图书馆重视源的管理的根本原因,传统管理阶段

1.4.1　传统管理阶段

这一阶段以信息源管理为核心，以图书馆为象征，同时也包含档案管理和其他文献资料管理。虽然人类对知识信息的保存与管理早已有之，但作为一项专门的工作和事业的信息管理则是在图书馆出现之后才兴起和发展起来的。图书馆是人类社会生活发展到一定阶段的产物。首先是文字的产生，在此之前，人们只能用口头语言来传递信息(即我们今天讲的零次信息)，文字的产生使得人们可以用这种符号将信息和知识记录在一定的物质载体上，这就是最初的文献。人类社会正是“由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代”。随着人类社会的发展，这种记录人类经验、知识和信息的文献很快便达到了较大的量，并且内容越来越复杂，给人们找寻和利用带来了困难，图书馆便应运而生，收藏和整理文献记录成为早期图书馆的存在方式和活动内容。早期文献收藏内容基本上是社会生活中的各种文字记录，如宗教仪式记录、历代皇帝的法令和政令、政府法律文书、征收赋税和接纳贡物的各种记录等，大多为各类文书档案。因此，早期的图书和档案的社会机构是“同源”的。随着社会经济、科技和文化发展，文献记录的类型大量增加，图书馆作为最初的文献收藏机构，逐渐与档案馆分流，成为知识和文献收藏、整理和提供利用的社会信息交流中心机构，即形成了独立意义上的图书馆^[24]。

图书馆对文献的收藏以文献的利用为目的。具体来说，就是为了以后多次反复地利用，或者变少数人的“藏”为多数人的“用”。图书馆自诞生之日起就十分重视文献的“藏”和“用”的统一，强调为“用”而“藏”。应当说要有效地解决“藏”和“用”之间的矛盾是相当困难的。图书馆在其漫长的发展历程中，一直致力于协调这一对矛盾，尽量使两者和谐统一，于是图书馆引入了管理的概念，并创造了许多卓有成效的文献整理和管理技术方法。它除了包括对文献本身的管理外，还包括对机构、人、文献整理和提供过程的管理，因而已具有相当的综合性和现代信息资源管理的意识。“图书馆学”在早期曾经使用的名称便是“图书馆管理学”(Library Economy)^[25]，美国哥伦比亚大学于1887年创办的第一所图书馆学院用的名称也是“图书馆管理学院”(School of Library Economy at Columbia University)。

尽管引入了管理的概念和方法，图书馆在解决文献收藏和利用之间的矛盾方面仍然不是十分成功。文献信息的利用在时间和空间上分布都非常复杂。在空间上，即使是一个很小的区域，图书馆所面对的也是无穷无尽的需求，而且这种需求在不断变化;在时间上，更是一个漫长的分布，入藏图书馆的文献信息源可能是在遥远的未来才会被阅读。换言之，图书馆并不知此时此地之“藏”何时何地才能被“用”。这使得许多图书馆不得不着眼于文献信息源的收全藏全，以备日后难以预料之“用”。因为收藏总比利用容易把握得多，目标也明确得多。这就是图书馆重视“源”的管理的根本原因。再则，图书馆本身就具有文化遗产的保存功能。

这种状况引起了人们的批评，许多人对图书馆没有明确的当前服务目标的文献信息源收藏和管理模式表示怀疑。尤其是在20世纪40年代后，当大科学时代的“情报危机”开始出现，知识信息量指数增长，并进一步威胁着人类再创造的时候，在科技领域出现了一类新兴的专职信息服务机构——科技信息机构。这类机构的任务就是对科技信息进行搜集、加工、存储、检索和提供利用。由于科技信息主要以文献为载体，所以这类信息机构所从事的实质上仍然是文献管理工作，只不过偏重于图书之外的文献(如期刊、专利、会议文献等)而已。我国在20世纪50年代建立的这类机构，称为科技情报研究所，从事科技情报服务(日本称为“情报管理”)工作。这类机构主要进行二次文献加工，旨在克服传统图书馆提供文献信息利用方面的滞后现象以及过分重“藏”的缺点，在文献加工方面，既重视文献的外部特征，更重视内容特征，提供服务的方式主要是文献信息的多向主动传递。但由于多方面的原因，这些科技信息机构同样面临着与传统图书馆类似的困境和问题。

从本质上着，科技信息机构与图书馆之间并无特殊差别。它们都是或主要是社会公益性事业机构，在国家财政拨款或公民税收支持下，从事以文献为载体的信息的搜集、加工、存储、检索和提供，着眼于“文献信息源”的管理。尤其是在大量采用现代信息技术使得图书馆从书籍世界进入信息世界的背景之下，图书情报服务更趋于一体化。20世纪60年代之后，两者都更重视“管理”并向“信息管理”发展过渡，这从有关的名称更改可以反映出来。例如，国际著名的“专业图书馆协会”(Aslib)在1983年更名为“信息管理协会”(The Association for Information Management)。不少专业期刊的名称也纷纷改为或加入“管理”一词。比如1963年创刊的《信息存储与检索》(Information Storage Retrieval)从1975年第11卷起更名为《信息处理与管理》(Information Processing and Management);1976年创刊的《图书馆连续出版物》(Serials Librarian)特意加了副标题“连续出版物管理季刊”(The Quarterly of Serials Management);《社会科学情报研究》(Social Science Information Studies)在1986年易名为《国际信息管理杂志》(International Journal of Information Management)^[26]。这些都反映了以“信息源”为核心、以文献为主要载体、以公益性服务为主要目标的传统管理阶段正在向信息管理阶段发展，从注重“源”的管理向注重“流”的控制过渡。

在传统的文献管理中，特别值得提到的是政府部门和机构中的文件管理，或记录管理(recordsmanagement)。自20世纪50年代以后，除各类书籍和专业领域中的文献呈爆炸性增长外，政府部门和其他机构的行政和管理活动中产生的各类文件也大量增加。据美国文书协会统计，仅文件生产所用的纸板总量而言，1960年是4.3万吨，1980年增长了2.5倍，即11.4万吨，1990年达到24万吨。这一巨大数量的文件档案和文献几乎无处不有，成为机构的沉重负担。文献记录管理成为信息源管理(IRM)关注的重要领域。人们普遍认为，IRM实际上是美国文书工作委员会的成果，与1980年简化文书工作有关的准备性工作直接相联系，该委员会提出了20篇文献和简化文书工作法案，正式提出了信息源管理实施的框架。该法案包括信息源管理的7个方面:简化文书工作、数据处理和通信、统计、记录管理、信息共享和公开、信息政策和监督、组织发展和管理^[27]。