政务信息加工的含义、意义和原则

4.2　政务信息加工

4.2.1　政务信息加工的含义

从广义上来说，信息加工包括信息本体的开发、信息技术的研究、信息系统建设、信息设备的制造以及信息机构的建立、信息规则设定、信息环境维护、信息人员培养等活动。这种定义系统考虑了与信息资源为核心的开发活动及其联系紧密的其他社会行为，能够揭示信息资源加工过程的系统性、复杂性和交叉性。

从狭义上来说，信息资源加工仅仅是指对信息本体(即信息采集人员采集到的信息)进行开发，主要包括信息的筛选、整序、分类、组织、检索等。通过这些环节不仅增加了信息资源的数量和类型，更重要的是提升了信息资源的质量、完善了信息服务、方便了信息资源的利用。信息加工是一种思维创造活动过程，是提高信息质量和使用价值的“再创造”过程，挖掘了信息资源的潜在价值和显在价值。通过加工，会生产出具有新价值的信息产品，特别是一些相互有联系的信息，加工后往往会产生出许多比原信息更有价值的信息。在实现了信息资源自身经济价值的同时，也通过信息资源的开发而降低了其他资源的消耗，进而实现其他资源的升值，增加社会总收益。我们接下来所讲的信息加工是指狭义的信息加工，即对信息本体的加工。

所谓政务信息加工，就是利于一定的科学规律和方法，按照一定的程序，针对不同的目的，对采集来的政务信息进行筛选和判别、分类和排序、著录和标引、编目和组织，从而使信息内容真实、条理化、规范化和准确化，具有较大的使用价值，以便于进一步存储、传播和利用的过程。

采集到的信息只有经过一定程度的加工才能成为有用的信息，也才能更好地实现信息的价值。所以政务信息加工是行政信息管理过程中一个十分重要的环节，它直接关系到采集到的信息使用价值的大小，只有经过加工的信息，才能发挥最大效能。

4.2.2　政务信息加工的意义

(1)政务信息加工是将信息转变为资源的基本手段

政务信息的有效利用必须以信息加工为必要条件，只有将采集的原始信息经过筛选、整序、分类、组织、检索等信息处理过程后，将分散、无序的信息加工成有序的信息流，以便通过各种方式向人们提供信息服务，充分发挥信息的社会与经济效用。因此，信息加工是将信息转变为资源的基本手段。

(2)政务信息加工有助于提供信息产品的质量和利用效率

政务信息加工在信息管理过程中是一项重要的工作，它可以提高政务信息的真实度、准确度、有序度、完整度、概括度和有效度，进而有助于提供信息产品的质量和利用效率都具有非常重要的意义。

在大量的原始信息中，不可避免地会存在着一些虚假信息，只有通过政务信息加工，包括筛选、鉴别、审核等过程后去粗取精、去伪存真，才能防止和避免鱼目混珠、真假难辨，大大提高政务信息的真实度和准确度，保证政务信息质量的提高。

原始信息大多数呈现出零乱、孤立的状态，根本无法存储、传递和使用，只有对其进行有序的分类和排序，才有可能使之成为规则、有序、系统的二次信息，使政务信息从零散走向有序，从彼此孤立走向系统完整，从而使公共信息的有效保存和有效利用成为可能。

政务信息加工是人的一种脑力劳动过程，是一种智力的付出。它包含着加工人员的比较、鉴别、分析、判断、归纳、推理和编写等智力性劳动，通过这些加工劳动，一是可以将分散与各种原始信息中的有用信息归纳起来，提炼出概括程度较高的政务信息资料，以便于利用与保存；二是可以产生出比原始信息更有价值的政务信息，提高政务信息的有效度，以使公共信息具有更大的实用价值。

