政务管理信息系统的概念、功能和开发

5.1　政务管理信息系统

5.1.1　政务管理信息系统的概念

在近半个世纪人类文明进步的历程中，信息系统扮演了一个至关重要的角色，大到国家政府机关办公，小到个人事务处理，都在依赖信息系统为他们节省时空，提高效率。

信息系统是与信息加工、信息传递、信息存储以及信息利用等有关的系统。信息系统可以不涉及计算机等现代技术，甚至可以是纯人工的。但是，现代通信与计算机技术的发展，使信息系统的处理能力得到很大的提高。在现在各种信息系统中已经离不开现代通信与计算机技术，所以现在所说的信息系统一般均指人、机共存的系统。信息系统一般包括数据处理系统、管理信息系统、决策支持系统和办公自动化系统。

管理信息系统(Management Information System，MIS)作为信息系统在管理领域应用发展起来的一个重要分支，涉及经济学、管理学、运筹学、统计学、计算机科学等很多学科，是各学科紧密相连综合交叉的一门新学科，作为一门新科学，它的理论和方法正在不断发展与完善。其主要任务是最大限度地利用现代计算机及网络通信技术加强企业的信息管理，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，建立正确的数据，加工处理并编制成各种信息资料及时提供给管理人员，以便进行正确的决策，不断提高组织的管理水平和工作效益。

目前，对MIS的解释和定义有许多，但还没有形成一个公认的、统一的定义，现将国内外提出的几种定义整理如下：

①MIS是以口头或书面的形式，在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息，以帮助他们进行决策。

②MIS是能够提供过去、现在和将来预期信息的一种有条理的方法，这些信息涉及内部业务和外部情报。它按适当的时间间隔供给格式相同的信息，支持一个组织的计划、控制和操作功能，以便辅助决策过程。

③MIS是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，分析、计划、控制和决策模型，以及数据库的用户—机器系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策。

④MIS是一个具有高度复杂性、多元性和综合性的人机系统，它全面使用现代计算机技术、网络通信技术、数据库技术及管理科学、运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术，为经营管理和决策服务。

⑤MIS是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。它能实测企业的各种运行情况，利用过去数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。

⑥MIS是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优，提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。

⑦MIS系统是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。

把以上定义结合起来，将对MIS有一个较全面的理解和认识。对此，我们可作如下理解：政务管理信息系统是在政府信息管理工作中用系统思想建立起来的，以电子计算机为基本信息处理手段，以现代通信设备为基本传输工具，并能为政府管理决策提供信息服务的人机系统，即政务管理信息系统是一个由人和计算机等要素组成的，能收集、传输、存储、加工、维护和使用管理政务信息的系统。

5.1.2　政务管理信息系统的功能

管理信息系统的功能是多种多样的，各种不同的政务管理信息系统由于开发方的需求不同，因而所具有的功能也不尽相同。正如上一节我们对其所定义的那样，政务管理信息系统一般会具有信息的采集、存储、处理、传递和提供等基本功能。

(1)政务信息的采集

任何管理信息系统，如果没有实际的信息，其理论上的功能再强，也是没有任何实际用处的。根据信息的不同来源，信息可分为原始信息和二次信息。原始信息指在信息发生时，当时当地在信息描述的实体上直接取得的信息。二次信息是指已经被别人加工处理后记录在某种介质上，与所描述的实体在实际空间上分离了的信息。

采集的原始政务信息真实、完整、准确、及时，但反映某一事实的信息很多，所以采集信息量大，与信息采集者的主观意识有关，所以在技术手段与实现机制上常常具有很大的特殊性。而二次信息采集则是在不同的信息系统之间进行的，其实质是经过别人加工过的信息。因此，这两种不同来源的信息，采集时在许多方面有不同的要求。原始信息采集的关键是全面完整、及时准确、科学地把所需要的信息采集进入信息系统中。二次信息采集的关键是有目的地选取所需要的信息，并正确地解释所取得的信息在不同的信息系统之间的指标含义等。

(2)政务信息的存储

政务管理信息系统必须具有信息存储的功能，否则它就无法突破时间与空间的限制，发挥提供信息、支持决策的作用。信息的存储是为了处理信息、便于检索利用。在政务管理信息系统中，为了更有效地利用存储及处理设备，涉及信息的存储问题时，都要考虑存储媒体的存储密度、存储格式、存取方式、存储时间、安全保密、存储成本等。

