高校学生干部组织开会的方法与艺术

五、高校学生干部组织开会的方法与艺术

开会是高校学生干部工作的常用方法,对于布置工作、获取信息、集思广益、宣传鼓动有十分重要的作用。会议的形式很多:有上百人的年级大会;有征求少数几个人意见的小会;有在课堂上举行的讨论会;有课外调查会等等。会议形式多样,内容丰富。开好每一次会议,对于高校学生干部的工作有着重要作用,怎样才能开好会呢?

(一)主持会议的方法和艺术

会议是实施领导活动的一种经常采用的重要形式。高校学生干部主持会议,对于贯彻会议宗旨,形成良好的会议气氛,提高会议效率,达到会议预期目的具有非常重要的作用。因此,探讨主持会议的科学方法,讲究主持会议的领导艺术十分重要。主持会议本身是一种综合性的领导方法,主持会议的方法和艺术本身也就是学生干部各种领导能力和素养水平的综合体现。会议主持者是会议的中心人物之一,在主持会议中要做到以下几点。

第一,以饱满的工作热情和奋发进取的精神状态出席会议,以此影响会议气氛,振奋与会人员工作热情。

第二,讲话简明扼要,热情洋溢,准确有力,风趣幽默生动,有鼓动力。

第三,牢牢抓住会议主题,无论是引导性讲话,还是讨论性发言,都要抓住重点,中肯有力,掌握问题的实质。

第四,注意激励与会人员的热情,激发他们的创造性思维,注意引导大家共同创造良好的会议气氛。

第五,注重集思广益,不固执于自己已形成的主意和想法,不过早地表白自己的主意和想法,防止压制与会人员的积极性、主动性和创造性。

第六,鼓励与会人员畅所欲言,善于捕捉和发现真知灼见乃至一得之见,善于启发沉默者发言,虚心听取与会人员的意见。

第七,注意会议导向,当讨论离题或发言有偏差时,要保持清醒的头脑寻找契机引导纠正,并尽可能使发言者愉快地接受。

第八,注意用会议产生的积极思想和新的意见与办法充实和完善原有的思路和方案。

第九,科学地把握会议的时间和效果,达到预期目的应及时结束会议,要尽量开短会,不要轻易追加会议内容。

一般说来,会议的内容和形式的多样性,决定了主持会议的方法和艺术无定规,也无止境,需要因地制宜,因时制宜,发挥会议主持人的聪明才智。

(二)控制会场气氛的方法和艺术

会议气氛和会风虽然不直接标志会议的成败,但会强烈地影响会议的效率和效果,影响与会人员相互关系和会议预期的目的。因此,控制会场气氛是开好会议的重要因素之一,为此,学生干部在组织开会时要做到以下事项。

1.充分的会前准备

不开没有准备的会;不开没有明确主题的会;不开主题不正确不健康的会;不要无关人员参加会议。

2.讲究主持会议的方法和艺术

明确会议的目的和意义;讨论研究问题时抓住主题和本质;高度重视会议程序和环节的联结和转换;防止少数人操纵会议,正确处理会议内部的矛盾和冲突。随时注意引导和调整会议气氛,努力使会议形成民主的气氛,理论联系实际的气氛,严肃认真、真诚协商、开拓进取、心情舒畅的气氛,团结协作、互相尊重、互相学习、互谅互让的气氛等等。

3.控制会议氛围

一般来说,会议主持者的思想素质和领导能力越高,越能够控制会议的气氛。这就要求高校学生干部具有:高度的政治责任感和原则性;处理复杂事物、集中正确意见的能力;优良的民主作风,坚决摒弃独断专横;正确地掌握会议方向;站得高、看得远、当机立断、多谋善断的胆略和气魄。

(三)讨论议题的方法和艺术

与会者对会议议题发表意见,交换意见,进行论证和辩论,是会议行为的重要环节,也是会议民主的集中体现。因此,高校学生干部必须做到以下几个方面。

第一,科学地确定议题,议题的总和构成会议的全部内容,议题要来源于实际,服从会议的宗旨、目的和任务。

第二,分清议题的大小、轻重、虚实、缓急,以及它们的相互关联,科学地安排议程。

第三,一次会议议题宜少不宜多。只能有一个中心议题;内容互不关联或相去甚远的议题,不宜安排在一个会议上;一个大议题可以分解为若干个小议题,以便展开讨论。

第四,议题表述要简明准确,语言逻辑要规范。

第五,按议程组织讨论人员较多时,宜分组进行讨论:一般情况下,会议讨论应不加限制,各抒己见,畅所欲言,可长可短,可先可后;如时间有限,应规定发言的次数和时间,必要时还应确定发言顺序。

第六,鼓励积极发言,把观点讲清讲透,充分发扬会议民主;讨论离题时,应巧妙地加以引导和纠正。

第七,鼓励会议的辩论和争鸣,激发人们的想象力和创造性思维,从而开阔视野,深化思想,追求最佳效益和效率。

第八,会议有较大分歧时,应鼓励与会者出以公心,不放弃原则,也不固执己见,尊重客观实际,服从真理。

第九,当在大是大非问题上出现偏差时,应坚持原则性与灵活性的统一,既坚持正确的政治方向,又妥善处理各种矛盾。

第十,对会议讨论的结果,应及时予以公正的评价和总结,择其重要者写入会议纪要和简报。

(四)提高会议效率的方法和艺术

会议是传递信息、探讨问题、统一认识、实施领导的重要手段。提高会议的效率应当从以下两方面着手。

1.对会议的议题进行论证

衡量议题价值的主要因素是:能否解决问题?能解决问题的议题就有价值,否则就无价值。问题能解决到何种程度?是泛泛地解决、局部解决,还是全部解决?全部解决问题的议题就有价值。有何替代办法?能用其他方法解决的,议题价值就大。议题的超前性如何?有超前性的议题价值就大。会议成本如何?以较少的劳动和物质消耗求得较大的工作效率的议题价值就大。一切无价值、无意义的会议都不应召开。

2.提高会议效率

提高会议的效率,必须对会议实施科学有效的领导,主要包括选择恰当的开会方法、掌握主持会议的原则和不无故开会三项内容。

第一,要根据不同的具体情况选择不同的开会方法,主要方法有:限时表决法、单向充分发表意见法、反向充分发表意见法、典型引导法、重点发言与补充修正法、限定前提发表意见法、自由交流意见法。单一模式、单一方法不可能在各类会议、各种不同情况下都能取得会议的最佳效果。

第二,要遵守主持会议的—般原则:其一,紧紧围绕会议目标引导会议的原则。其二,会议主持者和普通与会者“角色”统一的原则。主持人既要对会议进程实施领导,又要把自己置于普通一员的地位,平等对待与会人员,充分调动他们的积极性。其三,节约时间的原则。主持人应设法保持会议的正常气氛和较快的处理问题的节奏。其四,严格按会议的规则主持会议的原则。其五,发扬民主,集思广益的原则。

第三,为防止开无效会议和出现滥用会议的现象,必须注意“会议十戒”:不开没有明确议题的会议;不开多议题的会;不开无准备的会;不开可开可不开的会;不开马拉松式的会;不要无关人员参加;不做离题发言;不做重复性发言;不要在琐碎问题上消耗太多的时间;不要议而不决。