信息组织的基本原则的分析介绍

5.1.3　信息组织的原则

信息组织的对象、方法、机构和过程都不是简单划一的，这种复杂性和变易性要求我们:无论是对社会信息流的宏观信息组织，还是对社会信息流分支的微观信息组织，都必须在一定科学原则的指导下，切实避免信息组织工作的随意性、无计划性和盲目性等现象的出现，从而使信息组织真正发挥整序信息、科学分流、促进选择、保证利用的功能和作用，形成健全完善的信息组织体系和顺畅通达的信息组织流程^[3]。因此，在信息组织中，我们必须坚持以下四项基本原则。

(1)客观性原则

信息组织中进行描述和揭示的基本依据就是信息本身(the itemobtained)，因此，我们描述和揭示信息的外在特征和内容特征必须客观而准确，要根据信息本身所反映的各种特征加以科学地反映和序化，形成相应的信息组织的成果。客观性原则率先确定了信息描述和揭示的数据来源必须是客观存在的信息本身。同时，客观性原则也为我们具体进行信息组织工作提出了相应的要求。在信息组织中，我们不能损害信息的本来效用，不歪曲信息本身，也不肢解信息本身。我们不能毫无根据地、人为地添加一些不准确的思想和观点，要完整地、全面地、精确地反映信息的客观特征。另外，信息组织的客观性原则还要求我们不断跟踪信息源的发展变化和信息组织技术的发展变化，使信息组织与条件变化和环境变化保持客观一致。

(2)系统性原则

没有系统性的信息组织工作是不可能实现其整体目标的。为实现信息组织的系统性，我们必须把握四个关系:①宏观信息组织和微观信息组织的关系。各个进行信息组织的机构不仅要立足自身的实际状况，而且要考虑更大范围内信息组织的市场份额和分工协作，从而形成一个完善的宏观信息组织工作体系。②信息组织部门与其他部门的关系。要注意信息机构内部的各个部门之间的协作关系，特别要注意与从事信息搜集和信息传播的两类部门以及进行机构日常管理的行政部门的关系，以便在信息机构良好运行的环境下保证“信息采集—信息组织—信息检索—信息传播”一条龙工作流程的畅通。③信息组织工作各个环节之间的关系。信息组织工作本身也具有多个环节，保持各个环节的正常联系有助于使信息组织工作能一环紧扣一环，其中特别要注意信息分析与描述的基础性地位，它是信息揭示和存储的必要准备。④不同信息处理方法之间的关系。由于信息本身的特殊性，在具体进行某一类信息的组织时必须充分满足于这种特殊性，但也必须全面把握各种信息处理方法的极大相似性，尽可能采用统一而规范的处理方法。用系统的观点和方法来进行信息组织工作的协调管理，有助于发挥信息组织的整体优势，也有助于实现信息组织的整体功能。

(3)目的性原则

信息组织具有鲜明的目的性，必须围绕用户的信息需求开展工作，注意信息机构的目标市场的需求状态及其变化特征，满足成本收益对称的原则。信息组织在一般情况下并不直接与用户联系，处于一般信息管理流程的中间位置，但信息管理的一切环节都必须以“用户第一”为宗旨，信息传播的效果在很大程度上由信息组织的水平决定。同时，从现代信息管理发展来看，信息组织、信息检索和信息传播具有趋于融合的发展态势。因此，信息组织工作也必须积极开展用户研究，充分了解用户需求，改进信息组织方式，使信息组织成果能极大地方便用户选择和利用。此外，为了实现信息组织的目标还必须注意信息工作的计划性和长期性，以及对信息机构本身性质、特点和能力的适应性。

(4)现代化原则

信息组织现代化原则包括思想观念现代化和技术手段现代化两个方面。信息组织的思想观念现代化集中体现在信息组织的标准化上。信息组织的标准化主要体现在信息组织工作的统一性、信息组织方法的规范性、信息组织系统的兼容性和信息组织成果的通用性方面。信息组织的标准化是整个信息交流和管理的标准化的重要组成部分，主要包括:①基本术语标准;②有关信息技术标准(如信息交换格式、程序设计与数据库语言、网络标准与协议等);③信息组织技术标准(如信息描述规则、信息代码、信息标引规则、信息组织成果编排规则等);④其他相关标准。为此，信息领域的若干国际性和国家性标准组织已经制定和实施了一系列有关信息组织工作的标准，为促进信息组织的整体化、科学化发展创造了良好的条件。信息组织的技术手段现代化已经充分证明，现代信息技术在信息组织中的广泛推广和应用形成了不可逆转的信息组织自动化方向，自动标引、二次信息自动生成和数据库建设成为目前已经比较成熟的信息组织自动化成果。信息组织的技术手段现代化改变了传统的手工方式，极大地提高了工作效率和工作质量，更好地满足了用户的多样化信息需求，与信息管理发展大趋势相契合。