政务信息和信息源的评价与选择，政务信息采集的含义与范围

4.1　政务信息采集

4.1.1　政务信息和信息源的评价与选择

随着社会的发展和信息技术的进步，信息的获取已打破传统方式的局限，信息来源渠道大大拓宽。我们现在所面临的已经不再是信息短缺、匮乏的问题，而是面对海量的信息，不知道该如何选择和利用。有价值的信息是在特定的问题和状态中被利用并有效发挥其功能的信息，是实现某种目标所需要的知识，是进行决策和选择所必需的资料。

(1)信息评价的一般指标

对信息价值的评价是一个复杂的课题，它在很多情况下取决于信息利用者的工作范围、性质、目的和个人素质。例如，从事理论研究的科技人员对期刊评价很高，从事技术开放和产品开放的工程技术人员喜欢专利和产品样本，决策管理人员钟情于综合性调研报告等。这就给信息的评价增加了难度，使得我们不可能制定一个统一的标准，对各类信息排列出一个适应于各行各业用户的优劣顺序。我们可以通过信息的一般特性指标对信息的价值进行判断，具体来讲，有价值的信息应具备如下条件：

●及时性

及时性是指信息能够及时地以适当的方式提供来解决问题。任何信息的价值都有其时间性，且在某种程度上信息越及时其价值越高，过时的信息只能作为历史资料，对决策毫无用处。

●准确性

准确性是指信息符合用户需求的内容。信息除了及时，还必须准确，准确的信息不及时，等于无用的信息；而及时的信息不准确，可能会产生更严重的后果。

●经济性

经济性是指信息获取的费用与其产生的效益的比例最优。其中信息的成本包括在获取、产生、处理、存储、维护、使用、分配信息时产生的直接费用和其他相应的费用。信息产生的效益包括经济效益和社会效益。

●获取简易性

获取简易性是指信息容易获取，不需要通过特殊的手段或只有极少数人才能获取。信息只有共享才能实现其最大效益，获取难度大的信息其成本自然也就相应增加，甚至有其获取成本大于效益的可能，那么这样的信息即使获取也不会有多大的意义。

(2)信息源的分布

从绝对的意义上来说，一切事物都可能产生信息，因此，宇宙万物莫不是信息源。但是信息源的分布是一个自然现象，是长期的信息运动的结果，存在着相对的不平衡性。从地理角度而言，有的地区信息密集一些，因而信息源的功能强一些，有的地区信息资源稀疏，信息源的功能较弱；从组织机构的角度而言，有的机构具有信息资源的生产、传播和管理功能，因而形成信息源，而有的机构则以信息消费为主要任务，无法构成信息源；从个人角度而言，有的人信息运用能力强，注重信息源的积累，本身可以形成信息源，有的人则不善于积累，只能去接纳、吸收信息。

信息源的不平衡分布主要体现在以下几个方面：

第一，信息源的不平衡分布首先表现在地区差异上，是发达国家和不发达国家、发达地区和不发达地区之间的不平衡。在世界范围内，发达国家更多的处于信息源的位置，发展中国家则以吸收信息为主；同时各类政治、经济、文化、科技和教育中心集中了大批信息资源生产者、传播者、管理者和消费者，并形成了大批的信息资源管理机构，因此在特定区域内承担着信息源的角色，例如北京和上海就是我国最主要的信息源地区，相对于各类城市，广大的乡村只是一种吸收源，它们只有在特定的情况下才扮演信息源的角色。

我国是一个发展中国家，而且政务信息源的地区分布差异也很大，如果不加大政务信息源的建设与开发，必将成为一个“信息穷国”，丧失在国际中的竞争力。所以我们在全面加强我国信息源建设的同时，也要注意各地区信息源的和谐平衡发展。

第二，信息源的不平衡分布也表现在机构的差异上。各类行政机构、决策机构、教育和科研部门、协会与学会、广播电视部门、档案馆、情报中心、信息中心、调查与咨询中心、策划中心和统计中心等集中了社会上主要的潜在信息资源和现实信息资源，成为社会中的信息源机构；而其他一般的职业组织和社区组织则多为吸收源。

第三，信息源的不平衡分布还表现在个人的差异上。各类行政人员、决策人员、管理人员、研究开发人员、统计人员、策划人员、调查人员、咨询人员、传播人员、信息资源管理人员、有丰富实践经验的工作人员，以及受过较高文化教育程度的一般劳动者等由于积累了丰富的潜在信息资源和一定量的藏书，而在社会中扮演着信息源的角色；一般大众、实践第一线的工作人员、未成年的求学者和文化程度较低的居民等则多为吸收源。

