论高校办公室人员的素养——兼论继续教育学院办公室人员的素质

论高校办公室人员的素养
——兼论继续教育学院办公室人员的素质

李顺利　胡　锐

摘　要:继续教育学院办公室人员素质的养成既是办公室人员自身成长和发展的需要，也是提高学院管理水平的需要。高校办公室人员的素质成长包括思想素质的提高、业务能力的增长和管理水平的进步三个方面。因此，树立终身学习的理念和加强针对性的培训将是促进高校办公室人员素质提高的基本方法和有效途径。

关键词:高校办公室　素质　职能

“国之废兴，在于政事;政事得失，由乎辅佐”。自古以来，人们都十分重视辅佐政务工作。高校办公室作为综合性行政办事机构，是承上启下、平衡左右、协调内外、联系各方的工作枢纽，是直接为领导服务、为教师服务、为学生服务的综合办事机构，是综合处理各类信息，为领导科学决策提供参谋的中枢。办公室人员素质的高低，工作能力的强弱，直接关系到领导决策的贯彻落实，关系到全局工作能否顺利地开展。因此，办公室人员是适用型、技能型、复合型的高素质综合性人才，必须具备深厚的理论知识、业务知识和综合工作能力;必须具备一定的政治修养和政策掌控能力;必须具备较强的事业心、责任感和使命感。可以说，办公室工作人员是否拥有站起能说、坐下能写、出去能干、进来能谋的综合素质，决定着办公室的作用能否得到有效发挥。笔者就高校办公室人员素质要求谈谈如下看法:

一、办公室人员要有立身之本

1.要忠于职守、热爱工作。办公室是继续教育学院的神经中枢，是建设和谐学院、学习型学院、服务型学院的重要部门，其工作优劣直接影响到学院的形象和服务质量。办公室工作既要专才，更要通才，既要面对群众，又要服务领导，既能学习领导的执政能力，又能学习群众无限的创造力。办公室工作是磨练自己、提升自己、实现自己人生价值的最好平台。所以，办公室人员要有对师生高度负责的态度，全面落实科学发展观，忠于自己的岗位，热爱办公室工作，为学校继续教育事业的发展添砖加瓦。

2.要任劳任怨，甘当孺子牛。办公室工作环境艰苦，工作辛苦，待遇清苦，经常加班加点，既要主动服务，更要被动服务，甚至有时费力不讨好，招人误解和怨恨，甚至有时还被当做“出气筒”，我们都只能以诚的心情、好的心态面对。办公室人员要守得住清贫，耐得住寂寞，不浮躁，不急功近利，就像一支蜡烛，燃烧自己，成就事业。

3.要进取向上，善于学习。办公室人员是学院整体形象的代言人，要充分发挥青春活力，要易于接受新事物，做事、办文、办会等要利索麻利，动作快，效果好。要保持良好的心态，保持对事业的向往，保持良好的精神状态。要善于学习、勤奋学习，要把学习作为工作的一部分，把学习作为生活的一部分，把学习作为生命的一部分。通常我们最敬重的两种人，一种是具有复合型能力的人，一种是品行端正作风正派的人。能力和品德修养的提高，无一不是后天学习锻造的结果，一个办公室工作人员，要力行自己的工作职责，在事业上有所作为，不仅要有埋头苦干的工作态度，还要有适应本工作岗位的综合素质，做到“上知天文地理、中知人情世故、下知鸡毛蒜皮”，做到办文是高水平，办会是能手，办事是巧手，诸事挥洒自如。

处处留心皆学问。正如毛泽东同志所说，读书是学习，使用也是学习，并且是更重要的学习。办公室人员要善于学习就是要能苦读有字之书，要勤于学习就是要理论联系实际，常言道:无知者不足以成大器。深入到“无字之书”之中发现、挖掘，要善于总结经验和教训，认真把握事物的规律。办公室人员想要提高自己，平时就要多挑重担，勇挑重担，一定不要怕多干事，不要怕干别人不愿干的事。从科学的角度来看，抢挑重担是充分挖掘自身潜能、提升自身能力的最有效途径和最重实效的方法。我们通过读有字之书、无字之书和善于总结来锻造自己的工作能力，提高自己的品行修养。

4.要能够包容，学会感恩。办公室人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，为人要正直厚道，对上坚决服从，对下倍加爱护，努力塑造自己成为具有人格魅力的人，其中包括责任感、同情心、包容、感恩、分享、分担，既能干事，又能与同事和谐相处。

二、办公室人员办事要“滴水不漏”

办公室人员办事，用一句话概括就是办事要做到滴水不漏，做到“快、准、细、严”。

办事是办公室工作的重要职能，在办公室工作必须注重锻炼自己的相对独立办事能力，无论办任何事情，上级的指示，领导的交办，下级的请办，同事的委托办，都要办得明明白白，不能办得稀里糊涂，都要雷厉风行，不能拖拖拉拉，都要严谨细致，不能粗枝大叶，办事要有始有终，不能虎头蛇尾，都要严格有序，不能杂乱无章。

1.急事急办，特事特办讲效率

清人王庭奎讲:遇到急事，先不要急，要先慢慢想清楚。急事，通常都具有突发性和时效性强的特点，这就要求处置果断、快速、准确、稳妥。办公室工作有其内在的规律性，一般是按计划有序运转。遇上紧急事情，就要加快节奏，加班加点，不怕疲劳，连续作战，我们常说“关键时刻展示自己”，应急任务就是展示个人才华的平台之一。“急事急办”绝不是遇事急躁，处事毛糙，乱了章法，慌了手脚。应该是越在紧急的情况下越要追求办事的一次性成功率。一旦考虑成熟，就一定不要拖延，而要迅速行动。也就是说，遇事不慌，稳中求进，稳中求快，实现速度和效益的统一。

