浅析研究生“弃档”的原因及对策建议

研究生“弃档”的背后——浅析研究生“弃档”的原因及对策建议

周晶晶⁽¹⁾

摘　要：近几年，越来越多的研究生踏入“弃档族”的队伍之中，研究生“弃档”现象普遍存在于各高校，给高校档案管理和研究生本人带来许多不可预知的麻烦和问题。针对这一现象，笔者从社会、学校、学生三方面入手，对造成研究生“弃档”的原因抽丝剥茧，由浅到深地进行了详细剖析，最后提出构建科学规范、与时俱进的研究生档案管理体系的对策和建议。

关键词：弃档　户档留校　档案无用论　档案管理

档案制度作为我国特有的人事管理体制内容之一，自延安时期产生至今，已经走过了70多个年头，随着市场经济的蓬勃发展、改革开放的不断加剧、人才流动的日益频繁、毕业生就业的多元发展，研究生“弃档”之风日益盛行，高校毕业研究生档案管理陷入困境。

一、研究生“弃档”的定义及现状

“弃档”广义上是指档案所属人在人事关系发生变动后，未在规定时间内主动与原档案管理单位及档案接收单位联系，没有办理档案转移相关手续或因手续办理失当，导致档案滞留在原档案管理单位的现象。北京高校普遍实行国家有关部门规定的未就业大学毕业生户档留校政策，因此，对于北京高校研究生档案管理单位来说，所谓“弃档”既包括已就业毕业生不随人事关系变动及时办理档案转移手续，有意或无意将档案滞留学校的情况，也包括未就业研究生在档案留校2年内仍然没有办理二分回原籍手续，导致档案滞留学校的情况。

有专家估算，全国至少有60万的“弃档族”，这其中大学毕业生占了相当大的比例，而且每年都在增加。⁽²⁾近几年以来，随着研究生的扩招、社会竞争的加剧、就业形势的恶化、户档留校政策的实施，研究生毕业后档案留校的人数不断攀升，研究生已经成为“弃档族”的重要成员。据了解，目前，众多高校档案管理部门都储存着数以百计的历届毕业研究生档案，部分档案最早甚至可以追至八九十年代，这些留校档案长期无人问津、无地迁转，成为名副其实的“弃档”。

二、研究生“弃档”的原因

（一）社会层面

1.档案管理机制的混乱

随着我国市场经济的发展，用工制度等发生了变化，人事档案的作用在淡化。虽然根据《流动人员人事档案管理条例》的规定，只有将人事关系及档案交给各级政府人事行政部门人才流动管理机构保存的人员，才能享受某些待遇，比如保留原有身份、工龄连续计算、国家规定的档案工资调升等，但是各档案管理单位并没有严格实行档案管理制度，曾经与户口、分房、就业、工资、养老等相捆绑的档案管理机制已经逐渐退出历史舞台，从而造成整个社会档案管理机制的混乱，这是研究生“弃档”现象发生的一大诱因。此外，不同机构从自身工作需要出发，针对档案管理纷纷出台相关规定，各行其政，没有统一口径和管理标准，出现档案转移双方管理上的矛盾且无法协调，导致一些研究生被迫弃档。

2.人力资源管理理念的变化

随着知识经济时代的到来，人才成为企业制胜的武器，人才竞争愈演愈烈。在这样的情况下，用人单位的人力资源管理理念发生了根本性变化，身份不再是人力需求的考量因素，他们更为看重人才的未来发展潜力和创新能力，也更愿意花时间在招聘考试及面对面的直接了解和情况调查上，对于档案中所记载的经历简介、家庭情况、过去历史等纸面内容毫无兴趣。近几年以来，单位对求职研究生的档案政审情况呈下降趋势就说明了这一现实。此外，档案管理在人力资源管理中不断弱化，越来越多的用人单位及人才存档机构在人力资源管理过程中处于档案管理的被动状况，“上不查，下不管”的档案管理风气在社会中盛行，助长了研究生“弃档”之风。

3.户档留校政策引发的弊端

此外，研究生“弃档”还有着特殊的历史原因。2002年，国务院办公厅发布19号文件，指出对毕业离校时未落实工作单位的高校毕业生，“学校可根据本人意愿，将其户口转至入学前户籍所在地或两年内继续保留在原就读的高校，待落实工作单位后，将户口迁至工作单位所在地。超过两年仍未落实工作单位的高校毕业生，学校和档案管理机构将其在校户口及档案迁回其入学前户籍所在地”，这就意味着未就业研究生可以享受档案留存学校2年的权利。然而，事实证明，自户档留校政策实行以来，除毕业当年对于研究生就业产生实际帮助以外，长时间的留校给研究生带来的是生育、出国等更多的麻烦，研究生在户档留校期满后几乎无人主动与学校联系办理档案转移手续，而学校档案管理部门难以联系到研究生本人，加上大部分研究生由于没有工作派遣过，入学时的档案是由本科院校直接迁出，导致研究生户档留校逾期后“档案迁回其入学前户籍所在地”没有实际可操作性，最终结果是户档留校成为研究生“弃档”的滋生基地。