信息源的不平衡分布也是一种绝对现象，无论何时何地，这种不平衡都会存在，但是这种不平衡的分布格局，是相对的和动态的，如一个地区可能因为资源枯竭、交通位置的变化和经济衰退等原因而由信息源变成信息的吸收源。了解信息源的分布是做好信息采集工作的前提。一般而言，相对于特定信息需求的信息源的分布也是不平衡的，能满足用户主要信息需求的信息源大多集中在少数相关的机构或者媒体中，而那些满足用户一般信息需求的信息源则分散在众多的机构和媒体中。因此，信息资源管理者要结合信息源和用户的信息需求进行交叉分析，以期发现对应于特定用户信息需求的信息源分布格局，这也是对信息源分布进行分析的主要目的。

(3)信息源的评价指标

简单地说，信息源就是个人或组织获取信息的来源。现代社会信息量急剧增大，信息载体多种多样，信息传播渠道十分复杂，信息源在时间和空间上的分布都极为广泛。新信息不断地产生，没有计划地采集信息不仅不能满足用户的需求、应对环境的变化，而且还会浪费大量的人力、物力和财力。作为根本的解决办法就是对各种类型的信息源进行深入的分析和评价，通过对不同类型信息源的特点、内容的比较，从而指导信息用户根据自己的信息需求有针对性地选择信息的采集渠道。在信息“泛滥”的今天，选择“高效”的信息源成为信息源利用的前提和保障。

信息源的评价一般有以下几个指标：

●权威性

权威性主要是指参考信息源及其主办者、发布者、责任者(著作者)等的权威性、知名度和影响程度，它是保证参考信息源在质量、可信度和可靠性等方面的重要评价因素。要求信息可靠、可信，能清晰识别作者。作者或信息提供者具有专业背景，在学术界拥有较大的影响力，在本专业领域具有较高的声望或权威。信息经常被其他权威信息源摘引或推荐过。信息可核查，是权威机构的正式站点，并提供著者或管理人的联系地址，若涉及版权问题，应给出版权所有者的姓名及联系方式。引用其他信息来源时应当注明出处，以备用户进一步核查，并确保引用数据的真实和准确，所有信息都要经过核实并可以通过其他信息验证。语言表述严谨、规范，无语法或拼写错误。信息不含广告宣传色彩。

●系统性

系统性是指收录范围全面、广泛，不仅收录本国、本民族语言文字信息，还收录包括世界范围内主要语言文字的信息。涵盖学科或主题领域范围广泛，收录信息时间跨度长，具有连续性。既有文字信息，又有图像信息。既提供原始文献，又提供资源链接；相关书目索引既提供一次文献，又提供二次文献；既含有印刷型材料，又含有多种形式的电子文献。

众所周知，信息的广度主要体现查全率，而深度主要体现查准率。如果一个信息源的信息海量，而不太准确，那么就会影响信息检索的查准率。如果一个网站的信息虽然正确、权威，但信息量不多，也不够理想，从检索效率来看，信息量不丰富，查全率就肯定受影响。

●易用性

易用性是指对用户而言，信息源的检索工具使用较简单、用户界面友好等，这样便于用户使用和查找所需的信息。例如提供多种检索工具和检索方式以提高用户的检索效率。

●及时性

及时性是指信息源所提供的信息时间及时，更新较快，所提供的信息资源也较新。由于信息具有实效性，超过实效性的信息等于无用信息。

●经济性

经济性是指通过信息源获取信息的成本与效益之比应最小化。通过有些信息源获取信息可能所花费的费用很少，但是所获取的信息价值也不高，这样的信息源不可取；但即使所获取的信息价值较大，但获取成本太高，也不合适。所以应该在尽可能获取高价值信息的同时，选择获取成本最低的信息源。

●稳定性

稳定性是指信息源的联系地址、联系方式、信息内容、信息提供形式都在一段时间和程度上保持不变或变化不大。信息源提供的信息应持续、稳定，信息有专人维护，联系地址和方式相对固定，当联系地址和方式有变化时能及时通知。

4.1.2　政务信息采集的含义与范围

(1)政务信息采集的含义

政务信息采集，是指政府组织的信息管理人员，根据政府管理的中心工作和领导决策的需要，将分散在系统内外各种形态的信息，从有关信息源或载体内有计划地采出并集中起来，供自身系统使用的过程。

政务信息是开展政务信息管理的物质基础，是信息资源开发的必要条件。因此，政务信息采集在整个信息管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的业务工作环节，既是信息管理工作的起点，同时又贯穿于其全过程，政务信息采集的质量是决定信息管理工作质量的关键。

(2)政务信息采集的范围

由于政务信息主要是为各级政府行政机构和领导服务的，因此政务信息采集的范围就是各级政府机构在工作中所需要的信息。其包含的内容十分广泛，以社会信息为主，也包含政治信息，经济信息，文化信息，教育信息，科技信息，军事信息，民间信息等方面的内容。行政管理工作虽然十分繁杂，但也具有较强的规律性，对各个不同的行政管理部门、单位而言，每年的工作内容相似，要解决的问题也基本相同，行政信息采集工作可根据这一规律认真研究，制订计划，确定一些基本的采集范围，主要有以下几个方面：