即使在同一管理信息系统中，各个子系统对存储媒体的需求是不一样的。有些部门对存储媒体要求较高，例如要求媒体高容量、高安全等级、高存取速度，这样所需的费用自然就高。反之，如果容量要求不高、传送与存取速率较低，其所需费用也就低了，但是同时安全性就会相应降低，对存储媒体的选择，必须根据各部门保存的数据量大小、工作性质与经济能力综合加以考虑。

(3)政务信息的加工

信息加工的种类很多，从加工本身来看，可以分为数值运算和非数值运算两种，数值运算包括简单的算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算及各种检验、运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等。非数值数据处理包括排序、归并、分类以及平常归入文字处理的各项工作。

信息经过加工处理，才能成为资源，才更有质量和利用效率，为了满足对信息的需求，系统总需要对已经采集到的信息进行某些加工处理。值得注意的是，一般认为，信息经过加工后更加集中、更加精炼、更加反映事务的本质，这在许多情况下是正确的。但是必须看到的是，信息加工过程是人们按照自己已有的认识来去粗取精的，带有很大的主观性，必然舍弃了某些自己认为“粗”的或者是“无用”的内容，而这些内容有时会成为重要的信息。因此，信息加工要选用经验丰富、业务素养比较高的工作人员。

(4)政务信息的传递

信息传递是现代化管理的基本要求，从广义上来讲，信息传递是指信息在媒介之间的转移。严格地说，所有信息处理都是在组织内部的传递，也就是信息在物理位置上的移动。信息传递是通过文字、语言、电码、图像、色彩、光、气味等传播渠道进行的。信息传递方式有单向主动传递、多向主动传递、单向被动传递、多向被动传递等。

随着管理信息系统规模的扩大和发展，信息传递功能越来越重要，信息系统的管理者与计划者必须充分考虑所需要传递信息的种类、数量、时间、方向、方式及可靠性等一系列因素，因此信息的传递并不只是一个简单的传递问题。

(5)政务信息的提供

信息系统的服务对象是管理者，因此，它必须具备向管理者提供信息这一功能，否则它就不能实现其自身的价值。信息的提供，一般以报表、查询和对话的方式提供状态信息、行动信息和决策支持信息等。

提供信息的手段是人和计算机之间的接口，人机之间的信息转换由其接口来完成。人机接口将人以各种手段和形式向计算机提供的信息转换为计算机能识别的信息，计算机输出的信息转换为用户容易识别的文字、图像、图形和声音等各种形式。

以上列举了政务管理信息系统的五项基本功能，在具体的信息系统中，它们的功能是不尽相同的，例如有些系统具有信息备份的功能等。

5.1.3　政务管理信息系统的开发

(1)政务管理信息系统开发的方法

管理信息系统从产生到现在已经发展了许多方法，这些方法都是在多年来系统开发的研究实践中形成的，每种方法都有其独特的思路，原理和各自不同的优缺点。常用的管理信息系统开发方法有生命周期法、结构化方法、原型法、面向对象法和计算机辅助软件工程法。

●生命周期法

生命周期法是诞生于20世纪70年代的开发方法，它是结构化方法的基础。它给出了严格的过程定义并改善了开发过程，严谨的文档依然是过程改善和软件质量管理的重要基础和保证，从软件认证可以看到这一点。

生命周期法的基本思想是“自上而下，逐步求精”，即严格划分系统开发的各个阶段，从全局出发全面规划，然后自上而下一步步实现，前一阶段是后一阶段的工作依据；每个阶段又划分详细的工作步骤，顺序作业。每个阶段和主要步骤都有明确详尽的文档编制要求，各个阶段和各个步骤的向下转移都是通过建立各自的软件文档和对关键阶段、步骤进行审核、控制实现的。

从提出建立一个管理信息系统到系统完全建成，这个过程称为系统开发的生命周期。系统的生命周期一般划分为5个阶段。这5个阶段分别是：系统规划、系统分析、系统设计、系统实施和系统维护与评价。

