信息组织的概念与内容的分析介绍

5.1.1　信息组织的概念与内容

信息组织，亦称信息整序，是利用一定的规则、方法和技术对信息的外部特征和内容特征进行揭示和描述，并按给定的参数和序列公式排列，使信息从无序集合转换为有序集合的过程。信息的外部特征是指信息的物理载体直接反映的信息对象，构成信息外在的、形式的特征，如信息载体的物理形态、题名、作者、出版或发表日期、流通或传播的标记等方面的特征;信息的内容特征就是信息包含的内容，它可以由关键词、主题词或者其他知识单元表达。信息组织的基本对象就是信息的外部特征和内容特征。

信息组织是信息检索与传播的准备，是信息收集之后的首项工作。信息组织是一个信息增值的过程。在这个过程中，杂乱无章的原始信息变成一个有序、可用的信息系统，一个“粗放型”的信息集合转化为一个“集约型”的信息结合，为信息的分析研究和服务奠定基础。信息组织的基本内容包括信息选择、信息分析、信息描述与揭示、信息存储。

(1)信息选择

信息组织是信息活动的必然要求，其源起在于信息本身的自然无序状态。序是事物的一种结构形式，是指事物或系统的各个结构要素之间的相互关系以及这种关系在时间和空间中的表现，即事物发展中的时间序列及排列组合、聚类状态、结构层次等空间序列。当事物结构要素具有某种约束性，且在时间序列和空间序列呈现某种规律性时，这一事物就处于有序状态。反之，则处于无序状态。信息选择的目的就是从采集到的、处于无序状态的信息流中甄别出有用的信息，剔除无用的信息，它是整个信息组织过程的第一步。

(2)信息分析

信息分析是按照一定的逻辑关系从语义、语用和语法上对选择过的信息内、外表特征进行细化、挖掘、加工整理并归类的信息活动。它是信息描述与揭示的前提和基础，直接影响着信息组织的质量。

(3)信息描述与揭示

信息描述，亦称信息资源描述，是指根据信息组织和检索的需要，对信息资源的主题内容、形式特征、物质形态等进行分析、选择、记录的活动。信息描述与揭示主要分为两种类型:一是著录，主要描述文献信息的形式特征;二是标引，主要揭示文献信息的内容特征。信息描述与揭示是信息资源组织的重要内容，在信息组织中起着至关重要的作用。

(4)信息存储

信息存储是将经过加工整理序化后的信息按照一定的格式与顺序存储在特定的载体中的一种信息活动。信息存储的目的是为了便于信息管理者和信息用户快速、准确地识别、定位和检索信息。各种文献信息检索工具书如《全国总书目》、《全国报刊索引》、《中国专利分类文摘》、《中国学术会议文献通报》等，各种光盘检索系统、联机检索系统、网络信息检索工具等都是信息存储的方式。信息存储于各种检索工具中意味着信息组织过程的终结，也即意味着信息检索的开始。