●上级信息

上级信息是指来源于上级机关、部门的信息。具体内容包括：党中央制定的路线、方针、政策、指令、指示；党和国家领导人及上级主管部门负责人的带有指导性意义的讲话；上级党政机关制定或即将制定的政策性指令，印发的文件、报刊、简报等内部刊物等。上级信息所提供的信息一般政策性较强，且具有一定的知道意义，它是政府开展工作的重要信息来源。

●下级信息

下级信息是指隶属于本级行政机构之下的各地区、各部门和各单位工作中的重要情况。主要内容包括：各地区、各部门和各单位的重大工作进展情况；各地区、各部门、各单位在贯彻执行上级领导机关的方针、政策以及部署重大工作时的进展情况；各地区、各部门、各单位在本职工作中采用的新做法、创造的新经验、提出的新建议；各地区、各部门、各单位工作中出现的倾向性、苗头性问题等。

●平行信息

平行信息是指平行机关之间往来的信息，包括同级部门的工作动态、工作措施、政策规定、经验交流和情况通报，以及相互之间的批评、建议和要求等。一些综合性的部门如财政、工商、计划等部门，信息渠道多、密度大、工作接触面广、信息灵敏度高、在汇集信息方面也有很多的优势。如财政部门，处于整个社会、政治、经济生活的分配环节，由于资金运动无处不在，财政部门对于各方面的情况也几乎无所不知，所以信息量非常地散。

●内部信息

内部信息是指组织中的各部门，如人事部、组织部、纪检委等，这些部门在工作中形成大量的诸如文件、报告、情况反映、工作活动、统计报表等有用信息，供领导人员分析组织的当前状况，以用于决策。同时，不同层次管理人员依赖于其他层次的管理人员提供信息，因而，也包括各管理人员或组织成员提供的信息。

●外部信息

外部信息是指组织外部的机构或部门为组织活动提供的信息，如同级政府部门、司法部门和其他有关的社会组织提供的在政治、经济、文化、教育、科学技术等方面的新情况、新问题、新经验、新成果，都是外部信息。各级政府部门可以通过外部信息进行横向比较、借鉴，找出自己的不足，制定新的政策措施，进一步做好本地区、本系统的各项工作。

●社会信息

社会信息是指为广大人民群众提供多方面服务，反映他们的呼声、意见、要求以及各种社会形态的信息，包括各类调查材料、群众来信来访、各级政府机关提供的反映社会各方面情况的信息。在政务信息开发过程中，要重视信息传播媒介，及时捕获和传播大量最新的社会生活信息。

●国际信息

国际信息是指来自国外的，与我们有关的政治、经济政策、情况、管理信息、科技信息等。它包括世界政治经济的现状与动向、国际市场信息、国外先进管理经验、先进技术和重大科技成果等。在政治、经济全球化、一体化的形势下，在我国经济走向国际化、参与国际竞争的情况下，在更大范围内采集的国际政治、经济信息已成为各级政府决策者、企业上层人士进行决策的重要依据。

4.1.3　政务信息采集的原则与意义

(1)政务信息采集的原则

●主动性、及时性

信息是有时效性的。信息收集应能及时反映事物发展的最新情况，方能使信息的效用得到最大限度发挥。为此，要求信息采集人员要采取积极主动的工作态度，及时发现、捕捉和获取有关事物发展的动态信息。要有敏锐的信息意识和强烈的竞争意识，以及高度的自觉性、使命感、洞察能力和快速反应能力，同时也要有过硬的工作本领，熟悉各种信息收集途径，并能掌握先进的信息收集技术和方法。对迫切需要的信息，要千方百计地及时收集；对他人未注意到的信息，要善于挖掘出其中的效用。一个成功的信息采集员往往就是从他人不注意的蛛丝马迹中发现了价值连城的信息财富。

●准确性、真实性

准确真实的政务信息是领导正确决策的重要保证，在信息收集的过程中必须坚持严肃认真的工作作风，实事求是的科学态度，科学严谨的收集方法，对各类行政信息源的信息含量、实用价值和可靠程度等进行深入细致的比较分析，去粗取精，去伪存真，切忌把个别当做普遍，把主观当做客观，把局部当做全局。另外，要尽量缩短信息交流渠道，减少采集过程中收到的干扰。对一些表述模糊的信息要进一步考查分析，一时无法考证的则宁可弃之不用，也不能凑数。

●完整性、连续性

信息反映的是客观事物的运动状态。信息收集的完整性和连续性，是指信息采集空间上的完整性要求和时间上的连续性要求。从横向角度而言，要把与某一问题有关的散布在各个领域的信息搜集齐全，才能对该问题形成完整、全面的认识；从纵向而言，要对同一事物在不同时期、不同阶段的发展变化情况进行跟踪搜集，以反映事物的真实全貌。只有完整、连续的信息来源，才能有所选择，有所比较，有所分析，产生有序有效的信息流。没有完整性和连续性的信息不可能成为科学预测的根据，据此作出的行政决策得不到科学性的保证。