生命周期法采用系统的观点与系统工程的方法，自顶向下整体分析和设计，自底向上逐步实施的系统开发实施，要求开发计划阶段化、管理程序化、文档资料规范化、进度安排网络化，适应于大型的信息系统或复杂系统的开发。但其局限在于周期过长、文档过多、方法细腻苛刻和用户参与度不高而不能适应需求变化，加大了系统风险。

●结构化方法

结构化方法是生命周期法与结构化程序设计思想的结合，也称为新生命周期法，是生命周期法的继承与发展。结构化方法包括结构化分析(SA)、结构化设计(SD)、结构化程序设计(SP)。

结构化方法仍然沿用“自上而下，逐步求精”的思想方法，从全局出发，全面规划分析，从而确定简明的、易于向导的系统开发方式，弥补生命周期法的不足，对管理信息系统开发起着巨大的推动作用。

采用结构化方法，使得系统分析与设计结构化、模块化、标准化；它面向用户并能预料可能发生的变化。有利于系统结构的优化，设计出的系统比较容易实现，而且有较好的可维护性，克服了生命周期法的某些缺陷，但是随着时间的推移，结构化方法也逐渐暴露出许多缺点和不足，最突出的表现是它的起点太低，所使用的工具落后，导致系统开发周期过长，带来了一系列的问题。

●原型法

原型法产生于20世纪80年代，其指导思想是系统开发人员在初步了解用户需求的基础上，借助于功能强大的辅助系统开发工具，快速地开发出一个原型(原始模型)，并将其演示给用户，开发人员根据用户在使用过程中对系统原型进行的评价和改进意见，对系统进行修改、增加和删除等，如此反复，逐步完善，直到建立一个稳定、满足用户要求的系统。原型法又称为快速原型法和原型化方法。

原型法不同于生命周期法和结构化方法，它不区分系统开发的各个阶段，而是同时完成各个阶段的活动，并快速反馈给用户，通过反复迭代，完成系统的开发过程。其开发过程是一个循环的、不断修改完善的过程。

原型法可减少开发时间，提高系统开发效率；改进用户与系统开发人员的信息交流方式，提高用户满意程度；应变能力强。但是开发工具要求高、过程定义不够清晰、文档不够完善、需求定义不够规范、不利于过程改善，多被用于小型局部系统或处理过程较简单的系统，对大型系统或复杂性高的系统不适用。

●面向对象法

面向对象法从20世纪90年代开始获得了广泛应用。面向对象的技术把对象的属性(数据)和处理(方法)封装在一起，通过子类对分类的继承，使得软件便于维护和扩充，提高了软件的可复用性。面向对象方法包括面向对象分析、面向对象设计和面向对象程序设计，分别应用于系统分析、系统设计和系统实施三个阶段，分别构成系统的逻辑模型、物理模型和计算机可执行模型。

面向对象的方法具有自然的模型化能力，它支持建立可重用、可维护、可共享的代码并将这些代码组织存放在程序设计环境的类库中，随着类库不断积累，以后的程序设计过程会变得越来越简单，从而提高开发效率。面向对象发放更重要的是思维方式的改变，类和继承性提高了系统的可维护性，拓展系统生命期，构件化开发使软件生产走向工程化与企业化。

但是面向对象方法需要有一定的软件基础支持才可以应用。对大型的系统可能会造成系统结构不合理、各部分关系失调等问题。在某些情况下，纯面向对象的模型不能很好地满足软件系统的要求，其实用性受到影响。

●计算机辅助软件工程法

计算机辅助软件工程法(Computer Aided Software Engineering，CASE)，原来指用来支持管理系统开发的，由各种计算机辅助软件和工具组成的大型综合性软件开发环境，随着各种工具和软件技术的产生、发展、完善和不断集成，逐步由单纯的辅助开发工具环境转化为一种相对独立的方法论。

计算机辅助软件工程法并不是一门真正意义上的开发方法，严格地说，CASE只是一种开发环境而不是一种开发方法，它是对整个开发过程进行支持的一种技术。在实际系统开发过程中，CASE必须依赖具体的开发方法，如生命周期法、结构化方法、原型法、面向对象法等，为具体的开发方法提高开发环境，是一种支持开发的专门工具。CASE支持软件开发生命周期的各个阶段，包括分析与设计、编码、测试、维护以及项目管理；具有文档出版功能和文字、图形编辑功能；支持软件部分的重用；支持开发信息资源共享。