“特殊情况特殊处理”，是办公室人员应该把握的一条办事原则。“特事”指的是特别的事情;或者是突发的问题，过去没有遇见过;或是不解决不行的问题，但法规条文没有明确规范;或是几个部门职能有交叉的问题，等等。也就是说，通常情况下，“特事”都是超常规的事情，按常规的办法处理不了，办不好。这就需要在办事时灵活处置，采用特别的措施、特别的手段来办理。不论有多少“特殊”的理由，也要把事情办好再说，在许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性的高度统一。

2.理解意图准，掌握情况准，要精益求精

“失之毫厘，谬以千里”，用这句话来比喻办公室工作是非常贴切的。办公室人员要完整准确地领会“理事”的意图，对“理事”的精神和要求，要清楚明白，全面领会，真正弄清本意，要学会“听话”。办公室人员在了解和掌握的情况下，要注重客观实际，全面搜集各种意见反映，进行深入辩证的分析，把握事物的本质。上通下达要做到“三个准确”，要准确把握上通下达的内容，准确把握上通下达的范围，准确把握上通下达的时机，向上报告要及时，向下传达要造势。

办公室工作人员处事站位准。说话办事找准位，把握准身份，不越权不越位。既要有积极主动的精神，能办文、办会、办事，又能出谋献策，为领导拾遗补缺，为大众排忧解难。但是，办公室工作是服务领导，而不是实行领导;是辅助决策，而不是做出决策，正确处理好领导与被领导的关系，发挥主观能动性和创造性，绝不能越权行事。所以，什么时间办什么事，什么场合说什么话，要做到心中有数。做到坚持“五戒”，一戒场合越位;二戒职责越位;三戒表态越位;四戒决策越位;五戒谈话越位。

3.牢记慎于言敏于行，工作一丝不苟

老子说:“天下大事，必作于细。”求细，就是心细如发，一丝不苟。办公室人员要做到大事不糊涂，小事不马虎，熟事不大意，生事不自负。一定要慎之又慎，细心研判，既要考虑时效性，又要考虑后期的反弹性，确保周全。在重大问题的承办上要能经受住考验，受得起重托，担得起大任，耐得住气。还要高度重视小事，坚持不懈地把每一件小事都做得精巧得体，万无一失。

俗话讲“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”，就是警告人们对日常的事情千万不要大意，“大意失荆州”也是这个道理。涉足陌生的领域，处理陌生的事情，应谨慎从事，扎实行事，切忌自负轻率，鲁莽冒失。

办公室工作人员对待自己日常的工作，应注意做到如下“三心”:一要专心，二要精心，三要诚心。

4.要以法为准，严格守纪，循序渐进

办公室工作可概括为“办文、办会、办事”三大类，不论哪一类都有其特定的程序和要求，工作中应认真遵守。只要能够坚决按法规办事，许多难办的事情反而不难了，许多矛盾反而好解决了。办事坚持按程序，可以减少矛盾，规避纠纷，事半功倍，否则会贻害无穷。时刻坚持按法规办事，按程序办事，按规则办事，按职责办事。

三、办公室人员善于当“智库”和“窗口”

1.发挥参谋职能。发挥参谋作用是办公室工作职能之一。办公室的人员要树立全局观念，善于为领导出大主意，谋大项目，超前谋划，想领导之所想，参领导之所需，谋领导之所求，开拓进取，充分发挥主观能动性，增强工作预见性，力求想在领导之先。总之，办公室要成为领导合格的“参谋部”，办公室主任要当好“参谋长”。要给领导当好参谋，紧扣学院中心工作，狠抓重点，积极建言献策，做到“参”到点子上，“谋”在关键处，为领导决策提供真实的科学依据。注重调查研究，在沟通协调上协助领导掌握上情，了解下情，统观全局，收集资料，整理信息，综合分析，做好领导把握全局的“耳目”、“外脑”，时时处处做到用权不揽权，到位不越位，参谋不决策，帮忙不添乱，尊重不盲从，精益求精不应付。

2.发挥协调职能。办公室作为综合办事机构，集综合协调、办文办会、信息收集、文稿起草、来客接待、行政管理等诸多事务于一身，承担着大量的事务性工作。落实工作目标责任制，规范办理程序，提升办事办文质量。在内部管理上，要建立健全各项管理制度，让制度管人，以制度约束人。在督查督办过程中，创新督查方式，确保每一项决策、每一项重点工作、每一件领导批示均落到实处。

3.发挥“窗口”作用。学院办公室是对外的“桥梁”和“窗口”，办公室工作人员一定要切实转变工作作风，更新观念，以办公室主任为轴心，积极协助工作，精心完成本职工作，勇于接受其他工作事务，把服务工作作为工作出发点和落脚点，注重实效，提高质量，办实事，精打细算，勤俭节约，减少疏忽和失误，用优质的服务质量赢得上级的认可和师生的信赖。

◎参考文献

［1］袁浩明.浅谈办公室工作的服务特征.南京理工大学学报，1995(6)．

［2］王继英.高校办公室管理工作浅议.机械高教研究，1996(55)．

［3］顾明远，孟繁华.国际教育新理念.海南出版社，2001．