●广泛性、针对性

广泛性是对适用性范围的要求，因为行政工作涉及面宽，凡是行政管理职能涉及的地方，有需要了解某个地方的有关情况，就需要将其有关信息采集出来，以备可能或者是以后需要。政务信息收集的针对性，是指采集人员必须围绕政府管理的中心工作和领导决策的需要，和行政机关的信息需求以及不同管理层次、不同专业的要求来采集信息，避免采集范围过宽，以致采集工作过大，造成人力、物力、财力的浪费，同时避免采得的信息量过大，导致检索困难，形成信息“灾害”。广泛性和针对性要求并不矛盾，广泛性要求是相对整个政务信息采集活动而言的，是对采集主体活动范围的要求。针对性要求是对采集到的具体信息而言的，是对所采信息质量的要求。

●时效性、新颖性

时效性，就是“快”，就是及时。它包含三层含义：一是指信息自发生到被采集的时间间隔，间隔越短就越及时。二是指在政府组织执行某一任务急需某一信息时能够很快地采集到该信息。三是指采集某一任务所需的全部信息所花去的时间，花的时间越少就越及时。

●计划性、预见性

信息采集是一种有组织、有目的的活动，不是偶发性的现象。因此，要求采集人员在采集前，必须明确本次采集的采集目的、采集范围、采集方法和采集渠道。同时信息采集工作既要立足于现实需要，满足当前需求，又要有一定的超前性，考虑到未来的发展。为此要求信息采集人员要随时掌握社会经济的发展动向，知道面向未来的信息采集计划，确定适当的采集方针和采集任务。一方面要注意广辟信息来源，灵活地、有计划、有侧重地采集那些对将来发展有重要知道意义的预测性信息；另一方面又要持之以恒，日积月累，把信息采集当成一项长期的、连续不断的工作，切忌随意调整采集方针，盲目变动采集任务。

(2)政务信息采集的意义

政务信息的采集是政务信息管理工作的第一个环节，是政务信息管理工作的起点，是做好政务信息工作的前提和基础，在政务信息管理工作中，信息的采集具有十分重要的意义：

●政务信息采集是整个政务信息工作的基础

政务信息具有重要的作用，贯穿领导机关的决策、实施、指挥、控制、协调、反馈等全过程，是领导机关制定政策的参考依据。信息工作的内容是极为丰富的，包括从采集、加工、存储、传播、利用、反馈等众多的工作环节，而采集是这一过程的起点，是全部工作的基础，也是整个信息管理工作的源头。没有信息的采集，其他各项工作都无法着手。信息采集工作做得好，采集方法科学，采集的信息内容真实、表述准确、形式完整，反映情况及时，就为以后各环节的工作创造了良好的条件。如果没有政务信息的采集，其他环节的信息管理工作就没有“原料”，正如炼铁没有铁矿石一样，是无法进行的。

●信息采集的质量决定了政务信息管理工作的质量

人们所采集的原始信息是信息加工的原材料，通过加工变成有价值的信息后才能被更好地利用。原材料的质量不高，要加工出有较高价值的信息成品几乎是不可能的。如果采集的信息真实度差、时效性不强、实用价值小，不但会给整个政务信息管理工作增添麻烦，而且可能会降低政务信息管理工作的质量，甚至可能“以假乱真”，为行政管理机关提供虚假信息和错误信息，误导领导做出错误的决策，造成行政管理机关工作的失误。

●政务信息采集贯穿于信息工作的全过程

从静态来看，政务信息采集是政务信息工作的起点；但是从动态来看，政务信息采集贯穿于政务信息工作的全过程之中，是一项基础性工作。在政务信息工作的初始阶段，采集到一定量的政务信息后转入信息的加工、分析研究阶段，在这些阶段中，有时可能发现已经采集到的政务信息不全、不准、不明或者是不够利用的情况，这就需要重复采集、追踪采集某些政务信息；有时可能由于客观实际发生变化，行政事物发展状态和行政管理环境出现新的情况，这就要求对行政信息进行更新采集；有时可能为了使行政信息系统化，而要求对行政信息进行补充采集。事实上，由于主客观条件的限制，在初始阶段并不可能将信息采集齐全，同时，情况在不断变化，信息工作的对象具有很强的动态性。这两方面都要求信息采集工作贯穿信息工作的始终，信息采集人员时刻注意采集对象和环境的新信息。

