件共享和信息共享，还可以实现资源分散、处理分散和负载分散。从技术功能上看，信息传递是其基本功能，此外，还有电子邮件、电子会议、数据库远程通信等。
1.3.3 信息管理系统
信息管理的两个基本任务是信息的有序存储和信息检索。存储与检索是事物的两个方面。从理论上讲，信息的内容具有内在的显性结构和隐性结构。将隐性结构显性化，就是信息的组织。信息组织不是信息的简单堆积，而是信息按一定结构的存储。政务信息的检索途径与信息的组织方式有关。常用的检索方式有：①分类检索，机关信息的分类可以按年代分类、按部门分类和按问题分类。不同的分类方式决定了不同的分类检索途径。②布尔逻辑检索，即将信息提问变为布尔逻辑表达式进行检索。例如“农业·水利”表示检索既有农业又有水利的信息。③关系运算检索，关系运算即大于(＞)、小于(＜)、等于(=)等。查找产值1000万企业的信息，就可用“产值＞1000万”的表达式去检索。④主题检索选择主题词的依据是中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》。主题检索的前期工作是对数据库中信息进行主题标引，否则主题检索无法实现。
政务信息工作中主要使用到两类数据库，一种是关系数据库，一种是全文数据库。关系数据库，通俗地讲，就是表格式数据库。它适宜存放具有表格式结构的数据。这种数据库的数据结构格式化特征很明显。全文数据库在政务信息工作中最为多用。它的数据结构不像关系数据库那样有信息的组织和检索是信息管理中最基本的内容。信息管理的更高境界是其在决策过程中的辅助作用。
2.政务信息系统与党政机构(组织)的关系
这里试图论证：两者之间的影响是相互的。一方面，政务信息系统必须融于组织之中，为其收集和提供所需的各种信息；另一方面，组织也必须重视信息系统的影响，并对之持开放态度，从而使自身受益于新技术。
2.1组织对政务信息系统的控制与影响
2.1.1确立信息系统的地位
从根本上说，由党政领导来决定信息系统在组织中的地位和作用，即在充分认识政务信息工作的重要性和必要性的前提下，能否进一步认识到建立信息系统的紧迫性。现代社会，信息量以惊人的速度增长，有用与无用信息混杂，政务信息工作也面临着信息泛滥的挑战，是否要建立信息系统是关系到机关信息工作能否从根本上提高效率的问题。
2.1.2决定信息技术服务群体的构成
党政领导者对政务信息系统所涉及的范围有决策权，即建立什么规模的系统，由谁来设计、建立和操作信息系统，信息技术服务怎样提供、何时提供等。
2.1.3确立建立信息系统的目的
党政机构作为一个信息的集散地，每天吞吐着大量的信息。建立信息系统的最简单的目的，是使这些信息流有序化，以方便利用。这一回答尽管确是事实，但目前它已不再是建立信息系统唯一，甚至是首要的目的了，更重要的意义在于它在管理和决策中所充当的必不可少的角色。人们通常按照建立系统的目的去设置系统的功能，比如，除了信息的输入、处理、存储和输出外，是否还具备一些有限的分析能力，是否能利用当前数据和历史数据辅助决策等。党政领导对信息的重视程度，对一个信息系统建立的目的及其功能设置有直接影响。
2.2政务信息系统对组织的影响
信息系统提高了党政机构面向社会的开放程度。在信息系统的帮助下，党政机构与社会之间的双向信息交流达到了前所未有的程度。
信息系统使党政机构内部结构的界限模糊不清。信息在组织内部的流通，使一些原来属于某一部门的问题变成了“公众话题”，参与决策的人多了，决策选择的机会也大了。
信息系统会使党政的组织机构变得更加集权化，并趋向于逐渐取消中间层次，因为计算机系统能够向最高决策层直接提供所需的所有信息，而无需中间层次的介入。
3.政务信息系统与决策
党政领导者的工作始终围绕着决策(决策的提出、决策的实施、决策的检查监督)进行。有什么样的决策水平，就有什么样的领导和管理水平。在信息社会里，决策的最高要求是科学化，而科学的决策与信息的占有量成正比关系，即占有的信息越全面、越准确、越及时，决策就越能符合客观事物的发展规律，成功的把握就越大。
3.1决策研究对信息系统设计的意义
信息系统对决策的支持作用取决于决策的类型、决策者的素质以及相关的信息。决策研究表明，信息系统的设计应该具有以下特征：①为数据处理、信息评估提供各种选择方法，以适应事物的变化和发展；②对数据评估具有多种分析和直观模式；③反映管理和政策对系统的要求；④当政策和规程改变时具有对限定条件的判断，并能意识到信息系统的作用和其局限性。
3.2政务信息系统的局限性
许多重要决策，尤其是战略规划的决策都是非结构化的，需要对诸多复杂因素进行判断，而计算机化的信息系统通常不能提供完整的解决方案。所以，决策中只有某些方面可以计算机化。此外，决策者的决策行为不是一个简单的推理过程，往往受到决策目标、决策者的心理特征及提供信息的角度等因素限制，这其中，既有技术的因素又有人文的因素，能够适应不同决策者的个人风格、技能以及熟练程度的信息系统，在设计上具有相当的难度。
4.政务信息系统的开发与管理中应注意的问题
4.1用户界面的易用性
应该从三个方面来考虑用户界面的易用性问题。其一，系统的输入格式设计不合理，以至于没有人愿意用它来提交数据；其二，请求联机信息访问的过程太复杂，以至于使用者对获得该请求感到信心不足；其三，虽然是直观、易学的图形界面，但显示屏幕杂乱无章，用户无法理解各选项的确切含义及功能，因而影响了使用效果。
4.2保密信息的管理
系统设计中一个不可忽视的问题是关于保密信息的处理。所谓保密信息，是指某些文件、某些工作部署、正在进行的对某项暂时不能公开的事项的研究和只能控制在领导层或一定范围的信息。系统应具有处理这类信息的特殊方式，即特殊的交流手段和对交流范围的有效限制。
4.3系统的维护
维护是指对一个正在使用的系统进行修改完善的过程。已经建立起来的信息系统所面临的外部环境是动态变化的，比如，党政机构的调整，会引起信息流的改变；党政工作重心的转移会引起信息需求的改变。技术上的原因也会导致维护资金的大量投入，比如，软件的复杂性，即相互关联的软件程序和子程序的数量、规模以及它们之间程序逻辑流程的复杂性。
文章来源：《情报资料工作》，作者：李超平
【注释】
(1)［加］特里·库克.第十三届国际档案大会文件报告集［D］.北京：中国档案出版社，1997．
(2)马费成.信息资源开发与管理［M］.武汉：武汉大学出版社，2004．
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