(3)信息加工有助于检索政务信息流的混乱程度

信息加工的实质是在宏观上和整体上按照一定的科学方法对大量的信息进行序化和优质化处理，以改变其整体存在的形式和状态，使之具有一种便于利用和管理的科学结构。用户可以根据自己特定的信息需求，破解信息存取系统所提供的检索手段与途径，获取所需信息。但是，大量的杂乱无章的原始状态的信息，不仅不能为人们的查找和利用信息资源提供方便，反而会妨碍人们对大量信息的利用，干扰人们的正常管理与决策活动。因此，信息加工的意义之一就是减少政务信息流的混乱程度，控制信息的流速和流向，使信息能够在适当的时候有针对性地传递给信息需求者，使用户能够获取适合自己吸收能力的高质量信息。

4.2.3　政务信息加工的原则

政务信息是政务信息管理工作的重要环节，是连接政务信息采集和保存、利用的桥梁。为了有效地完成政务信息的加工任务，使政务信息真正达到便于保存与利用的目的，一般应遵循以下几个原则：

(1)准确性原则

准确性是指经过一系列加工后的政务信息资料，应能真实准确地反映行政管理的实践活动。这是对政务信息加工最基本的要求，加工后的信息只有具有准确性，才能为使用者提供一定的效益，为领导决策提供依据，否则就会造成重大失误，带来严重后果，导致重大损失。

(2)及时性原则

及时性是相对于政务信息的时效性而言的，就是指在政务信息加工中要做到迅速及时，尽可能地减少从采集到加工的时间间隔，以保证政务信息的时效性。当采集到原始信息后，就应不失时机地对其进行加工，迅速形成可供利用的信息成果，及时地提供处理，而不能搁置起来不予加工。同时，为了保证信息的时效性，除了将原始信息及时投入加工外，还应对不同情况的信息分清轻重缓急，区别对待。对于时效性强的信息，应优先处理、即时加工。

(3)系统性原则

从信息源采集到的信息，无论是动态的还是静态的，从整体上说，大部分属于零散、孤立的信息，这样的信息存储、检索和利用都十分不便。为了更好地使用信息，使其最大限度地发挥效能，在信息资源加工过程中应根据一定的目的要求进行整序，使其具有系统性。只有系统化的信息，才能使人发现其中隐藏的某些共性规律，才能成为财富。

(4)实用性原则

所谓实用性就是立足现实，从实际需求出发对信息资源进行加工，避免加工成果的浪费。立足现实就是要根据国家、地区、系统信息资源的实际情况，再考虑人力、物力、财力、技术和政策环节等条件，采取各种方式方法，最大限度地开发现有的信息资源，使其得到充分利用。

(5)标准性原则

为了方便国内外的信息交流，在对信息进行加工时需要按标准化要求进行操作，遵循国际国内的相关标准。否则，该信息的利用价值就会大打折扣。

(6)经济性原则

经济性原则就是要求在信息资源加工的过程中，信息资源开发者要从经济效益和社会效益出发，同时考虑两者的收益水平，努力使两者都趋于最大，并在一定范围内获得一种平衡。

4.2.4　政务信息加工的程序

政务信息加工没有一个固定的程序，不同的目的、不同的要求、不同的原始信息，都会影响对信息加工的方式方法和加工程序。但是，从信息加工的逻辑顺序来看，一般包括以下几个环节：

(1)政务信息的鉴别与筛选

对采集到的政务信息进行鉴别和筛选，是政务信息整理加工中的第一步，也是保障政务信息真实性和实用性的关键一步。它是指采用一定的程序和方法对通过各种途径收集到的现成的或原始的政务信息资料进行分析研究，以认清其性质，判断其真伪，估计其意义和价值，衡量其作用，剔除价值不大或者没有价值的信息，使保留的信息能真正反映政务信息工作的变化和本质特征。

政务信息的鉴别与筛选要完成的任务主要有三个：即辨真伪、查差错和识价值。经过鉴别和筛选后的政务信息资源，必须达到下列目标：一是绝对不能有虚假、伪造的事实；二是不能有夸大或缩小的情况；三是不能有个别代替一般、以偏概全的信息。