（二）学校层面

1.管理机构设置不科学

目前，部分高校没有建立统一的学生尤其是研究生档案管理部门，出现多种交叉管理的状况：如档案管理没有独立机构，与学生工作、就业、院（部）办等部门兼管；再如研究生档案拆分管理，入学档案在招生录取单位，学业档案在培养教学单位，学位档案在学位授予单位，政治档案、荣誉惩罚材料在学生管理单位，毕业派遣档案在就业指导单位等。这些情况都对研究生档案转移工作产生阻碍，并造成资源的浪费，客观上给研究生“弃档”现象的滋生创造了条件。

2.管理设施与手段落后

档案作为我国传统的人事管理制度之一，长期以来实行纸面记录方式，而档案管理方面也是机械的人工管理，实行一人一袋、档案材料只进不出、书面清单记录、机要转递的传统保守做法，既占用空间，又耗费人力，还浪费资源。很多高校在研究生档案管理工作上资金投入少，没有专门的档案库房、配套的学生档案管理软件及电脑，现代办公设备不足，设施设备都没有达到应有的技术要求，“旧而缺”⁽³⁾的问题较为普遍。随着电子信息时代的发展、网络技术的运用，传统的档案管理手段对于研究生信息的追踪可获得性、档案转移的时效性、机要转递的有效接收等都无法保障，因此，无法联系档案所属人、档案机要退回等情况年年发生，在一定程度上形成了研究生本人未知型“弃档”。

3.管理队伍建设不成熟

档案管理在高校工作中历来都不是让人关注的中心任务，相应地，研究生档案管理队伍建设在大多高校中都存在问题。首先，管理人员人手不足。档案管理是细致活儿，工作量大，然而研究生档案管理人员的长期配备不足给档案的整理和及时转移带来了困难。其次，管理人员专业化程度低。由于部分高校学生的档案管理不是由学校专门的档案管理部门负责，负责研究生档案管理的人员往往由在职辅导员、普通行政文员、退休返聘人员等担任，缺乏专业的档案管理知识和技术，再加上身兼数职则更加无暇顾及，可能产生研究生档案转移过程中的疏漏和过失，造成档案的长期滞留。最后，管理人员缺乏培训。多数研究生档案管理人员没有接受过档案管理专业知识和相关法律知识的系统学习，缺乏档案管理的基本知识和基本技能，从而对研究生“弃档”现象无计可施。

（三）学生层面

1.档案常识缺乏

档案作为一门学科性较强的研究对象和传统的人事管理措施，具有深远的历史背景、专业的知识体系和庞杂的运作体制。对于广大研究生来说，没有详细的讲解和深入的研究，难以掌握档案相关知识。随着时代的变迁，电子信息和知识经济的大爆炸，研究生在创新能力和社会适应能力不断提高的同时，却对特定历史情况下形成的档案管理的常识性认知逐渐匮乏，主要表现在不知档案为何物、无视档案重要性、不了解档案管理流程等方面。究其原因：一是国家对研究生档案管理没有形成系统的知识体系，档案的作用及管理模式没有社会统一的标准化尺寸，让研究生难以正确获知档案常识；二是教育部门及档案管理部门“重档轻人”，只针对档案管理而管理，轻视对研究生档案知识的普及，一般都是因弃档产生问题后才对档案所属人解释档案管理的要求，这种“事后教育”模式导致研究生无从了解档案常识；三是研究生本人对档案管理制度缺乏必要的求知欲，这是我国时代变迁和市场经济发展的必然结果。

2.档案意识淡薄

当代研究生的档案意识淡薄，广受“档案无用论”的影响，“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”⁽⁴⁾已经不是个别人的偶发行为，而是普遍存在于研究生群体之中，成为一种社会现象。随着电子信息时代的到来，人际交往和联系的模式日渐多元化，档案不再是研究生所认可的人生痕迹唯一记录者；知识经济的爆炸和人才需求理念的变迁，使人才流动逐渐摆脱历史印记，档案对于研究生在求职就业中的重要性日渐薄弱；在高校档案制度与招生体制的紧密结合以及档案管理的保密性原则下，研究生在成长过程中，没有档案借阅及相关事宜办理的需求，许多学生在就业前对档案的重要性一无所知；当代研究生对新生事物较为敏感，却缺乏必要的历史观和政治观，加上国外价值观和管理思潮的冲击，大多数研究生的档案意识不断弱化，认为档案是可以随便丢弃的“身外之物”。此外，档案的重要作用以及“弃档”带来的后果往往要在工作数载甚至到退休之后方能显现出来，档案效应的这种长久滞后性也是导致研究生档案意识淡薄的关键原因。

