我国政务信息管理流程再造的问题与发展对策

11.3　我国政务信息管理流程再造的问题与发展对策

11.3.1　我国政务信息管理流程再造的问题

我国政府虽然对政务信息管理流程的再造做出了积极的尝试和不断的努力，但由于我国目前对政务信息的管理工作相较于发达国家还处于初级阶段，在政务信息管理流程再造中难免会存在着这样或那样的问题。如果我们对这些问题不进行及时的总结和研究，那么将会使我国政府在信息化这条道路上逐渐地偏离中心方向，使其不能很好地与我国政府职能进行衔接，这样就更谈不上依靠政务信息的开发利用来提高政府效能进而带动整个国家信息化进程的目标了。在我国目前政务信息管理流程再造过程中主要存在以下这样几个问题：

(1)缺乏整体观念，将信息管理流程独立于业务流程之外

在我国政务信息管理流程再造过程中，很多部门过分地关注对单纯的信息流程的再造，在一定程度上忽视了其与部门具体业务流程的紧密结合，出现了有些信息管理流程独立于具体业务流程之外的现象。但实际上，无论是中央政府各部门还是地方政府，只有与业务流重合的信息流才是准确可靠和可持续的。这就需要政府部门在设计政务信息管理流程的过程中，严格地依照具体的业务流来设置和规划信息流，使信息流更好地为业务流服务，避免花费大量的物质和时间来设计一个看似完美但并不实用的信息管理流程。

(2)缺乏联动性，流程再造与职能机构调整脱节

我国政务信息管理流程再造后，有些政府部门的相关职能机构的变化和调整不尽合理，出现了相关职能部门职责分配不合理，职能混乱、权责不清的现象。政务信息管理流程再造后，有的政府部门相关职能机构并没有做出相应变化，依然沿用原来的部门分工来适用新的流程，这样不仅不利于新流程中职能的重新划分，在工作过程中容易固化原有的信息职能，还容易在新流程应用过程中出现问题的时候又倾向于回到原来的老路上去。还有一些政府机关在政务信息管理流程再造后，对单位内部的信息机构进行了分化，原有的信息处室分成了几个职能不同的处，比如分别负责内部信息的处室、负责公众信息的处室等，这样的做法比较有利于信息职能的分化，可以使政务信息管理流程运行得更加顺畅并便于优化。但同时还是有一些问题没有找到更好的解决方法，比如，机构的过于细化和它们之间的平级地位使它们在进行一些需要共同完成的工作时，信息责任得不到合理的划分，在工作过程中容易出现相互推卸任务和责任的现象。

(3)缺乏互动性，流程再造忽视了与外界和其他部门之间的信息交互

在我国政务信息管理流程再造过程中，大多数部门更多地只关注于信息在本单位内部的管理、流动和利用，而忽视了与外界和其他部门之间的信息交互。虽然大多数部门在政务信息管理流程再造中，也把与其他部门的信息沟通作为一个独立的环节单列出来，但是在实际的运行过程中，与其他部门的信息交互和沟通并没有得以顺利的开展。其原因是不仅欠缺对部门之间沟通渠道深入、细致的考虑和合理设置，也缺乏相应的沟通机制的支持。这一问题在部门之间协作程度不断加强的今天已经日益凸显出其有待解决的紧迫性。

(4)缺乏系统性，流程再造后劲不足

在我国政务信息管理流程再造中，有很多政府部门只是把它当做一个简单的任务或项目来完成，项目完成，任务也就结束了，对再造的后续工作稍显不足。很多再造工作人员对再造过程中出现的问题和采取的方法、策略没有进行及时的总结，对再造后的结果没有进行合理的分析和评估，更谈不上做好政务信息管理流程再造的后续工作了。这样不仅使新的政务信息管理流程在应用过程中出现问题时得不到及时有效的解决，从长远来看，更加不利于我国政务信息管理工作的良好、持续的发展。

(5)缺乏制度保证

我国政务信息管理流程再造工作急需强大的政策法规和统一标准的支持。目前，我国信息基础设施还比较落后，信息技术研究和开发也相对薄弱，在这种情况下要对政务信息管理流程进行再造并取得突破性进展，既是一个机遇又面临着严峻的挑战。因此，必须在国家统一指导下，制定出正确的指导方针和政策措施，在宏观政策层面给政务信息管理流程再造工作以指导和保障。目前，在信息化发展的过程中，我国虽然在战略层面上出台了一些相关政策，但是更加需要统一标准进行规范的则是操作层面的问题。为了给政务信息的管理和开发创造一个良好的环境，也为了给我国政务信息管理流程再造提供更多可以参照的标准，我国应该制定相应的法律和法规，例如，政府信息资源条例，政府信息采集和登记办法，政府信息交换管理办法，政府信息公告办法，政府信息网络建设实施标准，政府信息库建设标准等。通过这些法律法规对政府开发信息资源的组织机构、职责，政府信息的发布和收集等做全面、详细的规定，使政务信息资源的开发利用能遵循统一标准，避免不同的政府部门各自制定自己的规划，制造出更多的“信息孤岛”。