在信息采集的实际工作中，由于各种各样的原因可能造成采集的信息失真、过时、失效等。所以一定要把这一类的信息剔除掉，否则就会增大信息加工部门的工作负担，不仅使得真正有价值的政务信息可能淹没于信息的汪洋大海之中，发挥不了应有的作用，而且也浪费了大量的人力、物力、财力。因此，搞好政务信息的鉴别和筛选，对于控制政务信息的数量和质量是至关重要的。

政务信息鉴别和筛选应遵循以下原则：

●真实性

对收集到的信息资料，要根据实际经验和理论知识进行判别，看其是否真实可靠。一旦有疑问，就要根据事实进行核实，排除其中的虚假成分，保证信息资料的真实性。

●标准性

在较大规模的信息资料加工中，对于需要互相比较的材料，要审核其所涉及的事实是否具有可比性。对于统计资料，更要注意有关标准定义是否一致，计量单位是否相同，统计范围是否一样等，以保证信息审核的标准划一。

●准确性

在信息资料的审核中，要对信息资料进行逻辑检查，注意采集到的信息资料中有无不合理和相矛盾的地方。如发现这种不合理和相矛盾的信息资料，要认真进行处理。此外，对采集到的各种统计图表应重新计算和复核，利用历史资料更应该审核文献内容的可靠程度。

●完整性

在信息资料的审核中，要检查信息资料是否按采集计划的要求采集齐全。如果信息资料残缺不全，就会降低甚至失去利用价值。还要检查在采集信息过程中发现的新问题、新线索等是否也都进行过调查了解。如果发现不完整，应及时进行深入调查，补充调查。

政务信息鉴别和筛选常用的方法有：

●核对法

就是对信息中所述事实与权威性资料、资料原件进行对照，或者对统计数据进行重新计算或者反正验算，发现和纠正信息中的误差或错误。

●查重法

即剔除内容重复的信息，选留有用的信息，以减少其他信息工作环节的无效劳动。当然，这种方法也并非一味排斥重复，如果需要，也可以保存一部分重要的信息资料复本，以供一定情况下的多人使用。

●分析法

就是指通过对信息内容进行逻辑分析，发现其中的破绽和缺点，从而判断信息中所述事实哪些不可靠，或值得怀疑。常见的问题有前后矛盾、不合情理、笼统含混等。

●调查法

调查法是指对信息中所述事实，通过直接的、现场的了解、观察、检验其真实性和准确性。对一些至关重要的信息，往往需要采用这种方法。

●时序法

时序法是指按照时间顺序对采集的政务信息进行取舍。在同一内容的情况下，较新的信息资料选留，较旧的资料则剔除掉，这样可以使保留的信息在一定时间内更有价值。特别是对于来自个别文献中的信息资料，更需选择时间最近的予以保留。

●类比法

类比法就是将同类的信息进行比较，哪个信息量大，哪个更能反映事物的本质问题，则选留下来；反之，则剔除掉。不过，虽然有些信息资料包含的信息量并不是很大，或者反映事物本质也并不是很深刻，但是可以作为主要信息资料的补充内容存留下来，不能一概剔除。

●专家评估法

对有些政务信息工作人员一时难以确定其取舍的信息，可以请有关专家或专业人员进行评估，然后根据评估结果，结合信息利用的长远需要，综合考虑保留或剔除这些信息。

(2)政务信息的分类与排序

分类排序包括分类和排序两层含义。分类就是对采集的信息，按照特点的原则和方法，根据信息的内容特点和管理利用的要求，将其分门别类地组织起来的意思。排序是将杂乱无章的信息，按照一定的特征，组织成排列有序的信息集合，给出不同类目、序号的过程。

采集的政务信息原始资料大都是零乱、分散的。根据一定的特征对其进行分类和排序，可以将零散的政务信息进行相应的汇总，从而完整地表现某一事物存在和运动的状态和特征，并在此基础上，为从事政务信息资料的进一步加工提供方便，以提高政务信息的加工效率。通过分类和排序，可以揭示信息资料的内容、性质、来源等，以便于有针对性地为不同的信息接收者提供不同的信息资料；可以把相同的信息资料集中在一起，把不同的信息资料区分开来，从而把多种信息资料组合成一个信息资料体系，使零散的信息条理化，使孤立的信息系列化，既便于科学管理，又利于查找和利用；便于信息的存储、检索，提高政务信息管理工作的质量。