4.1.4　政务信息采集的渠道与程序

(1)政务信息采集的渠道

●内部渠道

①行文渠道。行文渠道是指通过上报或下发的文件、简报、通知、报表、方针、政策、法规、法令等材料采集信息。通常下发的文件、简报、通知等具有较强的政策性，反映情况全面、系统，利于收集宏观性指导信息；上报的情况反映、简报、报表等，大多反映的问题比较真实，能从一个侧面或从外侧反映情况的本来面目，具有典型意义。同时党和国家的方针、政策、法规法令，给各地各级领导科学决策提供了可靠的依据，帮助各级领导制定政策，部署工作，提出计划，指导全局，从而促进各地同中央保持一致，在中央部署的范围内活动，是实现某一时期路线的工作准则。各地党政办公室，是一个综合部门，方针、政策、法规、文件、简报、情况反映等方面的资料很多，一定要尽可能地加以利用，有不少人没有认识到这些资料的信息价值，只是把它看做行政指导性文件，阅后则放入档案柜，大大降低了这些信息的利用率。

②管辖渠道。管辖渠道就是根据各自的工作性质、分管的地域，进行有目的地收集信息的途径。目前，全国的行政部门都建立了一张上至中央、下至乡村，纵横交错的信息网络，对于一些涉及面广的信息，就可以通过多区域、大范围地采集。如某部门需要制定某项政策，它可以通过所辖地市、县、乡、村等纵向网络和各部门、各单位如信访办公室、政策研究室、驻外办事处、内部科室等横向网络进行采集，由他们提供所需内容，然后汇总进行综合处理、加工。

③会议渠道。会议渠道是指政务信息采集人员通过参加或了解各类党政会议，而获取信息的途径。会议就是集体讨论、决定问题，体现集体领导的一种形式。由于我国实行的是集体领导和个人分工负责相结合的领导制度，凡是重大问题，均需集体讨论，所以政务信息工作人员参加各种会议的机会很多。在会议中，集思广益，作出符合党的路线、方针、政策和实际情况的正确决策。这些工作会、专业会、纪念会、动员会、誓师会、表彰会等里面都蕴藏着大量的信息，并可在会议的座谈讨论中发现许多新的信息，这些信息往往是其他渠道难以得到的，这是目前捕捉政务信息的一条很重要的渠道。

④文书档案渠道。文书档案渠道是指通过行政机构内部设立的各种文书档案管理部门或各级档案馆来获取信息的途径。档案室是机关、团体、企事业单位统一管理本单位档案的内部组织机构，收集管理的都是各机构在工作活动中形成的全部文件和资料，具有原始记录性。信息采集人员可以随时查询自己所需的文书档案资料，虽然我国各类文书档案事业机构发展不完善，而且服务方式不好，服务意识也不强。有的甚至不愿意提供服务，但是各类文书档案部门仍然是信息采集人员获得政务信息的重要渠道。

●外部渠道

①交际渠道。交际渠道，也称人际交流渠道，是指信息采集人员通过非正式的人际交往和人际联络等方式获取所需要的信息的一种非正式途径。在现实生活中，人与人之间存在着广泛的交往，这种渠道是获取“活”信息的重要途径。一个人只有一个头脑，然而通过人际交往就可以获得一个“思想库”，一些人认为，自己去读书看报，寻找信息，不如与别人交流，听别人谈话，在言谈中针对自己要知道的东西“请教”对方，从而获得信息。在西方企业界，他们广泛地与社会各方开展公共关系，其重要目的之一就是收集信息。他们通过广交朋友来扩张自己的信息网，拉长自己的“信息天线”。这种渠道的特点是简单易行，有利于多方面的、有特色的信息的采集。尽管它是一种非正式的信息采集渠道，但是却是一条比较有效的信息采集渠道。

②参观、考察、访问渠道。参观，就是对某一地区、某一单位、某一个人的全面或部分事迹、情况进行考察观看的过程；考察，就是对各种事物及其状况进行查验；访问，就是对某些个人或组织代表人物进行的拜访了解。参观、考察、访问都是一种友好的相互学习研究和相互交流的过程。信息采集人员可以在这些活动的过程中拓宽自己的视野，通过参加这些活动，采集一些所需要或者有价值的信息，为以后的查找利于积累原始信息。

③大众媒介渠道。广播、电视、报刊、杂志、网络等大众媒介包含的信息涉及政治、经济、军事、科学、技术、文化、宗教等各个领域，其中蕴藏着丰富的信息内容，这些都是信息综合加工的重要“原料”，也是信息采集的重要“对象”。随着信息技术的不断发展，信息化建设的不断完善，因特网成为当今查询、采集信息的一种高效能的获取信息的网络。通过大众媒体采集的信息，其广泛性、新颖性往往是其他信息此采集渠道所不及的。

④调查渠道。信息人员深入基层，调查研究，掌握第一手的材料，经过加工整理后，提炼出有价值的信息。大致可分为普遍调查、典型调查、抽样调查、重点调查和追踪调查。调查可以使人们更好地、更完善地掌握第一手真实资料。没有调查，就没有发言权。

(2)政务信息采集的程序

政务信息采集本身也是一项程序化的工作，其一般步骤为：

①需求分析。信息采集是为了信息的利用，是为了满足某一工作的信息需求服务的，总是具有明确的目的性。如果需求不明，目标不清，信息采集的针对性就无从谈起。信息采集的需求分析主要包括以下四个方面的内容：

