信息管理流程:信息生命周期管理(ILM)

1.3.4　信息管理流程:信息生命周期管理(ILM)

信息是一种具有生命周期的资源，会随着在生命周期中所处的阶段的不同而起起落落，而“信息生命周期”(Information Life Cycle)则是信息运动的自然规律。在信息生命周期基础上衍生出来的信息生命周期管理(Information Life Cycle Management，ILM)不仅是某种或几种软硬件产品，而是一种结合了人员、流程和技术，旨在有效管理数据和信息的战略。确切地说，信息生命周期管理是一种信息管理模型，对信息进行贯穿其整个生命周期的管理，从创建到使用到归档和处理，它是一种针对信息主动管理的过程策略，其宗旨在于保证信息传播的连续性^[18]。

美国著名的信息资源管理学家霍顿(F.W.Horton)在1985年提出，信息是一种具有生命周期的资源，其生命周期由一系列逻辑上相关联的阶段或步骤组成，体现了信息运动的自然规律。他定义了两种不同形态的信息生命周期:①基于人类信息利用和管理需求的信息生命周期，由需求定义、收集、传递、处理、储存、传播、利用等7个阶段所组成;②基于信息载体的信息生命周期，由创造、交流、利用、维护、恢复、再利用、再包装、再交流、降低使用等级、处置等10个阶段组成^[19]。

1986年，霍顿(F.W.Horton)与另一位信息资源管理学家马尔香(D.A.Marchand)在两人合著出版的Infortrends:Profiting from Your Information Resources中提出“信息生命周期管理”概念，把信息管理视为与制造一种产品或开发一种武器系统一样，存在一种逻辑上相关联的若干阶段或步骤，每一步都是依赖于上一步。根据信息运动的特点，信息生命周期管理在横向的管理阶段包括信息创建(产生/发布)、采集、组织、开发、利用、清理(销毁/回收)6个部分(如图1-4所示)，每个阶段都可能使信息得到增值^[20]。

(1)信息创建(产生/发布)阶段。创建阶段是信息生命周期的初始阶段，是进行信息生命周期管理的起点。除了原先规范的信息机构等信息生产者之外，目前有相当一部分的信息在网络环境下由用户而产生，因此，信息的发布具有很大的自由度和随意性。这就对信息创建阶段的规范性提出了更高的要求，即要求在信息产品的创建阶段对信息资源的后续利用进行充分考虑，使得最终该信息能够被轻松地开发、利用和保存，因而在信息创建阶段需要保持文档格式、规范以及元数据描述的一致性。

(2)信息采集阶段。采集是信息资源得以开发和利用的基础和起点。没有这个环节，开发利用就成了“无米之炊”。面对增长速度快、多载体、多格式、多渠道的信息内容，首先需要制定信息的采集政策，明确信息采集的内容和范围;之后采用相应的采集方法。关于信息采集的方法通常有两种:手工收集和自动获取。手工采集的优点在于信息在采集前要接受手工的一致性检查，可以避免机器无法识别的错误。自动获取方式则可以利用相应的网络程序来抓取捕获网络上的信息资源，特别对于动态更新的信息，这种方式的效率更高，但其也存在信息价值无法判断的缺陷。

图1-4　信息生命周期管理的六个阶段

(3)信息组织阶段。这一阶段的任务是为信息集合提供有序化的结构，使之形成一个有机化的整体，以便于对信息的存取和利用。具体来说就是采用一定的方法，将所采集到的大量的、分散的、杂乱的信息经过筛选、分析、标引、著录、整序、优化，形成一个便于用户有效利用的系统的过程。目前，信息组织的对象从各种类型的数据发展到具有丰富内容的知识，组织形式从数据结构发展到知识表示，组织方式从手工单一发展到网络群体，组织结果从静态的文本格式发展到动态的多模式链接等。

(4)信息存储阶段。信息存储是实现信息价值的基础，该阶段的主要任务是依托相关存储应用技术，将存储在相应载体和介质上的信息从不可得状态变为可得状态，可得状态变为可用状态，低水平的使用状态变为高水平的使用状态，使得信息的管理、共享、保护、备份、恢复、复制等功能用自动化的方式实现;在存储网络中建立服务等级层次，部署初始信息管理工具，按照信息运动或价值的变化，将信息转移到相应的服务等级层次中。

(5)信息利用阶段。信息利用是信息生命周期管理的宗旨，信息利用是用户对所提供的信息有效地运用的过程。信息生命周期管理的主要目标是确保信息可以支持业务决策，为企业和用户提供长期的价值。因此，信息必须便于访问和利用。信息利用阶段采用的主要方式包括:①建立专业的数据库，借助专业搜索引擎，形成特色数据库，满足特定用户的信息需求。②提供专业信息导航，选定特定领域的研究机构、实验室、电子书籍、电子刊物、学术论坛、专家等有关信息资料，形成有效的信息集合。③开展信息增值服务，通过网上信息服务、专题分析研究、专题检索代理以及针对特定用户的需要进行创造性的信息产品深度加工。

(6)信息清理(销毁/回收)阶段。随着信息老化失去价值，许多信息总会在一段时期后，没有再继续保存的价值。这时，需要制定相关政策，对没有保留或保存必要的信息进行清理或销毁。被清理或销毁的信息将从活动和非活动系统，以及数据仓库等系统中清除。对一些不能轻率地进行销毁操作的信息，需要对其进行迁移。因此，这一阶段的主要工作就是建立科学明确的数据回收(销毁、清理、迁移)的规则^[21]。

从上面的介绍可以看出，信息生命周期管理的阶段与信息流通过程(如图1-5所示)是基本一致的，同时也与信息管理的流程相对应。需要指出的是，对于信息生命周期管理的研究，除了当前研究和应用较多的从管理视角来展开之外，基于价值视角的信息生命周期管理的研究和实践也日益受到关注。这两种视角的区别在于:第一，两者对信息生命周期阶段的划分方法不同。“管理视角”更多的是从管理角度出发，在跟踪一类信息产品实际加工的具体流程或者现有梳理的业务流程上予以提炼，将信息的生命周期过程予以分解;“价值视角”主要是通过或试图通过定量的方法根据一定的测度指标来客观地描述和模拟信息的生命演化进程，然后根据生命曲线来划分阶段，或者设定一些定量的识别指标来自动识别生命周期阶段。第二，两者描述的信息生命起点不一样。“价值视角”是以信息产生以后为研究起点，如文献发表、专著出版等;而“管理视角”则涉及信息生成之后是如何被采集、组织、存储和利用的。换言之，“价值视角”由于是以价值测度为基础，因此是以价值产生为起点，而对于信息的生成组织和后期的清理阶段，因为很难用定量的方式来测度，就没有纳入到价值视角的研究范畴^[22]。在信息的组织管理和利用当中，需要借助这两种视角整合信息生命周期的完整理论和方法，深入到不同环境、不同类型的信息内部，来从本质上探讨信息的自身变化规律，进而在遵循信息本质规律的基础上实施具有可持续性发展的信息管理活动，进一步促进信息的有效管理和效用价值的充分发挥^[23]。

-5　信息流通过程