纪红，蒋耀光
［摘要］随着中国空间技术研究院研究生业务的不断拓展和业务量的增加，原有研究生管理繁杂的手工劳动已满足不了日臻科学化的管理工作需求。在高度信息化时代的今天，建立研究生教育信息化平台成为规范研究生管理流程、提高管理效率的必要之举。通过厘清我院研究生教育现状、特点，教育信息化建设的目的和建设目标，同时依据中国空间技术研究院研究生教育管理模式、组织架构、管理业务流程等需求，初步完成实现了信息门户、学籍管理、教务管理、培养管理、学位管理等主要功能，系统服务对象为:学生、导师、授课教师、学位评定委员会委员和教育业务管理人员。通过系统开发建设的具体实践与经验总结，与大家共同切磋、探讨研究生教育信息化建设问题。
［关键词］研究生教育；信息系统；建设
一、研究生教育信息化建设的必要性
中国空间技术研究院自1978年招收研究生，三十年来十分重视研究生培养工作，现已经形成学科专业齐全、管理体制配套的硕士、博士和博士后高层次人才培养体系。目前，有博士授权一级学科2个，二级学科10个；硕士授权一级学科8个，二级学科24个；博士后科研流动站3个，累计招生2 000人左右。但是，随着研究生业务的不断拓展和业务量的增加，原有研究生管理繁杂的手工劳动手段已满足不了日臻科学化的管理工作需求，其手段已显得落后和不合时宜。在高度信息化时代的今天，建立研究生教育信息化平台成为规范研究生管理程序、提高管理效率和工作整体水平的必要之举。因此开展研究生信息化建设势在必行，且时机成熟，其必要性主要表现在如下几方面:
1．是实现统一管理模式的需要
中国空间技术研究院研究生培养实行两级管理制度，且各培养单位分布在北京、西安、兰州、烟台等地，地域较为分散，因此使得院研究生部（归口主管部门）与各培养单位业务接口关系往往会出现信息割裂、信息共享程度低等问题，管理上主要通过口头、电话或表单的形式进行信息传递，由于没有统一的数据记录平台，各培养单位要重复许多没有必要的劳动，其后果是，院研究生部与各单位互相之间衔接不畅，或者一项简单的衔接就能解决的问题，却要付出许多重复劳动，不但造成没有必要的浪费，也很难保证工作质量，使得全院研究生统一管理工作，难以实现真正的统一管理。
2．是解脱繁杂事务性工作的需要
繁琐的日常事务性工作，占用了研究生管理人员的大量精力和时间，如每年例行的招生管理、课程管理、学籍管理、论文管理、质量评估等工作，每年都要重新向各培养单位布置、发放表格，大量繁杂的日常工作，使管理部门需投入较大精力，而真正应站在一定高度全盘考虑院研究生管理总体规划、学科建设、评估体系建设等重要工作的精力却投入很少，此工作状况显然已成为研究生管理工作向高水平发展的桎梏。
3．是不可缺少的业务模块固化工具和推进媒介
虽然研究生管理工作的还在不断深化，新增业务还要不断增加，但随着业务流程的日渐成熟与相对稳定，完全可以通过一套有效的信息化平台，将业务流程固化下来，且通过信息管理系统的建设，实施有效的媒介推进。
4．是良好的信息沟通渠道
通过信息系统的建立，可搭建院研究生部与京内外各培养单位之间的沟通平台，可实现院与各培养单位之间、管理部门与学生之间、授课教师与学生之间的及时有效沟通，可使整个管理工作的实施及时、到位，不易出现偏差和漏洞。
二、中国空间技术研究院研究生管理组织架构及业务模块
1．研究生管理组织架构
中国空间技术研究院研究生管理实行“四个统一”管理模式，即统一招生、统一授课、统一管理、统一授学位，运用综合行政手段实施分级、分工的院、所厂二级管理模式。五院人力资源部下设研究生部负责全院的研究生教育管理，并负责统一编制院培养规划、学科建设、统一招生、统一授课、统一授学位等工作，下属的13个所、厂按照院统一规划、要求，主要负责二、三年级培养阶段的各项工作，主要包括学位论文的开题、中期、答辩、学位申请、学位初审等。
2．业务流程分析