CASE为实现系统开发自动化提供了途径，提高了系统开发的效率、提高了信息系统开发的质量、能编制出高质量的系统开发文档并减少系统维护的费用和精力。

综上所述，各种系统开发方法各有所长，在系统分析和系统设计时，多采用结构化方法，融合面向对象的分析和设计方法。为了缩短开发期，在局部设计与实现上采用原型法，在系统实现上采用面向对象的程序设计方法。总的趋势是结构化、短周期、用户化和构件化，增强系统的灵活性、适应性和快速。这些开发方法既有区别，又有联系，可组合使用，具体选择哪种或哪几种方法的组合应根据系统规模来确定。一般来说，较小的系统可采用原型法或面向对象的方法或者两者结合；较大的系统以结构化方法为主轴，结合原型法和面向对象的方法，尤其是在系统实现阶段可采用面向对象的程序设计方法。相互补充、相互促进的系统开发方法将会是目前和今后一定时期开发信息系统或软件过程中所使用的主要方法。

(2)政务管理信息系统开发的程序

系统开发阶段的目标是根据系统规划所确定的系统总体结构方案和项目开发计划，按拟定的项目开发成可以运行的实际系统。这是系统建设工作中任务最为繁重、耗费资源最多的阶段，这个阶段又可以划分为系统分析、系统设计、系统实施三个阶段，即构成系统开发的生命周期的三个主要阶段。

●系统分析

系统分析是管理信息系统开发过程中一个非常重要的环节。系统分析阶段的工作是在系统规划的基础上，对现行系统进行全面详细的调查，并分析系统的现状和存在的问题，真正弄清楚所开发的新系统必须要“做什么”，提出新的管理信息系统的逻辑模型，为下一阶段的系统设计工作提供依据。

系统分析是由分析人员和用户一起按照系统观点，在对现有系统进行深入调查和需求分析的基础上，综合运用系统科学、管理科学、计算机科学、通信科学和软件工程等多学科知识，深入描述及研究现行系统的活动和各项工作及用户的各种需求，使用一系列分析工具与技术绘制一组描述系统总体逻辑方案的图表；经与用户反复讨论、分析、修改、完善和优化，构思和设计用户比较满意的新系统的逻辑模型，并且提出适当的计算机软、硬件配置方案。

系统分析的工作分两个阶段来完成。

第一个阶段的工作是进行系统初步调查和进行可行性研究。初步调查的重点是了解用户与现行系统的总体情况，现行系统与外部环境的联系，现行系统的现有资源，外界的约束条件，用户对信息系统的认识等。在对系统的基本情况和需求初步了解的基础上，从技术、经济、环境等方面对新系统的开发进行可行性分析，并对分析的结果写出可行性研究报告。可行性报告是项目进行过程中的一个重要的里程碑。

第二个阶段的工作是在完成可行性报告并通过审定后对系统进行详细调查和逻辑设计工作。这个阶段工作的内容主要包括如下几个方面：

①现行系统的详细调查。现行系统的详细调查是通过各种方式和方法对现行系统做详细、充分和全面的调查，弄清现行系统的边界、组织机构、人员分工、业务流程、各种计划、单据和报表的格式、处理过程、企业资源及约束情况等，使系统开发人员对现行系统有一个比较深刻的认识，为新系统开发做好原始资料的准备工作。

②组织机构与业务流程分析。在详细调查的基础上，用图表和文字对现行系统进行描述，详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容对新系统的要求，业务流程各环节的处理业务及信息的来龙去脉。其目的是把系统的内在关系分析清楚，以便确定形成新系统的逻辑模型。

③系统数据流程分析。在对业务流程分析的基础上，分析数据的流动、传递、处理与存储过程，用数据流程图进行描述，建立数据字典。

④建立新系统的逻辑模型。在系统调查和系统化分析的基础上建立新系统的逻辑模型，采用一组图表工具来表达和描述新系统的逻辑模型，使新系统的概貌清晰地呈现在用户面前，方便分析人员和用户对模型进行交流讨论，在与用户充分的交流下使新系统的逻辑模型得到完善。

