1. 什么是工作流技术
工作流技术来源于计算机支持协同工作理论，CSCW理论与办公自动化（OA，Office Automation）产品的结合形成了工作流技术的基础。工作流管理被视为20世纪90年代的软件技术，并在近年来得到长足的发展。
工作流技术有效地构筑基于政务的组织流程。作为一项集成技术，工作流所要实现的目标就是使政府中大量的基于法律与规则的任务和活动能够相互协调一致、高效运作，在正确的时间完成正确的业务流程，实现“透明式”办公。它是电子政务系统建设的核心和基线，电子政务建设的目的就是应用先进的工作流技术对传统的办公流程进行整理、反映、优化，并通过网上办公、“一站式”服务等实现模式使之网络化、信息化、知识化。
工作流技术的标准化组织工作流管理联盟（WFMC，Workflow Management Coalition）于1993年成立，确立了工作流技术的正式地位。WFMC是工作流管理的主要标准化组织，为工作流管理系统定义了参考模型和接口规范。
在政府部门的日常工作中，70%以上的工作属于流程类的活动。政府部门内部典型的政务流程包括：公文处理、项目审批、检验过程、营业执照申请、企业报税等等。这些流程类的业务处理有一些共同的特性，都可以分解为一系列的子过程，各个子过程之间传递各种文档资料，有时需要根据不同的条件对流程进行选择。如何对这些具有共同特点的工作流程进行建模?如何利用计算机对流程进行辅助的管理、控制，甚至对现有的工作流程进行改造?工作流技术就是针对上述问题所提出的。
2. 工作流管理系统
工作流管理联盟给出的工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。它运行在一个或多个称为工作流机的软件上，用于定义、实现和管理工作流运行。它和工作流执行者（人、应用）交互，推进工作流实例的执行，并监控工作流的运行状态。按照传统的时空分类法，工作流管理系统属于支持多人进行异地、异步协作的系统，它是协同应用系统从支持同步、非结构化协作向着支持异步、结构化的进一步发展而在某些方面进行的扩充。
工作流管理系统可以用来定义与执行不同覆盖范围（单个工作者、单个政府部门、各政府部门间）、不同时间跨度（分钟、小时、天、月）的政务过程。这完全取决于实际应用背景的需求。按照政务过程以及组成活动的复杂程度的不同，工作流管理系统可以采取许多种实施方式，在不同的实施方式中，所应用的信息技术、通信技术和支撑系统结构会有很大的差别。工作流管理系统的实际运行环境可以是在一个工作组内部，也可以跨政府机关中的各业务部门。
在计算机大量使用之前，政府机构的大部分工作，如文档的撰写、传送、批示、审阅、汇总等都可能需要用手工的方式来完成。在单机的情况下，某些工作，如文档的传递等仍然需要手工完成。而在计算机网络环境下，才有可能构造一种计算机管理系统，使得类似上面过程中的各个步骤能够在一定程度上自动地进行。这种类型的计算机管理系统，我们就称之为电子政务的工作流管理系统。
在这里需要强调指出的是工作流管理系统不是政府部门的业务系统。在很大程度上，工作流管理系统为政府部门的业务系统运行提供一个软件支撑环境，非常类似于在单个计算机上的操作系统。只不过工作流管理系统支撑的范围比较大、环境比较复杂而已，所以也有人称工作流管理系统是业务操作系统（BOS，Business Operating System）。在工作流管理系统的支撑下，通过集成具体的业务应用软件和操作人员的界面，才能够良好地完成对政府职能的支持。
3. 工作流管理系统的分类
根据工作流过程本身的特点、系统建模的方式、所使用的底层支撑技术，以及工作流过程的执行方式等，我们对工作流管理系统进行相应的分类。
（1）结构化的与非结构化的