第一，明确信息服务的对象，确定信息资源采集的内容。

在进行信息采集开始之前，应先明确服务的对象。根据服务对象的不同，信息采集的内容也肯定有所差异。由于各级机关领导所处的层次不同，担负的职责也不同，要知道的信息内容也就有所不同。所以信息采集人员应明确服务的对象，确定信息采集的内容以满足不同层次领导、不同类型工作的信息需要。同时我们不可能完全满足客户的要求，要兼顾重点原则和全面原则，合理确定采集的内容。

第二，确定信息资源采集的范围和数量。

在确定了信息采集内容的基础上，进一步明确信息采集的方位，才能使采集工作有的放矢；同时还要确定采集量，这样才能合理分配采集工作所需的人员、时间和费用。

第三，其他因素：如信息资源的语种要求，对查全率，查准率的要求等。

②选择信息采集源。没有信息源，信息采集自然就无法进行。信息源的确定应建立在已有的大量资料、充分研究和分析并与目标、需求相结合的基础上。同时，还要注意，在力所能及和主客观条件允许的条件下，尽量拓展信息来源，以保证信息的数量和质量。一般来说，信息源越广阔，采集到的信息量就越大；信息源越可靠，采集到的信息就越真实可信。

③确定采集方法和策略。根据信息资源采集需求的不同，也要采用不同的方法和策略。方法是达到目的的手段，方法正确，信息采集工作的效率就高。方法的选择要切合实际，一方面要符合采集的目标和要求，另一方面还要考虑本地区、本单位的具体条件进行效益比较。采集方法确定后，要确定采集策略，它直接影响到信息采集结果的成败得失。采集策略就是具体的执行方案，根据选择的系统不同，选择适当的执行方案。比如，对于信息建设中的计算机检索，采集策略具体表现为检索式。

④采集实施和结果评价。分析了信息需求、确定了信息采集源、采集方法和策略后，就要开始信息采集实施了。其中包括三个阶段：一是识别信息，即在信息采集时，要根据采集的要求、目标，对信息采集源中包含的信息进行筛选，剔除无用信息；二是提取信息，即运用不同的方法、采取不同的途径将筛选后的有用信息从信息源中提取出来。三是综合信息，即对提取出来的信息进行综合。接下来要及时对采集到的信息进行评价，为采集方法、策略，甚至采集系统修改和调整提供依据。

⑤其他后续工作。采集到需要的政务信息后，还要进行一些后续的工作。比如，原始文献的获取，数据的整理，检索报告的编写等。

4.1.5　政务信息采集的方法与评价指标

(1)政务信息采集的方法

●观察法

政务信息采集的观察法也叫现场信息观察法，是指信息采集人员不直接向有关当事人提出问题，而是到现场借助于自己的视觉、听觉和思维活动，而对周围的事物、人物的状况、活动情况、心理反应等方面进行深入细致地观察，在此基础上通过分析研究进而获取信息的方法。

现场观察因情景不同可以分为自然观察和人为情景观察。所谓自然观察，就是不突出调查者的“角色”作用，不创造人为的条件在现场进行观察。这种观察不但要有明确的目标，而且事先可以设计一些表格或者做好其他记录准备。如果收集信息的范围很大，那么观测点宜多，人力宜足，以保证原始信息收集全面，从而减少观察的偏差，提高信息准确可靠的程度。人为情景观察是在现场突出“角色”作用的观察方法。如果要求获取的信息面比较窄，或者只求某一则信息，就不宜采用自然观察法。因为在自然条件下，期望得到的信息很难预料在什么时候发生，如果不处于特定情景之中也难以发生。这种情况下，则有必要借助一些人为的手段，创造“角色”作用，以得到更好的观察效果。

●调查法

调查法是指信息采集人员为了准确有效地获得有关事物的信息，而对客观实际所进行的一种比较深入、细致的考察了解，以获取所需信息的方法。

调查法一般可分为现场调查、访问调查和电函调查等。现场调查是指信息采集人员深入现场所进行的调查了解。比如，公安人员深入案发现场进行勘察，采集案犯作案的有关信息。现场调查取得的是第一手材料，内容真实可靠，且时间快，可以反映事物的多个方面。

访问调查是指信息采集人员与被调查对象，通过当面交谈所进行的调查了解。这类调查，由于可以从被调查者的表情、语气、神态等方面进行面对面的观察，因此对所获得信息的真实性可以做较为准确的判断。

访问调查依调查对象的不同可分为集体访问调查和个别访问调查两种形式。前者可以获得较多的信息，而且还可以通过比较、互补提高信息的质量。后者则由于环境比较自由，谈话没有拘束，因而往往可以获得关于某一方面较深层次的信息，但是获得的信息量有限，而且角度也较为单调。