11.3.2　政务信息管理流程再造的发展对策

(1)政府工作人员信息观念的转变

这个问题不仅是政务信息管理领域面临的一大难题，也是我国电子政务发展乃至政府信息化过程中遇到的根本性问题。我国推行信息化的时间不是很长，人们对于信息化的认识很多还只停留于表面层次上。特别是很多政府工作人员，对信息化、电子政务以及信息管理现代化的认识仅仅局限于一些信息化设备的购置、政务信息系统的应用等方面，对信息深层次管理、开发和协同注意得较少，甚至很多人认为只要对管理信息系统进行有序、合理的开发就能做好我国政府部门的政务信息管理工作。在信息观念没有真正转变的情况下，只靠一把手的力量是不够的，因为真正去从事信息建设工作的是部门中的一般工作人员，如果他们的观念不转变，一旦信息工作牵涉到部门利益时，他们就无法从大局出发，就会在工作的过程中出现推诿扯皮、不下大力气的现象。从这个角度来看，如果我国政府工作人员，尤其是政务信息的管理人员的认识不能得到有效提高，那么何谈政府信息化?这样下去，将会最终导致政务信息管理流程再造流于形式，起不到实质性的效果。

(2)政务信息管理流程的标准设定

尽管我们强调在进行政务信息管理流程再造的过程中，各个部门应该根据自身职能的不同，在各个环节上有不同的侧重和设计，但是一些操作层面上的问题还是需要有统一标准的，比如信息的存储格式、资料库的建设规格、信息流通的接口设置等。遵循统一的标准不仅有利于不同部门之间信息的流通，而且也更加便于管理和拓展我国整体的信息架构。然而，这个问题的解决不仅需要部门领导从政务信息管理的全局出发，仔细考虑、慎重拿捏，也需要国家出台一些相应的政策或标准进行规范，使政府部门真正地有章可循。

(3)政务信息管理流程各个环节的划分和责任分化

在我国政府内部，政务信息管理的各项功能也在逐步交融，各类功能性管理活动之间的界限并非固定不变，也不完全清晰。而几乎每个政府工作人员都或多或少地参与了政务信息的管理工作，那么在政务信息管理流程再造过程中，各个环节的划分和责任设定就是一个相对来说比较重要的工作。所以要再造政务信息管理流程，只对其本身进行研究是不够的，还需要对其服务对象及其交互关系进行探讨和分析，依据各个部门具体信息管理活动之间功能联系的紧密程度，合理地对各个环节进行划分，并对每项活动明晰相应的责任。

(4)政务信息管理流程中信息对外交换体系的建立

目前我国的政务信息管理流程大多是属于部门内部流程的范畴。在再造的过程中，我们往往会过分突出一个部门内部工作联系的紧密程度，而忽视与外界交流体系的设置。目前，我国电子政务的发展呈现出本地化、部门之间互动合作加强、引导政府改革的趋势，亦即部门间信息共享与政务协同工作变得更为普遍化和经常化，从而使部门相互之间的信息流动变得更为频繁。这就给我们提出了这样一个问题：在做好政府部门内部信息管理的基础上，怎么对整个政务信息管理流程进行规划和设计才能更好地使其与外界的信息进行快速、便捷的交换和共享，使整个信息流动渠道更加顺畅?而这就牵涉到信息流程中交换体系的规划和设计问题。

(5)政务信息管理流程再造工作需要强大的理论指导

虽然政务信息是信息的一种，属于信息按部门划分的一种类别，可是在电子政务兴起以前，很少有学者单独就政务信息进行研究。随着我国信息化和电子政务的逐步推进，政务信息管理工作才逐渐得到人们的重视，对政务信息的研究才被提上日程。政务信息开始多为信息学家将其作为信息的一个分类来进行研究。逐渐地，公共管理者和政府工作者也加入了研究者的行列。但到目前为止，还没有一个较为成型的理论对政务信息管理工作进行指导。在相当长的一段时期内，我国的政务信息管理工作就缺乏组织性和知识性的支持。同时，我国的信息化建设相对于发达国家起步较晚，而现在的国际环境决定了我们要与那些信息化发展比较快的国家一起竞争，这就凸显了我国政务信息管理工作的紧迫性和艰巨性。由于我国目前政务信息管理流程再造工作没有强大的理论指导，造成政府部门对于政务信息管理流程都按照自己的意愿进行再造，标准不统一，有的甚至没有经过科学论证，这难免会使我国的政务信息管理流程再造工作陷入混乱的境地。