政务信息的分类，对信息资料的加工和存储检索至关重要。在信息的存储和检索等一系列工作中，均以分类为基础，分类是否科学合理，准确一致，对今后的工作都会产生影响，为保证政务信息资料分类的科学合理，必须遵循以下几点原则：

●充分性

分类和排序要求充分揭示信息资料的内容、性质、形式、用途和来源，然后给出确切的类号。必要的附加类号、分析类号也不可缺少。

●针对性

分类要有的放矢，应该结合本单位的实际情况，实行有目的的分类，达到易查易找的目的。

●准确性

类号要确切反映信息资料的内容，力求使每一份信息资料都能归入其属性的类号中。

●一致性

同一性质的资料必须归入同一类同一种，信息资料的不同复本，版本，卷次和章节都必须归到同一类，经过缩编，改写的信息资料，一般都依原信息资料归类，杜绝同类不同号或者异类同号。

●及时性

分类工作要做到随到随分，迅速及时，不积压，尽快使信息资料通过系统分类提供给有关人员。

政务信息分类与排序的方法包括：

●确定分类方法

确定信息分类方法是实施信息分拣的基础和前提。信息分类的具体方法包括来源分类法、时间分类法、内容分类法、主题分类法以及综合分类法。其中来源分类法是按信息形成、产生的组织结构或个人的界限来分类。如组织结构分类法、作者分类法和通信者分类法；时间分类法是按政务信息产生的时间界限对档案进行分类，具体形式有年度分类法和时期分类法两种；内容分类法是按政务信息的内容进行分类。具体形式有很多，比较常用的有问题分类法、实物分类法和地理分类法等；主题分类法是指以主题词来对政务信息资源进行分类；综合分类法是指以时间、来源、内容和主题为依据综合划分信息资源的一种方法，也就是对上述四种分类法的综合应用。

●实施信息分拣

根据确定信息分类方法的要求对信息资料进行分拣，以方便下一环节对信息进行排序。

●进行信息排序

就是按照逻辑顺序或者其他要求给出不同类目的序号，通过信息排序可以使之成为井然有序的信息体系。

(3)信息的著录和标引

●信息的著录

信息著录是指依据一定的信息管理规则和技术标准，对存储于某一物体上的政务信息的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。政务信息的内容特征是指信息所论述的主题内容；政务信息的形式特征是指信息的时间、数量、载体等。在这一过程中，若干数据项按照一定的逻辑以一定的格式形成款目，众多款目再依一定规则排列就成为信息加工的最终产品——目录、题录、文摘索引和数据库等。款目是一种信息的缩影，而目录是一批信息的缩影。

著录的另一个基本概念就是标目。所谓标目，就是从信息内容和形式的某一特征指引排检线索的著录项目。由于标目一般居于款目之首并且独居一行，故也具有款目的头领的意义。标目的作用在于决定款目的性质，确定款目在目录中的排列位置，向读者提供文献的某一特征，从而获得排检途径。

对信息进行著录具有的重要意义，第一，通过对信息责任者、主题等事项的分析、确认和记录可集中反映信息的基本特征，为用户提供识别有关具体文献的款目信息。第二，信息著录是编制手工检索工具和建立计算机信息存取系统的基础。第三，信息著录可以为用户提供多种查检信息的检索途径。信息款目所用的标目不同，提供的检索途径也不同。如题名途径、责任者途径和主题途径等。

对于文献型信息来说，无论是印刷载体，还是缩微、音像和机读载体，国内外均有许多信息加工规则和标准对各类数据项的选取和描述分别做了规定和说明，我们对信息的著录依照事先制定的某一标准和规则进行，只不过由于载体的差异而要对其载体形态特征作出特别描述。选定的数据项，必须按照规定顺序组织起来形成款目。款目记录格式依信息类型、加工方式和载体不同而有所差异。