访问调查按其进行方式可分为导向式访问、非导向式访问和随机提问式访问三种形式。导向式访问是调查者事先列好调查提纲或问题，让受访人一一回答。这种方法针对性和目的性强，但范围有限。非导向式访问是调查者不做引导性的问话和建议。由受访人就调查主题自由发言，这种方法可避免引导问话所导致的偏向性误差，保证信息的真实性。随机提问式访问是介于前两者之间的一种方式，就是调查者事先没有拟定调查的具体问题，仅就某一主题进行调查。但是在调查过程中则可就被调查者的谈话提出问题，深入发掘。这种形式虽然比较自由，可以多次提问，但是它的效果在很大程度上取决于调查人员的谈话技巧和是否善于抓住关键性问题，以及能否随机应变。

电函调查的主要形式是问卷调查。所谓问卷调查就是指由信息采集人员，通过将调查内容设计成一种调查问卷，然后再向调查对象进行调查的一种形式。这种调查可以现场进行，也可以通过邮寄。现场问卷调查迅速及时，问卷回收率大，但范围狭窄。邮寄问卷调查不受空间的限制，可以收到不同地区的意见，但回收率比较低，而且整理工作量大，分析研究时间较长。调查问卷设计非常重要，问题一定要科学、简单明了，语义要清楚，符合逻辑，要方便被调查者回答。

●阅读法

政务信息采集的阅读法就是信息采集员通过阅读书报、杂志、文献、资料或者收看电视、收听广播等形式，从中获取信息的方法。

书报、杂志、资料等公开出版物是目前人们运用最普遍的信息载体，兼有宏观信息和微观信息，具有信息量大、阅读直观方便的特点。

阅读，还包括通过对广播、电视等大众传媒的视听。现代社会，报刊信息一般在广播、电视中有所披露，而且与报刊相比，其制作周期短、传播更快。随着计算机网络的建设和发展，网络也成为采集信息的重要途径和手段。

使用阅读法采集信息时，要求采集人员做到：一要目光敏锐，有强烈的信息意识，处处留心，时时注意。二要勤于动手，随时记录，及时整理。三要分析、归纳、综合能力强，能够在零乱、平凡的材料中提炼出有价值的信息。

●检索法

政务信息采集的检索法就是利用信息资料检索工具，以手工方式或计算机方式从各类不同的数据库和信息系统中查找所需的有关信息资料的方法。

手工检索法在现阶段仍然是我们进行信息检索的主要方式。通过手工检索工具，有的可以从中查找到有关所需的具体信息，有的可以从中检索到有关信息的线索，从而进一步查找到具体信息。手工检索不需要专门的检索机具，不受时间，地点和条件的限制，具有广泛的适应性和方便性，但是检索过程长、速度慢、效率低、难度大、较为复杂的检索课题往往难以满足要求。

计算机检索是通过计算机终端，从计算机信息库中查找已有信息资料的方法。计算机检索和手工检索一样，既可以从中查找到有关所需的具体信息，也可以从中检索到有关信息的线索。在检索过程中，建设者可以通过提交表达式的方式，经计算机通过检索程序自动处理和逻辑运算，与数据库中的记录相匹配而将存入系统的各种信息检索出来。计算机检索具有检索速度快、检索途径多、检索效率高等特定。计算机检索限制已发展到网络查询阶段，随着信息技术的飞速发展，信息化进程快速推进，这种检索方法前景十分广阔。

●交换索取法

政务信息采集的交换索取法，是指政府机构之间，用自己拥有的资料与相关单位进行相应的交换，以获得自己所需信息的一种方法。

交换索取法以非公开发表或公布，仅限内部交流的资料为对象，从中获得信息。这种交换在政府部门之间、地区之间、国际之间比较普遍，每年属于内部交换的资料数量，不亚于公开资料的数量。运用交换索取法获得信息的形式可以多样化，其中最常见的是从内部文件、内参资料、上报统计资料、情况汇编等资料中获取相关信息。交换索取法一般提供的信息可靠性比较强，且多属于政治、经济和社会生活某些侧面的。

●与会法

政务信息采集的与会法，是指通过参加各种会议获取信息的方法。这是一种行之有效而且十分重要的信息采集方法，应积极参加上下级政府部门组织召开的重要会议，收集有关信息。

(2)政务信息采集的评价指标

采集效率是信息采集工作的重要评价指标，采集效率可从五个方面来衡量：全、准、快、便、省。其中，“全”是指与符合采集要求的信息要尽可能地采集，不要遗漏；“准”是指所采集的信息要准确，符合采集的要求；“快”是指采集的速度快，即要最大限度地缩短采集信息的时间；“便”是指所采集的信息方便实用，具有实用性；“省”是指信息采集所花的成本比较低，能用较小的成本获得较大的效益，尤其在现在市场经济条件下，这一点往往起决定作用。