业务流程分析是管理信息系统建设的基础。以学位及学位论文管理为例，业务工作过程中主要业务包括论文课题确定、论文开题管理、论文中期管理、论文答辩、学位申请初审和学位申请终审、学位授予等阶段，涉及学生、教育管理干部、学位初审委员、学位评审委员等。
学位及学位论文管理的主要业务流程图如图1所示:
图1 学位及学位论文管理业务流程图
三、中国空间技术研究院研究生教育管理系统开发及功能介绍
1．系统功能模型
中国空间技术研究院研究生教育管理系统2010年建设完成，实现教育业务管理平台框架，形成信息门户、学籍管理、教务管理、培养管理与学位管理四大教育业务的信息化管理平台，用户实现统一授权、单点登录，系统用户可以在互联网络环境下访问使用（见图2）。
图2 系统功能模型
（1）学籍管理
学籍管理是该系统学生基本学籍信息核心管理模块，管理全院学生在学状态信息。主要包括学生基础数据管理、学籍数据维护、硕转博管理、奖励信息维护和数据导出等功能。满足向教育部进行新生电子注册和毕业数据备案等功能。
（2）教务管理
教务管理实现学生主修（选修）课程及学生成绩管理，实现课程成绩电子化管理，课程成绩单、学生成绩单实时查询、打印。主要包括学期管理、课程管理、成绩管理等。
（3）培养管理
培养管理实现研究生培养单位对学生开题、中期过程管理以及数据电子化存储管理功能，研究生部对学生开题、中期统一控制。主要包括学生开题申请、学生中期申请、论文开题管理、论文中期管理等。
（4）学位管理
学位管理实现对学生学位论文管理、研究所（培养单位）学位初审管理、研究生部学位评审管理。主要包括申请学位、学位初审管理、学位终审管理等。
2．系统角色功能描述
通过信息化平台实现研究生学籍信息管理、教务信息管理、培养环节管理、学位信息管理及学位网上评审等业务。主要院研究生部、各研究所厂（部、中心）的研究生教育管理人员、导师、学生、学位评定委员会委员系统功能分别为:
（1）院研究生部角色:主要包括学籍信息统一管理、课程设计和成绩管理、培养各环节审核把关、学生状态与监控、管理学位评审委员会委员信息等。具有审核、数据查询、数据分析、数据报表、数据下载、数据上报等功能。
（2）各培养单位管理人员:具有维护学生学籍信息，查询学生课程成绩信息，管理学生论文开题、论文中期、学位论文申请，管理导师信息、初审委员信息功能，具有数据查询、数据分析、数据报表、数据下载等功能。
（3）导师:具有查询学生学籍信息、审核学生开题、中期和学位论文信息、数据查询、数据下载等功能。
（4）学生:有维护个人信息、查看课程安排和课程成绩信息，网上论文开题申请、论文中期申请、学位申请等，打印个人档案、成绩单信息。
（5）学位评定委员会委员:具有预审学生学位信息、学位论文摘要信息、信息查询等功能。
3．系统建设情况
系统已经完成初期建设与开发，该系统采用浏览器/web服务器（B/S）模式，用户只需要通过客户端通过互联网访问服务器即可。所有管理用户要操作和查询数据需要通过用户名密码登录系统后才能进行操作。系统截图如下（见图3、图4）:
图3 系统访问首页
图4 用户登录后页面
四、研究生教育管理信息化建设初步达到预期目标
经过几年的努力中国空间技术研究院已经初步建设完成并实现了信息门户、学籍管理、教务管理、培养管理、学位管理等主要功能的研究生教育信息管理系统，该系统实现研究生教育业务流程管理、业务数据查询与服务，为初步满足院研究生教育业务管理协同工作、业务数据信息化管理奠定了基础。
1．实现院和培养单位的两极网络化和规范化的统一数据采集和上报
院研究生部和各培养单位研究生教育管理人员分属在不同的地域和单位，没有使用信息系统之前，每年的上报数据都是各培养单位根据学位授予信息年报数据结构和代码表通过手工录入数据表，录入过程中要花很大的工作量去查询代码表，最后通过电子邮件发给研究生部，研究生部还要做大量的汇总和校验工作，最后生成上报表。