对于非文献型信息，如口头信息和实物信息等，有两种加工方法。一是将口头信息和实物信息转化为文献信息，如录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、图片、幻灯片、缩微胶片、调查报告等，然后依照规定格式进行加工；另一种方法是直接描述实物的名称、外形、内容、性能、生产者及产生时间、地点等，按照规定格式记录下来，形成数据库之类的信息产品。

●信息的标引

信息标引是指在对信息内容进行分析的基础上，根据一定规则给信息的内容属性以标识，并作出描述的过程。

信息标引是通过分析信息的主题概念、款目记录、内容性质等标引对象的特征，为它们赋予能够揭示有关特征的简明的代码或词语标识，从而为信息揭示、组织和检索提供依据的信息加工方法。根据标引过程中所给出的标识形态和性质的不同，信息标引通常可分为以范畴分类代码作为信息标识的分类标引“分类法”和以主题语词符合作为信息标识的主题标引“主题法”两大类。

分类标引，是按信息内容的范畴属性来系统揭示和组织信息的方法。通过分类标引，可以将具有共同范畴属性的信息类聚在一起，并依据各类信息之间的范畴关系把所有信息组织成一个有层次、有条理的整体。分类标引的工具是分类法，著名的分类法有《杜威十进分类法》(DDC)、《国际十进分类法》(UDC)、《美国国会图书馆图书分类法》(LDC)、《信息编码分类法》(ICC)、《中国图书馆图书分类法》等。分类标引的过程，就是根据选定的分类法，全面分析标引对象的特征，确定所属类目，并将标引对象的范畴特征及有关信息，用分类法中规定的符号代码揭示出来。经过分类标引，原先杂乱无章的信息就可以按照分类法规定的序列组织排列成一定的学科体系。分类标引能较好地体现信息内容的系统性，把同一范畴属性的信息集中在一起，把不同的区分开来，从而满足了用户按属性进行信息检索的需要。分类标引的缺点是：不熟悉分类体系的人不易使用，且对新兴学科不能适时反映。

主题标引，是指按采用主题词表和主题标引规则，赋予信息记录语词标识的过程。具体而言，主题标引就是在主题分析的基础上，以主题词表或标引规则作为依据，将信息资源中具有检索意义的特征转换成相应的主题词或采用自然语言的语词标识主题内容，并将其组织成表达信息资源内容特征标识系统的过程。所谓主题，是指政务信息所记载和涉及的具体对象和问题，也就是政务信息所含的中心内容。主题标引的依据是主题法。主题法是一种以规范化或未经规范的自然语言作为信息主题标识的方法。按照选词原则、组配方式、规范措施和编制方法，主题法可分为标题法、元词法、关键词法和叙词法。

主题标引是对信息内容进行主题分析，确定主题概念，然后按照一定的词汇控制方式，为标引对象赋予恰当的语词标识的过程。于分类标引相比，主题标引可以集中有关一个主题的各方面信息，且直观性、专指性和适应性都比较好。就标引方式而言，主题标引可以采用非控方式，即自由标引方式，有标引人员直接从已有的描述标引对象内容和其他特征的语句中选择关键词或单元词作为标识；也可以采用受控方式，即从规范化的主题词表(包括标题表、叙词表)这类标引工具中选择相关的语词作为标识。虽然标引方式、标识方式和标引工具各不相同，但分类标引和主题标引的操作规程并没有多少特殊的地方，都要遵从一定的标引规则，以保证标引的准确性和一致性。