对于信息资源的采集工作，我们可以采用采全率、采准率、及时率和费用率等四个指标来衡量和评价。

图4-1　检全率、漏检率、检准率、误检率概念图示

图4-1中：a：检准的信息；b：误检的信息；c：漏检的信息；d：无关的信息；□：系统内外全部信息；a+c：系统内外符合信息要求的全部信息；a+b：采集到的全部信息。

●采全率

采全率与漏采率相对，用来衡量切题信息采集的完整程度，是指采集的全部切题性信息占当时系统内外所有切题信息的比例。

如图4-1所示，

采全率取决于信息采集人员所选择信息源的数量和质量以及所确定的采集方法和策略等。

●采准率

采准率与误检率相对，用来衡量信息资源采集的针对性，是指采集到的全部切题性信息占采集到的全部信息的比例。

如图4-1所示，

采准率取决于采集人员的业务水平以及所选择信息源的质量等。

信息采集人员应保证较高的采全率和采准率，但是由于两者之间的制约关系，提高采全率往往会使采准率下降，反之亦然，因此，应保证采全率和采准率之间的最优比。

●及时率

及时率用来衡量信息资源采集的速度，也就是在最短的时间内完成信息采集过程的能力，它由采集过程的每一环节所花费的总时间来计算，用T来表示及时率，则及时率可表示为：

其中，i=1，2，3，…n，n表示采集过程的环节数

为了提高信息采集的及时率，采集人员不仅可以设法缩短二次信息的加工时间，而且可以设法缩短一次信息的时滞。

●费用率

费用率用来衡量信息资源采集的资金效率，是指用于信息采集过程中采集到的单位信息费用的最低能力。它取决于信息采集过程的组织、各环节的计划安排等。由于不同单位的信息不能任意分解，而且价格也不一样，如一次信息和二次信息的价格就有很大的差别，所有单位信息很难确定。但是我们可以用信息的件数来大致表示信息的单位，如果用C来表示单位信息的费用率，F表示年度采集信息的总费用，G表示年采集到的信息总量，那么费用率可以表示为：

4.1.6　信息采集员应具备的素质

信息采集的质量主要取决于信息采集人员的整体素质。

(1)较高的政治思想水平

由于政务信息是供各级领导进行科学决策使用的，所以采集的部分信息内部性极强，有相当一部分信息是不能公开或暂时不能公开的。一般说来，越是重要的信息，在采集后的保密处理工作等级要求越高，这就要求信息采集人员具备较高的思想政治水平，一定要遵守党的纪律，做到内外有别，不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做。同时要严格自我要求，增强保密观念，遵守保密制度。

(2)发现信息的敏锐洞察力

信息采集人员应具备敏锐的洞察力，即及时、准确发掘信息本身价值的能力和对潜在信息的预见能力。出色的信息采集人员，无不对周围的环境有着敏锐的洞察力，使自己经常处在一种随时发现和捕捉信息的状态，不会放过任何有用的信息。信息具有一定的机遇性，有些信息只在特点的场合和环境下才能获取，如果没有敏锐的洞察力，就会使不少有用的信息失之交臂。只有具备这种能力，才能在大量繁杂的信息中发现有价值的信息，对影响全局或有长远影响的事物变化做出正确的反应与预测。敏锐的洞察力是信息采集人员至关重要的智力素质。

(3)较强的分析鉴别能力

信息采集员必须具备对信息资源价值的识别能力，由于信息资源具有不易识别性和难以把握性的特征，所以对信息资源价值的识别不仅是信息管理活动的前提，也是信息采集员所必须具备的特定的知识和能力。这种对信息资源的识别能力主要包括：对信息的基本概念、信息源的产生和分布规律、信息表达及信息载体、信息传播及运动的规律、信息组织和信息机构等信息源及信息流的发展变化规律的认识。

(4)明确本机构的方针任务

信息管理活动的核心和最终目的是信息资源的开发和利用，而采集到的信息首先是为本机构服务，因此，信息采集人员有必要在工作之前明确本机构的方针任务，根据这一目标有针对性的收集信息，以免做无用之功。

(5)掌握必要的技能

信息采集人员的知识体系、智力素质是进行创造性劳动的必要条件，但是运用智力、知识和经验，去解决采集实践中一系列错综复杂的问题时，还需要掌握一定的技能。例如信息采集工具、方法，计算机操作和使用等。

(6)良好的心理素质

由于信息工作人员所从事工作的特殊性，要求他们应具备一定的心理素质，主要包括：①从心理上接受并适应面对计算机等设备的工作环境，以克服由于长时间工作而带来的厌倦情绪；②由于人机工作环境的特殊性，导致组织成员之间交流的机会减少，从而不可避免地产生心理上的孤独感。工作人员应保持开朗、乐观、向上的性格；③因为信息工作人员在工作的过程中，经常与大量含义贫乏的数字、符号接触，因而，心情烦躁时有出现，这就要求信息工作人员具备较好的自我心理调节能力。