⑤提出系统分析报告。对前面的分析结果进行总结，编制系统分析阶段的成果文档，完成系统分析报告。系统分析报告是系统分析阶段的成果和总结，是向开发单位有关领导提交的正式书面报告，也是下一工作阶段系统设计的工作依据。

系统分析工作是系统开发的第一阶段，也是最重要最困难的阶段，系统分析工作的好坏，在很大程度上决定了系统建设的成败。由于应用环境的复杂性，系统分析过程不可能一次完成，往往需要进行多次反复修改与完善。完善的系统分析除了为系统开发提供可靠的保证外，还可以大大减少开发后期的错误，减少不必要的返工，保证系统开发按计划进行，按时完成。

●系统设计

系统设计是信息系统开发过程中的一个重要阶段，是在系统分析建立的逻辑模型基础上，科学合理地进行物理设计，建立目标系统物理模型，主要解决目标系统怎么样做的问题。系统模型可分为逻辑模型和物理模型，逻辑模型主要确定系统“做什么”，而物理模型则主要解决系统“怎样做”的问题。

管理信息系统设计阶段的主要目的是将系统分析阶段所提出的、充分反映用户信息需求的新系统逻辑模型转化成可以实施的、基于计算机与网络技术的物理模型。这一阶段的主要任务是从信息系统的总体目标出发，根据系统分析阶段对系统的逻辑功能的要求，并考虑到经济、技术和运行环境等方面的条件，确定系统的总体结构和系统各组成部分的技术方案，合理选择计算机和通信的软、硬件设备，提出系统的实施计划。

系统设计阶段的工作是一项技术性强、涉及面广的活动，它包括如下主要活动：

①系统总体设计。系统的总体设计又称概要设计，总体设计是根据系统分析所得到的系统逻辑模型和需求说明书，导出系统的功能模块结构图，并确定合适的计算机处理方式和计算机总体结构及系统配置。总体设计是系统设计中十分重要的一步，总体设计的好坏将直接影响系统的质量和整体特性，系统越大，影响就越大。在总体设计中要牢记“整体大于部分之和”的思想，力求系统的整体性能最佳而不是各个局部性能最佳。总体设计主要包括：系统整体布局方案的确定、软件系统总体结构的设计、数据存储的总体设计、计算机和网络系统方案的选择。

②系统详细设计。系统的详细设计是系统总体设计的深入，对总体设计中各个具体的任务选择适当的技术手段和处理方法。详细设计主要包括：代码设计、数据库设计、输出设计、输入设计、对话设计、处理流程设计、制定设计规范等。

③编写“系统设计说明书”。“系统设计说明书”是系统设计阶段的成果，它从系统设计的主要方面说明系统设计的指导思想、采用的技术方法和设计成果，是系统实施阶段工作的主要依据。系统设计说明书的主要内容应包括：系统开发项目概述总体、系统总体布局方案、软件系统总体设计、数据存储的总体设计、代码设计、处理过程设计、人—机界面设计、数据库系统设计、计算机系统与网络系统选型和应用环境说明、系统实施方案。

●系统实施

历经系统分析和系统设计后，管理信息系统的逻辑模型和物理模型均已建立，解决了系统“做什么”和“怎么做”的问题，接下来，系统开发将进入一个新的阶段——系统实施阶段。系统实施作为管理信息系统开发生命周期中的后期阶段，其目的是把系统分析和系统设计的成果转化为可实际运行的系统。再好的系统设计，如果不通过系统实施阶段也只能是不带来任何实际效益的空中楼阁。

管理信息系统的实施阶段，开发人员将把系统设计所得的、类似于设计图纸的新系统方案转化成为应用软件系统，交付用户使用，解决“具体做”的问题，即根据前面对系统所做的分析、设计，完成系统环境的实施、程序设计、系统调试和系统转化四大任务，把一个可以实际运行的应用系统交给用户使用。

系统实施阶段需要投入大量的人力、物力和财力，实施的任务繁杂，占用时间较长。系统实施的任务主要包括：

①硬件设备。硬件设备包括计算机主机、输入输出设备、存储设备、辅助设备(稳压电源、空调设备)、通信设备等。购置、安装和调试这些设备要花费大量的人力、物力，持续相当长的时间。

