研究生教育信息合作管理的构想和初步实践

研究生教育信息合作管理的构想和初步实践

赵仲宇^[1]　陈　敏

一、我国研究生教育信息管理存在的问题

我国自1978年恢复研究生招生以来,研究生教育信息管理在经历了手工管理阶段、计算机辅助管理阶段后,目前正朝着网络化阶段发展。近年来,随着教育网、科技网、邮电网等网络的开通和运行,网络技术在研究生教育管理工作中得到较快的推广应用,不少学位授予单位开发了研究生教育信息网络化管理系统,一些主管部门通过网络将有关信息管理软件、文本文件等放在网上,供各有关学位授予单位下载和使用,一些主管部门还初步实现了与有关学位授予单位的网上数据交互,提高了我国研究生教育信息管理的水平和效益,加速了研究生教育信息管理现代化的进程。

20多年来,我国研究生教育信息管理工作取得了较大的成绩,但相对科学技术的飞速发展和研究生教育的发展趋势而言,我国研究生教育信息管理从总体上来说还处在一个较低的水平线上,总体水平和效益还不高,还存在许多问题。

1.缺乏整体性

长期以来,我国一直没有一个统一归口的部门来对全国研究生教育信息管理工作进行整体规划和宏观指导。各研究生教育主管部门在日常工作中,一般只根据自己局部工作的需要制定信息的管理政策和方法,开发和利用信息资源,使得我国研究生教育信息管理缺乏整体性和协调性,不仅产生大量的重复工作,而且许多信息资源得不到有效和充分的利用。

2.发展不平衡

我国现在硕士以上学位授予单位685个,分布在全国各地。由于各地区经济和科学技术发展水平的差异较大,加上各学位授予单位学科类型及研究生培养规模的不同,各地区、各学位授予单位在研究生教育信息管理水平上存在着很大的差异。目前部分单位已初步实现了研究生教育信息的网络化管理,而一些单位只能利用计算机进行一些较简单的数据处理,这种不平衡的局面在一定程度上制约了我国研究生教育信息管理总体水平和效益的提升。

3.软件开发工作的大量重复

多年来,许多学位授予单位的信息管理软件主要靠本单位自行研制、开发。以湖北、河南地区为例,原华中理工大学、中国地质大学、原武汉水利电力大学等不少单位都在开发功能相近的研究生教育信息管理软件。这种软件研制、开发的模式,不仅造成了人力、物力、财力的重复投入和浪费,而且使得现有软件不易达到较高的水平,交互性差,信息资源难于得到充分利用。

二、研究生教育信息合作管理的新构想

针对上述研究生教育信息管理工作中存在的问题,本文提出一种基于因特网的研究生教育信息合作管理的新构想,目的在于改变过去那种封闭的、自给自足的“小作坊”式的信息管理方式,提倡全国范围内的合作,向合作要效益,以合作求发展。

1.研究生教育信息合作管理的含义及框架

研究生教育信息合作管理是指按照研究生教育信息管理目标,针对其整体性、协调性和通用性等特点,通过一定的组织协调,利用计算机网络将全国的研究生教育信息管理集合成一个有机的整体,实现各级主管部门、各学位授予单位及各单位内部业务部门之间在信息管理工作中的相互协调、衔接和照应,合作进行信息管理。其目的是实现信息、信息管理软件、信息管理人员智慧等的共享,减少重复工作,解决我国研究生教育信息管理工作中长期存在的各自为政、各行其是、重复工作、发展不平衡的问题,以提高我国研究生教育信息管理的总体水平和效益。