(4)信息深层开发

政务信息的深层开发是指信息的编写，信息的编写就是将采集拢来并经过前几个加工环节的政务信息按照一定的要求，进行文体化处理的语言文字加工过程。政务信息的编写，在政务信息工作中具有十分重要的意义。通过政务信息的编写，可以使零乱的政务信息在形式上形成一定的体例化的并具有一定的特征标目的信息文章，有利于信息的存储、检索、传递和利用。可以使平行的政务信息转换为有重点、有核心、有层次的信息资料，有利于政务信息的开发和研究。可以使原来量大质劣的政务信息资料成为短小精悍的信息文章，避免过多的冗余信息进入存储和传递过程。可以使原来单一的、分散的政务信息进行集中表述，有利于全面系统地反映事物之间的内在联系，提高政务信息的质量。

政务信息的编写，一般多采用以下几种方式：

●缩写

就是将原始信息资料中的冗余部分进行压缩，提取原始信息资料中的精华部分，用简略的语言进行表述的形式，其特点是言简意赅、中心突出、方便利用。

●改写。

就是将一些不符合存储、检索、传递、利用要求，但是有价值的原始信息资料按照一定的要求进行重新组织，使之成为更有实用价值的信息资料。

●汇编

就是将某些具有一定关联的原始信息资料按照一定的逻辑联系汇编在一起，辑而不作。这种方式的特点是能较完整地反映某一事物各个方面的特征，客观性强。

●综述

就是将一组特定科目的原始信息资料，取其核心内容，进行归纳组织，撰写出关于这一科目的综合描述性信息文章。综述一般适用于涉及面广、分量较大但又要求概括性较强的信息资料的编写。

4.2.5　政务信息加工的方法

(1)分析法

分析就是揭示信息的真实含义，把握信息的真正价值。信息所含的内容到底意味着什么，这是信息加工的一个要害问题。而对同一信息，不同的人会因其所站立场、角度不同、知识结构的不同，做出不同甚至是截然相反的分析结果，根据这些分析作出的决策自然会大相径庭，所取得的效果当然也就相距甚远了。

(2)归纳法

归纳法是指将零散的信息转向综合信息的方法，即将大量的、散乱的、来源渠道不同的原始信息进行归纳整理，分类“归档”，使其优化升华，由偏到全，去粗取精，反映事物全貌及内在规律。这种方法要求简洁精炼、综合准确。

(3)推导法

信息具有确定的价值，但是在不同的时间、地点，对不同的人和事具有不同的资源意义，并且这种不同的意义还可以延伸、推导出更多更新的意义，使信息的价值发生增值，从而在决策中起到举一反三、由远及近的作用。常见的推导方式有：关联推导、因果推导、逆向推导等。

(4)浓缩法

浓缩法就是对大量采集到的意思相近的信息，去繁删冗，使众多雷同信息集中表达一个中心思想，这种方法要求一针见血、表述完整。

(5)纵深法

纵深法也就是“打破砂锅问到底”的方法，是指从纵向的方面，按照政务信息所提供的某一主题，层层逼近，追根溯源，弄清问题的来龙去脉。这种方法要求主题鲜明、寓意深刻。

(6)对比法

对比法也称为“时空逆差法”，就是用纵横比较的方法强烈表现加工信息所反映的事物发展变化的特征。纵的比较，就是某一事物自身发展的今昔对比，多见于用数字或百分比形式表达的某一政府部门工作的完成情况；横的比较，就是将某一部门或某一阶段的发展状况与同类部门在同阶段发展状况进行比较，多见于上级主管部门对下级部门的综合考核中。这种方法要求实事求是、数字准确。

(7)预测法

预测法就是通过纷繁复杂的信息和瞬息万变的情况，根据带有一定倾向性和苗头性的事件，预测发展方向，为领导提供见微知著的信息，以有助于领导作出正确的判断。这种方法多用于对世象万态的分析和对上级部门重大举措的反映而整理出的信息。这种方法要求分析有理、定性准确。

(8)跟踪法

跟踪法就是“紧追不舍”，即对信息中有一定价值取向但尚无定性的问题，抓住不放，跟踪反馈，待事物明朗化后，再整理出可用信息。这类信息多见于时效性不强，但具有代表意义的事物，即所谓“人人眼中皆有，个个笔下尚无”的信息。这种方法要注意平时积累、连贯成文。