3.不良心理影响

研究生“弃档”行为还与研究生的投机心理有密不可分的关系，明知而故犯的情况时有发生。首先，贪小便宜思想作祟。高校对于毕业研究生的档案管理大多不收取任何费用，而人才档案托管需要缴纳存档费用，相较之下，一些研究生为了避免花钱，毕业后选择将档案放在学校置之不理。其次，零风险考量结果。根据国家档案管理相关规定，任何单位不得随意销毁个人档案及其内部材料，部分毕业生认定即使不按规定办理档案转移手续，学校也不敢毁掉，要用档案的时候再说，不用的时候自然懒得去理睬档案事宜，从实际操作上来看完全零风险，从而致使越来越多的研究生成为“弃档族”。最后，投机心理的产物。与人才等社会档案托管机构相比，学校档案管理相对宽松，加上研究生在学校人脉较熟，他们认为档案存放于学校有利于办理违规“小事”，导致大量未就业研究生不按期办理档案二分回原籍的手续；与就业单位相比，学校对已毕业的研究生缺少利益牵涉和约束管制条件，尤其是在发现单位不允许的“跳槽”时，学校一般不会像用人单位那样扣押学生人事档案，因此，为了方便今后“跳槽”，一些已就业研究生故意拖延档案转移手续的办理或者想方设法隐瞒档案寄送目的地，有意“弃档”于学校档案管理部门。

三、构建科学规范、与时俱进的研究生档案管理体系

（一）规范档案管理制度，完善档案管理体制

首先，必须制定科学规范的档案管理制度，完善档案管理体制。社会应统一档案管理标准，改善目前档案管理部门各行其政的局面，实行档案转移和管理的无缝对接，避免因政策、规定上的差异性而造成研究生“弃档”现象。其次，高校研究生档案管理部门应利用现代管理技术，提高档案管理水平，强化档案服务意识，制定档案管理和转移的规定细则，简化毕业生档案转移的手续和流程，建立档案所属人信息库和电子档案数据库，尝试条形码在档案管理和转移过程中的运用，确保档案转移的准确性，提供毕业研究生档案转移情况的实时查询系统。最后，国家在出台高校毕业生档案管理政策时，应从制度规定上保障档案管理人和档案所属人义务的对等性，在保障研究生档案权益的同时，对于因个人过失造成的“弃档”，研究生本人应承担一定的惩处及后果。

（二）设立专门管理机构，实行档案的专业化管理

高校要建立专门的档案管理中心，对档案实行统一管理，彻底解决目前研究生档案“分散多头”的管理问题，保障研究生档案的完整性。从硬件设施方面来说，档案管理中心应具备足够空间的存档库房、现代化专业档案存储柜、必要的办公设备以及电脑、复印机等辅助性办公资源；从软件配备方面来说，主要是专业人才的引进和管理人员的专业化培训，档案管理的复杂性决定了研究生档案必须由专职人员进行专业化管理，现有的兼职管理模式必须逐渐向专职管理模式转变，档案管理人员必须全面了解研究生档案的相关常识、具备档案专业管理技术，并且定期开展对外交流学习活动，掌握新情况、探索新思路、应对新形势，不断改进工作方法、创新工作模式、提高工作效率。

（三）加强宣传教育力度，提高研究生档案意识

针对广大研究生漠视档案的现实情况，档案管理部门应积极开展档案知识普及和宣传教育活动，提高研究生对其档案重要性的认识：第一，做好档案咨询服务，通过档案日常管理工作向研究生讲解有关档案的管理知识；第二，聘请专门的档案工作者从理论到实践对研究生开设专题教育讲座，使研究生在校期间能够掌握一定程度的档案专业知识；第三，利用网络、宣传栏等渠道积极开展档案知识普及活动，公开档案管理和转移工作流程，强调档案管理有法可依而且应有法必依；第四，在毕业前夕组织召开研究生档案工作说明会，向广大毕业生详细讲解档案转移的具体流程，同时让他们充分认识到档案并不是可有可无的，它对自己的生活、就业及人生未来发展都有着极其深远的影响。

（四）顺应时代发展潮流，改革档案管理模式

通过对“弃档”现象的分析，我们不难发现时代的变迁、人才流动方式的变化是造成研究生“弃档”行为的重要原因，这也从侧面反映出人力资源配置上市场规则与行政力量之间的冲撞⁽⁵⁾，目前的档案管理模式已经不能适应社会人才竞争的发展，改革原有的人事档案管理模式势在必行。此外，人力资源的国际化流动趋势加强，我国传统的纸质档案管理方式难以走出国门，同时也限制着国际人才的引进和劳动力的输出，在全球一体化的背景下，学习国际上先进的人事管理经验，改革“人档统一”的管理模式，建立电子档案信息库，实现全国乃至全球范围的档案信息资源更新与共享，是历史发展的必然趋势，也是时代赋予档案管理者的新课题。

【注释】

(1)周晶晶，女，对外经济贸易大学研究生部办公室主任，讲师。

(2)赵灵芝.大学生“弃档”现象原因分析.档案管理，2007（4）：80.

(3)李玮，柳叶，曹虹.加强学生档案管理提高学生档案意识.兰台世界，2008（6上）：31－32.

(4)李开平.从大学生“弃档”谈在校大学生的档案建设.兰台世界，2005（12）：13－14.

(5)冯琳.由“弃档”现象引发的思考.贵州档案，2003（6）：26－27.