作者所构想的全国研究生教育信息合作管理的框架如图1所示,图中的“国家研究生教育信息中心”主要承担整体规划和宏观指导,以及全国研究生教育信息汇总和向社会包括研究生教育主管部门、各学位授予单位提供信息服务等工作;图中若干信息工作站既是主管部门在信息管理工作中联系各学位授予单位的桥梁,又是其负责区域的一个信息中心,担负本区域的研究生教育信息管理的指导并提供有关的信息服务;各级招生、培养与学位、就业指导部门,在国家研究生教育信息中心的整体规划下及上一级部门的指导下,根据自身的工作需要和特点,确定相应的信息管理内容及办法,并在一定的组织协调下,通过计算机网络连接,办成一个有机的整体,合作进行信息管理,改变过去不同业务部门各自独立、分散、封闭的信息管理的方式,形成一种开放、交流、合作和共享的信息管理新模式。

图1　研究生教育信息合作管理框架示意图

2.实现研究生教育信息合作管理的具体措施

实现研究生教育信息的合作管理,是一项涉及国家和地方各级研究生教育主管部门、各学位授予单位的系统工程。根据前面的构想,笔者提出以下几点实现合作管理的具体措施:

(1)建立一定形式的信息管理机构,担负对研究生教育信息管理的统筹规划、指挥和协调;

(2)加紧研制开发一批面向全国学位授予单位使用的、规范的信息管理系统;

(3)加紧建设一批专业化程度较高的研究生教育管理网站,实现研究生教育有关信息发布、公共信息检索、软件共享、文件上载、文件下载、工作讨论、学术交流等功能;

(4)建立和完善研究生教育信息管理的有关制度,保证合作管理的实现;

三、研究生教育信息合作管理的初步实践

根据本文提出的研究生教育信息合作管理的构想,我们以学位与研究生教育湖北河南信息工作站的工作为背景,建立了湖北河南信息工作站联合办公网站,在合作管理上作了初步的尝试。

1.湖北河南信息工作站工作简介

湖北河南信息工作站是国务院学位委员会办公室建立的22个学位与研究生教育信息处理工作站(以下简称工作站)之一,设在原华中理工大学。工作站的主要任务是检查汇总湖北、河南地区有关学位授予单位的博士、硕士学位授予情况的上报软盘,担负负责范围内学位授予单位计算机管理的技术咨询和二级培训工作,并接受国务院学位委员会办公室和教育部研究生工作办公室委托的其他任务。

过去受技术条件限制,各单位每年向工作站报送本单位的博士、硕士学位授予情况时,是将录入的数据拷入软盘,由专人直接报送或通过邮局寄送工作站。工作站在对各学位授予单位报送的数据进行检查、汇总后,再由国务院学位委员会办公室召集22个工作站进行汇总。当国务院学位委员会办公室对各学位授予单位采用的“全国学位授予信息库数据录入系统”做局部调整,或因学科专业目录调整、院校合并等原因对系统内各标准数据库进行修改、维护时,各工作站须先从国务院学位委员会办公室取回更新的系统,再通知各单位到工作站拷盘。各学位授予单位到工作站拷盘后,返回本单位对学位信息系统进行升级和数据录入,然后再次到工作站报盘。系统的部分维护工作有时由各学位授予单位自行解决,随着时间的推移,各单位使用的系统中的标准数据库经常出现与工作站不一致的现象。加上人员变更、磁盘损坏及数据录入不符合要求等原因,一些单位常常要数次往返工作站才能完成报盘任务。至于日常工作中的技术咨询及交流,则是由工作站对各单位提出的问题一一单独解答。许多共性问题的解答、信息发布,只能由工作站分别地、重复地通过电话、信件或面对面的方式进行。工作站所做的是大量重复性的工作。

2.湖北河南信息工作站合作管理网站建设

为了加强工作站与成员单位的相互沟通,方便成员单位向工作站的信息报送,提高工作站与成员单位的办公效率,并充分发挥工作站成员单位全体信息管理人员的经验和智慧,共同做好信息工作站工作,我们根据合作管理的思想建立了湖北河南信息工作站合作管理网站。网站的主要功能如下:

(1)针对工作站需要经常性发布各种通告,设立电子公告板,改变传统的信函、电话一对一通知模式。

(2)针对工作站需要经常进行技术咨询、培训的情况,采用BBS形式建立技术咨询、工作讨论网上论坛。一方面减少工作站大量的重复性咨询工作,同时聚合本工作站所有学位授予单位有关人员的智慧、知识和经验,更好地解决工作中的各类问题,共同做好工作站的工作。

(3)针对工作站和成员单位间的数据报送和接收问题,设立文件上载区,通过网络接收用户上报的数据文件。改变过去人工报盘的落后方式,避免了因数据录入不符合要求和磁盘损坏等原因而造成的有些单位在报盘时要数次往返工作站的情况。

(4)设立共享软件区,将最新的学位信息软件和代码库放在网站中,各成员单位在收集学位授予信息前可从本网站下载标准软件,避免了过去因录入系统软件和标准代码库不一致而带来的上报数据不合格的情况。同时,将工作站和各成员单位可供大家使用和参考的各种软件、电子表格、电子文档放入共享区内,供各成员单位共享,从而提高整个工作站内单位的信息管理水平和管理效益。

(5)设立单位一览和信息反馈等栏目,便于各学位授予单位相互联系和工作站收集有关信息。

3.工作站合作管理网站运行的效果

湖北河南信息工作站网站于1998年底建立并对外开放,经过两年的运行,取得了较好的效果:

(1)方便了各成员单位向工作站报送信息,提高了工作效率。

网站的开通运行,为各成员单位提供了一条便捷的信息报送渠道。例如1998年有的单位在向工作站报盘时,工作站检查出其报送的库文件有部分不能为空的字段为空了,其使用的标准代码库中的记录内容与工作站的不完全一致,因此工作站将检查结果通过网络传给他们,并建议他们在工作站的网站上下载维护过的检错系统,对其单位的数据进行检查和修改后再通过网络传送给工作站。在网上经过两个来回,报盘工作就完成了;1999年及2000年,本站超过半数的单位是通过网站向工作站报送学位授予情况,尤其是与本站相隔较远河南地区的学位授予单位,几乎全部通过网络向工作站报送数据,而不再派专人报送或通过邮局寄送工作站。

(2)加强了工作站与成员单位的沟通。

网站的开通运行,使各成员单位从过去被动接受工作站的工作安排,变为主动到网站查询工作安排和下载有关文件和软件,了解工作安排。既减轻了工作站的工作量,又提高了各成员单位的工作水平。例如1999年上半年,可能更新学位报盘系统的消息刚一传出,不少单位就非常关心新系统所要采集的信息内容。桂林学位信息汇总会后,工作站立即将新系统的字段表在网站上公布,并将根据新系统字段表制作的登记表放在“共享软件”栏目,供各有关学位授予单位下载、参考,提前做好信息采集工作。

(3)调动了成员单位信息管理工作人员主动参与工作站管理的积极性,发挥了集体的智慧和力量。

网站的开通也使各成员单位的管理人员主动参与工作站的建设,与信息工作站的交流及与其他成员单位的交流也变得积极主动。例如1999年9月,根据国务院学位委员会办公室[1999]42号文件精神,本工作站举办“全国研究生学位授予信息管理系统”培训班。培训中发现新系统的某一功能实现与ODBC(动态数据交换程序)的安装、使用有关,而培训时没能解决。培训班刚一结束,此问题就被中国地质大学和湖北大学解决,并通过网站的“工作讨论”区向工作站和其他成员单位通报,让大家共享了他们的经验和智慧。

两年来,尤其是在1999年全国学位授予管理信息系统更新过程中,湖北河南信息工作站网站在实现高效、快捷的信息传递,实现信息、服务、知识和经验共享,提高学位授予单位及工作站的工作效率,促进本地区学位授予单位间的交流,起到了积极的作用。从这个成功的应用实例中,我们看到了研究生教育信息合作管理的曙光。

(刊于2001年第3期)

【注释】

[1]赵仲宇,华中科技大学。