②软件设备。软件包括系统软件、数据库管理系统以及一些应用程序。这些软件有些需要购买，有些需要组织开发人员编写程序，也需要相当多的人力、物力和时间。编写程序和测试程序是这一阶段的主要任务。

③人员培训。人员培训主要是指用户的培训，包括主管人员和业务人员。系统投入运行后，它们将在系统中工作。这些人多数来自现行系统，精通业务，但有的缺乏计算机知识。为保证系统调试和运行顺利进行，应根据他们的基础，提前进行培训，使他们适应、逐步熟悉新的业务流程、新的操作方法。有时，改变旧的工作习惯比软件的更换更为困难。

④数据设备与录入。数据的收集、整理、录入是一项既繁琐，劳动量又大的工作。而没有一定的基础数据准备，系统调试就不能很好地进行。一般来说，确定数据库物理模型之后，就应进行数据的整理、录入。这样既分散了工作量，又可以为系统调试提供真实的数据。实践证明，这方面的工作往往容易被人忽视。因此，要特别强调这一点，不能把系统的实现仅仅归结为编程序或者买机器。这几方面的任务是相互联系、彼此制约的。

⑤系统转换。系统转换是指新旧系统转换，也称系统切换与运行，是指以新开发的系统替换旧的系统，并使之投入使用的过程。它包括系统交付前的准备工作、系统切换的方法和步骤等。

与系统分析、系统设计阶段相比较，系统实施阶段的特点是工作量大，投入的人力、物力多。因此，这一阶段的组织管理工作也很繁重。对于这样一个多工种多任务的综合项目，合理的调度安排就十分重要。

5.1.4　政务管理信息系统的维护

政务管理信息系统在使用过程中需要不断地完善，即使是精心设计、完美实施的系统也难免会有不尽如人意的地方；同时随着系统外部环境的变化，自然会对信息系统提出新的要求。据估计，世界上有90%的软件人员在从事系统的修改和维护工作，只有10%的人从事新系统的研制工作。在管理信息系统的全部开发费用中，20%的费用用于开发，而运行和维护的费用却占到80%。这些估计的数字充分说明了系统维护工作的重要性。为了让系统能长期高效地工作，必须大力加强对系统运行工作的管理，以保证系统中的各个要素随着环境的变化始终处于最佳的工作状态。

(1)维护的内容

系统维护一般包括硬件维护、软件维护与数据维护等内容。

●硬件维护

硬件维护的目的是尽量减少硬件的故障率，当故障发生时能在尽可能短的时间内恢复工作。为此，配置硬件时，应在经济条件允许的范围内选购高质量的硬件设备。在硬件维护工作中，较大的维护工作一般是由销售厂家进行的，使用单位一般只是进行一些小的维护工作，主要有两种类型的维护活动：①定期的设备保养性维护，保养周期可以是一周或一个月不等，维护的主要内容是进行例行性的设备检查与保养、易耗品的更换与安装等。②突发性的故障维修，即当设备出现突发性故障时，由专职的维修人员或请厂方的技术人员来排除故障，这种维修活动所花时间不能过长，以免影响系统的正常运行。

●软件维护

软件维护主要是指根据需求变化或硬件环境的变化对应用程序进行部分或全部的修改。修改时应充分利用原程序，修改后填写程序修改登记表，并在程序变更通知书上写明新老程序的不同之处。在系统维护的全部工作中，软件维护的工作量最大，也最可能发生，其主要包括以下三种情况：①程序纠错。程序在执行过程中常会出现某些错误，如溢出现象时有发生，需要及时对程序进行纠错处理。②功能的改进和扩充。用户经常会因为外部环境的改变而对系统的局部功能提出改进或变化，扩充某些新的功能。③适应性维护。管理信息系统运行环境一旦发生变化，就要进行适应性维护工作。例如，计算机系统配置发生变化，就很可能需要对应用软件进行移植性维护。