结构化工作流指的是在实际工作过程中会反复重复、严格按照某个固定的步骤进行的业务过程。定义此种工作流所需要的各种类型的信息可以通过对业务过程进行详细的分析而得到，从而得到完整的过程定义并在以后的应用过程中反复使用。大量的办公程序，如公文处理、审批等都属此类。非结构化的工作流则是针对那些重复性不是很强或没有重复性的工作流程，关于这类流程执行所需的有关参数（如参加者等）事先无法确定，而必须推迟到过程实际运行时才能确定，同时在执行过程中间还可能会发生一些意外的情况。这种动态多变的特点在提供更高灵活性的同时，也为过程的建模与执行带来更多的复杂性。总而言之，结构化工作流是指具有固定模式的工作流，而非结构化的工作流是没有固定模式，需在运行过程中灵活设置的工作流。
（2）面向文档的与面向过程的
前者的侧重点在于将电子形式的文档、图像等在有关的人员之间进行分发，以便能够得到不同人的处理与审阅。现有的文档管理系统属于此类。在面向过程的工作流管理系统中，工作流被描述成一系列执行环节。与各环节相应都有待处理的数据对象。各环节的数据对象可以按不同的方式分发到其他环节中去，如可以将数据对象的值作为控制条件，或者依此数据对象组装成其他的数据对象等。
前者使用电子邮件来完成过程实例执行过程中消息的传递、数据的分发与事件的通知。低端的系统所使用的经常就是此种方法，它可以充分发挥电子邮件系统在广域环境下的数据分发功能，但整个系统将运行于一种松散耦合的模式下。在基于数据库的工作流管理系统中，所有的数据都保存在某种类型的数据库管理系统中，过程的执行实际上就是对这些数据的查询与处理。
（4）任务推动的与目标拉动的
前者指的是从过程的开始逐步地一个环节一个环节地执行，当某个活动实例被处理完之后，后续的有关活动将被创建并被激活，由此直至整个工作流程的完成。这是目前大多数面向过程的工作流管理系统所使用的执行方式。而在目标拉动的工作流管理系统中，一个业务流程被看成是一个目标。过程实例执行时，该目标将被分解得到多个相互之间按一定约束条件关联起来的可执行的多个环节，其中各环节还可以当成是子目标而进一步分解。在各环节均执行完毕之后，整个过程也就完成了。目标拉动是一种全新的执行方式，下一代的工作流管理系统将具有此种特征。
4. 工作流系统在电子政务平台中的应用
在电子政务平台中实施工作流管理所带来的好处是非常明显的，这包括提高政府运作效率、改善政府资源利用、提高政府运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、充分发挥现有计算机网络的资源作用等内容。实施工作流将达到政府运作的透明化，缩短政府部门的处理周期、改善政府内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高政府办公人员的生产率等目的。
工作流系统在实际系统中的应用一般分为三个阶段，即模型建立阶段、模型实例化阶段和模型执行阶段。
① 模型建立阶段：利用工作流建模工具完成政府业务过程模型的建立，将政府部门的实际业务流程转化为计算机可处理的工作流模型。
② 模型的实例化阶段：为每个过程设定运行所需的参数，并分配每个活动执行所需要的资源（包括计算机资源、工作人员、应用等）。
③ 模型执行阶段：完成业务流程的执行。在这个过程中重要的任务是完成人机交互和应用的执行，并对过程与活动的执行情况进行监控与跟踪。
在电子政务平台中实施工作流系统还要注意以下两个问题：
① 工作流系统必须具有和政府组织机构紧密结合的能力
在建设工作流系统时，应该重点考虑如何让软件系统和政府机构的职能紧密结合，如何描述政府的组织结构才能真正反映它的特点。从实际的情况来看，政府的组织机构应该是一个层次结构，从最高层的负责人（它可以看作对应政府业务活动的管理者）到底层的具体工作人员（他们也是活动的参与者，完成具体工作），他们具有不同的权限或者充当不同的角色。工作流系统应该可以对政府部门的组织结构进行灵活的建模，以适应政府部门的机构改革的变化。
②在实施过程中，必须重视前期的需求分析和工作流过程的定义
工作流过程的定义是一个很复杂的过程，需要各方面专业人士的参与，需要工作流系统的开发人员与政府部门的办事人员进行有效的协商，需要设计者对政府的工作流程有深刻的了解。如果需求没有完全搞清楚，那么做出来的工作流系统就很难使用。
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