利用基于互联网络的管理信息系统实现统一规范化管理，在系统中实现数据采集、数据维护与查询、数据统计，各培养单位管理人员不需要再查询代码表，通过系统进行数据录入和提交，研究生部负责数据汇总和校验，最后上报到国务院学位委员会办公室，通过系统进行数据采集上报，较大地提高了工作效率，具体对比指标如下（表1）:
表1 非系统采集上报与系统上报工作对比表
2．实现研究生基本信息的准确性和一致性，满足数据上报要求
数据上报是研究生教育管理的重要工作，学生入学后要进行新生电子注册，学生毕业后要进行备案，最后的学位授予信息要进行上报，以上工作都要求数据准确性与一致性，以前的数据都是保存到电子数据表格（excel）里，该表格经过多个管理人员分别维护修改后经常会出现数据不一致的现象，难以确保最终上报数据的准确性，利用信息系统解决了以上问题，研究生数据实现统一管理、数据流程明晰（见图5）。
图5 研究生数据流程图
3．实现业务信息分级管理、实时查询和统计，达到信息流畅、资源共享
根据院组织结构，研究生管理采用二级管理模式，信息系统实现了信息分级管理、实时查询和统计。各培养单位只能管理本单位的信息，研究生部负责管理全院信息管理；查询统计方面同样根据该模式，各培养单位能够查询本单位研究生信息和培养情况，院研究生部能够查询全院所有研究生信息和培养情况。全院的研究生信息和业务管理信息实现统一数据管理，达到信息流畅，资源共享。
五、总结与经验共享
总结几年来研究生教育管理信息化建设与实施经验，主要有以下几个方面:
一是领导重视，重在应用。只有领导的重视，才能够保证资金、人力的投入，保证业务人员对系统建设的重视与关注，并真正参与到系统建设中来。
二是任务需求分析工作一定到位，把管理工作的精华，融入信息系统之中，通过信息系统的建立，将会大大升华我们的日常管理工作的方方面面。
三是系统开发不仅仅是技术问题，系统建设好了之后一定要马上推进使用，及时发现问题，解决问题，逐步完善系统。
四是必须考虑与外部系统接口、兼容等。研究生教育管理工作需要与教育部、国家学位办等多个部门进行数据交换，比如要从教育部研究生招生网下载数据、要进行学历证书电子注册、学位授予信息上报等。因此在开发系统时必须与上级主管部门管理系统接轨，提高数据准确率，减少重复劳动。
五是系统建设不仅要面向管理部门，还要面向多角色个体服务。研究生教育管理系统的建设不只是为管理部门考虑，同时加强了为学生、导师、授课教师、二级各培养单位单位管理人员等多用户服务。如二级各培养单位可及时网上查询任何学生基本情况，学生可以利用系统方便查询和打印成绩，导师可以了解学生课程学习期间情况，授课教师可及时登录所教授课程成绩等等。
六是充分利用外部资源，借助外部力量，少走弯路。建设初期我们走访了一些同类科研院所已经开展研究生教育信息化工作的单位，吸取和借鉴了这些单位所开发信息管理系统的集成性、可靠性、管理功能性等优势，为我们能在较短时间内完成这样的工作量起到重要帮助作用，提供了良好的外围环境。
随着研究生管理体制进一步深入，管理理念的不断更新，在计算机网络技术飞速发展的大背景下，我院的研究生教育信息化建设还将会有更大的进展，目前我院研究生教育信息化建设虽已经取得了一定的成绩，且经过一段时间运行已初见成效，尝到了甜头，但是由于时间短，目前还有一些环节尚未完成，未来还有很大的开发空间和前景，如:一些管理环节可以通过信息化平台实现系统协同办公和数据管理，以及对于数据进行系统分析，最终为综合管理者提供决策支持等业务有待进一步开发。随着计算机和网络技术进步还可以提供更多信息化的平台支持与帮助，我们会沿着这条路一直往下走，会在促进研究生教育现代化、科学化，提高培养质量，促进教育与科研紧密结合等方面，为祖国的航天事业培养出高水平的人才做出更大贡献。
［作者简介］
纪红，中国空间技术研究院研究生部副主任，高工，硕士，北京:100086
蒋耀光，中国空间技术研究院研究生部主任，高工，硕士，北京:100086
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