高校学生干部时间管理的方法与艺术

三、高校学生干部时间管理的方法与艺术

时间是组织者、领导者最宝贵的财富。凡是有成就的领导者,都有强烈的时间观念和运筹时间的本领。高校学生干部作为大学生中的领导者,能否合理地安排与合理而充分地运用时间,将直接影响其工作的效果。学生干部如何科学地管理时间,概括起来,主要有以下几方面内容。

(一)制定时间使用计划,合理分配时间

时间,对每个人来讲都是相同的,关键在于对有限的时间如何计划和如何科学而合理地使用。一个会管理时间的学生干部就善于合理地使用时间,将一天的24小时计划得井井有条,充分利用。高校学生干部除了要搞好学习的同时,还得安排时间来组织学生活动,主动向老师汇报工作,向同学传达学校、老师的指示精神等等,要很好地管理时间,就必须做到如下几点。

1.制定时间使用计划和程序

首先去做那些重要的事,而不是那些好似“紧迫”的事,更不可终日忙于应付那些无关紧要的事。用精力最充沛的时间做最重要、最难办的事。例行公事之类的事放在精神和精力较差的时间去处理。

2.正确处理学习、工作、休息的关系

学生干部首先必须在学习方面起到带头作用,只重视工作,忽视学习是不可取的。因此,学生干部必须安排充裕的时间保证学习,切忌利用上课、老师辅导、完成作业的时间来进行组织与策划工作。其次,必须用相当部分的时间去思考和精心组织工作。最后,作为学生干部,不能搞疲劳战术,还得有充足的时间保证休息,“不会休息的人,就不会工作”是很好的道理。

3.保持时间利用的相对连续性

做一项工作或思考某一问题时,最好能够一气呵成,不要间断,因为被中断的注意力通常需要很长时间才能恢复。古人云:“一鼓作气,再而衰,三而竭。”是极富哲理的。

4.当日事当日毕

今天的事不要等到明天,上午的事不要拖到下午。精力在成功之中更新,而在拖延之中衰竭。每晚总结当天工作,分析利用时间的情况是否合理,有无浪费,如何改进,同时考虑明天的打算。

(二)避免时间浪费,争取一切有效时间

时间往往是挤出来的,作为—个学生干部要切实避免时间浪费。

1.养成快速准时的习惯

用“分”计算时间的人,比用“时”计算时间的人的办事效率要高得多。做每项工作要给自己定出严格科学的时间限度,何时起,何时止。开会、约见要准时,养成开短会、说短话、写短文的良好习惯。

2.善于简化工作

任何一项工作只有简化到最低限度,才能最大限度地节约时间。简化工作有许多方法,如取消、合并、重新排列、变更、取代等,以避免无效劳动、重复劳动和低效劳动。比如,作为一名学生会体育部部长,在组织学院足球比赛时,就得善于将工作进行分解,充分发挥体育部各委员的作用,可将活动分成场地、裁判、活动日程安排、队员协调等几个组,分头准备,不是部长一人事必躬亲,而只是充分发挥统筹与协调的作用。

3.学会“见缝插针”

工作、学习的时候,必须善于零时整用,而不可整时零用。比如:随身携带工作夹,利用空隙时间工作;办公地点尽可能多地备有工作必须的手册、书籍、参考资料等等,以备查阅。

(三)充分调动其他干部和同学的主动性和积极性,减少自己的工作压力与时间

作为学生干部,也并非且不可事事都得亲自去做,应当学会相信群众,依靠群众,并且善于正确地使用手中的权利,认真执行民主集中制原则,善于决断而又不独断专行,善于听取广大同学的意见而又不人云亦云,毫无主见。只有如此,才能充分调动周围其他干部的工作积极性和工作热情,同时又积极支持广大同学自觉、主动地参与。比如:作为学生会主席,在工作中应充分调动学习部、生活部、文体部等各个部门干部的积极性,充分发挥他们高校学生干部激励同学的方法与艺术的作用,以便减轻自己的工作负担,减少自己的工作时间,让自己能有更多的时间全面地考虑更重要、更紧迫的工作。

(四)提高工作效率,达到事半功倍的效果

作为学生干部,只有努力改进工作方式与方法,提高工作效率,才能尽量缩短工作所需要的时间,从而达到事半功倍、节约时间的目的。

1.养成勤于记录的习惯

发现好的创见、设想和观点时,应当立即记录下来。开会、听汇报、谈话中的要点,以及有关的事件、人名、数字等等也应注意记录下来,以便需要时随时可以利用。

2.利用现代化工具

作为高校学生干部,必须学会运用电话、电报、录音机、录像机、复印机、电子计算机等现代化办公用具,才能加快工作速度,提高时间效率,相应地提高工作质量。

3.提高会议效率

恰当地选择开会时间,减少会议数量,缩短会议时间,切忌常开会,开长会。

4.学会“暂停”休息

在工作中精力疲惫时,应当进行适当调节,休息片刻,高度紧张的状态就会得到缓解,新的精力就会焕发出来。