总之，软件维护是整个系统维护工作中最麻烦的一项任务，负责这项工作的系统维护人员必须对整个系统有相当深入的了解。

●数据维护

数据文件的维护是指因业务处理的变化，需要建立新文件，或者对现有数据文件进行修改(不包括正常更新)。其主要维护工作包括以下两个方面：

①数据库的维护。数据库的安全性和完整性以及进行并发性控制维护数据库中的数据。当数据库中的数据类型、长度发生变化时，或者需要添加某个数据项、数据库时，数据库管理人员要负责修改相关的数据库、数据字典，并通知有关人员。定期出版数据字典文件及一些其他的数据管理文件，以保留系统运行和修改的轨迹，以便查找错误来源。定期做备份数据库，当系统出现硬件故障并得到排除后用备份文件恢复数据库。每次修改时，应备份修改前、后的内容并保存，以备查阅。

②代码的维护。随着系统应用范围的扩大和应用环境的变化，系统中的各种代码都需要进行一定程度的增加、修改、删除，以及设置新的代码。在系统维护的工作中，代码维护发生的频率相对较小，代码的维护应有代码管理小组进行。变更代码应经过详细讨论，确定之后应用书面写清贯彻。代码维护的困难往往不是代码本身的变更，而在于新代码的贯彻。为此，除了成立专门的代码管理小组外，个别业务部门应制定专人进行代码管理，通过他们贯彻使用新代码。这样做的目的是要明确管理职责，有助于防止和订正错误。

(2)维护的类型

系统维护的主要工作是系统的软件维护工作，按照软件维护的不同性质，系统维护可以划分为下面四种类型：

●纠错性维护

纠错性维护是指在使用过程中诊断和修正在系统开发阶段已发生而系统测试阶段尚未发现的错误。纠错性维护是在系统运行中发生异常或故障时进行的，这种错误往往是遇到了从未用过的输入数据组合或是在与其他部分接口处发生的，因此只是在某些特定的情况下才会发生。所发现的错误有的不太重要，不影响系统的正常运行，其维护工作可随时进行；而有的错误非常重要，甚至影响整个系统的正常运行，其维护工作必须制订计划进行修改，并且要进行付出和控制。据统计这方面的维护工作量要占整个维护工作量的17%～21%。

●适应性维护

适应性维护是指应用软件适应信息技术的变化和管理需求变化而进行的维护工作。

一方面由于计算机科学技术的迅速发展，硬件的更新周期越来越短，新的操作系统和原来操作系统的新版本不断推出，外部设备和其他系统部件经常有所增加和修改，这就必然要求信息系统能够适应新的软硬件环境，以提高系统的性能和运行效率。

另一方面，信息系统的使用寿命在延长，超过了最初开发这个系统时的应用环境的寿命，即应用对象也在不断发生变化，机构的调整，管理体制的改变，数据与信息需求的变更等都将导致系统不能适应新的应用环境，如代码的改变、数据结构变化、数据格式以及输入输出方式的变化、数据存储介质的变化等，都将直接影响系统的正常工作。因此必须对系统进行调整，使之适应对象的变化，以满足用户的要求。这方面的维护工作量估计要占整个维护工作量的18%～25%。

●完善性维护

完善性维护就是为了扩充功能和改善性能而进行的修改维护工作，其目的就是在应用软件系统使用期间，不断改进和加强系统的功能和性能，以满足用户日益增长的需求。完善性维护主要是对已有的系统增加一些在系统分析和设计阶段中没有规定的功能与性能特征，如增加数据输出的图形方式，增加联机在线帮助功能，调整用户界面等，这些功能对完善系统整体功能是非常必要的，另外还包括对处理效率和编写程序的改进。除有计划、有步骤地完成外，同时也要注意将相关的文档资料加入到前面相应的文档中去。这一类维护占整个维护工作量的50%～60%。

●预防性维护

预防性维护是指为了改进应用软件的可靠性和可维护性，为了适应软硬件环境的变化，主动增加预防性的新的功能，以使应用系统适应各类变化而不被淘汰所进行的维护工作。其主要思想是维护人员不应被动等待用户提出要求才进行维护工作，而应该充分发挥主观能动性主动进行可预见的维护工作，即所谓的“人无远虑，必有近忧”。预防性维护的目的是为了减少或避免以后可能需要的前三类维护而对软件进行配置的工作，为了减少以后的维护工作量、维护时间和维护费用。这方面的维护工作量占整个维护工作量的4%。